Unterlagen teilen: per Link im Browser und per Telefon

Erst das Ergebnis: Freigegeben im Browser und am Telefon

Hallo und willkommen bei der PaperOffice AI Academy. In diesem Film geht es ums Teilen: wie Sie Unterlagen sicher freigeben, per Link im Browser und per Telefon. Zuerst das Ergebnis. Unser Steuerberater sieht den Workspace Steuerberater 2026 in seinem eigenen PaperOffice-Konto, mit genau den Belegen, die wir freigegeben haben. Und wenn er unterwegs ist, ruft er an, meldet sich mit seiner PIN an und bekommt die Auskunft direkt aus den Unterlagen. Dahin führen wir Schritt für Schritt: den Workspace vorbereiten, die Freigabe per E-Mail, wie der Empfänger sie annimmt, den Telefon-Agenten, die Telefon-Freigabe, einen Anruf, wie Sie Freigaben verwalten und widerrufen, und zum Schluss ein paar Tipps aus der Praxis.

Kapitel 1: Den Workspace vorbereiten

Geteilt wird immer ein ganzer Workspace. Deshalb legen wir für den Steuerberater einen eigenen an und legen dort nur die Belege ab, die er sehen soll. Freigaben gibt es für Workspaces vom Typ Business. Sechs Belege reichen für unser Beispiel: Rechnungen, eine Gutschrift und ein Lieferschein. Alles, was später in diesen Workspace kommt, sieht der Empfänger automatisch mit.

Kapitel 2: Freigabe per E-Mail

Die Freigabe richten Sie am Workspace ein: Bearbeiten, Reiter Freigabe, Neue externe Freigabe. Als Kanal wählen wir E-Mail. Dann die Adresse des Steuerberaters. Mit diesem Haken darf nur ein PaperOffice-Konto mit genau dieser Adresse die Einladung annehmen, ein weitergeleiteter Link allein reicht dann nicht. Beim Dokument-Zugriff legen Sie fest, was der Empfänger darf: nur ansehen und herunterladen oder zusätzlich Belege hochladen. Unser Steuerberater soll uns auch Unterlagen zurückgeben können, deshalb erlauben wir das Hochladen. Und Sie bestimmen, wie lange die Freigabe gilt: ohne Ablauf, 7, 30 oder 90 Tage oder ein Jahr. Für den Jahresabschluss reichen uns 30 Tage. Speichern, fertig. Die Freigabe steht jetzt als ausstehend in der Liste, bis der Steuerberater die Einladung annimmt.

Kapitel 3: Der Empfänger nimmt an

Der Steuerberater bekommt eine E-Mail: eingeladen zum Workspace Steuerberater 2026, mit dem Knopf Einladung annehmen. Ist er in seinem eigenen PaperOffice-Konto angemeldet, genügt dieser eine Klick, und der Zugriff ist freigeschaltet. Ein eigenes Konto braucht er also, eine Freigabe-PIN dagegen nicht. Ab jetzt steht der geteilte Workspace in seinem Konto, deutlich gekennzeichnet. Er sieht die Belege mit allen ausgelesenen Daten und kann sie herunterladen, im Rahmen der Rechte, die Sie vergeben haben. Weil wir das Hochladen erlaubt haben, kann er uns auch etwas zurückgeben, zum Beispiel eine Rechnung, die direkt bei ihm gelandet ist. Er zieht sie in den geteilten Workspace, fertig. Und bei uns? Die Rechnung liegt jetzt in unserem Workspace Steuerberater 2026, ausgelesen wie jeder andere Beleg. Niemand muss etwas per E-Mail hin- und herschicken.

Kapitel 4: Den Telefon-Agenten anlegen

Für die Freigabe per Telefon brauchen Sie einmal einen Telefon-Agenten. Unter Conversation AI legen wir einen neuen an und nennen ihn Northstar Telefon-Freigabe. Wichtig ist die Rolle: Geschützter Agent. Dann müssen sich Anrufer anmelden, bevor der Agent etwas aus Ihren Unterlagen sagt. Unter Telefonie schalten Sie den Agenten ein und wählen das Land. PaperOffice stellt dafür eine Rufnummer bereit. Dazu wählen Sie Sprache und Stimme des Agenten. Im Feld „Wie soll der Agent sich verhalten?“ beschreiben Sie in eigenen Worten seine Aufgabe, den Ton und klare Grenzen. Unser Agent soll Fragen zu den Belegen beantworten, freundlich und knapp, und Beträge immer mit Währung nennen. Unter Wissen legen Sie fest, aus welchen Workspaces er antworten darf, hier nur aus Steuerberater 2026.

