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Die Mobile App koppelt sich per QR-Code mit Ihrem Konto und bringt Scanner, Signatur, Chat und Dokumente aufs Handy.
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Praxisleitfaden Öffentliche Verwaltung
Anträge, Nachweise, Widersprüche: alles ein Stapel? Ab jetzt kommt jeder Antrag gelesen auf den Tisch. Dieser Leitfaden zeigt am Beispiel einer Bauaufsicht, wie PaperOffice die Tagespost trennt, Antragsdaten liest und fehlende Pflichtangaben zur Prüfung gibt.
Die Datei liegt auf Deutsch und Englisch vor; Sie laden die Fassung in der Sprache dieser Seite. Kostenlos, ohne Registrierung.
Vertraut von führenden Unternehmen weltweit
OEM-PARTNERSCHAFT
Hardware-Giganten setzen exklusiv auf PaperOffice.
Alleiniger offizieller DMS-Partner für QNAP: Classic-App, AI BYOS.
MehrISO/IEC 27001
ZERTIFIZIERT
SOC 2 Type 2
IN VORBEREITUNG
Alleiniger offizieller DMS-Partner für ASUSTOR: Classic-App, AI BYOS.
MehrDas steht drin
- Montag in der Poststelle
- Was den Antragseingang aufhält
- Der Weg im Überblick
- Ein Workspace je Sachgebiet
- Alle Eingänge an einen Ort
- Die Tagespost trennen
- Erkennen, was hereinkommt
- Antragsdaten lesen
- Fehlende Pflichtangaben prüfen
- Über das Aktenzeichen verbinden
- Schwärzen für Akteneinsicht und Auskunft
- Übergabe an das Fachverfahren
- Was Verwaltungen beim Start fragen
- Selbst testen in 45 Minuten
- Weiterlesen: Datenblätter und Kurzleitfaden
- In fünf Tagen zum ersten Sachgebiet
- Checkliste und Start
Für wen
Sachgebiete: Sie bearbeiten Bauanträge, Wohngeld oder Genehmigungen und brauchen vollständige, gelesene Unterlagen. Poststelle und Bürgerbüro: Sie nehmen die Post an, scannen sie und geben sie an das zuständige Sachgebiet. IT und Datenschutz: Sie richten Eingänge und Rechte ein und legen fest, was ein Amt herausgibt.
Kernfakten
- 20 Seiten, mit Testpaket zum Selbsttesten in 45 Minuten
- Jedes Sachgebiet bekommt einen eigenen Workspace mit Rechten je Gruppe und Zugriffsschutz.
- Die Post kommt per Scanner, Funktionspostfach, Mobile App oder Upload. Der Split Agent trennt Sammel-Scans in einzelne Dokumente.
- AI-DMS erkennt den Dokumenttyp, ein IDP Agent aus der Vorlage „Behördenformulare“ liest die Antragsdaten, jeden Wert mit Fundstelle.
- Fehlt eine Pflichtangabe, entsteht eine Prüfaufgabe. Gleich geschriebene Aktenzeichen verbinden Antrag und Nachweis.
- Für die Akteneinsicht schwärzen Sie eine Kopie in der Vorschau. Entschieden wird weiter im Fachverfahren.
Fragen und Antworten
Häufige Fragen zu diesem Download
Entscheidet die KI über einen Antrag?
Die Entscheidung trifft die zuständige Person. PaperOffice trennt, erkennt und liest den Eingang und legt fehlende Pflichtangaben zur Prüfung vor. Zu jedem gelesenen Wert zeigt das Datenfeld die Fundstelle im Vordruck.
Werden handschriftliche Vordrucke gelesen?
Ja. Mit AI-DMS Ultra erkennt AI-OCR auch Handschrift, Zeile für Zeile mit Position. Angekreuzte Kästchen liest die Vorlage „Behördenformulare“ als eigenes Feld. Schwer lesbare Stellen prüfen Sie am Original.
Was, wenn das Aktenzeichen anders geschrieben ist?
Der Graph vergleicht die Nummer Zeichen für Zeichen, Groß- und Kleinschreibung ausgenommen. Weicht sie ab, verknüpfen Sie die Schreiben in der Liste per Drag-and-drop. Die Suche findet das Aktenzeichen auch in Scans.
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