Registar entrada
Uploads do portal, digitalizações do serviço de correio e anexos da caixa funcional correm para um workspace. A classificação separa pedido, comprovativo, objeção e decisão e define local de arquivamento e prazo.
Setor Público
Pedidos chegam via portal, serviço de correio e caixa funcional. Comprovativos faltam, prazos continuam a correr.
O PaperOffice regista cada entrada, anexa-a ao número de processo e mostra qual o anexo que ainda falta.
Confiança de empresas líderes em todo o mundo
Como funciona
Pedido, comprovativo e objeção seguem o mesmo caminho: registar, ler, atribuir, verificar completude.
Uploads do portal, digitalizações do serviço de correio e anexos da caixa funcional correm para um workspace. A classificação separa pedido, comprovativo, objeção e decisão e define local de arquivamento e prazo.
AI-OCR lê digitalizações, fax e formulários preenchidos à mão. Agentes IDP extraem número de processo, tipo de pedido, período, valores e prazos como campos, cada um com localização e confiança.
A entrada está anexada ao número de processo. A comparação contra os campos e anexos esperados mostra o que falta, e um workflow apresenta o processo à autoridade competente com prazo.
O que a solução abrange
Processos administrativos exigem integridade, competência, prazo e um rastro confiável de cada etapa.
Cada entrada está vinculada ao número do processo; as áreas temáticas trabalham em workspaces separados com seu próprio prazo e direitos.
Número do processo, tipo de pedido, período, valores e lista de anexos vêm como campos, também de formulários antigos e preenchidos.
Para acesso aos autos, informação e publicação, o Redact Agent remove permanentemente dados pessoais.
Workflows devolvem pedidos incompletos, distribuem por competência e definem tarefas pendentes com prazo.
Aprovação por duas pessoas e humano no loop, antes que um processo continue ou saia da instituição.
A pesquisa semântica encontra autos mesmo sem o número exato do processo, sempre com os direitos da pessoa que pesquisa.
Os prazos estão como campo; cada versão é preservada; cada alteração consta no registro com pessoa e horário.
REST-API, webhooks e MCP transferem campos e arquivos para sistemas especializados e de arquivamento existentes.
Com o que a PaperOffice resolve isso
A solução administrativa usa os mesmos módulos que qualquer outro arquivo, apenas com número de processo em vez de número de cliente.
Segurança e conformidade
Pedidos contêm renda, saúde e relações familiares. Acesso, processamento e retenção são comprováveis.
Perguntas da administração
Não. A PaperOffice captura, lê e atribui documentos e mostra o que falta. A decisão cabe à pessoa competente; o formulário contém campos, referências e confiança para cada valor extraído.
Você define por tipo de pedido quais campos e anexos são esperados. Falta um anexo ou campo obrigatório, o processo não entra em processamento, mas vai para tarefas pendentes com prazo.
Sim. Por meio de Storage Mount, os arquivos permanecem no armazenamento da sua instituição; são suportados NAS, SFTP, WebDAV e S3. A PaperOffice lê lá e cria apenas metadados, índice e resultados.
O Redact Agent marca trechos com dados pessoais, mostra-os em uma prévia e os remove permanentemente do PDF. Original e versão censurada permanecem separados e ambos no processo.
Pela REST-API, por webhooks ou por um workflow que transfere campos e arquivo. Unidades existentes, arquivos setoriais e caixas de correio conectam-se por meio de conectores.
Os direitos dependem do workspace. Áreas temáticas podem ser separadas; adicionalmente, senha do workspace, aprovação por duas pessoas e proteção WORM safeguardam acervos especialmente sensíveis. Cada acesso consta no registro.
Lotes postais e antigos autos passam por classificação e extração como lotes. O Split Agent separa PDFs combinados nos limites do documento e renomeia as partes conforme seu conteúdo.
Sucessos mensuráveis dos nossos clientes
"Gestão empresarial de documentos para todas as nossas operações de mineração. Classe mundial."
"Os rótulos farmacêuticos regulamentados pela FDA exigem documentação impecável. O PaperOffice reduziu o nosso processo de aprovação de dias para horas."
