Criar
Escolher nome, propósito e tipo: Padrão, Negócio ou Conformidade. Mais profundidade de processamento de arquivo a Ultra, local de armazenamento Cloud UE ou montagem de armazenamento própria, período de retenção e idioma.
Workspaces · Módulo do AI-DMS
Os Workspaces separam documentos por cliente, departamento ou projeto, com nível de segurança e processamento próprios.
Padrão para rascunhos, Negócio para contratos e pessoal, Conformidade para setores regulados. Atualização a qualquer momento.
Confiança de empresas líderes em todo o mundo
Como funciona
Um Workspace é mais do que uma pasta: tem nível de segurança, profundidade de processamento, local de armazenamento, retenção e direitos.
Escolher nome, propósito e tipo: Padrão, Negócio ou Conformidade. Mais profundidade de processamento de arquivo a Ultra, local de armazenamento Cloud UE ou montagem de armazenamento própria, período de retenção e idioma.
Por Workspace senha, permissão de duas pessoas ou SMS, papelera, proteção WORM, permissões externas com validade; em Conformidade adicionalmente lista branca de IPs, obrigatoriedade de 2FA, marcas d'água e criptografia de hardware.
Utilizadores e grupos recebem direitos por Workspace, agentes e MCP respeitam-nos. Uma atualização do nível é possível a qualquer momento, uma redução não é por motivos de conformidade.
Capacidades
O que um Workspace define vale para cada documento nele contido, na aplicação, API e MCP.
Padrão, Negócio e Conformidade, selecionável por Workspace, atualizável a qualquer momento.
AES-256 em toda parte, em Conformidade adicionalmente criptografia de hardware, HSM e criptografia de fragmentos.
Padrão elimina definitivamente, Negócio e Conformidade com papelera e recuperação.
Modo à prova de revisão por Workspace, período de retenção em anos, uma vez ativado não pode ser desligado.
Senha do Workspace, permissão SMS ou de duas pessoas, permissões externas com validade e acesso telefónico.
Utilizadores e grupos com direitos de leitura, escrita e admin por Workspace.
Cloud UE ou montagem de armazenamento própria, definida por Workspace.
Cada acesso, cada alteração e cada mudança de nível registados.
Comparação
A questão é se a segurança depende do conteúdo ou de todo o sistema.
| Comparação | Permissões de pasta | Um nível de segurança para tudo | Workspaces PaperOffice |
|---|---|---|---|
| Nível de segurança | Direitos por pasta | Tudo igualmente rigoroso | Três níveis por Workspace |
| Processamento | Não mapeado | Global | Profundidade por Workspace |
| Local de armazenamento | Uma unidade | Um armazenamento | Cloud UE ou BYOS por Workspace |
| Integridade documental (Revisão segura) | Nenhuma | Para todos ou para nenhum | WORM e prazos por Workspace |
| Permissão externa | Link sem controle | Conta de convidado | Permissão com validade, PIN e telefone |
curl -X POST \ "https://api.paperoffice.ai/latest/documents/workspaces-create" \ -H "Authorization: Bearer po_ut_YOUR_API_KEY" \ -F "name=Verträge 2026" \ -F "type=department" \ -F "workspace_tier=business" \ -F "ai_dms_mode=premium" \ -F "storage_mode=cloud" curl -X POST \ "https://api.paperoffice.ai/latest/documents/workspaces-update" \ -H "Authorization: Bearer po_ut_YOUR_API_KEY" \ -F "id=1553" \ -F "workspace_tier=compliance" \ -F "is_revision_secure=true" \ -F "retention_years=10" curl -X POST \ "https://api.paperoffice.ai/latest/workspaces/access-check" \ -H "Authorization: Bearer po_ut_YOUR_API_KEY" \ -F "workspace_id=1553" Para programadores
Criar com tipo, profundidade e local de armazenamento, atualizar e ativar WORM, verificar acesso e bloqueios.
Nome, tipo, nível de segurança, profundidade de processamento, local de armazenamento e retenção numa chamada.
Aumentar nível, ativar WORM, prorrogar prazo, sem downgrade.
Workspaces e verificação de acesso como ferramentas no Claude, ChatGPT e Cursor.
Segurança e conformidade
Direitos, senhas, permissões e retenção de um workspace valem igualmente para o aplicativo web, aplicativo móvel, API e MCP. Processamento e armazenamento em nossos próprios datacenters na UE.
Perguntas frequentes
Standard oferece AES-256, listas de acesso e exclusão definitiva. Business complementa com lixeira, ativação WORM, senha do workspace, SMS ou liberação por duas pessoas e liberações externas. Compliance complementa com criptografia de hardware via HSM, criptografia por chunk, whitelist de IP, obrigatoriedade de 2FA, marca d'água e entrega protegida.
