Richiedere documenti
Il cliente riceve un link con l'elenco delle prove necessarie. Ciò che manca viene richiesto automaticamente, ciò che arriva finisce nel caso invece che nella casella di posta.
Processo di Onboarding
Un nuovo cliente aspetta finché mancano prove o non corrispondono. PaperOffice le legge e le confronta.
Identità letta, indirizzo confermato, contratto firmato, contatto creato. I dubbi vanno a una persona.
Scelto dalle aziende leader nel mondo
Come funziona
L'onboarding è raccogliere, leggere, confrontare e decidere. Solo l'ultimo passaggio richiede davvero un umano.
Il cliente riceve un link con l'elenco delle prove necessarie. Ciò che manca viene richiesto automaticamente, ciò che arriva finisce nel caso invece che nella casella di posta.
L'Agente IDP legge carta d'identità, passaporto, patente, prova dell'indirizzo ed estratto dal registro commerciale e confronta nome, indirizzo, data di nascita e validità con i dati nella domanda.
Se tutto è corretto, il contratto va alla firma elettronica, il contatto viene creato e l'archivio viene depositato. Le discrepanze vanno prima alla verifica.
Cosa copre la soluzione
Nell'onboarding non conta solo se un documento è presente, ma se i dati in esso contenuti corrispondono.
Privato, aziendale, fornitore: ogni tipo ha la propria lista di prove e passaggi di verifica.
Nome, data di nascita, numero e validità vengono letti da carta d'identità, passaporto e patente, inclusa la zona leggibile da macchina.
Link di caricamento, casella di posta email, portale o dispositivo mobile. Le prove mancanti vengono richieste con scadenza.
Se indirizzo, nome o validità non corrispondono, una persona decide, non il modello.
I dati anagrafici verificati vengono inviati come record a CRM o sistema core tramite esportazione, API o workflow.
Quale documento è stato ricevuto quando, chi lo ha verificato e chi l'ha approvato è registrato nel protocollo del caso.
Documenti scaduti, indirizzi usa e getta e tracce di manipolazione delle immagini vengono segnalati invece di essere trascurati.
I casi aperti non sfuggono alla vista: richiesta di integrazione, promemoria e chiusura sono parte della regola.
Come PaperOffice risolve il problema
Dal link di caricamento al contatto creato, gli stessi moduli che gestiscono il resto del suo archivio entrano in gioco.
Sicurezza e conformità
Durante l'onboarding vengono generati dati di identità. Vengono elaborati per scopi specifici, con visibilità limitata ed eliminati dopo la scadenza.
Domande sull'onboarding
Carta d'identità, passaporto con zona leggibile da macchina, patente, prove di indirizzo come bolletta della luce o telefono ed estratti del registro commerciale e procure per clienti aziendali. Moduli personalizzati possono essere descritti aggiuntivamente come elenco di campi.
No. PaperOffice legge i documenti, confronta le informazioni e documenta ogni fase. Se con ciò sono soddisfatti i suoi obblighi di diligenza e se è necessaria un'identificazione video o bancaria aggiuntiva, lo decide il suo reparto di conformità.
I campi con bassa confidenza non passano all'approvazione, ma alla verifica. Il cliente può inviare una ripresa migliore tramite lo stesso link; il caso rimane aperto invece di fallire.
Attraverso una richiesta di firma dal caso. Il firmatario conferma con un codice, il PDF firmato è allegato al documento con certificato e il caso prosegue.
Come record tramite esportazione, API REST o workflow che trasferisce i dati anagrafici verificati al suo sistema. Relations Core crea azienda, referente e dati bancari come contatti collegati.
Il caso rimane aperto e richiede integrazione: promemoria al cliente, scadenza, escalation alla persona competente. Vedete sempre quale prova manca per quale cliente.
Finché la sua regola di conservazione lo prevede. La scadenza dipende dal tipo di documento; prima della scadenza il sistema segnala, e dopo l'eliminazione rimane la prova della verifica nel protocollo.
Risultati misurabili dei nostri clienti
"Gestione documentale aziendale per tutte le nostre operazioni minerarie. Di livello mondiale."
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"La documentazione tecnica e l'elaborazione degli ordini funzionano ora in modo completamente automatico."
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"Le cartelle cliniche, i referti medici e le impegnative vengono acquisiti e classificati automaticamente. Il nostro team di studio ha finalmente tempo per i propri pazienti."
"8.000 dipendenti e migliaia di documenti degli ospiti ogni giorno. PaperOffice ha completamente digitalizzato i nostri processi di back-office."
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"La documentazione dei progetti edilizi e la conformità sono ora digitali e tracciabili."
