Receber documentos
Contratos de subvenção, orçamentos, faturas e páginas de cadernos de laboratório são enviados por upload, scanner, pasta monitorizada ou e-mail guardado. O PDF Splitter separa os PDFs agrupados em documentos individuais.
Educação e pesquisa
Contratos de subvenção em inglês, arquivos de contratação e cadernos de laboratório manuscritos: PaperOffice arquivos cada ao projeto.
Prazos de relatório, valores e cláusulas como campos, perguntas em todo o arquivo do projeto, duplicatas detectadas.
Confiança de empresas líderes em todo o mundo
Como funciona
O caminho é o mesmo para o contrato de subvenção, cotação e caderno de laboratório: receber, extrair, verificar, comprovar. Cada projeto permanece separado.
Contratos de subvenção, orçamentos, faturas e páginas de cadernos de laboratório são enviados por upload, scanner, pasta monitorizada ou e-mail guardado. O PDF Splitter separa os PDFs agrupados em documentos individuais.
O AI-OCR lê documentos em inglês, espanhol e francês, bem como cadernos de laboratório manuscritos e formulários. O IDP Agent extrai o projeto, os montantes, os prazos de relatório e as cláusulas contratuais.
Os prazos de relatório e revisão aparecem na visualização do documento e na linha temporal; a deteção de duplicados sinaliza faturas recebidas duas vezes. O Document Chat responde a perguntas como “O manuscrito pode ser submetido?” com base na fonte.
O que a solução abrange
O tempo não é gasto em pesquisa, mas em busca, comprovação e cumprimento de prazos. Estes são os pontos que o PaperOffice abrange.
Cada projeto financiado recebe seu próprio arquivo de projeto com suas próprias permissões, sua própria retenção e sua própria estrutura.
Relatórios, evidências intermediárias e solicitações de fundos vêm com suas datas de vencimento como campos e aparecem na visualização do documento e na linha do tempo.
O AI-OCR lê contratos de subvenção, consórcio e correspondência dos parceiros em espanhol e francês; a tradução adiciona uma versão no seu idioma quando necessário.
Cotações, nota de adjudicação, pedido, nota de entrega e registro de inventário estão no mesmo processo e podem ser consultados juntos.
Os períodos de revisão e as cláusulas de publicação dos contratos de cooperação podem ser consultados, cada resposta com sua fonte.
As páginas do caderno de laboratório e as divulgações manuscritas de invenções são lidas a partir da digitalização e vão para o arquivo do projeto como texto.
Se uma fatura chegar duas vezes, por correio e como PDF, a detecção de duplicados sinaliza a segunda como possível duplicata.
Prazo de retenção por tipo de documento, versões por arquivo e um registro imutável de todas as alterações.
Como o PaperOffice resolve isso
Educação e pesquisa não recebem um produto especial, mas os mesmos módulos que em qualquer outro Workspace.
Segurança e conformidade
Resultados não publicados, divulgações de invenção e contratos com parceiros são confidenciais. A separação, o acesso e a retenção permanecem rastreáveis.
Perguntas de pesquisa
Não. O orçamento, os lançamentos e a gestão dos fundos permanecem em seus sistemas. PaperOffice lida com os documentos relacionados: captura, extração, visualização de prazos e busca. Os dados são transferidos por exportação, REST API ou fluxo de trabalho.
Sim. AI-OCR reconhece texto em muitos idiomas, incluindo inglês, espanhol, francês e português. Os campos vêm em um formato uniforme, e a tradução adiciona uma versão no idioma do usuário ao lado do original quando necessário.
O IDP Agent reconhece relatórios, provas intermediárias e solicitações de fundos com suas datas de vencimento. Ambos aparecem na visualização do documento e na linha do tempo; um acompanhamento garante o cumprimento do prazo antecipado.
Cotações, nota de adjudicação, pedido, nota de entrega, fatura e registro de inventário estão no mesmo processo. O Document Chat mostra as fontes disponíveis; a verificação contra as regras de compras permanece sob responsabilidade do usuário.
A detecção de duplicatas compara o conteúdo e sinaliza a segunda fatura como possível duplicata. O senhor decide se ela é excluída ou mantida como cópia antes que qualquer pagamento seja realizado duas vezes.
Através das permissões Workspaces separadas, a retenção, a profundidade do processamento e o nível de segurança são definidos por Workspace, de modo que cada pessoa vê apenas os projetos atribuídos a ela.
