Captura de documentos
Os documentos vêm da caixa de entrada de RH, do scanner, por upload ou do software de folha de pagamento. Arquivos físicos podem ser digitalizados em lote.
Processo do Dossiê Pessoal
Documentos de RH surgem continuamente: candidatura, contrato, adendo, certificado, declaração. A PaperOffice os organiza.
Um dossiê por pessoa, direitos por função, prazo por documento, protocolo sobre cada acesso.
Confiança de empresas líderes em todo o mundo
Como funciona
O dossiê pessoal tem dois requisitos: tudo deve ser encontrável e quase nada pode ser visível para todos.
Os documentos vêm da caixa de entrada de RH, do scanner, por upload ou do software de folha de pagamento. Arquivos físicos podem ser digitalizados em lote.
A classificação reconhece o tipo de documento, a conferência encontra a pessoa e a regra determina a seção do dossiê, função e visibilidade. Dados sensíveis podem ser ofuscados.
Cada documento tem prazo de retenção e data de exclusão; para contratos e certificados há também datas de vencimento. Período experimental, contrato por tempo determinado e fim do certificado notificam-se automaticamente.
O que a solução abrange
Um processo pessoal só é bom quando o RH encontra rapidamente as informações e, ao mesmo tempo, ninguém vê mais do que deveria.
Todos os documentos de um colaborador estão em um único local, organizados por áreas de arquivo em vez da data de arquivamento.
Contratos, adendos, declarações de trabalho, certificados, certificações e faturas são reconhecidos e classificados corretamente.
Nome, foto, data de nascimento e origem podem ser ocultados para a fase de seleção; o original permanece inalterado.
Se um documento se aplica a vários colaboradores, o RH decide, evitando que ele vá para o processo errado.
Certificados e alterações de dados mestre são enviados como registro para seu software de folha de pagamento, via exportação, API ou workflow.
Cada versão, adição e acesso podem ser rastreados com a pessoa e o horário.
Permissões dependem da função e da área do processo. Gestores veem avaliações, mas não dados de saúde.
Fim do período experimental, término de contrato, validade de certificados e prazos de exclusão aparecem a tempo como tarefas.
Como o PaperOffice resolve isso
O processo pessoal não precisa de um sistema próprio. É um espaço de trabalho com regras mais estritas.
Segurança e conformidade
No processo estão informações de saúde, salário e avaliações. Visibilidade, prazos e registro são, portanto, parte do arquivamento.
Perguntas sobre o processo pessoal
Via digitalização em lote ou importação em massa. A classificação determina o tipo de documento, a correspondência atribui a pessoa, e casos sem atribuição clara vão para uma lista de verificação em vez do processo errado.
As permissões dependem da função e da área do processo, não do documento individual. Um gestor pode ver avaliações sem acesso a certificações ou faturas, e cada acesso fica registrado.
Certificados de incapacidade laboral e documentos semelhantes ficam em uma área de processo com acesso mais restrito. Informações que não pertencem ao processo podem ser ocultadas antes do arquivamento.
Sim. Para a fase de seleção, é fornecida uma versão sem nome, foto, data de nascimento e características semelhantes. O original permanece inalterado e acessível aos responsáveis.
Após o prazo definido por tipo de documento, por exemplo, saída mais um número específico de anos. Antes do vencimento, aparece uma tarefa; a exclusão ocorre após aprovação, e o processo fica registrado.
O Audit-Center mostra quem abriu, modificou ou exportou qual documento e quando. Uma solicitação de informação pode ser respondida reunindo todos os documentos de uma pessoa.
Sim. O contrato ou adendo vai como solicitação de assinatura ao colaborador, a confirmação ocorre por código, e o PDF assinado fica com o certificado diretamente no processo.
Resultados mensuráveis dos nossos clientes
"Gestão empresarial de documentos para todas as nossas operações de mineração. Classe mundial."
"Os rótulos farmacêuticos regulamentados pela FDA exigem documentação impecável. O PaperOffice reduziu o nosso processo de aprovação de dias para horas."
