Ricevere i documenti
Convenzioni di finanziamento, preventivi, fatture e pagine di quaderno di laboratorio arrivano tramite caricamento, scanner, cartella monitorata o e-mail salvata. Il PDF Splitter divide i PDF aggregati in singoli documenti.
Formazione e ricerca
Convenzioni di finanziamento in inglese, fascicoli di appalto e quaderni di laboratorio manoscritti: PaperOffice archivia ciascuno nel progetto.
Scadenze di rendicontazione, importi e clausole come campi, domande su tutto il fascicolo di progetto, duplicati rilevati.
Scelto dalle aziende leader nel mondo
Come funziona
Il percorso è lo stesso per convenzione di finanziamento, preventivo e quaderno di laboratorio: ricevere, estrarre, verificare, dimostrare. Ogni progetto resta separato.
Convenzioni di finanziamento, preventivi, fatture e pagine di quaderno di laboratorio arrivano tramite caricamento, scanner, cartella monitorata o e-mail salvata. Il PDF Splitter divide i PDF aggregati in singoli documenti.
L'AI-OCR legge documenti in inglese, spagnolo e francese, nonché quaderni di laboratorio e moduli manoscritti. L'IDP Agent estrae progetto, importi, scadenze di rendicontazione e clausole contrattuali.
Le scadenze di rendicontazione e di revisione compaiono nella vista del documento e sulla cronologia; il riconoscimento dei duplicati segnala le fatture che arrivano due volte. Document Chat risponde a domande come «Il manoscritto può essere presentato?» con la fonte.
Cosa copre la soluzione
Il tempo non va nella ricerca ma nel reperire i documenti, nel dimostrare e nel rispettare le scadenze. Questi sono i punti coperti da PaperOffice.
Ogni progetto finanziato riceve un fascicolo proprio, con propri diritti, propria conservazione e propria struttura.
Report, prove intermedie e richieste di fondi arrivano con la data di scadenza come campo e compaiono nella vista del documento e sulla cronologia.
L'AI-OCR legge convenzioni di finanziamento e di consorzio e la posta dei partner in spagnolo e francese; se necessario, la traduzione aggiunge una versione nella Sua lingua.
Preventivi, verbale di aggiudicazione, ordine, documento di consegna e inventario sono nella stessa pratica e possono essere interrogati insieme.
Periodi di revisione e clausole di pubblicazione dei contratti di cooperazione si possono cercare, con ogni risposta corredata della fonte.
Le pagine dei quaderni di laboratorio e le comunicazioni di invenzioni manoscritte vengono lette dalla scansione e finiscono nel fascicolo di progetto come testo.
Se una fattura arriva due volte, per posta e come PDF, il riconoscimento dei duplicati segnala la seconda come possibile duplicato.
Periodo di conservazione per tipo di documento, versioni per file e un registro immutabile di ogni modifica.
Come lo risolve PaperOffice
Formazione e ricerca non ricevono un prodotto speciale, ma gli stessi moduli di ogni altro workspace.
Sicurezza e conformità
Risultati non pubblicati, comunicazioni di invenzioni e contratti con i partner sono riservati. Separazione, accesso e conservazione restano tracciabili.
Domande dalla ricerca
No. Budget, registrazioni contabili e gestione dei fondi restano nei Suoi sistemi. PaperOffice si occupa dei documenti intorno a essi: acquisire, estrarre, rendere visibili le scadenze e trovare. I dati proseguono tramite esportazione, REST API o workflow.
Sì. L'AI-OCR riconosce il testo in molte lingue, tra cui inglese, spagnolo, francese e portoghese. I campi arrivano in un formato uniforme e, se necessario, la traduzione aggiunge una versione nella Sua lingua accanto all'originale.
L'IDP Agent riconosce report, prove intermedie e richieste di fondi con la loro data di scadenza. Entrambi compaiono nella vista del documento e sulla cronologia; un promemoria garantisce il termine anticipato.
Preventivi, verbale di aggiudicazione, ordine, documento di consegna, fattura e inventario sono nella stessa pratica. Document Chat mostra con le fonti cosa c'è; il controllo rispetto alle Sue regole sugli appalti resta a Lei.
Il riconoscimento dei duplicati confronta il contenuto e segnala la seconda fattura come possibile duplicato. Decide Lei se eliminarla o conservarla come copia, prima che un importo venga pagato due volte.
Tramite workspace separati. Diritti, conservazione, profondità di elaborazione e livello di sicurezza sono impostati per workspace, così ciascuno vede solo i progetti a lui assegnati.
L'archivio conserva versioni, periodi di conservazione per tipo di documento e un registro immutabile di ogni modifica. Così si ottengono le prove che gli enti finanziatori vogliono vedere in un audit.
