Im nachfolgenden Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre betriebliche Effizienz steigern, menschliche Fehler durch höhere Genauigkeit reduzieren, Ihre aktuellen Kosten senken, Ihre Bürofläche maximieren, Datenintegrität bewahren und Datensicherheit verbessern können.
Wir zeigen Ihnen die Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems wie PaperOffice AI und wie Sie dank des Einsatzes eines DMS Ihre Kosten deutlich senken können.
Zudem erklären wir Ihnen, was reguläre Ausdrücke (Regex) sind und listen Ihnen im zweiten Teil dieses Artikels konkrete REGEX Anwendungsbeispiele auf.
Sie erfahren, wie diese Ihnen dabei helfen können, die benötigten Daten schnell, effizient und ohne manuelle Eingabe dieser Daten aus Ihren Dokumenten zu extrahieren.
Technik mit drei magischen Buchstaben - OCR
Was bedeutet eigentlich OCR und wofür wird es eingesetzt?
Die optische Texterkennung (OCR) wird heutzutage häufig verwendet, um Informationen aus verschiedenen Dokumenten, wie beispielsweise Belegen, zu extrahieren, um physische Papierdokumente zu digitalisieren und den Workflow des Dokumentenmanagements zu optimieren.
Die Verwendung von OCR Texterkennungen verschafft Unternehmen einen enormen Vorteil, da sie zur Automatisierung der Dokumentenverarbeitung beitragen kann, einem Prozess, der in jeglicher Branche eine bedeutende Rolle spielt.
OCR, Abkürzung aus dem Begriff "Optical Character Recognition", ermöglicht es einem Softwareprodukt, den Text aus einem digitalen Bild zu erkennen und diesen zu extrahieren. Es ist zum Beispiel für das Lesen und Analysieren von gescannten Dokumenten unerlässlich.
Doch auch wenn Beleg-OCR praktisch ist, wenn Unternehmen täglich mit Stapeln von Belegen zu tun haben, reicht ein OCR-Belegscanner allein nicht aus, um ausreichend genaue Ergebnisse zu erzielen.
Dafür sollte ein Dokumentenmanagement System eingesetzt werden, welches eine umfangreiche OCR Funktion bereits standardmäßig an Bord mit sich bringt, wie PaperOffice AI.
PaperOffice AI liest jedes neue Dokument im Workspace automatisch per AI-OCR in über 120 Sprachen, macht den kompletten Textinhalt volltextdurchsuchbar und findet über die semantische Suche auch Dokumente, deren genauen Wortlaut Sie nicht kennen. Ganz ohne Arbeit!
Vorteile der Digitalisierung
Fast jeder, der sich mit dem Thema Kostensenkung im Unternehmen befasst hat, hat sich bestimmt mit dem Fachbegriff „Digitalisierung“ auseinandergesetzt.
Normalerweise werden alle Belege im Unternehmen an einem Ort aufbewahrt. Erst nach einigen Tagen wird mit der Bearbeitung der Unterlagen begonnen. Um sie manuell zu digitalisieren, müssen die relevanten Informationen gesucht, in eine Tabelle eingetragen, überprüft, ob die Eingaben korrekt sind, bis mit den nächsten fortgefahren werden kann, bis Sie schließlich Stapel von Rechnungen und anderen Unterlagen digitalisiert haben.
Möglicherweise müssen Sie sogar einen zusätzlichen Schritt unternehmen, um die Tabelle zu betrieblichen oder buchhalterischen Zwecken in verschiedene Systeme hochzuladen.
Klingt furchtbar, oder?
Mit einem Dokumentenmanagement System, welches eine automatisierte Texterkennung bereits an Bord hat, können Sie den Vorgang von Stunden oder sogar Tagen auf nur wenige Minuten verkürzen.
Nach dem Einrichten der Vorlage und der gewünschten spezifischen Datenfelder werden die Informationen aus einzelnen Dokumenten oder Dokumentstapeln extrahiert.
Umfangreiche Beleginformationen werden dementsprechend hinterlegt, das Dokument verschlagwortet und kann, dank der ausgelesenen Informationen, automatisch, bei Bedarf, mit einem hinterlegten Kontakt verknüpft werden.
Alles, was Sie tun müssen: Ihre Unterlagen in PaperOffice AI bringen – eingescannt oder so, wie sie digital ankommen, per App, Scanner, E-Mail, Connector oder API.
Das Dokumentenmanagement System übernimmt für Sie den Rest.
Tipp
Zum Thema „Die 10 wichtigsten Vorteile der Digitalisierung der Papier-Dokumente“ gibt es übrigens einen speziellen Beitrag.
Reduzieren Sie menschliche Fehler durch höhere Genauigkeit
Die Durchführung sich wiederholender Aufgaben, wie z. B. der manuellen Dateneingabe, kann ziemlich langweilig sein und die Qualität Ihrer Daten beeinträchtigen, wenn die Mitarbeiter ermüden oder abgelenkt werden, und alle Zahlen und Wörter vergessen oder verwechselt werden.
