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Problema do caos de documentos
Seus documentos estão em servidores de arquivos, na nuvem, na caixa de correio e na pasta de digitalização. Ninguém conhece todos os locais.
O PaperOffice integra os locais, reconhece cada tipo de documento e o coloca no seu lugar.
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Como funciona
Um projeto de limpeza leva algumas semanas. O PaperOffice busca os documentos nos locais onde estão hoje, reconhece cada tipo e os arquiva conforme suas regras.
Servidores de arquivos, NAS, buckets S3, compartilhamentos WebDAV e caixas de correio IMAP são integrados como montagem ou conector. Os arquivos podem permanecer onde estão: o PaperOffice gerencia o índice, metadados e resultados da IA.
A classificação lê o tipo de documento, direção, idioma e remetente do conteúdo, sem treinamento e sem modelo por remetente. Tipos de documentos personalizados podem ser complementados com sugestão de pasta e prazo.
Cada documento recebe Workspace, pasta, metadados e prazo de retenção. Texto completo, texto OCR e entidades tornam o acervo pesquisável desde a primeira execução.
O que a solução cobre
O caos não surge porque as pessoas são descuidadas, mas porque o arquivamento é trabalho manual. O PaperOffice assume esses pontos.
NAS, servidores de arquivos e armazenamento em nuvem via SFTP, WebDAV ou S3, sem mover os arquivos.
Tipo de documento, direção, idioma e remetente são reconhecidos a partir do conteúdo, não do nome do arquivo.
Para cada tipo reconhecido, o sistema sugere pasta, metadados e prazo de retenção.
Tipos que existem apenas na sua empresa podem ser criados por você, com regras e gatilhos de fluxo de trabalho.
Clientes, departamentos e projetos permanecem separados, com direitos próprios e retenção própria.
Novas versões vão para o mesmo documento, cada versão permanece comparável e recuperável.
Semanticamente, no texto completo e no texto OCR, também além das fronteiras de idioma e arquivamento.
Quem, quando, o que arquivou, abriu ou alterou está registrado com precisão no rastreamento de auditoria.
Com o que o PaperOffice resolve isso
A ordem não surge de um projeto único, mas de blocos que trabalham todos os dias.
Segurança e conformidade
Quando todos os documentos convergem para um único local, direitos, local de armazenamento e histórico devem estar corretos.
Perguntas sobre arquivamento
Não. O estoque é lido exatamente como está. Tipo, remetente, data e referências vêm do conteúdo, não do nome do arquivo. A ordenação ocorre após a leitura, não antes.
Não necessariamente. Os mounts de armazenamento integram NAS, servidores de arquivos e armazenamento em nuvem: os arquivos permanecem com você; o PaperOffice mantém o índice, metadados e resultados da IA. Quem deseja mover os arquivos deve usar a importação.
O nome do arquivo não determina mais o armazenamento. Várias versões do mesmo documento podem ser gerenciadas como versões de um único documento, em vez de existirem como arquivos separados lado a lado.
Depende da quantidade e do número de páginas. A primeira execução trabalha em lote em segundo plano; novos documentos são processados paralelamente a partir do primeiro dia. Você pode acompanhar o progresso no log de conexão de cada local.
Sim. Os workspaces separam estoques, permissões, local de armazenamento, profundidade de processamento e prazos de retenção. Um colaborador vê apenas os workspaces para os quais tem autorização.
Eles não desaparecem; são colocados em uma lista de verificação. Um humano decide lá, e essa decisão pode ser usada como regra para casos futuros semelhantes.
Sim. Além dos tipos padrão reconhecidos, você pode criar tipos personalizados com sugestão de pasta, prazo de retenção e gatilho de workflow. Eles entram em vigor a partir do próximo documento.
Mineração e Recursos Gestão empresarial de documentos para todas as nossas operações de mineração. Classe mundial.
Impressão e Embalagem Os rótulos farmacêuticos regulamentados pela FDA exigem documentação impecável. O PaperOffice reduziu o nosso processo de aprovação de dias para horas.
