Comune di Carrión de los Condes
La storica città di Carrión de los Condes, una tappa fondamentale del Cammino di Santiago, ha modernizzato la sua amministrazione comunale preservando secoli di archivi storici.
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La Situazione
Carrión de los Condes, con una storia che abbraccia oltre 1.000 anni, conservava archivi comunali risalenti a secoli fa. Essendo una tappa popolare della rotta di pellegrinaggio del Cammino di Santiago, il comune gestisce non solo le normali attività amministrative ma anche migliaia di richieste relative ai pellegrini ogni anno.
I processi cartacei facevano sì che i cittadini aspettassero spesso giorni per semplici certificati. I documenti storici si stavano deteriorando e l'accesso agli archivi richiedeva visite fisiche ai depositi.
Il governo regionale ha imposto la trasformazione digitale per tutti i comuni, creando l'urgenza di modernizzarsi assicurando al contempo la preservazione dei documenti storici.
I nostri archivi contengono documenti del XVI secolo. Digitalizzarli non riguardava solo l'efficienza, riguardava la preservazione del nostro patrimonio per le generazioni future.
Sfida & Soluzione
Sfide
- Secoli di archivi storici che richiedono una digitalizzazione attenta
- Cittadini in attesa di giorni per semplici certificati e documenti
- Nessun accesso remoto per cittadini o pellegrini
- Mandato regionale per la trasformazione digitale
- Risorse IT limitate in un piccolo comune
Soluzioni con PaperOffice
- Digitalizzazione attenta degli archivi storici con protocolli di preservazione
- Portale cittadino online per richieste e tracciamento certificati
- Ricerca basata sull'IA in secoli di documenti manoscritti
- Accesso mobile per il personale che lavora nei vari edifici comunali
- Flusso di lavoro automatizzato per le richieste amministrative comuni
Il Processo di Implementazione
Risultati Misurabili
Prima vs. Dopo
PaperOffice ci ha permesso di entrare nel XXI secolo onorando i nostri 1.000 anni di storia. I pellegrini di tutto il mondo possono ora accedere istantaneamente alle informazioni sulla nostra città.
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