Q1 Energie AG
Q1 Energie AG gestisce oltre 250 stazioni di servizio in Germania. Con PaperOffice AI, l'elaborazione di fatture fornitori, documenti di conformità e rendiconti delle stazioni è stata accelerata del 78%.
Scelto dalle aziende leader nel mondo
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La Situazione
Q1 Energie AG gestisce una rete di oltre 250 stazioni di servizio con flussi documentali giornalieri composti da fatture fornitori, protocolli di manutenzione, certificati di taratura e documenti di conformità.
Ogni stazione genera mediamente 40-60 documenti a settimana. L'acquisizione e l'assegnazione manuale richiedevano notevoli risorse umane presso la sede centrale.
I requisiti normativi del settore energetico richiedono una tracciabilità completa di tutti i documenti con periodi di conservazione fino a 10 anni.
Con oltre 250 stazioni e 60 documenti a settimana per stazione, parliamo di oltre 15.000 documenti al mese. Elaborarli manualmente non era più sostenibile.
Sfida & Soluzione
Sfide
- Oltre 15.000 documenti al mese da oltre 250 stazioni di servizio
- Tipi di documenti eterogenei: fatture, protocolli di taratura, rapporti di manutenzione
- Obblighi normativi di conservazione fino a 10 anni
- Assegnazione manuale dei documenti alle singole stazioni e centri di costo
- Ritardi nella chiusura mensile a causa di documenti mancanti
Soluzioni con PaperOffice
- Classificazione automatica ed estrazione dei dati supportate dall'IA
- Assegnazione automatica alle stazioni tramite numeri di stazione riconosciuti dall'OCR
- Archiviazione a lungo termine a prova di revisione conforme alla norma GoBD
- Dashboard in tempo reale per lo stato dei documenti di tutte le stazioni
- Integrazione con la contabilità SAP ed ERP interno
Il Processo di Implementazione
Risultati Misurabili
Prima vs. Dopo
PaperOffice ha trasformato l'elaborazione dei nostri documenti da un collo di bottiglia permanente a un processo di automazione fluido. 250 stazioni, un unico sistema.
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