Indústria e Manufatura Documentação técnica e processamento de pedidos agora funcionam de forma totalmente automática.
Administração Pública A digitalização revolucionou nossa administração. As consultas dos cidadãos agora são processadas em minutos em vez de dias.
Saúde e Medicina Os registos dos pacientes, relatórios médicos e encaminhamentos são capturados e classificados automaticamente. Nossa equipa finalmente tem tempo para os seus pacientes.
Hospitalidade e Entretenimento 8.000 funcionários e milhares de documentos de hóspedes todos os dias. O PaperOffice digitalizou completamente os nossos processos de back-office.
Banco Regional Os pedidos de empréstimo e documentos de conformidade são agora processados em minutos em vez de horas. A revisão regulamentar é totalmente automatizada.
Construção e Imobiliário A documentação de projetos de construção e a conformidade agora são digitais e rastreáveis.
Hospitalidade e Turismo Os formulários de check-in, as faturas e as comunicações com os hóspedes são totalmente digitais. A nossa equipa de concierge foca-se agora em prestar um serviço de excelência.
Energia e Postos de combustível A faturação dos postos de gasolina, os documentos dos fornecedores e os registos de conformidade de mais de 250 postos são processados e arquivados automaticamente.
Farmacêutica e Etiquetas A documentação em conformidade com as BPF (GMP) para rótulos funcionais farmacêuticos é agora totalmente automatizada. Os rastos de auditoria são impecáveis e acessíveis instantaneamente.
Construção e Madeira Plantas, licenças e ficheiros de clientes para as nossas casas de madeira são agora geridos centralmente. Após seis gerações, somos finalmente sem papel.
E-Commerce e Varejo Os contratos de fornecedores, certificados e papéis alfandegários para centenas de torrefações em todo o mundo são automaticamente capturados e atribuídos ao produto correto.
Logística e Transporte Registos de temperatura, guias de transporte CMR e certificados alimentares são digitalizados e atribuídos automaticamente à encomenda. As atribuições incorretas são coisa do passado.
Logística e Transporte Licenças de transporte pesado, planos de rota e documentação de projetos estão agora acessíveis digitalmente de forma instantânea. Acabaram as pesquisas em pastas.
Logística e Transporte Documentos alfandegários, talões de armazém e ordens de expedição para a nossa rede na Europa de Leste são classificados automaticamente. Quatro gerações de logística, finalmente digital.
Impressão e Embalagem Especificações de impressão, aprovações de clientes e certificados de materiais são agora acessíveis centralmente. A taxa de erro na produção caiu para quase zero.
Embalagem e Etiquetas Certificados de sustentabilidade, contratos de fornecedores e especificações de clientes são processados automaticamente. Precisão suíça, agora também digital.
Construção e Imobiliário Licenças de construção, contratos de subempreiteiros e protocolos de aceitação para as nossas propriedades comerciais estão agora totalmente documentados digitalmente.
Imobiliário e Gestão Contratos de compra, dossiês e ficheiros de clientes de mais de 30 anos de liderança de mercado são agora pesquisáveis digitalmente. Cada agente encontra tudo em segundos.
Logística e Frete Documentos de frete marítimo, declarações alfandegárias e conhecimentos de embarque são capturados automaticamente. A logística do Mar Báltico nunca foi tão eficiente.
E-Commerce e Embalagem Milhares de pedidos de embalagem personalizados por semana, incluindo aprovações de design, dados de impressão e documentos de entrega. O PaperOffice mantém tudo unido.
Laboratório e Tecnologia Médica A documentação do laboratório de patologia e as certificações de dispositivos são agora totalmente automatizadas. Rastreabilidade impecável para cada amostra.
Banco Regional Documentos de empréstimo, documentos de garantia e correspondência com clientes são processados em minutos em vez de horas. A revisão regulamentar é impecável.
