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Die Mobile App koppelt sich per QR-Code mit Ihrem Konto und bringt Scanner, Signatur, Chat und Dokumente aufs Handy.
DownloadLeitfädenPDF · DE20 Seiten
Praxisleitfaden Archivierung
Alte Belege im Keller suchen? Ab jetzt steht die Frist am Dokument selbst. Dieser Leitfaden zeigt Schritt für Schritt, wie PaperOffice die Frist am Dokumenttyp führt, Dokumente per WORM festschreibt und die Nachweise für eine Betriebsprüfung bereithält.
Die Datei liegt auf Deutsch und Englisch vor; Sie laden die Fassung in der Sprache dieser Seite. Kostenlos, ohne Registrierung.
Vertraut von führenden Unternehmen weltweit
OEM-PARTNERSCHAFT
Hardware-Giganten setzen exklusiv auf PaperOffice.
Alleiniger offizieller DMS-Partner für QNAP: Classic-App, AI BYOS.
MehrISO/IEC 27001
ZERTIFIZIERT
SOC 2 Type 2
IN VORBEREITUNG
Alleiniger offizieller DMS-Partner für ASUSTOR: Classic-App, AI BYOS.
MehrDas steht drin
- Ein Karton mit der Aufschrift 2021
- Was das Archiv aufhält
- Der Weg im Überblick
- Ein Workspace für das Archiv
- Frist und Rechtsgrundlage je Dokumenttyp
- Eigene Dokumenttypen mit Frist
- Neue Belege und Altbestand hereinholen
- Den Typ prüfen, bevor Sie festschreiben
- Festschreiben mit Fristbeginn
- Was am festgeschriebenen Dokument steht
- Änderungen belegen, Löschen sperren
- Finden und an die Prüfung übergeben
- Was Teams beim Start fragen
- Selbst testen in 45 Minuten
- Weiterlesen
- In fünf Tagen zum ersten Jahrgang
- Checkliste und Start
Für wen
Buchhaltung: Sie legen Belege ab und müssen sie Jahre später unverändert wiederfinden. Geschäftsführung: Sie verantworten die Aufbewahrung und wollen wissen, was wann weg darf. Steuerberatung: Sie stimmen Fristen mit dem Betrieb ab und begleiten die Prüfung.
Kernfakten
- 20 Seiten, mit Testpaket zum Selbsttesten in 45 Minuten
- Systemtypen wie Rechnung, Kontoauszug oder Vertrag bringen Aufbewahrungsjahre, Rechtsraum und Rechtsgrundlage mit. Eigene Typen legen Sie mit Ihren Werten an.
- Ab Workspace-Typ Business schreiben Sie ein Dokument per WORM fest, mit Fristbeginn sofort oder zum Jahreswechsel.
- Die Datei bleibt dann unverändert. Löschen, Verschieben und Umbenennen sind bis zum Fristende gesperrt, am Dokument stehen Fristende und Resttage.
- Der Reiter Revisionen zeigt Änderungen mit altem und neuem Wert, Benutzer und Zeitpunkt. Ein Legal Hold sperrt das Löschen mit Grund.
- Den Altbestand übernehmen Sie als ZIP oder aus einem Storage Mount. Für die Prüfung filtern Sie nach Dokumenttyp und exportieren Daten samt Originalen und OCR-Text.
Fragen und Antworten
Häufige Fragen zu diesem Download
Erfüllt das die GoBD?
PaperOffice liefert die Bausteine: Frist und Rechtsgrundlage je Typ, WORM-Festschreibung, Änderungsverlauf, Legal Hold, Zertifikat und Export. Ob Ihr Ablauf insgesamt genügt, beurteilt Ihre Steuerberatung anhand Ihrer Verfahrensdokumentation.
Ab wann läuft die Frist?
Ab der Festschreibung, sofort und taggenau oder zum Jahreswechsel. Die Jahre kommen vom Dokumenttyp. Schreiben Sie Belege deshalb zeitnah fest, etwa im Jahr ihrer Buchung.
Was bekommt die Betriebsprüfung?
Einen Export der markierten Dokumente, etwa nach Typ gefiltert, als Tabelle oder als Komplettes Paket mit Originalen und OCR-Text. Oder einen Lesezugang über eine Benutzergruppe mit dem Recht „Ansehen + Download“.
Individuelle Beratung gewünscht?
Unsere Experten helfen Ihnen gerne bei der Auswahl der richtigen Lösung.
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