Kapitel 5: Die Telefon-Freigabe einrichten

Jetzt die Freigabe selbst, wieder am Workspace: Neue externe Freigabe, diesmal mit dem Kanal Telefon. Der Agent ist schon eingetragen. Sie hinterlegen die Handynummer des Steuerberaters und eine PIN mit 4 bis 6 Ziffern. Nur wer von dieser Nummer anruft und die PIN kennt, kommt an die Unterlagen. Beides ist im Film unkenntlich gemacht. Möchte der Anrufer einen Beleg haben, schickt PaperOffice ihn an diese feste E-Mail-Adresse: als Link zu einem PDF mit Passwort, das Passwort steht in derselben E-Mail. Eine andere Adresse kann der Anrufer am Telefon nicht nennen. Ruft jemand von einer unbekannten oder unterdrückten Nummer an, landet er beim Empfang, ohne Zugriff auf Dokumente. Und nach 3 falschen PINs ist die Freigabe für eine Viertelstunde gesperrt.

Kapitel 6: Ein Anruf

So klingt das am Telefon. Der Steuerberater ruft die Nummer an, gibt seine PIN ein und fragt einfach.

Nachgestellter Anruf:

Telefon-Agent: Willkommen bei PaperOffice AI. Zum Anmelden geben Sie Ihre PIN ein und drücken die Raute-Taste. Für den Empfang drücken Sie die Stern-Taste.

Steuerberater: (PIN-Eingabe)

Telefon-Agent: PIN bestätigt. Einen Moment bitte.

Telefon-Agent: Sie haben Zugriff auf den Workspace „Steuerberater 2026“. Was soll ich für Sie im Archiv klären?

Steuerberater: Welche Rechnungen von Veldtmann waren im September fällig?

Telefon-Agent: Zwei: eine über 2.850 Euro, fällig am 6. September, und eine über 47.500 Euro, fällig am 18. September.

Steuerberater: Und wie viel ist bei der über 47.500 Euro noch offen?

Telefon-Agent: Zu dieser Rechnung gibt es eine Gutschrift vom 21. August über 950 Euro. Offen sind noch 46.550 Euro.

Telefon-Agent: Soll ich Ihnen das Dokument per E-Mail zuschicken?

Steuerberater: Ja, bitte.

Telefon-Agent: Ich habe das Dokument an Ihre hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet.

Steuerberater: Danke, das war’s.

Der Agent sucht im freigegebenen Workspace und antwortet aus den Belegen: die Fälligkeiten aus den beiden Rechnungen, den offenen Betrag aus der Gutschrift. Auf andere Workspaces hat er bei diesem Anruf keinen Zugriff. Auf Wunsch schickt er den Beleg als geschütztes PDF an die hinterlegte Adresse.

Kapitel 7: Freigaben verwalten und widerrufen

Den Überblick behalten Sie in der Workspace-Übersicht: Unter Optionen sehen Sie, wie viele Workspaces Sie selbst geteilt haben und wie viele andere mit Ihnen teilen. Die Freigaben eines Workspaces stehen im Reiter Freigabe: wer Zugriff hat, über welchen Kanal und bis wann. Über Aktionen ändern Sie den Zugriff, zum Beispiel, ob der Empfänger auch hochladen darf. Und wenn die Zusammenarbeit endet, widerrufen Sie die Freigabe. Das wirkt sofort: Der Workspace verschwindet beim Empfänger, und der nächste Anruf landet beim Empfang. So sieht es danach beim Steuerberater aus: Der Workspace ist aus seinem Konto verschwunden, die Belege sind nicht mehr erreichbar.

Kapitel 8: Tipps aus der Praxis

Zum Schluss vier Tipps aus der Praxis. Erstens: ein Workspace pro Empfänger und Zweck. Dann sieht jeder nur, was er sehen soll, und Sie können eine Freigabe beenden, ohne andere zu stören. Zweitens: Geben Sie jeder Freigabe eine Laufzeit. Eine Freigabe ohne Ende läuft sonst einfach weiter, auch wenn sie längst niemand mehr braucht. Drittens: Geben Sie die PIN für die Telefon-Freigabe auf einem anderen Weg weiter als die Rufnummer, am besten persönlich. Und viertens: Schauen Sie regelmäßig in die Liste der aktiven Freigaben und widerrufen Sie, was nicht mehr gebraucht wird. Zusammengefasst: Legen Sie für jeden Empfänger einen eigenen Workspace an. Per E-Mail teilen Sie ihn mit einem PaperOffice-Konto, mit Rechten und Laufzeit. Per Telefon meldet sich der Empfänger mit Rufnummer und PIN an und fragt einfach. Und jede Freigabe können Sie jederzeit ändern oder sofort widerrufen. Bis zum nächsten Mal in der PaperOffice AI Academy.