Audit & Quarantäne: verdächtige Belege stoppen, bevor jemand zahlt

Erst das Ergebnis: Die Rechnung ist gestoppt

Hallo und willkommen bei der PaperOffice AI Academy. In diesem Film geht es um Audit und Quarantäne: wie PaperOffice verdächtige Belege erkennt und stoppt, bevor jemand eine falsche Rechnung bezahlt. Zuerst das Ergebnis. Diese Rechnung kommt angeblich von Veldtmann, einem bekannten Lieferanten, und verlangt, ab sofort nur noch auf eine neue Bankverbindung zu zahlen. PaperOffice hat sie geprüft, als kritisch eingestuft und sofort in Sicherheitsquarantäne gesetzt. Bearbeiten, Herunterladen und Löschen sind gesperrt, bis ein Admin entscheidet. Dahin führen wir Schritt für Schritt: die AI-DMS-Stufe des Workspaces, die Quarantäne, schlechte Scans und Felder, das Audit-Kontrollzentrum, die Prüfaufgabe, Dubletten und zum Schluss die revisionssichere Ablage.

Kapitel 1: Die AI-DMS-Stufe des Workspaces

Wie viel PaperOffice mit Ihren Belegen macht, legen Sie je Workspace fest, mit der AI-DMS-Stufe. Nur Speicherung legt die Dateien ohne automatische Verarbeitung ab. Basic macht daraus ein durchsuchbares Archiv, mit Texterkennung, Klassifizierung und Schlagwörtern. Premium liest zusätzlich die Geschäftsfelder aus, erkennt Beziehungen zwischen Dokumenten und meldet Dubletten. Ultra geht am tiefsten: Die Vision-Erkennung liest Tabellen, Formulare und Barcodes, dazu kommen Knowledge Graph und dokumentübergreifendes Reasoning. Und in Ultra ist das Audit enthalten: PaperOffice prüft jeden Beleg mit zwölf Kontrollen und setzt auffällige Belege in Quarantäne. Für diesen Film legen wir den Workspace Audit-Demo mit Ultra an. Vor dem Anlegen zeigt PaperOffice die wichtigsten Einstellungen noch einmal zur Prüfung. Passt alles, erstellen wir den Workspace.

Kapitel 2: Bankwechsel: der Beleg geht in Quarantäne

Jetzt der ernste Fall. Wir laden eine Rechnung von Veldtmann hoch, einem bekannten Lieferanten. Unten auf der Rechnung steht ein Hinweis: Bitte ab sofort nur noch die neue Bankverbindung verwenden, die bisherige gilt nicht mehr. Schon in der Liste sehen Sie, dass etwas nicht stimmt: Sicherheitsquarantäne, Audit hoch und der Hinweis, dass ein Mensch prüfen muss. Im Audit-Tab steht, warum. Das Audit meldet einen dringenden Betrugshinweis: Die Rechnung fordert ausdrücklich, die bisherige Bankverbindung nicht mehr zu verwenden. Das ist ein klassisches Muster für Betrug per E-Mail, etwa wenn jemand ein Postfach übernommen hat. Schweregrad acht von zehn, kritisch. Zu jedem Befund gibt es eine Empfehlung. Hier: den Zahlungsprozess sofort stoppen, den Lieferanten unter einer bekannten, geprüften Nummer anrufen und den Wechsel bestätigen lassen, bevor jemand zahlt. Dazu kommt ein zweiter Befund: Der Lieferant sitzt in Augsburg, die neue Bankverbindung liegt aber in Litauen. Ab Schweregrad sieben setzt PaperOffice den Beleg sofort in Quarantäne. Bearbeiten, Verschieben, Herunterladen und Löschen sind gesperrt, die übrigen Reiter ruhen. Die Verbindungen sehen Sie weiter, aber nur lesend.

Kapitel 3: Schlechte Scans

Im Alltag kommen Belege selten sauber an. Wir laden drei typische Fälle hoch: eine Frachtrechnung mit Kaffeefleck, einen Lieferschein vom Nadeldrucker und eine Rechnung, die jemand mit dem Handy fotografiert hat. PaperOffice liest auch diese Belege aus. Jeder bekommt einen sprechenden Namen, eine kurze Zusammenfassung und seine Datenfelder: Belegnummer, Aussteller, Empfänger, Referenz und Beträge. Bei der Frachtrechnung von Britannia Freight liegt der Kaffeefleck mitten auf dem Blatt. Belegnummer, Absender und der Gesamtbetrag aus beiden Positionen stehen trotzdem richtig in den Feldern. Fahren Sie mit der Maus über ein Feld, springt die Ansicht links genau an die Stelle im Beleg, aus der der Wert stammt. So sehen Sie sofort, ob er stimmt. Der Lieferschein vom Nadeldrucker hat blasse, gepunktete Zeichen auf grauem Endlospapier. Lieferscheinnummer, Bestellnummer und Adressen kommen trotzdem an. Und das Handyfoto: schräg aufgenommen, auf einem Holztisch. PaperOffice liest es wie einen Scan, mit Rechnungsnummer, Aussteller, Steuernummer und dem Betrag von neunzehnhundert Euro. Ein schlechter Scan allein ist dabei noch kein Audit-Befund. Alle drei Belege haben das Audit ohne kritische Signale bestanden.

Kapitel 4: Felder prüfen und ändern

Stimmt ein Wert nicht oder soll er anders lauten, ändern Sie ihn direkt im Feld: hineinklicken, Wert ändern, fertig. PaperOffice speichert die Änderung sofort, und auf der Übersicht steht danach, wer den Beleg zuletzt geändert hat und wann. Einen manipulationssicheren Änderungsverlauf bekommt ein Beleg mit der revisionssicheren Ablage. Dazu am Ende mehr.