"Documentação técnica e processamento de pedidos agora funcionam de forma totalmente automática."
"A digitalização revolucionou nossa administração. As consultas dos cidadãos agora são processadas em minutos em vez de dias."
"Os registos dos pacientes, relatórios médicos e encaminhamentos são capturados e classificados automaticamente. Nossa equipa finalmente tem tempo para os seus pacientes."
"8.000 funcionários e milhares de documentos de hóspedes todos os dias. O PaperOffice digitalizou completamente os nossos processos de back-office."
"Os pedidos de empréstimo e documentos de conformidade são agora processados em minutos em vez de horas. A revisão regulamentar é totalmente automatizada."
"A documentação de projetos de construção e a conformidade agora são digitais e rastreáveis."
"Os formulários de check-in, as faturas e as comunicações com os hóspedes são totalmente digitais. A nossa equipa de concierge foca-se agora em prestar um serviço de excelência."
"A faturação dos postos de gasolina, os documentos dos fornecedores e os registos de conformidade de mais de 250 postos são processados e arquivados automaticamente."
"A documentação em conformidade com as BPF (GMP) para rótulos funcionais farmacêuticos é agora totalmente automatizada. Os rastos de auditoria são impecáveis e acessíveis instantaneamente."
"Plantas, licenças e ficheiros de clientes para as nossas casas de madeira são agora geridos centralmente. Após seis gerações, somos finalmente sem papel."
"Os contratos de fornecedores, certificados e papéis alfandegários para centenas de torrefações em todo o mundo são automaticamente capturados e atribuídos ao produto correto."
"Registos de temperatura, guias de transporte CMR e certificados alimentares são digitalizados e atribuídos automaticamente à encomenda. As atribuições incorretas são coisa do passado."
"Licenças de transporte pesado, planos de rota e documentação de projetos estão agora acessíveis digitalmente de forma instantânea. Acabaram as pesquisas em pastas."
"Documentos alfandegários, talões de armazém e ordens de expedição para a nossa rede na Europa de Leste são classificados automaticamente. Quatro gerações de logística, finalmente digital."
"Especificações de impressão, aprovações de clientes e certificados de materiais são agora acessíveis centralmente. A taxa de erro na produção caiu para quase zero."
"Certificados de sustentabilidade, contratos de fornecedores e especificações de clientes são processados automaticamente. Precisão suíça, agora também digital."
"Licenças de construção, contratos de subempreiteiros e protocolos de aceitação para as nossas propriedades comerciais estão agora totalmente documentados digitalmente."
"Contratos de compra, dossiês e ficheiros de clientes de mais de 30 anos de liderança de mercado são agora pesquisáveis digitalmente. Cada agente encontra tudo em segundos."
"Documentos de frete marítimo, declarações alfandegárias e conhecimentos de embarque são capturados automaticamente. A logística do Mar Báltico nunca foi tão eficiente."
"Milhares de pedidos de embalagem personalizados por semana, incluindo aprovações de design, dados de impressão e documentos de entrega. O PaperOffice mantém tudo unido."
"A documentação do laboratório de patologia e as certificações de dispositivos são agora totalmente automatizadas. Rastreabilidade impecável para cada amostra."
"Documentos de empréstimo, documentos de garantia e correspondência com clientes são processados em minutos em vez de horas. A revisão regulamentar é impecável."
"Especificações técnicas, certificados de qualidade e protocolos de reciclagem para a nossa produção de aço são centrais e acessíveis instantaneamente."
"As especificações de rótulos farmacêuticos e cosméticos com requisitos regulamentares são verificadas e aprovadas automaticamente. Acabaram as listas de verificação manuais."
"Documentos KYC, relatórios de investimento e registos regulamentares são classificados em segundos. Como um robo-advisor regulamentado pela MAS, a conformidade impecável é essencial."
"Fichas de dados de segurança, licenças de transporte e documentos ADR para logística química são atribuídos automaticamente. Tolerância zero para erros."
"Certificados de autenticidade, registos de fornecedores e garantias de clientes para as nossas coleções de pérolas são arquivados automaticamente e acessíveis instantaneamente."