"Documentação técnica e processamento de pedidos agora funcionam de forma totalmente automática."
"A digitalização revolucionou nossa administração. As consultas dos cidadãos agora são processadas em minutos em vez de dias."
"Os registos dos pacientes, relatórios médicos e encaminhamentos são capturados e classificados automaticamente. Nossa equipa finalmente tem tempo para os seus pacientes."
"8.000 funcionários e milhares de documentos de hóspedes todos os dias. O PaperOffice digitalizou completamente os nossos processos de back-office."
"Os pedidos de empréstimo e documentos de conformidade são agora processados em minutos em vez de horas. A revisão regulamentar é totalmente automatizada."
"A documentação de projetos de construção e a conformidade agora são digitais e rastreáveis."
"Os formulários de check-in, as faturas e as comunicações com os hóspedes são totalmente digitais. A nossa equipa de concierge foca-se agora em prestar um serviço de excelência."
"A faturação dos postos de gasolina, os documentos dos fornecedores e os registos de conformidade de mais de 250 postos são processados e arquivados automaticamente."
"A documentação em conformidade com as BPF (GMP) para rótulos funcionais farmacêuticos é agora totalmente automatizada. Os rastos de auditoria são impecáveis e acessíveis instantaneamente."
"Plantas, licenças e ficheiros de clientes para as nossas casas de madeira são agora geridos centralmente. Após seis gerações, somos finalmente sem papel."
"Os contratos de fornecedores, certificados e papéis alfandegários para centenas de torrefações em todo o mundo são automaticamente capturados e atribuídos ao produto correto."
"Registos de temperatura, guias de transporte CMR e certificados alimentares são digitalizados e atribuídos automaticamente à encomenda. As atribuições incorretas são coisa do passado."
"Licenças de transporte pesado, planos de rota e documentação de projetos estão agora acessíveis digitalmente de forma instantânea. Acabaram as pesquisas em pastas."
"Documentos alfandegários, talões de armazém e ordens de expedição para a nossa rede na Europa de Leste são classificados automaticamente. Quatro gerações de logística, finalmente digital."
"Especificações de impressão, aprovações de clientes e certificados de materiais são agora acessíveis centralmente. A taxa de erro na produção caiu para quase zero."
"Certificados de sustentabilidade, contratos de fornecedores e especificações de clientes são processados automaticamente. Precisão suíça, agora também digital."
"Licenças de construção, contratos de subempreiteiros e protocolos de aceitação para as nossas propriedades comerciais estão agora totalmente documentados digitalmente."
"Contratos de compra, dossiês e ficheiros de clientes de mais de 30 anos de liderança de mercado são agora pesquisáveis digitalmente. Cada agente encontra tudo em segundos."
"Documentos de frete marítimo, declarações alfandegárias e conhecimentos de embarque são capturados automaticamente. A logística do Mar Báltico nunca foi tão eficiente."
"Milhares de pedidos de embalagem personalizados por semana, incluindo aprovações de design, dados de impressão e documentos de entrega. O PaperOffice mantém tudo unido."
"A documentação do laboratório de patologia e as certificações de dispositivos são agora totalmente automatizadas. Rastreabilidade impecável para cada amostra."
"Documentos de empréstimo, documentos de garantia e correspondência com clientes são processados em minutos em vez de horas. A revisão regulamentar é impecável."
"Especificações técnicas, certificados de qualidade e protocolos de reciclagem para a nossa produção de aço são centrais e acessíveis instantaneamente."
"As especificações de rótulos farmacêuticos e cosméticos com requisitos regulamentares são verificadas e aprovadas automaticamente. Acabaram as listas de verificação manuais."
"Documentos KYC, relatórios de investimento e registos regulamentares são classificados em segundos. Como um robo-advisor regulamentado pela MAS, a conformidade impecável é essencial."
"Fichas de dados de segurança, licenças de transporte e documentos ADR para logística química são atribuídos automaticamente. Tolerância zero para erros."