Kapitel 5: Quarantäne im Überblick

Zurück zur Rechnung mit der neuen Bankverbindung: Sie lässt sich nicht einfach löschen. Erst muss ein Admin entscheiden. So verschwindet kein Beweisstück, bevor jemand den Fall geprüft hat. Damit kein Fall untergeht, filtern Sie in der Suche nach Audit: Audit hoch, Audit notwendig, Prüfung durch einen Menschen oder Sicherheitsquarantäne. Mit Sicherheitsquarantäne bleibt in unserem Workspace genau die eine Rechnung übrig. Im Dokumente-Hub zeigt jeder Workspace, wie viele Belege gerade in Quarantäne liegen. Mit dem Filter Mit Quarantäne sehen Sie nur diese Workspaces. In den Einstellungen legen Sie fest, ob PaperOffice bei einem kritischen Audit automatisch in Quarantäne setzt, und ab welchem Schweregrad. Ab Werk ist das sieben von zehn.

Kapitel 6: Das Audit-Kontrollzentrum

Das Audit-Kontrollzentrum fasst alles zusammen: zwei Befunde, zwei offene Prüfungen, zwölf Kontrollen, höchster Schweregrad acht. Daneben steht die Betrugsrisikoanalyse in ganzen Sätzen. Darunter sehen Sie alle zwölf Kontrollen: finanzielle Integrität, steuerliche Konformität, Betrugsrisiko, geografische Abweichung, Datenkonsistenz, fehlende Daten, Plausibilität, Zahlungsrisiko, visuelle Authentizität, regulatorische Konformität, sensible Daten und bedrohlicher Inhalt. Drei sind auffällig, mit hohem Risiko und ohne grünes Häkchen. Unten stehen die Befunde mit Schweregrad, Begründung und Empfehlung. Jeden Befund können Sie als geprüft markieren oder eine Aufgabe daraus machen. Für Ihre Unterlagen oder den Steuerberater exportieren Sie das Ergebnis als PDF-Bericht, auf Wunsch zusammen mit dem Original.

Kapitel 7: Die Prüfaufgabe entscheiden

Aus dem Befund machen Sie mit einem Klick eine Prüfaufgabe. Sie landet bei den Human-in-the-Loop-Aufgaben, wo Ihr Team sie bearbeitet. Für Audit-Aufgaben gibt es vier Wege. Prüfung abschließen, wenn der Befund geprüft ist. Kein Handlungsbedarf, wenn kein Risiko besteht. Nicht bearbeitbar, dann bleibt der Befund offen. Oder Sie leiten die Aufgabe an jemand anderen weiter. Bei einem Bankwechsel heißt die Regel: Rückruf beim Lieferanten, über die Nummer, die Sie schon kennen, nie über die Nummer aus der neuen Rechnung. Das Ergebnis halten Sie als Kommentar fest und schließen die Prüfung ab. Aufheben kann die Quarantäne nur ein Admin, nach einer ausdrücklichen Bestätigung. Hier war der Wechsel nicht echt. Also brechen wir ab, der Beleg bleibt in Quarantäne, und niemand zahlt auf das falsche Konto.

Kapitel 8: Dubletten

Ein Klassiker: Dieselbe Rechnung kommt zweimal, einmal als Original und später noch einmal als Scan. Ab AI-DMS Premium erkennt PaperOffice das. Über dem zweiten Beleg steht: mögliche Dublette, mit Name, Workspace und Datum des Originals. Die Gründe stehen gleich dabei: gleiche Belegnummer, gleicher Aussteller, gleicher Betrag und gleiche Referenz. Auch das Audit meldet die Dublette, als Befund mit Schweregrad fünf. Das liegt unter der Schwelle von sieben. Der Beleg geht also nicht in Quarantäne, aber ein Mensch soll ihn prüfen. Mit einem Klick öffnen Sie das Original und vergleichen. Ist es wirklich kein Duplikat, markieren Sie es mit Kein Duplikat.

Kapitel 9: Revisionssicher ablegen und Legal Hold

Für Belege, die Sie aufbewahren müssen, gibt es die revisionssichere Ablage. Über dem Beleg steht noch: nicht revisionssicher. Wir aktivieren sie im Reiter Revisionen: Land und Dokumenttyp wählen, daraus ergibt sich die Frist, hier zehn Jahre nach GoBD, Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung. Beginn sofort, und PaperOffice zeigt das berechnete Fristende. Danach ist der Beleg unveränderbar gespeichert und kann bis zum Ende der Frist weder gelöscht noch verschoben werden. Was sich am Beleg tut, protokolliert PaperOffice manipulationssicher im Reiter Revisionen. Das ist bewusst unwiderruflich. Jederzeit können Sie dann ein Compliance-Zertifikat erstellen: ein PDF mit Integritätsnachweis, QR-Code und öffentlichem Prüf-Link. Läuft ein Rechtsstreit oder eine Betriebsprüfung, setzt ein Admin zusätzlich einen Legal Hold, über die API, zum Beispiel aus einem eigenen Workflow. Der Beleg zeigt das sofort an und bleibt auch über die Frist hinaus erhalten, bis der Hold aufgehoben wird. Zusammengefasst: Wählen Sie für wichtige Belege AI-DMS Ultra, dann prüft das Audit jeden Beleg mit zwölf Kontrollen. Kritische Befunde setzen den Beleg sofort in Quarantäne, und freigeben darf nur ein Admin, nach einer Prüfung. Auch schlechte Scans liest PaperOffice, jede Angabe prüfen Sie an der Fundstelle, Dubletten meldet PaperOffice von selbst, und wichtige Belege legen Sie revisionssicher ab. Bis zum nächsten Mal in der PaperOffice AI Academy.