Processo de caixa de entrada
Correio eletrónico, correspondência física, scanner, upload e rede de rede: a entrada é distribuída. PaperOffice consolida-a num único local.
Tipo reconhecido, remetente atribuído, campos lidos, encaminhado à equipe responsável.
BaixarGuiasPDF · PT20 páginas
Classificar o correio manualmente? Nunca mais. Este guia mostra como PaperOffice separa, reconhece e encaminha cada item recebido para a equipe responsável.
Confiança de empresas líderes em todo o mundo
PARCERIA OEM
Como funciona
A caixa de entrada não é um problema de triagem, mas de atribuição: quem deve ver, até quando, e pertence a um processo em andamento?
Caixas de correio eletrónico, scanners de rede, upload na aplicação web e pastas monitorizadas em NAS ou servidor são conectadas; os e-mails armazenados também podem ser adicionados via upload. As digitalizações em lote são separadas em documentos individuais.
AI-OCR torna os scans legíveis, a classificação determina o tipo de documento, idioma e remetente, o IDP Agent extrai data, valores, prazos e referências como campos.
Regras decidem qual equipe é responsável, o que aparece como tarefa e quem é notificado. Depois, o documento fica no workspace correto com prazo.
O que a solução abrange
A correspondência chega digitalmente e em papel, para endereços coletivos e para indivíduos. A PaperOffice cobre esses pontos.
As caixas de correio eletrónico, scanners de rede, uploads, dispositivos móveis, pastas monitorizadas no NAS ou servidor e o API funcionam em conjunto.
Fatura, cobrança, contrato, rescisão, pedido de compra ou candidatura são reconhecidos pelo conteúdo, não por um formulário específico de cada remetente.
Um lote de digitalização ou um e-mail com vários anexos é separado em documentos individuais e atribuído separadamente.
O que o modelo não atribui com segurança vai para uma lista de verificação, em vez de terminar na equipe errada.
Entradas verificadas vão com seus campos para ERP, CRM ou sistema de tickets, via exportação, API ou workflow.
Origem, horário, classificação, encaminhamento e arquivamento estão disponíveis como histórico no documento.
Empresas, filiais ou clientes recebem workspaces próprios com regras e permissões próprias.
Entradas urgentes geram uma notificação; prazos extraídos do documento são convertidos em compromissos.
Segurança e conformidade
Tudo passa pela caixa de entrada: contratos, reclamações, correspondência oficial, candidaturas. Acesso e trajeto são rastreáveis.
Perguntas sobre a caixa de entrada
Caixas de correio eletrónico monitorizadas via IMAP, scanners de rede através de uma pasta de digitalização, upload na aplicação web, também para e-mails guardados (.eml,.msg), dispositivos móveis, pastas e buckets no NAS, servidor ou na cloud, bem como o REST-API. Todos os canais convergem para a mesma entrada.
Não. A classificação opera sem modelo por remetente, pois lê conteúdo e layout. Remetentes conhecidos são associados adicionalmente a um contato e um processo em andamento via endereço, número fiscal ou referência.
Eles vão para a lista de verificação em vez de uma equipe aleatória. Lá você os atribui uma vez, e a regra vale para as próximas entradas desse tipo.
Baseado no conteúdo, remetente e referência. Se o mesmo documento chegar por e-mail e por correio postal, a segunda entrada é marcada e associada ao processo existente, em vez de criar um novo.
Via scanner de rede para uma pasta monitorada ou via captura móvel. Uma pilha é automaticamente separada em documentos individuais, para que não chegue como um único arquivo.
Você define conforme a regra: atribuição a uma equipe, tarefa para uma pessoa, notificação para tipos urgentes. Para prazos do documento, um compromisso adicional pode ser definido.
A entrada verificada vai com seus campos via exportação, REST-API ou workflow para ERP, CRM ou sistema de tickets. O documento permanece no workspace; seu sistema recebe os dados e a referência.
Estudos de caso
Descubra como empresas transformaram seus processos com PaperOffice AI.
Mineração e Recursos Gestão empresarial de documentos para todas as nossas operações de mineração. Classe mundial.
