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Praxisleitfaden Rechnungsverarbeitung
Jede Rechnung öffnen, abtippen, weiterreichen? Ab jetzt kommt jede Rechnung gelesen zur Freigabe. Dieser Leitfaden zeigt Schritt für Schritt, wie PaperOffice Rechnungen in einem Workspace sammelt, Kopfdaten und Positionen liest, mit Bestellung und Lieferschein abgleicht und als Prüfaufgabe an Ihr Team gibt.
Die Datei liegt auf Deutsch und Englisch vor; Sie laden die Fassung in der Sprache dieser Seite. Kostenlos, ohne Registrierung.
Vertraut von führenden Unternehmen weltweit
OEM-PARTNERSCHAFT
Hardware-Giganten setzen exklusiv auf PaperOffice.
Alleiniger offizieller DMS-Partner für QNAP: Classic-App, AI BYOS.
MehrISO/IEC 27001
ZERTIFIZIERT
SOC 2 Type 2
IN VORBEREITUNG
Alleiniger offizieller DMS-Partner für ASUSTOR: Classic-App, AI BYOS.
MehrDas steht drin
- Montag in der Kreditorenbuchhaltung
- Was Rechnungen aufhält
- Der Weg im Überblick
- Ein Workspace für den Rechnungseingang
- Alle Eingänge in einen Workspace
- Was PaperOffice aus jeder Rechnung liest
- E-Rechnungen: Daten aus dem XML
- Positionen lesen: der Prozess Beschaffung
- Abgleich mit Bestellung und Lieferschein
- Dubletten und auffällige Bankdaten
- Prüfaufgabe und Freigabe
- Übergabe an die Buchhaltung
- Was Teams beim Start fragen
- Selbst testen in 45 Minuten
- Weiterlesen: Datenblätter und Kurzleitfaden
- In fünf Tagen zum ersten Ergebnis
- Checkliste und Start
Für wen
Kreditorenbuchhaltung: Sie erfassen und prüfen Eingangsrechnungen und wollen weniger abtippen und suchen. Einkauf: Sie bestellen, nehmen Lieferungen an und klären Abweichungen mit Lieferanten. Finanzleitung: Sie geben frei und wollen wissen, welche Rechnungen auffallen und warum.
Kernfakten
- 20 Seiten, mit Testpaket zum Selbsttesten in 45 Minuten
- Ein Workspace „Rechnungseingang“ sammelt Rechnungspostfach, Scanner, Upload und Smartphone.
- Ab AI-DMS Premium stehen Herausgeber, Beträge und Bestellreferenz im Reiter Datenfelder, jeder Wert mit Fundstelle. E-Rechnungen liest PaperOffice aus dem XML.
- Der Prozess „Beschaffung / 3-Way-Matching“ liest die Positionen. Der Abgleich zeigt, wo Rechnung, Bestellung und Lieferschein voneinander abweichen.
- Mögliche Dubletten stehen am Dokument. AI-DMS Ultra prüft Bankdaten und USt-IdNr. und hält Auffälliges in Quarantäne.
- Ein HITL Agent legt die Prüfaufgabe an, ab Ihrem Betrag für mehrere Personen. Die Daten gehen per Export, REST-API oder Webhook an Ihre Buchhaltung.
Fragen und Antworten
Häufige Fragen zu diesem Download
Werden E-Rechnungen mitverarbeitet?
Ja. Aus ZUGFeRD und Factur-X liest PaperOffice das eingebettete XML, XRechnung und andere UBL- oder CII-Dateien direkt. Das E-Rechnungsprotokoll im Reiter Audit zeigt, ob die Kernregeln der EN 16931 erfüllt sind.
Was braucht der Abgleich?
Bestellung, Lieferschein und Rechnung im selben Workspace mit derselben Bestellreferenz, dazu die Positionen aus den Agenten des Prozesses „Beschaffung / 3-Way-Matching“ und Artikelnummern auf allen Belegen.
Wie erkennt PaperOffice doppelte Rechnungen?
Ab AI-DMS Premium sucht es frühere Dokumente mit gleichem Inhalt oder gleicher Belegnummer vom selben Aussteller. Ein Treffer steht als Hinweis am Dokument, Fehlalarme blenden Sie mit „Kein Duplikat“ aus.
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Unsere Experten helfen Ihnen gerne bei der Auswahl der richtigen Lösung.
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