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In Knowledge Base AI › Fonti operative, selezionare il collegamento: JTL-Wawi, Holded, Push, Pull REST, file JSON, record JSON o listino prezzi. Le credenziali di accesso vengono memorizzate da PaperOffice in forma crittografata.
Dati aziendali per agenti AI · Modulo di AI-DMS
PaperOffice riflette ordini, spedizioni e prezzi da ERP o shop per chat sul sito web e agente telefonico.
L'agente fornisce i dati degli ordini solo previa verifica, mentre i prezzi provengono direttamente dal listino. Il Suo sistema rimane invariato.
Scelto dalle aziende leader nel mondo
Come funziona
Nell'app web questa funzione si chiama Fonti operative. Essa rispecchia i dati del Suo sistema come record. I dati degli ordini leggono la chat del sito web e l'agente telefonico solo dopo una verifica.
In Knowledge Base AI › Fonti operative, selezionare il collegamento: JTL-Wawi, Holded, Push, Pull REST, file JSON, record JSON o listino prezzi. Le credenziali di accesso vengono memorizzate da PaperOffice in forma crittografata.
Nell'interfaccia universale, nella scheda Mapping, definire i percorsi JSON per chiave, stato e campi di ricerca. Le ricette per JTL-Wawi e Holded forniscono la propria assegnazione. L'anteprima mostra fino a 20 record prima del salvataggio.
Nella scheda Verifica, stabilire come i clienti si identificano: numero dell'ordine più CAP, opzionalmente codice SMS o numero del chiamante. Successivamente, chat del sito web e agente telefonico indicano lo stato. I prezzi dal listino prezzi sono disponibili anche senza verifica.
Competenze
Ciò che non può essere contenuto in un articolo della knowledge base si trova nell'ordine. Le fonti operative lo rendono accessibile ai propri agenti, protetto da una verifica.
Ordini, spedizioni, ordini ai fornitori, prezzi, offerte, fatture e resi, ciascuno con chiave e stato. Nessun embedding, nessuna ricerca su tutti gli ordini.
Numero d'ordine o di fattura più CAP; opzionalmente codice SMS o numero del chiamante. Una verifica è valida per 15 minuti e solo per questa pratica.
Mappatura pronta per entrambi i sistemi. Se un ordine manca o non è aggiornato al momento della verifica, PaperOffice lo recupera direttamente.
Push verso un URL di ingestione segreto; pull di un file HTTPS-JSON-API, file JSON o record JSON. I campi vengono mappati utilizzando i percorsi puntati JSON.
Prezzi per SKU o descrizione senza documentazione, con sconto o sovrapprezzo, testo del prezzo personalizzato e termini di ricerca. L'importazione da un PDF nel DMS acquisisce le righe contenenti EAN-13 o GTIN dopo un'anteprima.
L'agente crea offerte scritte con una propria numerazione, le archivia in un Workspace e, su richiesta, le invia via email.
Le fonti Pull e le ricette sincronizzano ogni 15 minuti fino a 7 giorni; l'impostazione predefinita è di 180 minuti. I dati Push vengono acquisiti da PaperOffice al momento dell'arrivo.
Il sistema sorgente non subisce modifiche. Le credenziali di accesso sono crittografate e le richieste vengono inviate esclusivamente a destinazioni HTTPS pubbliche.
Confronto
Una domanda come "Dov'è il mio ordine?" non trova risposta in un articolo della knowledge base. Ecco le differenze tra i percorsi.
| Confronto | Chat solo con FAQ | Richiesta via email | PaperOffice con dati aziendali |
|---|---|---|---|
| Dov'è il mio ordine? | Risposta generale senza ordine | Risposta non appena il team avrà disponibilità | Stato tratto dall'ordine previa documentazione |
| Prezzo di un articolo | Solo se menzionato in un articolo della knowledge base | Dopo verifica con il team | Dalla Sua lista prezzi, senza documentazione |
| Offerta scritta | Non previsto | Creato manualmente | PDF con numero proprio |
| Mantenere i dati aggiornati | Gestione articoli a mano | Il team verifica nel sistema | Riconciliazione a intervalli o tramite push |
| Richieste speciali | Nessuna consegna | Arriva nella casella di posta | Ticket al Suo reparto vendite |
Sicurezza e conformità
Il cliente visualizza solo i record del proprio processo, previa verifica. Le credenziali di accesso sono crittografate e lo specchio si trova nel proprio data center nell'UE.