Impressão e Embalagem Os rótulos farmacêuticos regulamentados pela FDA exigem documentação impecável. O PaperOffice reduziu o nosso processo de aprovação de dias para horas.
Indústria e Manufatura Documentação técnica e processamento de pedidos agora funcionam de forma totalmente automática.
Administração Pública A digitalização revolucionou nossa administração. As consultas dos cidadãos agora são processadas em minutos em vez de dias.
Saúde e Medicina Os registos dos pacientes, relatórios médicos e encaminhamentos são capturados e classificados automaticamente. Nossa equipa finalmente tem tempo para os seus pacientes.
Hospitalidade e Entretenimento 8.000 funcionários e milhares de documentos de hóspedes todos os dias. O PaperOffice digitalizou completamente os nossos processos de back-office.
Banco Regional Os pedidos de empréstimo e documentos de conformidade são agora processados em minutos em vez de horas. A revisão regulamentar é totalmente automatizada.
Construção e Imobiliário A documentação de projetos de construção e a conformidade agora são digitais e rastreáveis.
Hospitalidade e Turismo Os formulários de check-in, as faturas e as comunicações com os hóspedes são totalmente digitais. A nossa equipa de concierge foca-se agora em prestar um serviço de excelência.
Energia e Postos de combustível A faturação dos postos de gasolina, os documentos dos fornecedores e os registos de conformidade de mais de 250 postos são processados e arquivados automaticamente.
Farmacêutica e Etiquetas A documentação relevante para GMP de rótulos funcionais farmacêuticos é agora automatizada. Os rastos de auditoria são impecáveis e acessíveis instantaneamente.
Construção e Madeira Plantas, licenças e ficheiros de clientes para as nossas casas de madeira são agora geridos centralmente. Após seis gerações, somos finalmente sem papel.
E-Commerce e Varejo Os contratos de fornecedores, certificados e papéis alfandegários para centenas de torrefações em todo o mundo são automaticamente capturados e atribuídos ao produto correto.
Logística e Transporte Registos de temperatura, guias de transporte CMR e certificados alimentares são digitalizados e atribuídos automaticamente à encomenda. As atribuições incorretas são coisa do passado.
Logística e Transporte Licenças de transporte pesado, planos de rota e documentação de projetos estão agora acessíveis digitalmente de forma instantânea. Acabaram as pesquisas em pastas.
Logística e Transporte Documentos alfandegários, talões de armazém e ordens de expedição para a nossa rede na Europa de Leste são classificados automaticamente. Quatro gerações de logística, finalmente digital.
Impressão e Embalagem Especificações de impressão, aprovações de clientes e certificados de materiais são agora acessíveis centralmente. A taxa de erro na produção caiu para quase zero.
Embalagem e Etiquetas Certificados de sustentabilidade, contratos de fornecedores e especificações de clientes são processados automaticamente. Precisão suíça, agora também digital.
Construção e Imobiliário Licenças de construção, contratos de subempreiteiros e protocolos de aceitação para as nossas propriedades comerciais estão agora totalmente documentados digitalmente.
Imobiliário e Gestão Contratos de compra, dossiês e ficheiros de clientes de mais de 30 anos de liderança de mercado são agora pesquisáveis digitalmente. Cada agente encontra tudo em segundos.
Logística e Frete Documentos de frete marítimo, declarações alfandegárias e conhecimentos de embarque são capturados automaticamente. A logística do Mar Báltico nunca foi tão eficiente.
E-Commerce e Embalagem Milhares de pedidos de embalagem personalizados por semana, incluindo aprovações de design, dados de impressão e documentos de entrega. O PaperOffice mantém tudo unido.
Laboratório e Tecnologia Médica A documentação do laboratório de patologia e as certificações de dispositivos são agora totalmente automatizadas. Rastreabilidade impecável para cada amostra.
Banco Regional Documentos de empréstimo, documentos de garantia e correspondência com clientes são processados em minutos em vez de horas. A revisão regulamentar é impecável.
Construção em Aço e Indústria Especificações técnicas, certificados de qualidade e protocolos de reciclagem para a nossa produção de aço são centrais e acessíveis instantaneamente.