Upgrade sim, a qualquer momento. Um downgrade não é possível por motivos de conformidade, assim como desligar o WORM.
Profundidade de processamento do arquivo ao Ultra, local de armazenamento na nuvem da UE ou montagem de armazenamento própria, prazo de retenção, idioma e direitos para usuários e grupos.
O acesso ao workspace deve ser confirmado por uma segunda pessoa autorizada, alternativamente por código SMS. Ambos são configuráveis por workspace.
Sim, através de liberações com data de expiração, direitos de leitura ou gravação, opcionalmente com acesso telefônico via Phone Agent. Externos veem apenas este workspace.
Sim. Agentes de chat, telefone e tickets, REST-API e servidor MCP operam com os direitos do workspace; não há acesso especial.
Sim. Criação, alteração, upgrade de workspaces e verificação de acesso estão disponíveis via REST-API e no servidor MCP.
Sucessos mensuráveis dos nossos clientes
"Gestão empresarial de documentos para todas as nossas operações de mineração. Classe mundial."
"Os rótulos farmacêuticos regulamentados pela FDA exigem documentação impecável. O PaperOffice reduziu o nosso processo de aprovação de dias para horas."
"Documentação técnica e processamento de pedidos agora funcionam de forma totalmente automática."
"A digitalização revolucionou nossa administração. As consultas dos cidadãos agora são processadas em minutos em vez de dias."
"Os registos dos pacientes, relatórios médicos e encaminhamentos são capturados e classificados automaticamente. Nossa equipa finalmente tem tempo para os seus pacientes."
"8.000 funcionários e milhares de documentos de hóspedes todos os dias. O PaperOffice digitalizou completamente os nossos processos de back-office."
"Os pedidos de empréstimo e documentos de conformidade são agora processados em minutos em vez de horas. A revisão regulamentar é totalmente automatizada."
"A documentação de projetos de construção e a conformidade agora são digitais e rastreáveis."
"Os formulários de check-in, as faturas e as comunicações com os hóspedes são totalmente digitais. A nossa equipa de concierge foca-se agora em prestar um serviço de excelência."
"A faturação dos postos de gasolina, os documentos dos fornecedores e os registos de conformidade de mais de 250 postos são processados e arquivados automaticamente."
"A documentação em conformidade com as BPF (GMP) para rótulos funcionais farmacêuticos é agora totalmente automatizada. Os rastos de auditoria são impecáveis e acessíveis instantaneamente."
"Plantas, licenças e ficheiros de clientes para as nossas casas de madeira são agora geridos centralmente. Após seis gerações, somos finalmente sem papel."
"Os contratos de fornecedores, certificados e papéis alfandegários para centenas de torrefações em todo o mundo são automaticamente capturados e atribuídos ao produto correto."
"Registos de temperatura, guias de transporte CMR e certificados alimentares são digitalizados e atribuídos automaticamente à encomenda. As atribuições incorretas são coisa do passado."
"Licenças de transporte pesado, planos de rota e documentação de projetos estão agora acessíveis digitalmente de forma instantânea. Acabaram as pesquisas em pastas."
"Documentos alfandegários, talões de armazém e ordens de expedição para a nossa rede na Europa de Leste são classificados automaticamente. Quatro gerações de logística, finalmente digital."
"Especificações de impressão, aprovações de clientes e certificados de materiais são agora acessíveis centralmente. A taxa de erro na produção caiu para quase zero."
"Certificados de sustentabilidade, contratos de fornecedores e especificações de clientes são processados automaticamente. Precisão suíça, agora também digital."
"Licenças de construção, contratos de subempreiteiros e protocolos de aceitação para as nossas propriedades comerciais estão agora totalmente documentados digitalmente."
"Contratos de compra, dossiês e ficheiros de clientes de mais de 30 anos de liderança de mercado são agora pesquisáveis digitalmente. Cada agente encontra tudo em segundos."
"Documentos de frete marítimo, declarações alfandegárias e conhecimentos de embarque são capturados automaticamente. A logística do Mar Báltico nunca foi tão eficiente."
"Milhares de pedidos de embalagem personalizados por semana, incluindo aprovações de design, dados de impressão e documentos de entrega. O PaperOffice mantém tudo unido."
"A documentação do laboratório de patologia e as certificações de dispositivos são agora totalmente automatizadas. Rastreabilidade impecável para cada amostra."
"Documentos de empréstimo, documentos de garantia e correspondência com clientes são processados em minutos em vez de horas. A revisão regulamentar é impecável."
"Especificações técnicas, certificados de qualidade e protocolos de reciclagem para a nossa produção de aço são centrais e acessíveis instantaneamente."