Domande frequenti
Questa è la funzione nell'app web sotto Knowledge Base AI. Essa rispecchia i dati aziendali da ERP, Shop o contabilità come record: ordini, spedizioni, ordini fornitore, prezzi, preventivi, fatture e resi. La chat del sito web e l'agente telefonico rispondono basandosi su questi dati; i dati dell'ordine vengono forniti solo previa verifica.
Per JTL-Wawi e Holded sono disponibili ricette pronte. Altri sistemi possono essere collegati tramite l'interfaccia universale: push verso un URL di ingest, pull di una HTTPS-JSON-API, file JSON tramite HTTPS o record JSON. A tal fine, il sistema deve inviare o rendere disponibili i dati JSON tramite HTTPS. Non sono supportati CSV, Excel, XML e accessi al database tramite SQL.
L'agente legge un ordine solo previa verifica: numero dell'ordine o della fattura più CAP, un codice SMS inviato al numero presente nel record o, per telefono, il numero del chiamante se autorizzato nella sorgente. La verifica è valida per 15 minuti e solo per questo processo. Non esiste una ricerca su tutti gli ordini.
Le sorgenti pull e le ricette sincronizzano a intervalli, tra 15 minuti e 7 giorni, con uno standard di 180 minuti. Avviare la sincronizzazione ora avvia un ciclo immediatamente. I dati push vengono acquisiti da PaperOffice all'arrivo. Con JTL-Wawi e Holded, PaperOffice recupera un ordine direttamente durante la verifica se questo manca o non è aggiornato.
No. La sorgente viene letta solo; non vi sono modifiche in ERP o nel negozio online. PaperOffice mantiene uno specchio dei record, inclusi i campi di contatto per la prova. Push e Pull creano o aggiornano i record, ma non eliminano quelli singoli. Se si elimina la sorgente, si eliminano anche i relativi record.
Il chat del sito web e l'agente telefonico del proprio account. L'agente di chat nell'app Web e nell'app mobile, nonché i client MCP, non accedono a questi record.
Sì, dalla propria lista dei prezzi per SKU o descrizione; a tal fine non è necessaria alcuna prova. Si stabiliscono lo sconto o il ricarico, la formulazione del prezzo e i termini di ricerca. L'agente redige le offerte scritte come PDF con un proprio intervallo numerico e le invia, su richiesta, via e-mail. Misure speciali e richieste di chiarimento vengono inviate come ticket al proprio reparto vendite.
Al massimo 500 record per esecuzione o chiamata. Pull legge una risposta per esecuzione, senza paginazione. Push accetta fino a 60 chiamate ogni 10 minuti e la sorgente. Si consiglia pertanto di inviare inventari più ampi tramite Push in pacchetti.
Le sorgenti si creano con Knowledge Base AI a partire dal piano Plus. Per le informazioni nel chat del sito web o al telefono, è necessario Conversation AI a partire dal piano Professional.
Casi studio
Scopri come le aziende hanno trasformato i loro processi con PaperOffice AI.
Measurable customer success
"Gestione documentale aziendale per tutte le nostre operazioni minerarie. Di livello mondiale."
"Le etichette farmaceutiche regolate dalla FDA richiedono una documentazione perfetta. PaperOffice ha ridotto il nostro processo di approvazione da giorni a ore."
"La documentazione tecnica e l'elaborazione degli ordini funzionano ora in modo completamente automatico."
"La digitalizzazione ha rivoluzionato la nostra amministrazione. Le richieste dei cittadini vengono ora elaborate in minuti anziché giorni."
"Le cartelle cliniche, i referti medici e le impegnative vengono acquisiti e classificati automaticamente. Il nostro team di studio ha finalmente tempo per i propri pazienti."
"8.000 dipendenti e migliaia di documenti degli ospiti ogni giorno. PaperOffice ha completamente digitalizzato i nostri processi di back-office."
