Praxis Integrator: einen Kunden technisch anbinden

Erst das Ergebnis: Kranvik Precision ist angebunden

Hallo und willkommen bei der PaperOffice AI Academy. In Folge vier der Partner-Reihe geht es um die Praxis als Integrator: Wir binden einen Kunden technisch an. Zuerst das Ergebnis. Für unseren Kunden Kranvik Precision in London gibt es in unserem Konto einen eigenen Workspace. Ihre Rechnungen kommen von selbst aus ihrem Postfach dort an, und ihr Team fragt die Dokumente in Claude ab, ohne etwas anderes aus unserem Konto zu sehen. Dahin führen vier Schritte: ein Workspace für den Kunden, eine Benutzergruppe mit genau diesem Workspace, ein Gruppen-Token für Claude und der automatische Eingang der Dokumente. Zum Schluss sehen wir, wo die Nutzung landet.

Kapitel 1: Ein Workspace je Kunde

Als Integrator läuft Ihre Lösung auf Ihrem eigenen PaperOffice Konto. Ihr Kunde bezahlt Sie zu Ihrem Preis, und Ihre Nutzung bekommt den Integrator-Vorteil. Für jeden Kunden legen Sie einen eigenen Workspace an. So bleiben Dokumente, Agenten und Wissen je Kunde getrennt. Wir nennen ihn Kranvik Precision.

Kapitel 2: Eine Gruppe mit genau diesem Workspace

Damit das Team Ihres Kunden nur seinen Workspace sieht, legen Sie unter Benutzergruppen eine Gruppe an. Beim Workspace-Zugriff wählen Sie die Whitelist und setzen nur Kranvik Precision darauf. Für diesen Workspace legen Sie fest, was die Gruppe mit den Dokumenten darf, zum Beispiel Ansehen und Download, aber kein Hochladen. Bereiche wie Storage Mounts oder Connectors stellen Sie auf „Kein Zugriff“. Ein häufiger Fehler ist eine Gruppe mit Vollzugriff. Dann sieht der Token alle Workspaces Ihres Kontos, auch die Ihrer anderen Kunden. Prüfen Sie deshalb in der Gruppenliste, dass der Zugriff eingeschränkt ist.

Kapitel 3: Ein Gruppen-Token für Claude

Unter API und Entwickler erstellen Sie jetzt einen Gruppen-Token für diese Gruppe. Er ist für MCP Connect gedacht, also für Claude, ChatGPT oder Cursor, und übernimmt genau die Rechte und Workspaces der Gruppe. Kopieren können Sie den Token jederzeit in der Liste der API-Schlüssel. Behandeln Sie ihn wie ein Passwort und geben Sie ihn nur auf sicherem Weg weiter. In Claude fügt Ihr Kunde PaperOffice als Konnektor hinzu und meldet sich einmal an; dabei setzt er den Token ein. Ab dann fragt sein Team die eigenen Dokumente direkt in Claude ab. Für Server-Abläufe nehmen Sie dagegen einen API-Schlüssel. Für Claude und andere KI-Assistenten gibt es den Gruppen- oder den Benutzer-Token. