Revisionssicher ablegen und Legal Hold

Für Belege, die Sie aufbewahren müssen, gibt es die revisionssichere Ablage. Über dem Beleg steht noch: nicht revisionssicher. Wir aktivieren sie im Reiter Revisionen: Land und Dokumenttyp wählen, daraus ergibt sich die Frist, hier zehn Jahre nach GoBD, Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung. Beginn sofort, und PaperOffice zeigt das berechnete Fristende. Danach ist der Beleg unveränderbar gespeichert und kann bis zum Ende der Frist weder gelöscht noch verschoben werden. Was sich am Beleg tut, protokolliert PaperOffice manipulationssicher im Reiter Revisionen. Das ist bewusst unwiderruflich. Jederzeit können Sie dann ein Compliance-Zertifikat erstellen: ein PDF mit Integritätsnachweis, QR-Code und öffentlichem Prüf-Link. Läuft ein Rechtsstreit oder eine Betriebsprüfung, setzt ein Admin zusätzlich einen Legal Hold, über die API, zum Beispiel aus einem eigenen Workflow. Der Beleg zeigt das sofort an und bleibt auch über die Frist hinaus erhalten, bis der Hold aufgehoben wird. Zusammengefasst: Wählen Sie für wichtige Belege AI-DMS Ultra, dann prüft das Audit jeden Beleg mit zwölf Kontrollen. Kritische Befunde setzen den Beleg sofort in Quarantäne, und freigeben darf nur ein Admin, nach einer Prüfung. Auch schlechte Scans liest PaperOffice, jede Angabe prüfen Sie an der Fundstelle, Dubletten meldet PaperOffice von selbst, und wichtige Belege legen Sie revisionssicher ab. Bis zum nächsten Mal in der PaperOffice AI Academy.