"Le domande di prestito e i documenti di conformità vengono ora elaborati in pochi minuti invece di ore. La revisione normativa è completamente automatizzata."
"La documentazione dei progetti edilizi e la conformità sono ora digitali e tracciabili."
"I moduli di check-in, le fatture e le comunicazioni con gli ospiti sono completamente digitali. Il nostro team di concierge si concentra ora sulla fornitura di un servizio eccellente."
"La fatturazione delle stazioni di servizio, i documenti dei fornitori e i registri di conformità di oltre 250 stazioni vengono elaborati e archiviati automaticamente."
"La documentazione rilevante ai fini GMP per le etichette funzionali farmaceutiche è ora automatizzata. I percorsi di audit sono continui e accessibili istantaneamente."
"I progetti, i permessi e le pratiche dei clienti per le nostre case in legno sono ora gestiti centralmente. Dopo sei generazioni, siamo finalmente senza carta."
"I contratti dei fornitori, i certificati e i documenti doganali per centinaia di torrefazioni in tutto il mondo vengono acquisiti e assegnati automaticamente al prodotto corretto."
"I registri della temperatura, le lettere di vettura CMR e i certificati alimentari vengono scansionati e assegnati automaticamente all'ordine. Le errate assegnazioni appartengono al passato."
"I permessi per trasporti eccezionali, i piani di rotta e la documentazione di progetto sono ora istantaneamente accessibili digitalmente. Niente più ricerche tra i faldoni."
"I documenti doganali, le ricevute di magazzino e gli ordini di spedizione per la nostra rete dell'Europa orientale vengono classificati automaticamente. Quattro generazioni di logistica, finalmente digitali."
"Le specifiche di stampa, le approvazioni dei clienti e i certificati dei materiali sono ora accessibili centralmente. Il tasso di errore nella produzione è sceso quasi a zero."
"I certificati di sostenibilità, i contratti dei fornitori e le specifiche dei clienti vengono elaborati automaticamente. Precisione svizzera, ora anche digitale."
"I permessi di costruzione, i contratti con i subappaltatori e i verbali di collaudo per i nostri immobili commerciali sono ora interamente documentati digitalmente."
"I contratti di acquisto, i prospetti e le pratiche dei clienti di oltre 30 anni di leadership nel mercato sono ora consultabili digitalmente. Ogni agente trova tutto in pochi secondi."
"I documenti del trasporto marittimo, le dichiarazioni doganali e le polizze di carico vengono acquisiti automaticamente. La logistica del Mar Baltico non è mai stata così efficiente."
"Migliaia di ordini di imballaggi personalizzati a settimana, comprese le approvazioni del design, i dati di stampa e i documenti di consegna. PaperOffice tiene tutto insieme."
"La documentazione del laboratorio di patologia e le certificazioni dei dispositivi sono ora completamente automatizzate. Tracciabilità continua per ogni campione."
"I documenti di prestito, i titoli di garanzia e la corrispondenza con i clienti vengono elaborati in pochi minuti invece di ore. La revisione normativa è continua."
"Le specifiche tecniche, i certificati di qualità e i protocolli di riciclaggio per la nostra produzione di acciaio sono centralizzati e istantaneamente accessibili."
"Le specifiche delle etichette farmaceutiche e cosmetiche con requisiti normativi vengono verificate e approvate automaticamente. Niente più liste di controllo manuali."
"I documenti KYC, i rapporti di investimento e i depositi normativi vengono classificati in pochi secondi. Come robo-advisor regolamentato dalla MAS, una conformità perfetta è essenziale."
"Le schede di sicurezza, i permessi di trasporto e i documenti ADR per la logistica chimica vengono assegnati automaticamente. Tolleranza zero per gli errori."
"I certificati di autenticità, i registri dei fornitori e le garanzie dei clienti per le nostre collezioni di perle vengono archiviati automaticamente e sono istantaneamente accessibili."
"Le domande di prestito per le PMI, i documenti di garanzia e i rapporti normativi vengono classificati automaticamente. I nostri consulenti hanno più tempo per la consulenza ai clienti."