Construção em Aço e Indústria Especificações técnicas, certificados de qualidade e protocolos de reciclagem para a nossa produção de aço são centrais e acessíveis instantaneamente.
Farmacêutica e Etiquetas As especificações de rótulos farmacêuticos e cosméticos com requisitos regulamentares são verificadas e aprovadas automaticamente. Acabaram as listas de verificação manuais.
Fintech e Gestão de Patrimônio Documentos KYC, relatórios de investimento e registos regulamentares são classificados em segundos. Como um robo-advisor regulamentado pela MAS, a conformidade impecável é essencial.
Logística e Transporte Fichas de dados de segurança, licenças de transporte e documentos ADR para logística química são atribuídos automaticamente. Tolerância zero para erros.
Luxo e Joalharia Certificados de autenticidade, registos de fornecedores e garantias de clientes para as nossas coleções de pérolas são arquivados automaticamente e acessíveis instantaneamente.
Banco Comercial Pedidos de empréstimo para PMEs, documentos de garantia e relatórios regulamentares são classificados automaticamente. Os nossos consultores têm mais tempo para aconselhamento ao cliente.
Banco Privado Ficheiros de clientes de mais de 135 anos de história bancária estão a ser digitalizados sucessivamente. 5.000 funcionários têm agora acesso instantâneo a todos os documentos.
Banco de Desenvolvimento Pedidos de microcrédito e documentos de conformidade para milhões de clientes são agora processados em minutos em vez de dias. Uma revolução para a inclusão financeira.
Logística de E-Commerce Centenas de milhares de guias de remessa e talões de devolução por dia são processados automaticamente. O principal fornecedor de logística de e-commerce do Vietname, agora sem papel.
Metal de Precisão e Manufatura Protocolos de fabricação CNC, certificados de materiais e especificações de clientes para projetos de petróleo, gás e aeroespaciais estão agora totalmente documentados digitalmente.
GovTech e TI A Vision 2030 exige a digitalização completa. O PaperOffice processa documentos governamentais para a estrutura digital da Arábia Saudita.
Aço Especial e Indústria Certificados de materiais, protocolos de têmpera e especificações de clientes são atribuídos automaticamente à encomenda correta. O único fabricante de Q&T da Austrália, agora sem papel.
Construção em Aço e Manufatura Protocolos de soldadura, cálculos estruturais e planos de projeto são geridos digitalmente. As nossas equipas de oficina têm acesso em tempo real.
Peças de Precisão e Manufatura Certificados aeroespaciais, programas CNC e tolerâncias de clientes são classificados automaticamente. A conformidade com a AS9100 nunca foi tão fácil.
Fintech e Pagamentos Contratos de comerciantes, documentos KYC e talões de transação para centenas de milhares de PMEs são processados em segundos. A revolução de pagamentos do México, sem papel.
Vinícola Premium A documentação da colheita, certificados de exportação e protocolos de qualidade para os nossos Malbecs de altitude são arquivados automaticamente. 120 anos de tradição vitivinícola, agora digital.
Banco Digital Milhões de utilizadores verificados e documentos regulamentares são processados de forma totalmente automática. Escalar sem papel.
Fintech e Pagamentos Documentos de integração de comerciantes e registos de conformidade para o principal fornecedor de pagamentos da África são processados em minutos em vez de dias.
E-Commerce e Orgânico Certificados biológicos, auditorias de fornecedores e rótulos de produtos para milhares de produtos naturais são verificados e arquivados automaticamente.
Fintech e Pagamentos Documentos regulamentares de 33 países africanos, contratos de parceiros e rastos de auditoria são geridos de forma totalmente automática. Um DMS empresarial para uma fintech de 3 mil milhões de dólares.
Farmacêutica e Saúde Receitas e gestão de medicamentos agora funcionam de forma totalmente automática. Mais tempo para nossos pacientes.
Instituição religiosa Documentos centenários agora são pesquisáveis digitalmente. Um marco para nossos arquivos históricos.
