Scansione, firma e chat AI
Mobile App
L'app mobile si accoppia con il suo account tramite codice QR e porta scanner, firma, chat e documenti sullo smartphone.
Pubblica Amministrazione | Forze dell'Ordine · Alabama, USA
Ufficio dello Sceriffo della Contea di Baldwin
L'Ufficio dello Sceriffo della Contea di Baldwin, responsabile di una delle contee in più rapida crescita in Alabama, si è trovato di fronte al compito titanico di digitalizzare decenni di archivi delle forze dell'ordine rispettando la CJIS Security Policy dell'FBI.
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La Situazione
La contea di Baldwin, in Alabama, è una delle contee in più rapida crescita negli Stati Uniti. Con una popolazione che è quasi raddoppiata negli ultimi due decenni, l'Ufficio dello Sceriffo si è trovato sommerso da archivi cartacei accumulati in oltre 50 anni di attività.
Oltre 500.000 file fisici erano sparsi in più depositi. I vice sceriffi trascorrevano in media 45 minuti alla ricerca di un singolo reperto durante le indagini attive. Questo ritardo non era solo inefficiente, era potenzialmente pericoloso.
Aumentando la complessità, tutti i documenti delle forze dell'ordine devono essere conformi alla Security Policy dei Criminal Justice Information Services (CJIS) dell'FBI, uno degli standard di protezione dei dati più rigorosi negli Stati Uniti.
"Avevamo agenti che attraversavano la contea in auto per accedere agli archivi durante le indagini attive. Nelle forze dell'ordine, quei minuti persi possono fare la differenza tra catturare un sospetto o meno."
Sfida & Soluzione
Sfide
- Oltre 500.000 archivi fisici in vari archivi in tutta la contea
- Tempo medio di ricerca di 45 minuti durante le indagini attive
- Nessun accesso mobile per gli agenti sul campo
- Richiesta rigorosa conformità alla Security Policy CJIS dell'FBI
- La popolazione in rapida crescita aumentava continuamente il carico di lavoro
Soluzioni con PaperOffice
- Digitalizzazione completa di tutti gli archivi storici con AI-OCR (precisione del 99,8%)
- Documenti sul NAS Synology proprio dell'Ufficio dello Sceriffo, gestito internamente (BYOS), con crittografia AES-256 e audit trail
- App mobile sicura per oltre 200 agenti con autenticazione biometrica
- Collegamento automatico di persone, veicoli, indirizzi e casi
- Ricerca in tempo reale su tutti i fascicoli
Ufficio dello Sceriffo della Contea di Baldwin
Il Processo di Implementazione
Settimana 1-2
Valutazione della sicurezza e pianificazione
Verifica rispetto alla CJIS Security Policy dell'FBI, pianificazione del NAS Synology gestito internamente (BYOS) e sviluppo dei protocolli di sicurezza.
Settimana 3-6
Digitalizzazione massiva
Scansione ad alta velocità di oltre 500.000 documenti con elaborazione AI-OCR, ottenendo una precisione di riconoscimento del testo del 99,8%.
Settimana 7-8
Integrazione del sistema
Consegna ai sistemi CAD/RMS esistenti tramite API/Webhook, realizzata congiuntamente con il Cliente; formazione per oltre 200 funzionari e messa a disposizione dell'app mobile.
Settimana 9+
Go-Live e Ottimizzazione
Lancio completo della produzione con supporto 24/7, ottimizzazione continua basata sul feedback degli utenti.
Ufficio dello Sceriffo della Contea di Baldwin
Risultati Misurabili
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elaborazione più rapida
CJIS
Supporto alla policy CJIS
24/7
accesso mobile
Prima vs. Dopo
Metrica
Prima
Dopo
Tempo ricerca archivi
Media 45 minuti
< 30 secondi
Accesso remoto
Nessuno
Accesso mobile completo
Depositi
5 sedi
1 NAS proprio (BYOS)
Costo annuale di archiviazione
$120.000
$35.000
Misure di protezione CJIS
Parziali
Crittografia, controllo degli accessi, audit trail
Nelle forze dell'ordine, ogni secondo conta. Con PaperOffice, i nostri agenti trovano informazioni critiche in pochi secondi invece che in ore. Questo salva letteralmente vite. Il sistema si è ripagato da solo nel primo anno solo grazie ai ridotti costi di archiviazione.
Perché PaperOffice?
Supporta la policy CJIS dell'FBI
Il controllo degli accessi, gli audit trail e la crittografia AES-256 aiutano l'agenzia a rispettare la CJIS Security Policy dell'FBI.
Storage proprio (BYOS)
I documenti risiedono sul NAS Synology proprio dell'Ufficio dello Sceriffo, gestito internamente. PaperOffice vi si collega tramite Bring Your Own Storage.
Supporto 24/7
Team di supporto dedicato alle forze dell'ordine con tempi di risposta garantiti.
Modernizzi il suo dipartimento
Scopra come PaperOffice aiuta le forze dell'ordine a digitalizzare in modo sicuro secondo la CJIS Security Policy dell'FBI.
