Freigabe per E-Mail

Kapitel 2: Freigabe per E-Mail

Die Freigabe richten Sie am Workspace ein: Bearbeiten, Reiter Freigabe, Neue externe Freigabe. Als Kanal wählen wir E-Mail. Dann die Adresse des Steuerberaters. Mit diesem Haken darf nur ein PaperOffice-Konto mit genau dieser Adresse die Einladung annehmen, ein weitergeleiteter Link allein reicht dann nicht. Beim Dokument-Zugriff legen Sie fest, was der Empfänger darf: nur ansehen und herunterladen oder zusätzlich Belege hochladen. Unser Steuerberater soll uns auch Unterlagen zurückgeben können, deshalb erlauben wir das Hochladen. Und Sie bestimmen, wie lange die Freigabe gilt: ohne Ablauf, 7, 30 oder 90 Tage oder ein Jahr. Für den Jahresabschluss reichen uns 30 Tage. Speichern, fertig. Die Freigabe steht jetzt als ausstehend in der Liste, bis der Steuerberater die Einladung annimmt.

Kapitel 3: Der Empfänger nimmt an

Der Steuerberater bekommt eine E-Mail: eingeladen zum Workspace Steuerberater 2026, mit dem Knopf Einladung annehmen. Ist er in seinem eigenen PaperOffice-Konto angemeldet, genügt dieser eine Klick, und der Zugriff ist freigeschaltet. Ein eigenes Konto braucht er also, eine Freigabe-PIN dagegen nicht. Ab jetzt steht der geteilte Workspace in seinem Konto, deutlich gekennzeichnet. Er sieht die Belege mit allen ausgelesenen Daten und kann sie herunterladen, im Rahmen der Rechte, die Sie vergeben haben. Weil wir das Hochladen erlaubt haben, kann er uns auch etwas zurückgeben, zum Beispiel eine Rechnung, die direkt bei ihm gelandet ist. Er zieht sie in den geteilten Workspace, fertig. Und bei uns? Die Rechnung liegt jetzt in unserem Workspace Steuerberater 2026, ausgelesen wie jeder andere Beleg. Niemand muss etwas per E-Mail hin- und herschicken.