Feature-Tour: Document Types

Meaning

Stellen Sie sich eine Rechnung vor, die ohne Bezeichnung in PaperOffice ankommt. Sie ist nur eine Datei — schwer zu finden, schwer zuzuordnen und im Arbeitsalltag leicht zu verlegen.

Mit dem Dokumenttyp „Rechnung“ weiß PaperOffice, worum es sich handelt. Teams können gezielt danach suchen, Agenten können die richtigen Felder extrahieren, und Workflows können sie dem korrekten Prozess zuordnen — ohne allein anhand des Dateinamens raten zu müssen.

Dasselbe Prinzip gilt für Verträge, Lieferscheine, Angebote und Belege. Jeder Dokumenttyp hat eine klare, alltägliche Bedeutung — nicht nur ein Dateiname, der ohne Kontext für Menschen oder Automatisierung im Speicher liegt.

Diese Bezeichnung ist der Ausgangspunkt für alles, was in Document AI folgt.

Why

Hier ist, warum das im täglichen Arbeitsablauf wichtig ist.

Ein Rechnungstyp hilft der Erkennung dabei, Lieferant, Betrag und Fälligkeitsdatum auszufüllen – sodass Prüfungen und Zahlungsvorbereitung automatisch beginnen können, anstatt mit einer leeren Datei zu starten.

Ein Vertragstyp kann andere Regeln auslösen als ein Lieferschein. Genehmigungen, Aufbewahrung und Folgeschritte bleiben auf das tatsächliche Dokument abgestimmt und nicht auf einen generischen Upload.

Und die Aufbewahrung kann pro Kategorie vorbereitet werden – zum Beispiel eine längere Aufbewahrung für Rechnungen als für Entwürfe – sodass die Richtlinie vom ersten Moment an, in dem das Dokument klassifiziert und gespeichert wird, mit dem Typ einhergeht.

Idp agent

Im Dokumenttyp-Editor kann ein IDP-Agent direkt an den Typ gebunden werden.

Nachdem AI-DMS den Typ automatisch erkannt hat – zum Beispiel Rechnung – wird dieser Agent zusätzlich zur Workspace-Pipeline in die Warteschlange gestellt, mit Deduplizierung, sodass derselbe Agent nicht zweimal für ein Dokument ausgeführt wird.

Klassifizierung und Extraktion laufen dann als ein Workflow ab: AI-DMS findet den Typ, und der gebundene IDP-Agent startet ohne manuelle Übergabe durch den Benutzer oder einen separaten Auslöseschritt.

Idp capabilities

Ein IDP-Agent macht weit mehr, als nur ein Etikett an eine Datei zu hängen.

Er kann gezielte Daten aus der Seite extrahieren – Lieferantennamen, Beträge, Daten, Positionen, Steuer-IDs und andere Felder, die speziell für diesen Dokumententyp konfiguriert sind.

Er kann visuelle Prüfungen durchführen: bestätigen, dass Schlüsselbereiche vorhanden sind, Felder auf der Seite hervorheben und die Überprüfung unterstützen, wenn etwas unvollständig, fehlend oder unsicher erscheint.

Er kann Werte gegen Geschäftsregeln validieren, eine Mensch-in-der-Schleife-Überprüfung vorbereiten, wenn die Sicherheit gering ist, und strukturierte Ergebnisse an den nächsten Workflow-Schritt weitergeben, ohne Daten neu eingeben zu müssen.

So verwandelt der Agent Erkennung in nutzbare Daten – bereit für Weiterleitung, Prüfungen, Genehmigungen und Automatisierung in der gesamten Organisation.

An einen Dokumententyp gebunden, starten diese Fähigkeiten automatisch nach der AI-DMS-Erkennung.

System own

Beginnen Sie mit Systemtypen – vorgefertigte Bezeichnungen für gängige Arbeiten wie Rechnungen und Verträge, die Teams bereits regionsübergreifend erkennen.

Erstellen Sie nur dann einen eigenen Typ, wenn der Geschäftsprozess tatsächlich anders ist – zum Beispiel ein Klinikformular, ein Zollpaket oder ein internes Genehmigungspaket, das eine eigene Bedeutung und eigene Regeln benötigt.

Filtern Sie nach Region, damit der Katalog der Gerichtsbarkeit entspricht, ohne rechtliche Anforderungen aus anderen Regionen in dieselbe Liste zu mischen.

Create

Um einen neuen Dokumententyp zu erstellen, öffnen Sie Dokumenttypen und wählen Sie Neuer Dokumententyp.

Geben Sie einen aussagekräftigen Anzeigenamen, eine kurze Beschreibung für Benutzer in Listen und Tooltips sowie einen KI-Hinweis ein, der erklärt, wie der Klassifikator diesen Typ erkennen soll — typischerweise auf Englisch, mit typischen Merkmalen und wie ähnliche Dokumente unterschieden werden.

Legen Sie die Gerichtsbarkeit fest, für die der Typ gilt. Binden Sie optional einen Standard-IDP-Agenten ein, sodass Extraktion und visuelle Prüfungen nach der KI-DMS-Erkennung beginnen. Konfigurieren Sie die Aufbewahrung, wenn Dokumente dieses Typs eine WORM- oder Aufbewahrungsregel zur Einhaltung von Vorschriften benötigen.

Speichern Sie den Typ. Er erscheint im Katalog und kann sofort in der Klassifikation und Automatisierung verwendet werden — ohne den gesamten Prozess von Grund auf neu aufbauen zu müssen.

Verwenden Sie diesen Pfad nur, wenn die geschäftliche Bedeutung wirklich neu ist — nicht für jede kleine Namenspräferenz.

Retention

Ein Dokumententyp kann eine Aufbewahrungsregel auf reale Dokumente übertragen, sobald diese klassifiziert sind.

Wenn eine Rechnung hochgeladen oder erkannt wird, kann diese Regel angewendet werden – einschließlich WORM-Schutz für den erforderlichen Zeitraum, sodass Dateien manipulationssicher bleiben, bis die Aufbewahrungsfrist abläuft.

Bestätigen Sie stets die rechtlichen Grundlagen mit Fachleuten, bevor Sie die Regel durchsetzen. PaperOffice hilft bei der Vorbereitung der Aufbewahrung auf dem Typ – es ersetzt keine professionelle rechtliche oder Compliance-Beratung für Ihr Unternehmen.

Abschnitt

Durchsuchen Sie den Katalog, suchen Sie nach „Rechnung“ und beginnen Sie mit Systemtypen, die bereits zur täglichen Arbeit passen.

Binden Sie einen Standard-AI-Agenten ein, sodass Extraktion, visuelle Prüfungen und Validierung automatisch der AI-DMS-Erkennung folgen.

Erstellen Sie nur dann einen eigenen Typ, wenn es einen echten geschäftlichen Unterschied gibt, konfigurieren Sie die Aufbewahrung sorgfältig und lassen Sie dann Klassifizierung und Automatisierung mit klarer Bedeutung arbeiten.

So bleiben Dokumenttypen in PaperOffice AI alltägliche Dateien verständlich – vom ersten Upload bis zur langfristigen Aufbewahrung.