Escritório do Xerife do Condado de Baldwin
O Escritório do Xerife do Condado de Baldwin, responsável por um dos condados de crescimento mais rápido do Alabama, enfrentou a tarefa gigantesca de digitalizar décadas de registros de aplicação da lei mantendo conformidade CJIS.
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A Situação
O Condado de Baldwin, Alabama, é um dos condados de crescimento mais rápido dos Estados Unidos. Com uma população que quase dobrou nas últimas duas décadas, o Escritório do Xerife encontrou-se afogado em registros em papel acumulados em mais de 50 anos de operação.
Mais de 500.000 arquivos físicos estavam espalhados por várias instalações de armazenamento. Os delegados gastavam em média 45 minutos buscando um único registro durante investigações ativas. Esse atraso não era apenas ineficiente – era potencialmente perigoso.
Somando à complexidade, todos os registros de aplicação da lei devem estar em conformidade com a Política de Segurança do FBI Criminal Justice Information Services (CJIS), um dos padrões de proteção de dados mais rigorosos dos Estados Unidos.
"Tínhamos delegados dirigindo pelo condado para acessar registros arquivados durante investigações ativas. Na aplicação da lei, esses minutos perdidos podem significar a diferença entre prender um suspeito ou não." – Xerife Huey Hoss Mack
Desafio & Solução
Desafios
- Mais de 500.000 registros físicos em vários arquivos pelo condado
- Tempo médio de busca de 45 minutos durante investigações ativas
- Sem acesso móvel para delegados em campo
- Conformidade rigorosa com a Política de Segurança CJIS do FBI exigida
- População em rápido crescimento aumentou continuamente a carga de trabalho
Soluções com PaperOffice
- Digitalização completa de todos os registros históricos com AI-OCR (99,8% de precisão)
- Solução em nuvem conforme CJIS com criptografia AES-256 e trilhas de auditoria
- App móvel seguro para 200+ delegados com autenticação biométrica
- Vinculação automática de pessoas, veículos, endereços e casos
- Busca em tempo real em todos os registros e bancos de dados externos
O Processo de Implementação
Resultados Mensuráveis
Antes vs. Depois
Na aplicação da lei, cada segundo conta. Com o PaperOffice, nossos delegados encontram informações críticas em segundos em vez de horas. Isso literalmente salva vidas. O sistema se pagou no primeiro ano apenas com a redução dos custos de armazenamento.
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