Farmacêutica e Etiquetas As especificações de rótulos farmacêuticos e cosméticos com requisitos regulamentares são verificadas e aprovadas automaticamente. Acabaram as listas de verificação manuais.
Fintech e Gestão de Patrimônio Documentos KYC, relatórios de investimento e registos regulamentares são classificados em segundos. Como um robo-advisor regulamentado pela MAS, a conformidade impecável é essencial.
Logística e Transporte Fichas de dados de segurança, licenças de transporte e documentos ADR para logística química são atribuídos automaticamente. Tolerância zero para erros.
Luxo e Joalharia Certificados de autenticidade, registos de fornecedores e garantias de clientes para as nossas coleções de pérolas são arquivados automaticamente e acessíveis instantaneamente.
Banco Comercial Pedidos de empréstimo para PMEs, documentos de garantia e relatórios regulamentares são classificados automaticamente. Os nossos consultores têm mais tempo para aconselhamento ao cliente.
Banco Privado Ficheiros de clientes de mais de 135 anos de história bancária estão a ser digitalizados sucessivamente. 5.000 funcionários têm agora acesso instantâneo a todos os documentos.
Banco de Desenvolvimento Pedidos de microcrédito e documentos de conformidade para milhões de clientes são agora processados em minutos em vez de dias. Uma revolução para a inclusão financeira.
Logística de E-Commerce Centenas de milhares de guias de remessa e talões de devolução por dia são processados automaticamente. O principal fornecedor de logística de e-commerce do Vietname, agora sem papel.
Metal de Precisão e Manufatura Protocolos de fabricação CNC, certificados de materiais e especificações de clientes para projetos de petróleo, gás e aeroespaciais estão agora totalmente documentados digitalmente.
GovTech e TI A Vision 2030 exige a digitalização completa. O PaperOffice processa documentos governamentais para a estrutura digital da Arábia Saudita.
Aço Especial e Indústria Certificados de materiais, protocolos de têmpera e especificações de clientes são atribuídos automaticamente à encomenda correta. O único fabricante de Q&T da Austrália, agora sem papel.
Construção em Aço e Manufatura Protocolos de soldadura, cálculos estruturais e planos de projeto são geridos digitalmente. As nossas equipas de oficina têm acesso em tempo real.
Peças de Precisão e Manufatura Certificados aeroespaciais, programas CNC e tolerâncias de clientes são classificados automaticamente. As evidências da AS9100 nunca estiveram tão à mão.
Fintech e Pagamentos Contratos de comerciantes, documentos KYC e talões de transação para centenas de milhares de PMEs são processados em segundos. A revolução de pagamentos do México, sem papel.
Vinícola Premium A documentação da colheita, certificados de exportação e protocolos de qualidade para os nossos Malbecs de altitude são arquivados automaticamente. 120 anos de tradição vitivinícola, agora digital.
Banco Digital Milhões de utilizadores verificados e documentos regulamentares são processados de forma totalmente automática. Escalar sem papel.
Fintech e Pagamentos Documentos de integração de comerciantes e registos de conformidade para o principal fornecedor de pagamentos da África são processados em minutos em vez de dias.
E-Commerce e Orgânico Certificados biológicos, auditorias de fornecedores e rótulos de produtos para milhares de produtos naturais são verificados e arquivados automaticamente.
Fintech e Pagamentos Documentos regulamentares de 33 países africanos, contratos de parceiros e rastos de auditoria são geridos de forma totalmente automática. Um DMS empresarial para uma fintech de 3 mil milhões de dólares.
Farmacêutica e Saúde Receitas e gestão de medicamentos agora funcionam de forma totalmente automática. Mais tempo para nossos pacientes.
Instituição religiosa Documentos centenários agora são pesquisáveis digitalmente. Um marco para nossos arquivos históricos.
Cuidados e Saúde Nossos cuidadores finalmente têm mais tempo para os residentes em vez da burocracia.
Governo e Administração Mais de 500.000 registros digitalizados. Nossos agentes agora encontram todas as informações instantaneamente.
Medicina e Saúde A gestão de prontuários agora é muito fácil. Tudo capturado e arquivado automaticamente.
Serviços de espólio A documentação de heranças e espólios agora é eficiente e sem erros.