Zudem stellt der Faktor „Zugriff und Benutzerrechte“ ebenfalls einen eingeschränkten Kreis dar, denn nicht alle Mitarbeiter Ihrer Firma haben das Recht auf den Einblick Ihrer Firmendaten und der Informationen.
Für eine Software, die eine automatisierte Texterkennung beinhaltet, ist es nie schwer, konzentriert zu bleiben, und es kann die Texte erkennen, sensible Daten einsehen, sie extrahieren und die Ausgaben mit hoher Genauigkeit organisieren ohne dabei die Firmengeheimnisse „auszuplaudern“.
Gerade in den aktuell so schwierigen Zeiten ist es für alle Unternehmen sehr wichtig, die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu stärken, indem Sie es papierlos bzw. digital aufstellen und dafür Sorge tragen, dass die Mitarbeiter auch flexibel von zu Hause im Homeoffice arbeiten können. Letztendlich muss das Unternehmen mit der digitalen Zeit Schritt halten und den Weg zum papierlosen Büro realisieren.
Kosten senken und Bürofläche maximieren
Eine manuelle Dateneingabe kann sehr arbeitsintensiv sein und je mehr Belege Sie verarbeiten müssen, desto höher werden Ihre Personalkosten. Darüber hinaus können einige zusätzliche Kosten im Zusammenhang mit Datenungenauigkeiten aufgrund menschlicher Fehler anfallen.
Durch automatisierte Verarbeitung und Auslesung der Daten mit künstlicher Intelligenz (KI) kann ein Dokumentenmanagement System, wie PaperOffice AI, Ihnen helfen, diese Kosten zu senken und gleichzeitig Büroflächen freizugeben, da Sie kein weiteres Personal einstellen müssen, um Belege manuell zu digitalisieren oder Stapel von Belegen in Ihrem Büro zu verstauen.
Bewahren Sie die Datenintegrität und verbessern Sie die Datensicherheit.
Obwohl sowohl digitale Dateien als auch physische Papierdokumente durch physische, umweltbedingte oder technologische Gefahren verloren gehen oder beschädigt werden können, verlieren die meisten Unternehmen immer noch Zeit damit, alles im physischen Archiv zu verstauen und bei digitalen Unterlagen lokale Speicherorte oder Cloud-Speicher zu verwenden.
Tipp
Was die DSGVO für Ihr Dokumentenmanagement bedeutet, lesen Sie in unserem Beitrag DSGVO und Dokumentenmanagement.
Mit PaperOffice AI arbeiten Sie direkt im Browser, auf dem Desktop oder mobil. Verarbeitet werden Ihre Unterlagen im eigenen Rechenzentrum von PaperOffice in Navarra (Spanien, EU), auf eigener Hardware. Einen eigenen Server müssen Sie dafür nicht aufsetzen.
Oder Sie behalten Ihre Belege auf Ihrem eigenen Synology- oder QNAP-NAS: Mit Bring Your Own Storage (BYOS) liegen die Dateien verschlüsselt auf Ihrem NAS, angebunden per SFTP, und PaperOffice hält Index, Metadaten und KI-Ergebnisse im eigenen EU-Rechenzentrum. Hier erfahren Sie mehr darüber.
Revisionssicherheit muss gewährleistet werden
Darüber hinaus werden Datensicherheit und Zugriffsmanagement einfacher, sobald die Belege mit PaperOffice AI digitalisiert sind: Die Daten werden mit AES-256 verschlüsselt gespeichert, per TLS 1.3 übertragen und revisionssicher archiviert. Wer welche Dokumente sehen darf, legen Sie über Rechte je Workspace fest.
PaperOffice AI speichert jede geänderte Fassung eines Dokuments als neue Version und bewahrt die frühere auf, damit Sie jederzeit die gewünschte Version wieder öffnen können.
Wie Versionierung und revisionssichere Dokumentenarchivierung zusammenspielen, beschreiben wir in unserem Beitrag Versionierung: Revisionssichere Dokumentenarchivierung richtig durchführen.
Tipp
Wie PaperOffice AI Versionen, Prüfsummen, Aufbewahrungsfristen und Protokoll für die revisionssichere Archivierung zusammenführt, zeigt unsere Seite Revisionssichere Archivierung.
Was sind die Herausforderungen bei der Digitalisierung von Belegen mit OCR?
Beim Extrahieren von Daten mit einer OCR-Texterkennung gibt es einige Herausforderungen, die berücksichtigt werden müssen. Layouts von Rechnungen sind sehr unterschiedlich, da jedes Unternehmen sein eigenes Format hat.
Damit Ihre Belege genau ausgelesen werden können, erkennt PaperOffice AI Dokumente automatisch per KI: Die AI-OCR versteht Layout, Tabellen und Handschrift, die Klassifizierung erkennt den Dokumenttyp.
Dabei liest die KI den Kontext der Seite und nicht nur einzelne Zeichen.
Jede erkannte Zeile und jedes ausgelesene Feld kommt mit Konfidenzwert und Position auf der Seite, damit Sie jedes Ergebnis nachvollziehen können. Fehlende Pflichtfelder oder fehlgeschlagene Extraktionen gehen automatisch zur Prüfung an einen Menschen (Human-in-the-Loop).