O arquivo mantém versões, prazos de retenção por tipo de documento e um registro imutável de todas as alterações. Isso fornece a comprovação que os órgãos financiadores exigem em uma auditoria.
Estudos de caso
Descubra como empresas transformaram seus processos com PaperOffice AI.
Sucessos mensuráveis dos nossos clientes
"Gestão empresarial de documentos para todas as nossas operações de mineração. Classe mundial."
"Os rótulos farmacêuticos regulamentados pela FDA exigem documentação impecável. O PaperOffice reduziu o nosso processo de aprovação de dias para horas."
"Documentação técnica e processamento de pedidos agora funcionam de forma totalmente automática."
"A digitalização revolucionou nossa administração. As consultas dos cidadãos agora são processadas em minutos em vez de dias."
"Os registos dos pacientes, relatórios médicos e encaminhamentos são capturados e classificados automaticamente. Nossa equipa finalmente tem tempo para os seus pacientes."
"8.000 funcionários e milhares de documentos de hóspedes todos os dias. O PaperOffice digitalizou completamente os nossos processos de back-office."
"Os pedidos de empréstimo e documentos de conformidade são agora processados em minutos em vez de horas. A revisão regulamentar é totalmente automatizada."
"A documentação de projetos de construção e a conformidade agora são digitais e rastreáveis."
"Os formulários de check-in, as faturas e as comunicações com os hóspedes são totalmente digitais. A nossa equipa de concierge foca-se agora em prestar um serviço de excelência."
"A faturação dos postos de gasolina, os documentos dos fornecedores e os registos de conformidade de mais de 250 postos são processados e arquivados automaticamente."
"A documentação relevante para GMP de rótulos funcionais farmacêuticos é agora automatizada. Os rastos de auditoria são impecáveis e acessíveis instantaneamente."
"Plantas, licenças e ficheiros de clientes para as nossas casas de madeira são agora geridos centralmente. Após seis gerações, somos finalmente sem papel."
"Os contratos de fornecedores, certificados e papéis alfandegários para centenas de torrefações em todo o mundo são automaticamente capturados e atribuídos ao produto correto."
"Registos de temperatura, guias de transporte CMR e certificados alimentares são digitalizados e atribuídos automaticamente à encomenda. As atribuições incorretas são coisa do passado."
"Licenças de transporte pesado, planos de rota e documentação de projetos estão agora acessíveis digitalmente de forma instantânea. Acabaram as pesquisas em pastas."
"Documentos alfandegários, talões de armazém e ordens de expedição para a nossa rede na Europa de Leste são classificados automaticamente. Quatro gerações de logística, finalmente digital."
"Especificações de impressão, aprovações de clientes e certificados de materiais são agora acessíveis centralmente. A taxa de erro na produção caiu para quase zero."
"Certificados de sustentabilidade, contratos de fornecedores e especificações de clientes são processados automaticamente. Precisão suíça, agora também digital."
"Licenças de construção, contratos de subempreiteiros e protocolos de aceitação para as nossas propriedades comerciais estão agora totalmente documentados digitalmente."
"Contratos de compra, dossiês e ficheiros de clientes de mais de 30 anos de liderança de mercado são agora pesquisáveis digitalmente. Cada agente encontra tudo em segundos."
"Documentos de frete marítimo, declarações alfandegárias e conhecimentos de embarque são capturados automaticamente. A logística do Mar Báltico nunca foi tão eficiente."
"Milhares de pedidos de embalagem personalizados por semana, incluindo aprovações de design, dados de impressão e documentos de entrega. O PaperOffice mantém tudo unido."
"A documentação do laboratório de patologia e as certificações de dispositivos são agora totalmente automatizadas. Rastreabilidade impecável para cada amostra."
"Documentos de empréstimo, documentos de garantia e correspondência com clientes são processados em minutos em vez de horas. A revisão regulamentar é impecável."
"Especificações técnicas, certificados de qualidade e protocolos de reciclagem para a nossa produção de aço são centrais e acessíveis instantaneamente."
"As especificações de rótulos farmacêuticos e cosméticos com requisitos regulamentares são verificadas e aprovadas automaticamente. Acabaram as listas de verificação manuais."
"Documentos KYC, relatórios de investimento e registos regulamentares são classificados em segundos. Como um robo-advisor regulamentado pela MAS, a conformidade impecável é essencial."
"Fichas de dados de segurança, licenças de transporte e documentos ADR para logística química são atribuídos automaticamente. Tolerância zero para erros."
