Q1 Energie AG
A Q1 Energie AG opera mais de 250 postos de combustível na Alemanha. Com PaperOffice AI, o processamento de comprovantes de faturas de fornecedores, documentos de compliance e faturas de postos foi acelerado em 78%.
Confiança de empresas líderes em todo o mundo
A Situação
A Q1 Energie AG gerencia uma rede de mais de 250 postos de combustível com fluxos diários de comprovantes de faturas de fornecedores, protocolos de manutenção, verificações de calibração e documentos de compliance.
Cada posto gera em média 40-60 documentos por semana. A captura e atribuição manual consumiam recursos significativos de pessoal na sede.
Os requisitos regulatórios do setor energético exigem rastreabilidade completa de todos os comprovantes com períodos de retenção de até 10 anos.
Com 250+ postos e 60 documentos por semana por posto, estamos falando de mais de 15.000 comprovantes mensalmente. Processar isso manualmente não era mais sustentável.
Desafio & Solução
Desafios
- Mais de 15.000 comprovantes mensais de 250+ postos
- Tipos documentais heterogêneos: faturas, protocolos de calibração, relatórios de manutenção
- Obrigações regulatórias de retenção de até 10 anos
- Atribuição manual de comprovantes a postos individuais e centros de custo
- Atrasos no fechamento mensal por comprovantes faltantes
Soluções com PaperOffice
- Classificação e extração de dados automática com IA
- Atribuição automática a postos via números de posto reconhecidos por OCR
- Arquivamento de longo prazo auditável com conformidade GoBD
- Dashboard em tempo real para status de comprovantes de todos os postos
- Integração com contabilidade SAP e ERP interno
O Processo de Implementação
Resultados Mensuráveis
Antes vs. Depois
O PaperOffice transformou nosso processamento de comprovantes de um gargalo permanente em um processo de automação suave. 250 postos, um sistema.
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