"Certificados de autenticidade, registos de fornecedores e garantias de clientes para as nossas coleções de pérolas são arquivados automaticamente e acessíveis instantaneamente."
"Pedidos de empréstimo para PMEs, documentos de garantia e relatórios regulamentares são classificados automaticamente. Os nossos consultores têm mais tempo para aconselhamento ao cliente."
"Ficheiros de clientes de mais de 135 anos de história bancária estão a ser digitalizados sucessivamente. 5.000 funcionários têm agora acesso instantâneo a todos os documentos."
"Pedidos de microcrédito e documentos de conformidade para milhões de clientes são agora processados em minutos em vez de dias. Uma revolução para a inclusão financeira."
"Centenas de milhares de guias de remessa e talões de devolução por dia são processados automaticamente. O principal fornecedor de logística de e-commerce do Vietname, agora sem papel."
"Protocolos de fabricação CNC, certificados de materiais e especificações de clientes para projetos de petróleo, gás e aeroespaciais estão agora totalmente documentados digitalmente."
"A Vision 2030 exige a digitalização completa. O PaperOffice processa documentos governamentais para a estrutura digital da Arábia Saudita."
"Certificados de materiais, protocolos de têmpera e especificações de clientes são atribuídos automaticamente à encomenda correta. O único fabricante de Q&T da Austrália, agora sem papel."
"Protocolos de soldadura, cálculos estruturais e planos de projeto são geridos digitalmente. As nossas equipas de oficina têm acesso em tempo real."
"Certificados aeroespaciais, programas CNC e tolerâncias de clientes são classificados automaticamente. A conformidade com a AS9100 nunca foi tão fácil."
"Contratos de comerciantes, documentos KYC e talões de transação para centenas de milhares de PMEs são processados em segundos. A revolução de pagamentos do México, sem papel."
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"Milhões de utilizadores verificados e documentos regulamentares são processados de forma totalmente automática. Escalar sem papel."
"Documentos de integração de comerciantes e registos de conformidade para o principal fornecedor de pagamentos da África são processados em minutos em vez de dias."
"Certificados biológicos, auditorias de fornecedores e rótulos de produtos para milhares de produtos naturais são verificados e arquivados automaticamente."
"Documentos regulamentares de 33 países africanos, contratos de parceiros e rastos de auditoria são geridos de forma totalmente automática. Um DMS empresarial para uma fintech de 3 mil milhões de dólares."
"Receitas e gestão de medicamentos agora funcionam de forma totalmente automática. Mais tempo para nossos pacientes."
"Documentos centenários agora são pesquisáveis digitalmente. Um marco para nossos arquivos históricos."
"Nossos cuidadores finalmente têm mais tempo para os residentes em vez da burocracia."
"Mais de 500.000 registros digitalizados. Nossos agentes agora encontram todas as informações instantaneamente."
"A gestão de prontuários agora é muito fácil. Tudo capturado e arquivado automaticamente."
"A documentação de heranças e espólios agora é eficiente e sem erros."
"Gestão digital de propriedades para todos os nossos complexos residenciais. Inquilinos e proprietários estão entusiasmados."
"Com o PaperOffice, acelerámos o nosso processamento de faturas em 99%. A IA reconhece automaticamente todos os dados relevantes e atribui-os corretamente."
"O PaperOffice tornou-se indispensável no nosso trabalho diário. Encomendas, orçamentos e faturas são agora automatizados."
"A documentação dos nossos serviços de cuidados é agora digital e automatizada. Mais tempo para os nossos pacientes."
"Desenhos técnicos, listas de materiais e protocolos de qualidade são pesquisáveis instantaneamente. Uma pesquisa que costumava demorar 30 minutos demora agora 30 segundos."
"Os recibos de clientes, as avaliações fiscais e as demonstrações financeiras anuais são classificados e atribuídos automaticamente ao cliente correto. O caos dos recibos é coisa do passado."
"A documentação de projetos, os SLAs e a comunicação com clientes para os nossos projetos de consultoria de TI são classificados e arquivados automaticamente."
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