Im nachfolgenden Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre betriebliche Effizienz steigern, menschliche Fehler durch höhere Genauigkeit reduzieren, Ihre aktuellen Kosten senken, Ihre Bürofläche maximieren, Datenintegrität bewahren und Datensicherheit verbessern können.
Wir listen Ihnen die Vorteile von PaperOffice Dokumentenmanagementsystem auf, so wie Sie dank des Einsatzes eines DMS Ihre Kostensenkung auf bis zu 92% garantiert durchführen können.
Zudem erklären wir Ihnen, was reguläre Ausdrücke (Regex) sind und listen Ihnen im zweiten Teil dieses Artikels konkrete REGEX Anwendungsbeispiele auf.
Sie erfahren, wie diese Ihnen dabei helfen können, die benötigten Daten schnell, effizient und ohne manuelle Eingabe dieser Daten aus Ihren Dokumenten zu extrahieren.
Technik mit drei magischen Buchstaben - OCR
Was bedeutet eigentlich OCR und wofür wird es eingesetzt?
Die optische Texterkennung (OCR) wird heutzutage häufig verwendet, um Informationen aus verschiedenen Dokumenten, wie beispielsweise Belegen, zu extrahieren, um physische Papierdokumente zu digitalisieren und den Workflow des Dokumentenmanagements zu optimieren.
Die Verwendung von OCR Texterkennungen verschafft Unternehmen einen enormen Vorteil, da sie zur Automatisierung der Dokumentenverarbeitung beitragen kann, einem Prozess, der in jeglicher Branche eine bedeutende Rolle spielt.
OCR, Abkürzung aus dem Begriff "Optical Character Recognition", ermöglicht es einem Softwareprodukt, den Text aus einem digitalen Bild zu erkennen und diesen zu extrahieren. Es ist zum Beispiel für das Lesen und Analysieren von gescannten Dokumenten unerlässlich.
Doch auch wenn Beleg-OCR praktisch ist, wenn Unternehmen täglich mit Stapeln von Belegen zu tun haben, reicht ein OCR-Belegscanner allein nicht aus, um ausreichend genaue Ergebnisse zu erzielen.
Dafür sollte ein Dokumentenmanagement System eingesetzt werden, welches eine umfangreiche OCR Funktion bereits standardmäßig an Bord mit sich bringt, wie PaperOffice DMS.
PaperOffice führt für jedes Dokument eine OCR Texterkennung durch, indexiert den kompletten Textinhalt und stellt Ihnen durch die integrierte erweiterte Suche das wohl leistungsfähigste DMS Suchtool weltweit zur Verfügung. Ganz ohne Arbeit!
Vorteile der Digitalisierung
Fast jeder, der sich mit dem Thema Kostensenkung im Unternehmen befasst hat, hat sich bestimmt mit dem Fachbegriff „Digitalisierung“ auseinandergesetzt.
Normalerweise werden alle Belege im Unternehmen an einem Ort aufbewahrt. Erst nach einigen Tagen wird mit der Bearbeitung der Unterlagen begonnen. Um sie manuell zu digitalisieren, müssen die relevanten Informationen gesucht, in eine Tabelle eingetragen, überprüft, ob die Eingaben korrekt sind, bis mit den nächsten fortgefahren werden kann, bis Sie schließlich Stapel von Rechnungen und anderen Unterlagen digitalisiert haben.
Möglicherweise müssen Sie sogar einen zusätzlichen Schritt unternehmen, um die Tabelle zu betrieblichen oder buchhalterischen Zwecken in verschiedene Systeme hochzuladen.
Klingt furchtbar, oder?
Mit einem Dokumentenmanagement System, welches eine automatisierte Texterkennung bereits an Bord hat, können Sie den Vorgang von Stunden oder sogar Tagen auf nur wenige Minuten verkürzen.
Nach dem Einrichten der Vorlage und der gewünschten spezifischen Datenfelder werden die Informationen aus einzelnen Dokumenten oder Dokumentstapeln extrahiert.
Umfangreiche Beleginformationen werden dementsprechend hinterlegt, das Dokument verschlagwortet und kann, dank der ausgelesenen Informationen, automatisch, bei Bedarf, mit einem hinterlegten Kontakt verknüpft werden.
Alles, was Sie tun müssen, ist die Dateien zu digitalisieren, indem Sie eingescannt oder bereits von Anfang an auf digitalem Wege, wie beispielsweise per E-Mail, zu Ihnen zugeschickt werden und in PaperOffice abspeichern.
Das Dokumentenmanagement System übernimmt für Sie den Rest.
Tipp
Zum Thema "Die 10 wichtigsten Vorteile der Digitalisierung der Papier-Dokumente" gibt es übrigens einen speziellen Beitrag:
Reduzieren Sie menschliche Fehler durch höhere Genauigkeit
Die Durchführung sich wiederholender Aufgaben, wie z. B. der manuellen Dateneingabe, kann ziemlich langweilig sein und die Qualität Ihrer Daten beeinträchtigen, wenn die Mitarbeiter ermüden oder abgelenkt werden, und alle Zahlen und Wörter vergessen oder verwechselt werden.