Imobiliário e Gestão Gestão digital de propriedades para todos os nossos complexos residenciais. Inquilinos e proprietários estão entusiasmados.
Indústria e Embalagem Com o PaperOffice, acelerámos o nosso processamento de faturas em 99%. A IA reconhece automaticamente todos os dados relevantes e atribui-os corretamente.
Artesanato e Ofícios O PaperOffice tornou-se indispensável no nosso trabalho diário. Encomendas, orçamentos e faturas são agora automatizados.
Cuidados e Saúde A documentação dos nossos serviços de cuidados é agora digital e automatizada. Mais tempo para os nossos pacientes.
Engenharia Mecânica e Manufatura Desenhos técnicos, listas de materiais e protocolos de qualidade são pesquisáveis instantaneamente. Uma pesquisa que costumava demorar 30 minutos demora agora 30 segundos.
Consultoria Fiscal e Jurídica Os recibos de clientes, as avaliações fiscais e as demonstrações financeiras anuais são classificados e atribuídos automaticamente ao cliente correto. O caos dos recibos é coisa do passado.
TI e Consultoria A documentação de projetos, os SLAs e a comunicação com clientes para os nossos projetos de consultoria de TI são classificados e arquivados automaticamente.
Sucessos mensuráveis dos nossos clientes
Kumul Minerals Holdings Limited
The Challenge Printing Company Inc.
K60-Gitterrostsysteme GmbH & Co. KG
Ayuntamiento de Carrión de los Condes"Gestão empresarial de documentos para todas as nossas operações de mineração. Classe mundial."
Mineração e Recursos "Os rótulos farmacêuticos regulamentados pela FDA exigem documentação impecável. O PaperOffice reduziu o nosso processo de aprovação de dias para horas."
Impressão e Embalagem "Documentação técnica e processamento de pedidos agora funcionam de forma totalmente automática."
Indústria e Manufatura "A digitalização revolucionou nossa administração. As consultas dos cidadãos agora são processadas em minutos em vez de dias."
Administração Pública "Os registos dos pacientes, relatórios médicos e encaminhamentos são capturados e classificados automaticamente. Nossa equipa finalmente tem tempo para os seus pacientes."
Saúde e Medicina "8.000 funcionários e milhares de documentos de hóspedes todos os dias. O PaperOffice digitalizou completamente os nossos processos de back-office."
Hospitalidade e Entretenimento "Os pedidos de empréstimo e documentos de conformidade são agora processados em minutos em vez de horas. A revisão regulamentar é totalmente automatizada."
Banco Regional "A documentação de projetos de construção e a conformidade agora são digitais e rastreáveis."
Construção e Imobiliário "Os formulários de check-in, as faturas e as comunicações com os hóspedes são totalmente digitais. A nossa equipa de concierge foca-se agora em prestar um serviço de excelência."
Hospitalidade e Turismo "A faturação dos postos de gasolina, os documentos dos fornecedores e os registos de conformidade de mais de 250 postos são processados e arquivados automaticamente."
Energia e Postos de combustível "A documentação relevante para GMP de rótulos funcionais farmacêuticos é agora automatizada. Os rastos de auditoria são impecáveis e acessíveis instantaneamente."
Farmacêutica e Etiquetas "Plantas, licenças e ficheiros de clientes para as nossas casas de madeira são agora geridos centralmente. Após seis gerações, somos finalmente sem papel."
Construção e Madeira "Os contratos de fornecedores, certificados e papéis alfandegários para centenas de torrefações em todo o mundo são automaticamente capturados e atribuídos ao produto correto."
E-Commerce e Varejo "Registos de temperatura, guias de transporte CMR e certificados alimentares são digitalizados e atribuídos automaticamente à encomenda. As atribuições incorretas são coisa do passado."
Logística e Transporte "Licenças de transporte pesado, planos de rota e documentação de projetos estão agora acessíveis digitalmente de forma instantânea. Acabaram as pesquisas em pastas."
Logística e Transporte "Documentos alfandegários, talões de armazém e ordens de expedição para a nossa rede na Europa de Leste são classificados automaticamente. Quatro gerações de logística, finalmente digital."