Auslesen von relevanten Dokumenteninformationen
Relevante Dokumentinhalte wie Datum, Beträge, Dokumenttypen, Schlüsselwörter und Belegdaten werden intelligent erkannt, extrahiert und zur Verschlagwortung verwendet. Zudem wird nach Beleg relevanten Dokumentinformationen, wie der Nettosumme, Bruttosumme, Mehrwertsteuersatz sowie Dokumentwährung gesucht und anschließend extrahiert. Diese intelligente Erkennung der Daten erfolgt bei PaperOffice AI automatisch, ohne Vorlagen-Training.
Doch leider gibt es während des Scanvorgangs von Papierdokumenten zahlreiche Faktoren, die die Bildqualität beeinträchtigen können, wie z. B. Ausrichtung, Falten, Schriftgrößen, Helligkeit, handschriftliche Texte und mehr. Dies beeinträchtigt die Qualität der Texterkennung sowie der ausgelesenen Daten. Somit kann es dazu kommen, dass Dokumente oder Dokumenteninhalte nicht korrekt erkannt werden.
Hier kommen reguläre Ausdrücke ins Spiel.
Reguläre Ausdrücke (Regex) sind eine fantastische Möglichkeit, nach exakten Werten im Text zu suchen.
Wie Sie die regulären Ausdrücke anhand von expliziten Beispielen genau einsetzen können, erklären wir detailliert im zweiten Teil des Artikels.
Loslegen ist einfacher als Sie denken.
Haben Sie immer noch Bedenken, dass Sie es nicht schaffen? Lesen Sie die Fallstudien unserer Kunden und überzeugen Sie sich selbst von der Einfachheit – oder testen Sie PaperOffice AI mit einem kostenlosen Konto direkt im Browser: Live testen.
Für wen ist ein papierloses Büro geeignet?
Die schnelle und einfache Antwort auf die Frage ist: für jedes Unternehmen. Von einem papierlosen Büro profitieren alle Unternehmensbranchen und -größen, von KMUs über Start-ups bis hin zu großen Unternehmen. Besonders wertvoll ist die Umstellung aber für kleine und mittelständische Unternehmen: Durch die Reduzierung von Bearbeitungsaufwänden und Kosten wird benötigtes Budget für weitere Wachstums-Booster frei.
Kann ich für mein papierloses Büro in der Firma einen Cloud-basierten DMS Provider verwenden?
Ja – wenn der Anbieter Ihre Dokumente in der EU verarbeitet und mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO schließt. Denn spätestens seit die DSGVO 2018 wirksam wurde, ist Datenschutz in aller Munde: DMS-Lösungen verarbeiten, verwalten und speichern Dokumente, die oft sensible, personenbezogene Daten enthalten, und bei Verstößen gegen die DSGVO sieht der Gesetzgeber hohe Bußgelder vor. PaperOffice AI verarbeitet Ihre Dokumente im eigenen Rechenzentrum in Navarra (Spanien, EU); Ihre Dateien können dabei auf Ihrem eigenen Speicher bleiben (Bring Your Own Storage). Wer ganz lokal arbeiten will, nutzt PaperOffice Classic.
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Vorteile rechtfertigen den Aufwand und Kosten
Digital zu arbeiten und alte Dokument in das neue Zeitalter zu bringen wird die beste Schlüsselinvestition sein um unglaublich viele Zeit, Geld und Nerven zukünftig zu sparen. -
Sie brauchen jemand der sich damit auskennt
Sie brauchen keinen eigenen IT-Spezialisten um alle Vorteile der Digitalisierung zu nutzen.
Was Sie brauchen ist der richtig Partner an Ihrer Seite, der durch seine Erfahrungen exakt das umsetzen kann was Sie benötigen. Vermeiden Sie Panikmacher und wählen Sie Teststellungen anstatt schicker PowerPoint Präsentationen ohne es wirklich getestet zu haben. -
Die Hardware ist meistens schon vorhanden
Erfahrungsgemäß hat nahezu jeder Betrieb, Firma und Unternehmen einen Großkopierer, der seine Möglichkeit nicht ausnutzt. Diese Gerät lieben Massenscans, sind Tolerant in Hinblick auf Büroklammern und können die Basis für den digitalen Start ohne Scanner-Investition sein. -
Günstiger als erwartet mit dem richtigen DMS
Vermeiden Sie Kostenfallen mit DMS-/ECM-Systemen, bei welchen Sie den Herstellern gnadenlos ausgeliefert sind. Machen Sie keine Kompromisse, was eigene Administrationsmöglichkeiten angeht, wie z. B. Dokumenttypen selbst einrichten und Einstellungen vornehmen. Wenn Sie Hilfe benötigen, hilft Ihnen der Hersteller gerne weiter, aber bleiben Sie selbstständig und unabhängig. -
Digital automatisieren ist die Zukunft
Vorgänge laufen in Zukunft vollkommen identisch, aber voll automatisiert.
Rechnung kommt rein? Der Workflow löst aus und alles geht seinem einmal definierten Weg.
Alle 1000 Aktenordner durchsuchen? Kein Problem, denn Sie haben Ihr eigenes Google!