Cuidados e Saúde Nossos cuidadores finalmente têm mais tempo para os residentes em vez da burocracia.
Governo e Administração Mais de 500.000 registros digitalizados. Nossos agentes agora encontram todas as informações instantaneamente.
Medicina e Saúde A gestão de prontuários agora é muito fácil. Tudo capturado e arquivado automaticamente.
Serviços de espólio A documentação de heranças e espólios agora é eficiente e sem erros.
Imobiliário e Gestão Gestão digital de propriedades para todos os nossos complexos residenciais. Inquilinos e proprietários estão entusiasmados.
Indústria e Embalagem Com o PaperOffice, acelerámos o nosso processamento de faturas em 99%. A IA reconhece automaticamente todos os dados relevantes e atribui-os corretamente.
Artesanato e Ofícios O PaperOffice tornou-se indispensável no nosso trabalho diário. Encomendas, orçamentos e faturas são agora automatizados.
Cuidados e Saúde A documentação dos nossos serviços de cuidados é agora digital e automatizada. Mais tempo para os nossos pacientes.
Engenharia Mecânica e Manufatura Desenhos técnicos, listas de materiais e protocolos de qualidade são pesquisáveis instantaneamente. Uma pesquisa que costumava demorar 30 minutos demora agora 30 segundos.
Consultoria Fiscal e Jurídica Os recibos de clientes, as avaliações fiscais e as demonstrações financeiras anuais são classificados e atribuídos automaticamente ao cliente correto. O caos dos recibos é coisa do passado.
TI e Consultoria A documentação de projetos, os SLAs e a comunicação com clientes para os nossos projetos de consultoria de TI são classificados e arquivados automaticamente.
Sucessos mensuráveis dos nossos clientes
Kumul Minerals Holdings Limited
The Challenge Printing Company Inc.
K60-Gitterrostsysteme GmbH & Co. KG
Ayuntamiento de Carrión de los Condes"Gestão empresarial de documentos para todas as nossas operações de mineração. Classe mundial."
Mineração e Recursos "Os rótulos farmacêuticos regulamentados pela FDA exigem documentação impecável. O PaperOffice reduziu o nosso processo de aprovação de dias para horas."
Impressão e Embalagem "Documentação técnica e processamento de pedidos agora funcionam de forma totalmente automática."
Indústria e Manufatura "A digitalização revolucionou nossa administração. As consultas dos cidadãos agora são processadas em minutos em vez de dias."
Administração Pública "Os registos dos pacientes, relatórios médicos e encaminhamentos são capturados e classificados automaticamente. Nossa equipa finalmente tem tempo para os seus pacientes."
Saúde e Medicina "8.000 funcionários e milhares de documentos de hóspedes todos os dias. O PaperOffice digitalizou completamente os nossos processos de back-office."
Hospitalidade e Entretenimento "Os pedidos de empréstimo e documentos de conformidade são agora processados em minutos em vez de horas. A revisão regulamentar é totalmente automatizada."
Banco Regional "A documentação de projetos de construção e a conformidade agora são digitais e rastreáveis."
Construção e Imobiliário "Os formulários de check-in, as faturas e as comunicações com os hóspedes são totalmente digitais. A nossa equipa de concierge foca-se agora em prestar um serviço de excelência."
Hospitalidade e Turismo "A faturação dos postos de gasolina, os documentos dos fornecedores e os registos de conformidade de mais de 250 postos são processados e arquivados automaticamente."
Energia e Postos de combustível "A documentação em conformidade com as BPF (GMP) para rótulos funcionais farmacêuticos é agora totalmente automatizada. Os rastos de auditoria são impecáveis e acessíveis instantaneamente."
Farmacêutica e Etiquetas "Plantas, licenças e ficheiros de clientes para as nossas casas de madeira são agora geridos centralmente. Após seis gerações, somos finalmente sem papel."