"I moduli di check-in, le fatture e le comunicazioni con gli ospiti sono completamente digitali. Il nostro team di concierge si concentra ora sulla fornitura di un servizio eccellente."
"La fatturazione delle stazioni di servizio, i documenti dei fornitori e i registri di conformità di oltre 250 stazioni vengono elaborati e archiviati automaticamente."
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"I progetti, i permessi e le pratiche dei clienti per le nostre case in legno sono ora gestiti centralmente. Dopo sei generazioni, siamo finalmente senza carta."
"I contratti dei fornitori, i certificati e i documenti doganali per centinaia di torrefazioni in tutto il mondo vengono acquisiti e assegnati automaticamente al prodotto corretto."
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"I permessi per trasporti eccezionali, i piani di rotta e la documentazione di progetto sono ora istantaneamente accessibili digitalmente. Niente più ricerche tra i faldoni."
"I documenti doganali, le ricevute di magazzino e gli ordini di spedizione per la nostra rete dell'Europa orientale vengono classificati automaticamente. Quattro generazioni di logistica, finalmente digitali."
"Le specifiche di stampa, le approvazioni dei clienti e i certificati dei materiali sono ora accessibili centralmente. Il tasso di errore nella produzione è sceso quasi a zero."
"I certificati di sostenibilità, i contratti dei fornitori e le specifiche dei clienti vengono elaborati automaticamente. Precisione svizzera, ora anche digitale."
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"I documenti del trasporto marittimo, le dichiarazioni doganali e le polizze di carico vengono acquisiti automaticamente. La logistica del Mar Baltico non è mai stata così efficiente."
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"I documenti di prestito, i titoli di garanzia e la corrispondenza con i clienti vengono elaborati in pochi minuti invece di ore. La revisione normativa è continua."
"Le specifiche tecniche, i certificati di qualità e i protocolli di riciclaggio per la nostra produzione di acciaio sono centralizzati e istantaneamente accessibili."
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"Le schede di sicurezza, i permessi di trasporto e i documenti ADR per la logistica chimica vengono assegnati automaticamente. Tolleranza zero per gli errori."
"I certificati di autenticità, i registri dei fornitori e le garanzie dei clienti per le nostre collezioni di perle vengono archiviati automaticamente e sono istantaneamente accessibili."
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"Le pratiche dei clienti di oltre 135 anni di storia bancaria vengono digitalizzate in successione. 5.000 dipendenti hanno ora accesso istantaneo a tutti i documenti."
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"I protocolli di produzione CNC, i certificati dei materiali e le specifiche dei clienti per i progetti petroliferi, del gas e aerospaziali sono ora interamente documentati digitalmente."
"Vision 2030 richiede una completa digitalizzazione. PaperOffice elabora i documenti governativi per l'ossatura digitale dell'Arabia Saudita."
"I certificati dei materiali, i protocolli di tempra e le specifiche dei clienti vengono assegnati automaticamente all'ordine corretto. L'unico produttore Q&T dell'Australia, ora senza carta."
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"Milioni di verifiche degli utenti e documenti normativi vengono elaborati in modo completamente automatico. Scalare senza carta."
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"I documenti normativi di 33 paesi africani, i contratti con i partner e i percorsi di audit sono gestiti in modo completamente automatico. Un DMS aziendale per una fintech da 3 miliardi di dollari."
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"Documenti centenari sono ora ricercabili digitalmente. Una pietra miliare per i nostri archivi storici."
"I nostri operatori hanno finalmente più tempo per i residenti invece che per le pratiche burocratiche."
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"Gestione immobiliare digitale per tutti i nostri complessi residenziali. Inquilini e proprietari sono entusiasti."
"Con PaperOffice, abbiamo accelerato l'elaborazione delle fatture del 99%. L'intelligenza artificiale riconosce automaticamente tutti i dati rilevanti e li assegna correttamente."
"PaperOffice è diventato indispensabile per il nostro lavoro quotidiano. Ordini, preventivi e fatture sono ora automatisati."
"La documentazione dei nostri servizi di assistenza è ora digitale e automatizzata. Più tempo per i nostri pazienti."
"I disegni tecnici, le distinte base e i protocolli di qualità sono istantaneamente consultabili. Una ricerca che prima richiedeva 30 minuti ora richiede 30 secondi."
"Le ricevute dei clienti, gli avvisi di accertamento fiscale e i bilanci annuali vengono ordinati e assegnati automaticamente al cliente corretto. Il caos delle ricevute appartiene al passato."
"La documentazione di progetto, gli SLA e la comunicazione con i clienti per i nostri progetti di consulenza IT vengono classificati e archiviati automaticamente."
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