Zudem stellt der Faktor „Zugriff und Benutzerrechte“ ebenfalls einen eingeschränkten Kreis dar, denn nicht alle Mitarbeiter Ihrer Firma haben das Recht auf den Einblick Ihrer Firmendaten und der Informationen.
Für eine Software, die eine automatisierte Texterkennung beinhaltet, ist es nie schwer, konzentriert zu bleiben, und es kann die Texte erkennen, sensible Daten einsehen, sie extrahieren und die Ausgaben mit hoher Genauigkeit organisieren ohne dabei die Firmengeheimnisse „auszuplaudern“.
Gerade in den aktuell so schwierigen Zeiten, ist es sehr wichtig für alle Unternehmen die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu stärken, indem Sie es papierlos bzw. digital aufstellen und dafür Sorge zu tragen, dass die Mitarbeiter auch flexibel von zu Hause im HomeOffice arbeiten können. Letztendlich muss das Unternehmen mit der digitalen Zeit Schritt halten und den Weg zum papierlosen Büro realisieren.
Kosten senken und Bürofläche maximieren
Eine manuelle Dateneingabe kann sehr arbeitsintensiv sein und je mehr Belege Sie verarbeiten müssen, desto höher werden Ihre Personalkosten. Darüber hinaus können einige zusätzliche Kosten im Zusammenhang mit Datenungenauigkeiten aufgrund menschlicher Fehler anfallen.
Durch automatisierte Verarbeitung und Auslesung der Daten mit künstlicher Intelligenz (KI) kann ein Dokumentenmanagement System, wie PaperOffice DMS, Ihnen helfen, diese Kosten zu senken und gleichzeitig Büroflächen freizugeben, da Sie kein weiteres Personal einstellen müssen, um Belege manuell zu digitalisieren oder Stapel von Belegen in Ihrem Büro zu verstauen.
Bewahren Sie die Datenintegrität und verbessern Sie die Datensicherheit.
Obwohl sowohl digitale Dateien als auch physische Papierdokumente durch physische, umweltbedingte oder technologische Gefahren verloren gehen oder beschädigt werden können, verlieren meisten Unternehmen immer noch Zeit damit alles im physischen Archiv zu verstauen und bei digitalen Unterlagen lokale Speicherorte oder Cloud-Speicher zu verwenden.
Tipp
Zum Thema Speichern in der Cloud und wieso wir diese Speichermethode nicht empfehlen gibt es übrigens einen speziellen Beitrag:
Dank PaperOffice werden all Ihre Unterlagen direkt im Datenbankserver Ihres eigenen Servers gespeichert und geben Ihnen so die volle uneingeschränkte Kontrolle über alle Daten. Dabei müssen Sie keinen Server aufsetzen, denn PaperOffice übernimmt nach der Installation alle weiteren Schritte für Sie.
Oder setzen Sie Ihr Synology oder QNAP NAS ein und verwalten all Ihre Belege auf Ihrem eigenen NAS Gerät! Wir listen Ihnen 7 Massnahmen auf, wie Sie das Maximale aus Ihrem Synology NAS rausholen, hier erfahren Sie mehr darüber.
Revisionssicherheit muss gewährleistet werden
Darüber hinaus wird die Datensicherheit und das Zugriffsmanagement einfacher, sobald die Belege mit PaperOffice digitalisiert wurden, da die Daten hochsicher verschlüsselt sowie revisionssicher in Ihrer Datenbank archiviert werden, auf die niemand, ausser Ihnen, zugreifen kann.
PaperOffice versioniert automatisch jedes geänderte Dokument, erstellt eine Schattenkopie und speichert diese separat damit Sie jederzeit die gewünschte Version wieder öffnen können.
Wir beschreiben Ihnen, wie Sie die Versionierung und revisionssichere Dokumentenarchivierung gewährleisten können.
Tipp
Zum Thema "Revisionssichere und GoBD konforme Versionierung der Dokumente mit Dokumentenmanagement PaperOffice" gibt es auch übrigens ein Video auf YouTube, welches diesen Vorgang verständlich erklärt:
Was sind die Herausforderungen bei der Digitalisierung von Belegen mit OCR?
Beim Extrahieren von Daten mit einer OCR-Texterkennung gibt es einige Herausforderungen, die berücksichtigt werden müssen. Layouts von Rechnungen sind sehr unterschiedlich, da jedes Unternehmen sein eigenes Format hat.
Damit Ihre Belege genau ausgelesen werden können, verfügt PaperOffice über eine automatische Dokumentenerkennung mittels der künstlichen Intelligenz (KI) namens PIA.
Dabei verwendet PIA spezielle Algorithmen sowie Erkennungstechnologien.
So verfügt PIA über ein umfangreiches integriertes Wörterbuch, welches falsch erkannte Begriffe automatisch erkennt, diese abgleicht und durch richtige ersetzt. Sie können immer sicher sein, dass die korrekte Texterkennung für Ihr Dokument hinterlegt wurde.
