A caixa de entrada que pensa junto com você: PaperOffice AI em n8n, passo a passo

Olá e bem-vindo à Academia PaperOffice AI. Neste episódio, construímos uma caixa de entrada inteligente em n8n que pensa junto com você. Uma digitalização em lote chega e, ao final, cada documento é reconhecido, arquivado, verificado e correspondido ao seu pedido. Onde algo não se encaixa, um humano decide.

Resultado primeiro: Uma execução real, humanos decidem

Antes de construirmos qualquer coisa, vamos observar o resultado primeiro. Uma execução real. Depois, construiremos passo a passo. Nosso exemplo é uma varredura em lote com seis páginas: uma ordem de compra, uma nota de entrega e quatro faturas. Em uma delas, um novo número de conta bancária aparece subitamente. Estou enviando a varredura em lote para o webhook. Seis páginas em um único PDF, exatamente como saem do scanner. Na lista de execuções, a execução começa. O Split separa os documentos, o IDP lê os campos e cada fatura sinalizada passa pela verificação Ultra. Isso leva alguns minutos, então eu acelero. A execução reconheceu seis documentos, arquivou-os e correlacionou as ordens. Para cada documento com um motivo, uma tarefa agora está aguardando. E o fluxo de trabalho dorme e espera por nós. Em PaperOffice, as tarefas estão listadas sob Humano no Loop, cada uma com seu motivo. PaperOffice já conhece esta fatura. É a segunda cópia da fatura da Iberica, com um carimbo de recebimento. O fluxo de trabalho relata a duplicidade, e a visualização de revisão indica o original. Eu a rejeito, com um motivo. Para esta fatura, a verificação relata um alto risco de fraude: o fornecedor fornece uma nova conta bancária. A partir de uma pontuação de sete, um documento é automaticamente colocado em quarentena. Eu rejeito este também. A fatura de quarenta e sete mil euros é irrelevante. Antes de aprová-la, confirmo os campos extraídos. Em seguida: Aprovar. Decido as três tarefas restantes da mesma forma. Cada decisão acorda a execução por meio do segundo webhook. Após a última, está concluído: cerca de trinta minutos, e a maior parte desse tempo foi de espera por nós. O resultado em PaperOffice: os documentos aprovados estão nos Northstar Documents, e as faturas são seguras contra revisões até o final de 2036. Em Atividades, há a nota do fluxo de trabalho. A duplicidade está na Quarentena Workspace, com uma retenção legal e uma nota também. Ela não pode mais ser excluída. E esta é exatamente a caixa de entrada que estamos construindo agora, passo a passo, com nós HTTP simples em n8n. Dez etapas.

Etapa 1 de 10: Entrada

A etapa um é a entrada. Preparei os nós para cada etapa. Eu os colo e os coloco no lugar. O Webhook recebe o arquivo via POST. É protegido por Header-Auth: Apenas aqueles que enviam a chave correta no cabeçalho têm acesso concedido. As respostas não são automáticas, mas são tratadas por meio de nós de resposta dedicados. Se o arquivo estiver ausente, o processo prossegue diretamente para a resposta e o remetente recebe imediatamente uma mensagem de erro clara.

Etapa 2 de 10: Split Agent

A etapa dois é o Split Agent. Conecta-se ao input, especificamente ao branch onde o ficheiro está localizado. Uma única chamada à API PaperOffice, um POST para a interface de trabalho. As credenciais são armazenadas como Header-Auth em n8n, não dentro do nó em si. O corpo contém o modelo pdf_ai_split, o modelo ultra, a pista de processamento, uma regra para nomes de ficheiros, o idioma e, claro, o ficheiro. A tarefa está a correr em segundo plano. Portanto, o workflow consulta o trabalho a cada seis segundos até que esteja concluído. Uma vez que o lote tenha sido dividido, o workflow responde com 202 Accepted e continua com o resto, sem fazer o remetente esperar.

Etapa 3 de 10: Documento por documento

A etapa três vai documento por documento. O loop retira sempre exatamente um documento do resultado do Split Agent. Em seguida, o workflow descarrega o ficheiro do documento através do seu link de descarga.

Etapa 4 de 10: IDP Agent

A etapa quatro é o IDP Agent. Mais uma vez, uma única chamada, desta vez utilizando o modelo document_idp. Para faturas, ordens de compra e notas de entrega, são retornados os seguintes campos: fornecedor, número, data, montantes e itens da linha, juntamente com as suas localizações correspondentes no documento original.

Etapa 5 de 10: Arquivamento + Knowledge Graph

Etapa cinco: Arquivamento e Knowledge Graph. document-put coloca o documento no Workspace n8n Compras. procurement_bind então vincula a fatura e a nota de entrega ao seu pedido, utilizando o número do pedido de compra que o IDP Agent encontrou.

Etapa 6 de 10: AI-DMS Ultra

A etapa seis é AI-DMS Ultra. Nem todo documento requer análise completa; portanto, regras são fornecidas aqui. Um valor superior a 1.000 euros, uma incompatibilidade no tipo de documento, um montante obrigatório ausente ou um desvio na correspondência tripla. Se uma regra se aplicar, o fluxo de trabalho ordena Ultra exatamente para este documento.

Etapa 7 de 10: Tarefa de auditoria e revisão

Etapa sete: tarefa de auditoria e revisão. O fluxo de trabalho lê o risco de fraude e seu raciocínio do documento. Através da interface de tarefa, ele então cria uma tarefa para um humano: especificando quem irá revisar, o prazo, o nível de urgência e o documento associado. É aqui que um analisador atinge seu limite. LlamaParse e Mistral OCR fornecem texto e estrutura. Eles não incluem um processo de verificação com tarefa, atribuição, prazo e comprovação. Você precisaria construir isso por conta própria.

Etapa 8 de 10: Correspondência tripla

A etapa oito é a conciliação tripla. O loop possui duas saídas. A primeira é acionada quando todos os documentos estão concluídos. Eu a conecto à conciliação tripla. O procurement_review verifica cada transação: os dados do cabeçalho e os itens da linha do pedido de compra, da nota de entrega e da fatura correspondem? Caso haja quaisquer divergências, isso também gerará uma tarefa.

Etapa 9 de 10: Aguardando o ser humano

Etapa nove: Aguardando o ser humano. O fluxo de trabalho registra-se com seu endereço de despertar em PaperOffice e, em seguida, entra em suspensão sem limite de tempo. Quando uma decisão é tomada em PaperOffice, o PaperOffice reporta a decisão para um segundo webhook. Ele localiza qual execução está aguardando por essa tarefa e a desperta.

Etapa 10 de 10: Aplicar a decisão

A etapa dez aplica a decisão. Na aprovação, o fluxo de trabalho remove um bloqueio de auditoria, usando a tarefa aprovada como prova. Em seguida, o documento é movido para os Northstar Documents Workspace, e as faturas são tornadas seguras contra revisões, com um período de retenção iniciado no final do ano. Em caso de rejeição, o documento permanece bloqueado e recebe uma Retenção Legal. Em ambos os casos, o fluxo de trabalho escreve uma nota no arquivo e depois aguarda a próxima decisão. Dez etapas, um fluxo de trabalho e tudo roda em uma única plataforma: um contrato, dados na UE, sem subprocessadores. Dados entram, dados saem. E assim que os documentos estão em PaperOffice, ainda mais é possível sem um novo componente: o agente de telefone, perguntas de Claude ou ChatGPT via MCP, pesquisa e fluxos de trabalho no aplicativo. Nos próximos episódios, analisaremos mais de perto agentes individuais, como Split, IDP e Redact. Até lá: Feliz construção.