Construção e Madeira "Os contratos de fornecedores, certificados e papéis alfandegários para centenas de torrefações em todo o mundo são automaticamente capturados e atribuídos ao produto correto."
E-Commerce e Varejo "Registos de temperatura, guias de transporte CMR e certificados alimentares são digitalizados e atribuídos automaticamente à encomenda. As atribuições incorretas são coisa do passado."
Logística e Transporte "Licenças de transporte pesado, planos de rota e documentação de projetos estão agora acessíveis digitalmente de forma instantânea. Acabaram as pesquisas em pastas."
Logística e Transporte "Documentos alfandegários, talões de armazém e ordens de expedição para a nossa rede na Europa de Leste são classificados automaticamente. Quatro gerações de logística, finalmente digital."
Logística e Transporte "Especificações de impressão, aprovações de clientes e certificados de materiais são agora acessíveis centralmente. A taxa de erro na produção caiu para quase zero."
Impressão e Embalagem "Certificados de sustentabilidade, contratos de fornecedores e especificações de clientes são processados automaticamente. Precisão suíça, agora também digital."
Embalagem e Etiquetas "Licenças de construção, contratos de subempreiteiros e protocolos de aceitação para as nossas propriedades comerciais estão agora totalmente documentados digitalmente."
Construção e Imobiliário "Contratos de compra, dossiês e ficheiros de clientes de mais de 30 anos de liderança de mercado são agora pesquisáveis digitalmente. Cada agente encontra tudo em segundos."
Imobiliário e Gestão "Documentos de frete marítimo, declarações alfandegárias e conhecimentos de embarque são capturados automaticamente. A logística do Mar Báltico nunca foi tão eficiente."
Logística e Frete "Milhares de pedidos de embalagem personalizados por semana, incluindo aprovações de design, dados de impressão e documentos de entrega. O PaperOffice mantém tudo unido."
E-Commerce e Embalagem "A documentação do laboratório de patologia e as certificações de dispositivos são agora totalmente automatizadas. Rastreabilidade impecável para cada amostra."
Laboratório e Tecnologia Médica "Documentos de empréstimo, documentos de garantia e correspondência com clientes são processados em minutos em vez de horas. A revisão regulamentar é impecável."
Banco Regional "Especificações técnicas, certificados de qualidade e protocolos de reciclagem para a nossa produção de aço são centrais e acessíveis instantaneamente."
Construção em Aço e Indústria "As especificações de rótulos farmacêuticos e cosméticos com requisitos regulamentares são verificadas e aprovadas automaticamente. Acabaram as listas de verificação manuais."
Farmacêutica e Etiquetas "Documentos KYC, relatórios de investimento e registos regulamentares são classificados em segundos. Como um robo-advisor regulamentado pela MAS, a conformidade impecável é essencial."
Fintech e Gestão de Patrimônio "Fichas de dados de segurança, licenças de transporte e documentos ADR para logística química são atribuídos automaticamente. Tolerância zero para erros."
Logística e Transporte "Certificados de autenticidade, registos de fornecedores e garantias de clientes para as nossas coleções de pérolas são arquivados automaticamente e acessíveis instantaneamente."
Luxo e Joalharia "Pedidos de empréstimo para PMEs, documentos de garantia e relatórios regulamentares são classificados automaticamente. Os nossos consultores têm mais tempo para aconselhamento ao cliente."
Banco Comercial "Ficheiros de clientes de mais de 135 anos de história bancária estão a ser digitalizados sucessivamente. 5.000 funcionários têm agora acesso instantâneo a todos os documentos."
Banco Privado "Pedidos de microcrédito e documentos de conformidade para milhões de clientes são agora processados em minutos em vez de dias. Uma revolução para a inclusão financeira."
Banco de Desenvolvimento "Centenas de milhares de guias de remessa e talões de devolução por dia são processados automaticamente. O principal fornecedor de logística de e-commerce do Vietname, agora sem papel."