Logística e Transporte "Especificações de impressão, aprovações de clientes e certificados de materiais são agora acessíveis centralmente. A taxa de erro na produção caiu para quase zero."
Impressão e Embalagem "Certificados de sustentabilidade, contratos de fornecedores e especificações de clientes são processados automaticamente. Precisão suíça, agora também digital."
Embalagem e Etiquetas "Licenças de construção, contratos de subempreiteiros e protocolos de aceitação para as nossas propriedades comerciais estão agora totalmente documentados digitalmente."
Construção e Imobiliário "Contratos de compra, dossiês e ficheiros de clientes de mais de 30 anos de liderança de mercado são agora pesquisáveis digitalmente. Cada agente encontra tudo em segundos."
Imobiliário e Gestão "Documentos de frete marítimo, declarações alfandegárias e conhecimentos de embarque são capturados automaticamente. A logística do Mar Báltico nunca foi tão eficiente."
Logística e Frete "Milhares de pedidos de embalagem personalizados por semana, incluindo aprovações de design, dados de impressão e documentos de entrega. O PaperOffice mantém tudo unido."
E-Commerce e Embalagem "A documentação do laboratório de patologia e as certificações de dispositivos são agora totalmente automatizadas. Rastreabilidade impecável para cada amostra."
Laboratório e Tecnologia Médica "Documentos de empréstimo, documentos de garantia e correspondência com clientes são processados em minutos em vez de horas. A revisão regulamentar é impecável."
Banco Regional "Especificações técnicas, certificados de qualidade e protocolos de reciclagem para a nossa produção de aço são centrais e acessíveis instantaneamente."
Construção em Aço e Indústria "As especificações de rótulos farmacêuticos e cosméticos com requisitos regulamentares são verificadas e aprovadas automaticamente. Acabaram as listas de verificação manuais."
Farmacêutica e Etiquetas "Documentos KYC, relatórios de investimento e registos regulamentares são classificados em segundos. Como um robo-advisor regulamentado pela MAS, a conformidade impecável é essencial."
Fintech e Gestão de Patrimônio "Fichas de dados de segurança, licenças de transporte e documentos ADR para logística química são atribuídos automaticamente. Tolerância zero para erros."
Logística e Transporte "Certificados de autenticidade, registos de fornecedores e garantias de clientes para as nossas coleções de pérolas são arquivados automaticamente e acessíveis instantaneamente."
Luxo e Joalharia "Pedidos de empréstimo para PMEs, documentos de garantia e relatórios regulamentares são classificados automaticamente. Os nossos consultores têm mais tempo para aconselhamento ao cliente."
Banco Comercial "Ficheiros de clientes de mais de 135 anos de história bancária estão a ser digitalizados sucessivamente. 5.000 funcionários têm agora acesso instantâneo a todos os documentos."
Banco Privado "Pedidos de microcrédito e documentos de conformidade para milhões de clientes são agora processados em minutos em vez de dias. Uma revolução para a inclusão financeira."
Banco de Desenvolvimento "Centenas de milhares de guias de remessa e talões de devolução por dia são processados automaticamente. O principal fornecedor de logística de e-commerce do Vietname, agora sem papel."
Logística de E-Commerce "Protocolos de fabricação CNC, certificados de materiais e especificações de clientes para projetos de petróleo, gás e aeroespaciais estão agora totalmente documentados digitalmente."
Metal de Precisão e Manufatura "A Vision 2030 exige a digitalização completa. O PaperOffice processa documentos governamentais para a estrutura digital da Arábia Saudita."
GovTech e TI "Certificados de materiais, protocolos de têmpera e especificações de clientes são atribuídos automaticamente à encomenda correta. O único fabricante de Q&T da Austrália, agora sem papel."
Aço Especial e Indústria "Protocolos de soldadura, cálculos estruturais e planos de projeto são geridos digitalmente. As nossas equipas de oficina têm acesso em tempo real."
Construção em Aço e Manufatura "Certificados aeroespaciais, programas CNC e tolerâncias de clientes são classificados automaticamente. As evidências da AS9100 nunca estiveram tão à mão."