"Pedidos de empréstimo para PMEs, documentos de garantia e relatórios regulamentares são classificados automaticamente. Os nossos consultores têm mais tempo para aconselhamento ao cliente."
"Ficheiros de clientes de mais de 135 anos de história bancária estão a ser digitalizados sucessivamente. 5.000 funcionários têm agora acesso instantâneo a todos os documentos."
"Pedidos de microcrédito e documentos de conformidade para milhões de clientes são agora processados em minutos em vez de dias. Uma revolução para a inclusão financeira."
"Centenas de milhares de guias de remessa e talões de devolução por dia são processados automaticamente. O principal fornecedor de logística de e-commerce do Vietname, agora sem papel."
"Protocolos de fabricação CNC, certificados de materiais e especificações de clientes para projetos de petróleo, gás e aeroespaciais estão agora totalmente documentados digitalmente."
"A Vision 2030 exige a digitalização completa. O PaperOffice processa documentos governamentais para a estrutura digital da Arábia Saudita."
"Certificados de materiais, protocolos de têmpera e especificações de clientes são atribuídos automaticamente à encomenda correta. O único fabricante de Q&T da Austrália, agora sem papel."
"Protocolos de soldadura, cálculos estruturais e planos de projeto são geridos digitalmente. As nossas equipas de oficina têm acesso em tempo real."
"Certificados aeroespaciais, programas CNC e tolerâncias de clientes são classificados automaticamente. A conformidade com a AS9100 nunca foi tão fácil."
"Contratos de comerciantes, documentos KYC e talões de transação para centenas de milhares de PMEs são processados em segundos. A revolução de pagamentos do México, sem papel."
"A documentação da colheita, certificados de exportação e protocolos de qualidade para os nossos Malbecs de altitude são arquivados automaticamente. 120 anos de tradição vitivinícola, agora digital."
"Milhões de utilizadores verificados e documentos regulamentares são processados de forma totalmente automática. Escalar sem papel."
"Documentos de integração de comerciantes e registos de conformidade para o principal fornecedor de pagamentos da África são processados em minutos em vez de dias."
"Certificados biológicos, auditorias de fornecedores e rótulos de produtos para milhares de produtos naturais são verificados e arquivados automaticamente."
"Documentos regulamentares de 33 países africanos, contratos de parceiros e rastos de auditoria são geridos de forma totalmente automática. Um DMS empresarial para uma fintech de 3 mil milhões de dólares."
"Receitas e gestão de medicamentos agora funcionam de forma totalmente automática. Mais tempo para nossos pacientes."
"Documentos centenários agora são pesquisáveis digitalmente. Um marco para nossos arquivos históricos."
"Nossos cuidadores finalmente têm mais tempo para os residentes em vez da burocracia."
"Mais de 500.000 registros digitalizados. Nossos agentes agora encontram todas as informações instantaneamente."
"A gestão de prontuários agora é muito fácil. Tudo capturado e arquivado automaticamente."
"A documentação de heranças e espólios agora é eficiente e sem erros."
"Gestão digital de propriedades para todos os nossos complexos residenciais. Inquilinos e proprietários estão entusiasmados."
"Com o PaperOffice, acelerámos o nosso processamento de faturas em 99%. A IA reconhece automaticamente todos os dados relevantes e atribui-os corretamente."
"O PaperOffice tornou-se indispensável no nosso trabalho diário. Encomendas, orçamentos e faturas são agora automatizados."
"A documentação dos nossos serviços de cuidados é agora digital e automatizada. Mais tempo para os nossos pacientes."
"Desenhos técnicos, listas de materiais e protocolos de qualidade são pesquisáveis instantaneamente. Uma pesquisa que costumava demorar 30 minutos demora agora 30 segundos."
"Os recibos de clientes, as avaliações fiscais e as demonstrações financeiras anuais são classificados e atribuídos automaticamente ao cliente correto. O caos dos recibos é coisa do passado."
"A documentação de projetos, os SLAs e a comunicação com clientes para os nossos projetos de consultoria de TI são classificados e arquivados automaticamente."
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