"Le pratiche dei clienti di oltre 135 anni di storia bancaria vengono digitalizzate in successione. 5.000 dipendenti hanno ora accesso istantaneo a tutti i documenti."
"Le domande di microcredito e i documenti di conformità per milioni di clienti vengono ora elaborati in pochi minuti invece di giorni. Una svolta per l'inclusione finanziaria."
"Centinaia di migliaia di bolle di consegna e moduli di reso al giorno vengono elaborati automaticamente. Il principale fornitore di logistica e-commerce del Vietnam, ora senza carta."
"I protocolli di produzione CNC, i certificati dei materiali e le specifiche dei clienti per i progetti petroliferi, del gas e aerospaziali sono ora interamente documentati digitalmente."
"Vision 2030 richiede una completa digitalizzazione. PaperOffice elabora i documenti governativi per l'ossatura digitale dell'Arabia Saudita."
"I certificati dei materiali, i protocolli di tempra e le specifiche dei clienti vengono assegnati automaticamente all'ordine corretto. L'unico produttore Q&T dell'Australia, ora senza carta."
"I protocolli delle saldature, i calcoli strutturali e i piani di progetto sono gestiti digitalmente. I nostri team in officina hanno accesso in tempo reale."
"I certificati aerospaziali, i programmi CNC e le tolleranze dei clienti vengono classificati automaticamente. Le evidenze AS9100 non sono mai state così a portata di mano."
"I contratti con i commercianti, i documenti KYC e le ricevute delle transazioni per centinaia di migliaia di PMI vengono elaborati in pochi secondi. La rivoluzione dei pagamenti in Messico, senza carta."
"La documentazione della vendemmia, i certificati di esportazione e i protocolli di qualità per i nostri Malbec d'alta quota vengono archiviati automaticamente. 120 anni di tradizione vinicola, ora digitali."
"Milioni di verifiche degli utenti e documenti normativi vengono elaborati in modo completamente automatico. Scalare senza carta."
"I documenti di onboarding dei commercianti e i registri di conformità per il principale fornitore di pagamenti in Africa vengono elaborati in pochi minuti invece di giorni."
"I certificati biologici, gli audit dei fornitori e le etichette dei prodotti per migliaia di prodotti naturali vengono verificati e archiviati automaticamente."
"I documenti normativi di 33 paesi africani, i contratti con i partner e i percorsi di audit sono gestiti in modo completamente automatico. Un DMS aziendale per una fintech da 3 miliardi di dollari."
"Ricette e gestione dei farmaci ora funzionano in modo completamente automatico. Più tempo per i nostri pazienti."
"Documenti centenari sono ora ricercabili digitalmente. Una pietra miliare per i nostri archivi storici."
"I nostri operatori hanno finalmente più tempo per i residenti invece che per le pratiche burocratiche."
"Oltre 500.000 fascicoli digitalizzati. I nostri funzionari trovano ora tutte le informazioni istantaneamente."
"La gestione delle cartelle cliniche è ora semplicissima. Tutto acquisito e archiviato automaticamente."
"La documentazione ereditaria e patrimoniale è ora efficiente e priva di errori."
"Gestione immobiliare digitale per tutti i nostri complessi residenziali. Inquilini e proprietari sono entusiasti."
"Con PaperOffice, abbiamo accelerato l'elaborazione delle fatture del 99%. L'intelligenza artificiale riconosce automaticamente tutti i dati rilevanti e li assegna correttamente."
"PaperOffice è diventato indispensabile per il nostro lavoro quotidiano. Ordini, preventivi e fatture sono ora automatisati."
"La documentazione dei nostri servizi di assistenza è ora digitale e automatizzata. Più tempo per i nostri pazienti."
"I disegni tecnici, le distinte base e i protocolli di qualità sono istantaneamente consultabili. Una ricerca che prima richiedeva 30 minuti ora richiede 30 secondi."
"Le ricevute dei clienti, gli avvisi di accertamento fiscale e i bilanci annuali vengono ordinati e assegnati automaticamente al cliente corretto. Il caos delle ricevute appartiene al passato."
"La documentazione di progetto, gli SLA e la comunicazione con i clienti per i nostri progetti di consulenza IT vengono classificati e archiviati automaticamente."
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