Auslesen von relevanten Dokumenteninformationen
Relevante Dokumentinhalte wie Datum, Beträge, Dokumenttypen, Schlüsselwörter und Belegdaten werden intelligent erkannt, extrahiert und zur Verschlagwortung verwendet. Zudem wird nach Beleg relevanten Dokumentinformationen, wie der Nettosumme, Bruttosumme, Mehrwertsteuersatz sowie Dokumentwährung gesucht und anschließend extrahiert. Diese intelligente Erkennung der Daten erfolgt bei PaperOffice vollkommen automatisch.
Doch leider gibt es während des Scanvorgangs der in Papierform vorhandenen zahlreiche Faktoren, die die Bildqualität beeinträchtigen können, wie z. B. Ausrichtung, Falten, Schriftgrößen, Helligkeit, handschriftliche Texte und mehr. Dies beeinträchtigt die Qualität der Texterkennung sowie der ausgelesenen Daten. Somit kann es dazu kommen, dass bereits eingelernte Dokumentvorlagen nicht erkannt werden oder Dokumenteninhalte nicht korrekt hinterlegt werden.
Hier kommen reguläre Ausdrücke ins Spiel.
Reguläre Ausdrücke (Regex) sind eine fantastische Möglichkeit, nach exakten Werten im Text zu suchen.
Wie Sie die regulären Ausdrücke anhand von expliziten Beispielen genau einsetzen können, erklären wir detailliert im zweiten Teil des Artikels.
Loslegen ist einfacher als Sie denken.
Haben Sie immer noch Bedenken darüber, dass Sie es nicht schaffen? Lesen Sie doch Fallstudien unserer Kunden über die PaperOffice Integration in Ihr Geschäftsleben und überzeugen sich selbst über die Einfachheit oder beantragen Sie ganz einfach eine Testinstallation.
Für wen ist ein papierloses Büro geeignet?
Die schnelle und einfache Antwort auf die Frage ist: für jedes Unternehmen. Von einem papierlosen Büro profitieren alle Unternehmensbranchen und -größen, von KMUs über Start-ups bis hin zu großen Unternehmen. Besonders wertvoll ist die Umstellung aber für kleine und mittelständische Unternehmen: Durch die Reduzierung von Bearbeitungsaufwänden und Kosten wird benötigtes Budget für weitere Wachstums-Booster frei.
Kann ich für mein papierloses Büro in der Firma einen Cloud-basierten DMS Provider verwenden?
Nein. Ein weiterer Faktor, welcher spätestens seit endgültigem Inkrafttreten der DSGVO im Jahr 2018 in aller Munde ist, ist der Datenschutz. DMS-Lösungen und DMS Software wird zur Verarbeitung, Verwaltung und Speicherung von Dokumenten genutzt, die oft sensible, personenbezogene Daten beinhalten. Bei Verstößen gegen die DSGVO sieht der Gesetzgeber hohe Bußgelder vor.
-
Vorteile rechtfertigen den Aufwand und Kosten
Digital zu arbeiten und alte Dokument in das neue Zeitalter zu bringen wird die beste Schlüsselinvestition sein um unglaublich viele Zeit, Geld und Nerven zukünftig zu sparen. -
Sie brauchen jemand der sich damit auskennt
Sie brauchen keinen eigenen IT-Spezialisten um alle Vorteile der Digitalisierung zu nutzen.
Was Sie brauchen ist der richtig Partner an Ihrer Seite, der durch seine Erfahrungen exakt das umsetzen kann was Sie benötigen. Vermeiden Sie Panikmacher und wählen Sie Teststellungen anstatt schicker PowerPoint Präsentationen ohne es wirklich getestet zu haben. -
Die Hardware ist meistens schon vorhanden
Erfahrungsgemäß hat nahezu jeder Betrieb, Firma und Unternehmen einen Großkopierer, der seine Möglichkeit nicht ausnutzt. Diese Gerät lieben Massenscans, sind Tolerant in Hinblick auf Büroklammern und können die Basis für den digitalen Start ohne Scanner-Investition sein. -
Günstiger als erwartet mit dem richtigen DMS
Vermeiden Sie Kostenfallen mit DMS / ECM Systemen bei welchen Sie den Herstellern gnadenlos ausgeliefert sind. Machen Sie keine Kompromisse was eigene Administrationsmöglichkeiten angeht wie z.B. Dokument selber einlernen und Einstellungen vornehmen. Wenn Sie Hilfe benötigen hilft Ihnen der Hersteller gerne weiter, aber bleiben Sie selbstständig und unabhängig. -
Digital automatisieren ist die Zukunft
Vorgänge laufen in Zukunft vollkommen identisch, aber voll automatisiert.
Rechnung kommt rein? Der Workflow löst aus und alles geht seinem einmal definierten Weg.
Alle 1000 Aktenordner durchsuchen? Kein Problem, denn Sie haben Ihr eigenes Google!