Casi studio
Scopri come le aziende hanno trasformato i loro processi con PaperOffice AI.
Risultati misurabili dei nostri clienti
"Gestione documentale aziendale per tutte le nostre operazioni minerarie. Di livello mondiale."
"Le etichette farmaceutiche regolate dalla FDA richiedono una documentazione perfetta. PaperOffice ha ridotto il nostro processo di approvazione da giorni a ore."
"La documentazione tecnica e l'elaborazione degli ordini funzionano ora in modo completamente automatico."
"La digitalizzazione ha rivoluzionato la nostra amministrazione. Le richieste dei cittadini vengono ora elaborate in minuti anziché giorni."
"Le cartelle cliniche, i referti medici e le impegnative vengono acquisiti e classificati automaticamente. Il nostro team di studio ha finalmente tempo per i propri pazienti."
"8.000 dipendenti e migliaia di documenti degli ospiti ogni giorno. PaperOffice ha completamente digitalizzato i nostri processi di back-office."
"Le domande di prestito e i documenti di conformità vengono ora elaborati in pochi minuti invece di ore. La revisione normativa è completamente automatizzata."
"La documentazione dei progetti edilizi e la conformità sono ora digitali e tracciabili."
"I moduli di check-in, le fatture e le comunicazioni con gli ospiti sono completamente digitali. Il nostro team di concierge si concentra ora sulla fornitura di un servizio eccellente."
"La fatturazione delle stazioni di servizio, i documenti dei fornitori e i registri di conformità di oltre 250 stazioni vengono elaborati e archiviati automaticamente."
"La documentazione rilevante ai fini GMP per le etichette funzionali farmaceutiche è ora automatizzata. I percorsi di audit sono continui e accessibili istantaneamente."
"I progetti, i permessi e le pratiche dei clienti per le nostre case in legno sono ora gestiti centralmente. Dopo sei generazioni, siamo finalmente senza carta."
"I contratti dei fornitori, i certificati e i documenti doganali per centinaia di torrefazioni in tutto il mondo vengono acquisiti e assegnati automaticamente al prodotto corretto."
"I registri della temperatura, le lettere di vettura CMR e i certificati alimentari vengono scansionati e assegnati automaticamente all'ordine. Le errate assegnazioni appartengono al passato."
"I permessi per trasporti eccezionali, i piani di rotta e la documentazione di progetto sono ora istantaneamente accessibili digitalmente. Niente più ricerche tra i faldoni."
"I documenti doganali, le ricevute di magazzino e gli ordini di spedizione per la nostra rete dell'Europa orientale vengono classificati automaticamente. Quattro generazioni di logistica, finalmente digitali."
"Le specifiche di stampa, le approvazioni dei clienti e i certificati dei materiali sono ora accessibili centralmente. Il tasso di errore nella produzione è sceso quasi a zero."
"I certificati di sostenibilità, i contratti dei fornitori e le specifiche dei clienti vengono elaborati automaticamente. Precisione svizzera, ora anche digitale."
"I permessi di costruzione, i contratti con i subappaltatori e i verbali di collaudo per i nostri immobili commerciali sono ora interamente documentati digitalmente."
"I contratti di acquisto, i prospetti e le pratiche dei clienti di oltre 30 anni di leadership nel mercato sono ora consultabili digitalmente. Ogni agente trova tutto in pochi secondi."
"I documenti del trasporto marittimo, le dichiarazioni doganali e le polizze di carico vengono acquisiti automaticamente. La logistica del Mar Baltico non è mai stata così efficiente."
"Migliaia di ordini di imballaggi personalizzati a settimana, comprese le approvazioni del design, i dati di stampa e i documenti di consegna. PaperOffice tiene tutto insieme."
"La documentazione del laboratorio di patologia e le certificazioni dei dispositivi sono ora completamente automatizzate. Tracciabilità continua per ogni campione."
"I documenti di prestito, i titoli di garanzia e la corrispondenza con i clienti vengono elaborati in pochi minuti invece di ore. La revisione normativa è continua."
"Le specifiche tecniche, i certificati di qualità e i protocolli di riciclaggio per la nostra produzione di acciaio sono centralizzati e istantaneamente accessibili."
"Le specifiche delle etichette farmaceutiche e cosmetiche con requisiti normativi vengono verificate e approvate automaticamente. Niente più liste di controllo manuali."
"I documenti KYC, i rapporti di investimento e i depositi normativi vengono classificati in pochi secondi. Come robo-advisor regolamentato dalla MAS, una conformità perfetta è essenziale."