"As especificações de rótulos farmacêuticos e cosméticos com requisitos regulamentares são verificadas e aprovadas automaticamente. Acabaram as listas de verificação manuais."
"Documentos KYC, relatórios de investimento e registos regulamentares são classificados em segundos. Como um robo-advisor regulamentado pela MAS, a conformidade impecável é essencial."
"Fichas de dados de segurança, licenças de transporte e documentos ADR para logística química são atribuídos automaticamente. Tolerância zero para erros."
"Certificados de autenticidade, registos de fornecedores e garantias de clientes para as nossas coleções de pérolas são arquivados automaticamente e acessíveis instantaneamente."
"Pedidos de empréstimo para PMEs, documentos de garantia e relatórios regulamentares são classificados automaticamente. Os nossos consultores têm mais tempo para aconselhamento ao cliente."
"Ficheiros de clientes de mais de 135 anos de história bancária estão a ser digitalizados sucessivamente. 5.000 funcionários têm agora acesso instantâneo a todos os documentos."
"Pedidos de microcrédito e documentos de conformidade para milhões de clientes são agora processados em minutos em vez de dias. Uma revolução para a inclusão financeira."
"Centenas de milhares de guias de remessa e talões de devolução por dia são processados automaticamente. O principal fornecedor de logística de e-commerce do Vietname, agora sem papel."
"Protocolos de fabricação CNC, certificados de materiais e especificações de clientes para projetos de petróleo, gás e aeroespaciais estão agora totalmente documentados digitalmente."
"A Vision 2030 exige a digitalização completa. O PaperOffice processa documentos governamentais para a estrutura digital da Arábia Saudita."
"Certificados de materiais, protocolos de têmpera e especificações de clientes são atribuídos automaticamente à encomenda correta. O único fabricante de Q&T da Austrália, agora sem papel."
"Protocolos de soldadura, cálculos estruturais e planos de projeto são geridos digitalmente. As nossas equipas de oficina têm acesso em tempo real."
"Certificados aeroespaciais, programas CNC e tolerâncias de clientes são classificados automaticamente. A conformidade com a AS9100 nunca foi tão fácil."
"Contratos de comerciantes, documentos KYC e talões de transação para centenas de milhares de PMEs são processados em segundos. A revolução de pagamentos do México, sem papel."
"A documentação da colheita, certificados de exportação e protocolos de qualidade para os nossos Malbecs de altitude são arquivados automaticamente. 120 anos de tradição vitivinícola, agora digital."
"Milhões de utilizadores verificados e documentos regulamentares são processados de forma totalmente automática. Escalar sem papel."
"Documentos de integração de comerciantes e registos de conformidade para o principal fornecedor de pagamentos da África são processados em minutos em vez de dias."
"Certificados biológicos, auditorias de fornecedores e rótulos de produtos para milhares de produtos naturais são verificados e arquivados automaticamente."
"Documentos regulamentares de 33 países africanos, contratos de parceiros e rastos de auditoria são geridos de forma totalmente automática. Um DMS empresarial para uma fintech de 3 mil milhões de dólares."
"Receitas e gestão de medicamentos agora funcionam de forma totalmente automática. Mais tempo para nossos pacientes."
"Documentos centenários agora são pesquisáveis digitalmente. Um marco para nossos arquivos históricos."
"Nossos cuidadores finalmente têm mais tempo para os residentes em vez da burocracia."
"Mais de 500.000 registros digitalizados. Nossos agentes agora encontram todas as informações instantaneamente."
"A gestão de prontuários agora é muito fácil. Tudo capturado e arquivado automaticamente."
"A documentação de heranças e espólios agora é eficiente e sem erros."
"Gestão digital de propriedades para todos os nossos complexos residenciais. Inquilinos e proprietários estão entusiasmados."
"Com o PaperOffice, acelerámos o nosso processamento de faturas em 99%. A IA reconhece automaticamente todos os dados relevantes e atribui-os corretamente."
"O PaperOffice tornou-se indispensável no nosso trabalho diário. Encomendas, orçamentos e faturas são agora automatizados."
"A documentação dos nossos serviços de cuidados é agora digital e automatizada. Mais tempo para os nossos pacientes."
"Desenhos técnicos, listas de materiais e protocolos de qualidade são pesquisáveis instantaneamente. Uma pesquisa que costumava demorar 30 minutos demora agora 30 segundos."
"Os recibos de clientes, as avaliações fiscais e as demonstrações financeiras anuais são classificados e atribuídos automaticamente ao cliente correto. O caos dos recibos é coisa do passado."
"A documentação de projetos, os SLAs e a comunicação com clientes para os nossos projetos de consultoria de TI são classificados e arquivados automaticamente."
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