Peças de Precisão e Manufatura "Contratos de comerciantes, documentos KYC e talões de transação para centenas de milhares de PMEs são processados em segundos. A revolução de pagamentos do México, sem papel."
Fintech e Pagamentos "A documentação da colheita, certificados de exportação e protocolos de qualidade para os nossos Malbecs de altitude são arquivados automaticamente. 120 anos de tradição vitivinícola, agora digital."
Vinícola Premium "Milhões de utilizadores verificados e documentos regulamentares são processados de forma totalmente automática. Escalar sem papel."
Banco Digital "Documentos de integração de comerciantes e registos de conformidade para o principal fornecedor de pagamentos da África são processados em minutos em vez de dias."
Fintech e Pagamentos "Certificados biológicos, auditorias de fornecedores e rótulos de produtos para milhares de produtos naturais são verificados e arquivados automaticamente."
E-Commerce e Orgânico "Documentos regulamentares de 33 países africanos, contratos de parceiros e rastos de auditoria são geridos de forma totalmente automática. Um DMS empresarial para uma fintech de 3 mil milhões de dólares."
Fintech e Pagamentos "Receitas e gestão de medicamentos agora funcionam de forma totalmente automática. Mais tempo para nossos pacientes."
Farmacêutica e Saúde "Documentos centenários agora são pesquisáveis digitalmente. Um marco para nossos arquivos históricos."
Instituição religiosa "Nossos cuidadores finalmente têm mais tempo para os residentes em vez da burocracia."
Cuidados e Saúde "Mais de 500.000 registros digitalizados. Nossos agentes agora encontram todas as informações instantaneamente."
Governo e Administração "A gestão de prontuários agora é muito fácil. Tudo capturado e arquivado automaticamente."
Medicina e Saúde "A documentação de heranças e espólios agora é eficiente e sem erros."
Serviços de espólio "Gestão digital de propriedades para todos os nossos complexos residenciais. Inquilinos e proprietários estão entusiasmados."
Imobiliário e Gestão "Com o PaperOffice, acelerámos o nosso processamento de faturas em 99%. A IA reconhece automaticamente todos os dados relevantes e atribui-os corretamente."
Indústria e Embalagem "O PaperOffice tornou-se indispensável no nosso trabalho diário. Encomendas, orçamentos e faturas são agora automatizados."
Artesanato e Ofícios "A documentação dos nossos serviços de cuidados é agora digital e automatizada. Mais tempo para os nossos pacientes."
Cuidados e Saúde "Desenhos técnicos, listas de materiais e protocolos de qualidade são pesquisáveis instantaneamente. Uma pesquisa que costumava demorar 30 minutos demora agora 30 segundos."
Engenharia Mecânica e Manufatura "Os recibos de clientes, as avaliações fiscais e as demonstrações financeiras anuais são classificados e atribuídos automaticamente ao cliente correto. O caos dos recibos é coisa do passado."
Consultoria Fiscal e Jurídica "A documentação de projetos, os SLAs e a comunicação com clientes para os nossos projetos de consultoria de TI são classificados e arquivados automaticamente."
TI e Consultoria Onde pretende testar o PaperOffice?
Sua versão de teste está pronta
Onde deseja começar?
A versão completa do Workspace é otimizada para computador. A versão móvel é adequada para capturar, verificar e aprovar documentos.
Registar-se gratuitamente Já é cliente? Entrar app.paperoffice.aiComeçar no computador
Enviaremos seu link de acesso pessoal para seu endereço de e-mail.
Abrir PaperOffice Mobile
Capture e edite documentos diretamente com o smartphone.
Abrir versão móvel
Integrator e Reseller combináveis. Indicação somente por convite.
Ver o programa de parceiros
AI-DMS
Documentos. Inteligência. Impacto real.
O PaperOffice AI é o AI-DMS. Quatro áreas funcionais sobre uma mesma base DMS, disponíveis através de três acessos.
Visão geral das funcionalidades, módulos e benefícios.
Capture, organize, pesquise e edite documentos em conjunto.
Integrar-se perfeitamente aos seus sistemas e fluxos de trabalho de IA.
Sem instalação, pronto em segundos.
Pesquisar todas as ferramentas