"Le schede di sicurezza, i permessi di trasporto e i documenti ADR per la logistica chimica vengono assegnati automaticamente. Tolleranza zero per gli errori."
"I certificati di autenticità, i registri dei fornitori e le garanzie dei clienti per le nostre collezioni di perle vengono archiviati automaticamente e sono istantaneamente accessibili."
"Le domande di prestito per le PMI, i documenti di garanzia e i rapporti normativi vengono classificati automaticamente. I nostri consulenti hanno più tempo per la consulenza ai clienti."
"Le pratiche dei clienti di oltre 135 anni di storia bancaria vengono digitalizzate in successione. 5.000 dipendenti hanno ora accesso istantaneo a tutti i documenti."
"Le domande di microcredito e i documenti di conformità per milioni di clienti vengono ora elaborati in pochi minuti invece di giorni. Una svolta per l'inclusione finanziaria."
"Centinaia di migliaia di bolle di consegna e moduli di reso al giorno vengono elaborati automaticamente. Il principale fornitore di logistica e-commerce del Vietnam, ora senza carta."
"I protocolli di produzione CNC, i certificati dei materiali e le specifiche dei clienti per i progetti petroliferi, del gas e aerospaziali sono ora interamente documentati digitalmente."
"Vision 2030 richiede una completa digitalizzazione. PaperOffice elabora i documenti governativi per l'ossatura digitale dell'Arabia Saudita."
"I certificati dei materiali, i protocolli di tempra e le specifiche dei clienti vengono assegnati automaticamente all'ordine corretto. L'unico produttore Q&T dell'Australia, ora senza carta."
"I protocolli delle saldature, i calcoli strutturali e i piani di progetto sono gestiti digitalmente. I nostri team in officina hanno accesso in tempo reale."
"I certificati aerospaziali, i programmi CNC e le tolleranze dei clienti vengono classificati automaticamente. Le evidenze AS9100 non sono mai state così a portata di mano."
"I contratti con i commercianti, i documenti KYC e le ricevute delle transazioni per centinaia di migliaia di PMI vengono elaborati in pochi secondi. La rivoluzione dei pagamenti in Messico, senza carta."
"La documentazione della vendemmia, i certificati di esportazione e i protocolli di qualità per i nostri Malbec d'alta quota vengono archiviati automaticamente. 120 anni di tradizione vinicola, ora digitali."
"Milioni di verifiche degli utenti e documenti normativi vengono elaborati in modo completamente automatico. Scalare senza carta."
"I documenti di onboarding dei commercianti e i registri di conformità per il principale fornitore di pagamenti in Africa vengono elaborati in pochi minuti invece di giorni."
"I certificati biologici, gli audit dei fornitori e le etichette dei prodotti per migliaia di prodotti naturali vengono verificati e archiviati automaticamente."
"I documenti normativi di 33 paesi africani, i contratti con i partner e i percorsi di audit sono gestiti in modo completamente automatico. Un DMS aziendale per una fintech da 3 miliardi di dollari."
"Ricette e gestione dei farmaci ora funzionano in modo completamente automatico. Più tempo per i nostri pazienti."
"Documenti centenari sono ora ricercabili digitalmente. Una pietra miliare per i nostri archivi storici."
"I nostri operatori hanno finalmente più tempo per i residenti invece che per le pratiche burocratiche."
"Oltre 500.000 fascicoli digitalizzati. I nostri funzionari trovano ora tutte le informazioni istantaneamente."
"La gestione delle cartelle cliniche è ora semplicissima. Tutto acquisito e archiviato automaticamente."
"La documentazione ereditaria e patrimoniale è ora efficiente e priva di errori."
"Gestione immobiliare digitale per tutti i nostri complessi residenziali. Inquilini e proprietari sono entusiasti."
"Con PaperOffice, abbiamo accelerato l'elaborazione delle fatture del 99%. L'intelligenza artificiale riconosce automaticamente tutti i dati rilevanti e li assegna correttamente."
"PaperOffice è diventato indispensabile per il nostro lavoro quotidiano. Ordini, preventivi e fatture sono ora automatisati."
"La documentazione dei nostri servizi di assistenza è ora digitale e automatizzata. Più tempo per i nostri pazienti."
"I disegni tecnici, le distinte base e i protocolli di qualità sono istantaneamente consultabili. Una ricerca che prima richiedeva 30 minuti ora richiede 30 secondi."
"Le ricevute dei clienti, gli avvisi di accertamento fiscale e i bilanci annuali vengono ordinati e assegnati automaticamente al cliente corretto. Il caos delle ricevute appartiene al passato."
"La documentazione di progetto, gli SLA e la comunicazione con i clienti per i nostri progetti di consulenza IT vengono classificati e archiviati automaticamente."
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