Logística de E-Commerce "Protocolos de fabricação CNC, certificados de materiais e especificações de clientes para projetos de petróleo, gás e aeroespaciais estão agora totalmente documentados digitalmente."
Metal de Precisão e Manufatura "A Vision 2030 exige a digitalização completa. O PaperOffice processa documentos governamentais para a estrutura digital da Arábia Saudita."
GovTech e TI "Certificados de materiais, protocolos de têmpera e especificações de clientes são atribuídos automaticamente à encomenda correta. O único fabricante de Q&T da Austrália, agora sem papel."
Aço Especial e Indústria "Protocolos de soldadura, cálculos estruturais e planos de projeto são geridos digitalmente. As nossas equipas de oficina têm acesso em tempo real."
Construção em Aço e Manufatura "Certificados aeroespaciais, programas CNC e tolerâncias de clientes são classificados automaticamente. A conformidade com a AS9100 nunca foi tão fácil."
Peças de Precisão e Manufatura "Contratos de comerciantes, documentos KYC e talões de transação para centenas de milhares de PMEs são processados em segundos. A revolução de pagamentos do México, sem papel."
Fintech e Pagamentos "A documentação da colheita, certificados de exportação e protocolos de qualidade para os nossos Malbecs de altitude são arquivados automaticamente. 120 anos de tradição vitivinícola, agora digital."
Vinícola Premium "Milhões de utilizadores verificados e documentos regulamentares são processados de forma totalmente automática. Escalar sem papel."
Banco Digital "Documentos de integração de comerciantes e registos de conformidade para o principal fornecedor de pagamentos da África são processados em minutos em vez de dias."
Fintech e Pagamentos "Certificados biológicos, auditorias de fornecedores e rótulos de produtos para milhares de produtos naturais são verificados e arquivados automaticamente."
E-Commerce e Orgânico "Documentos regulamentares de 33 países africanos, contratos de parceiros e rastos de auditoria são geridos de forma totalmente automática. Um DMS empresarial para uma fintech de 3 mil milhões de dólares."
Fintech e Pagamentos "Receitas e gestão de medicamentos agora funcionam de forma totalmente automática. Mais tempo para nossos pacientes."
Farmacêutica e Saúde "Documentos centenários agora são pesquisáveis digitalmente. Um marco para nossos arquivos históricos."
Instituição religiosa "Nossos cuidadores finalmente têm mais tempo para os residentes em vez da burocracia."
Cuidados e Saúde "Mais de 500.000 registros digitalizados. Nossos agentes agora encontram todas as informações instantaneamente."
Governo e Administração "A gestão de prontuários agora é muito fácil. Tudo capturado e arquivado automaticamente."
Medicina e Saúde "A documentação de heranças e espólios agora é eficiente e sem erros."
Serviços de espólio "Gestão digital de propriedades para todos os nossos complexos residenciais. Inquilinos e proprietários estão entusiasmados."
Imobiliário e Gestão "Com o PaperOffice, acelerámos o nosso processamento de faturas em 99%. A IA reconhece automaticamente todos os dados relevantes e atribui-os corretamente."
Indústria e Embalagem "O PaperOffice tornou-se indispensável no nosso trabalho diário. Encomendas, orçamentos e faturas são agora automatizados."
Artesanato e Ofícios "A documentação dos nossos serviços de cuidados é agora digital e automatizada. Mais tempo para os nossos pacientes."
Cuidados e Saúde "Desenhos técnicos, listas de materiais e protocolos de qualidade são pesquisáveis instantaneamente. Uma pesquisa que costumava demorar 30 minutos demora agora 30 segundos."
Engenharia Mecânica e Manufatura "Os recibos de clientes, as avaliações fiscais e as demonstrações financeiras anuais são classificados e atribuídos automaticamente ao cliente correto. O caos dos recibos é coisa do passado."
Consultoria Fiscal e Jurídica "A documentação de projetos, os SLAs e a comunicação com clientes para os nossos projetos de consultoria de TI são classificados e arquivados automaticamente."
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