"Certificados de autenticidade, registos de fornecedores e garantias de clientes para as nossas coleções de pérolas são arquivados automaticamente e acessíveis instantaneamente."
"Pedidos de empréstimo para PMEs, documentos de garantia e relatórios regulamentares são classificados automaticamente. Os nossos consultores têm mais tempo para aconselhamento ao cliente."
"Ficheiros de clientes de mais de 135 anos de história bancária estão a ser digitalizados sucessivamente. 5.000 funcionários têm agora acesso instantâneo a todos os documentos."
"Pedidos de microcrédito e documentos de conformidade para milhões de clientes são agora processados em minutos em vez de dias. Uma revolução para a inclusão financeira."
"Centenas de milhares de guias de remessa e talões de devolução por dia são processados automaticamente. O principal fornecedor de logística de e-commerce do Vietname, agora sem papel."
"Protocolos de fabricação CNC, certificados de materiais e especificações de clientes para projetos de petróleo, gás e aeroespaciais estão agora totalmente documentados digitalmente."
"A Vision 2030 exige a digitalização completa. O PaperOffice processa documentos governamentais para a estrutura digital da Arábia Saudita."
"Certificados de materiais, protocolos de têmpera e especificações de clientes são atribuídos automaticamente à encomenda correta. O único fabricante de Q&T da Austrália, agora sem papel."
"Protocolos de soldadura, cálculos estruturais e planos de projeto são geridos digitalmente. As nossas equipas de oficina têm acesso em tempo real."
"Certificados aeroespaciais, programas CNC e tolerâncias de clientes são classificados automaticamente. As evidências da AS9100 nunca estiveram tão à mão."
"Contratos de comerciantes, documentos KYC e talões de transação para centenas de milhares de PMEs são processados em segundos. A revolução de pagamentos do México, sem papel."
"A documentação da colheita, certificados de exportação e protocolos de qualidade para os nossos Malbecs de altitude são arquivados automaticamente. 120 anos de tradição vitivinícola, agora digital."
"Milhões de utilizadores verificados e documentos regulamentares são processados de forma totalmente automática. Escalar sem papel."
"Documentos de integração de comerciantes e registos de conformidade para o principal fornecedor de pagamentos da África são processados em minutos em vez de dias."
"Certificados biológicos, auditorias de fornecedores e rótulos de produtos para milhares de produtos naturais são verificados e arquivados automaticamente."
"Documentos regulamentares de 33 países africanos, contratos de parceiros e rastos de auditoria são geridos de forma totalmente automática. Um DMS empresarial para uma fintech de 3 mil milhões de dólares."
"Receitas e gestão de medicamentos agora funcionam de forma totalmente automática. Mais tempo para nossos pacientes."
"Documentos centenários agora são pesquisáveis digitalmente. Um marco para nossos arquivos históricos."
"Nossos cuidadores finalmente têm mais tempo para os residentes em vez da burocracia."
"Mais de 500.000 registros digitalizados. Nossos agentes agora encontram todas as informações instantaneamente."
"A gestão de prontuários agora é muito fácil. Tudo capturado e arquivado automaticamente."
"A documentação de heranças e espólios agora é eficiente e sem erros."
"Gestão digital de propriedades para todos os nossos complexos residenciais. Inquilinos e proprietários estão entusiasmados."
"Com o PaperOffice, acelerámos o nosso processamento de faturas em 99%. A IA reconhece automaticamente todos os dados relevantes e atribui-os corretamente."
"O PaperOffice tornou-se indispensável no nosso trabalho diário. Encomendas, orçamentos e faturas são agora automatizados."
"A documentação dos nossos serviços de cuidados é agora digital e automatizada. Mais tempo para os nossos pacientes."
"Desenhos técnicos, listas de materiais e protocolos de qualidade são pesquisáveis instantaneamente. Uma pesquisa que costumava demorar 30 minutos demora agora 30 segundos."
"Os recibos de clientes, as avaliações fiscais e as demonstrações financeiras anuais são classificados e atribuídos automaticamente ao cliente correto. O caos dos recibos é coisa do passado."
"A documentação de projetos, os SLAs e a comunicação com clientes para os nossos projetos de consultoria de TI são classificados e arquivados automaticamente."
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Conferir à mão se os dossiês estão completos? Cada dado obrigatório faltante vira uma tarefa de revisão. Universidades e institutos de pesquisa gerenciam inscrições, convênios de fomento, compras e cadernos de laboratório.
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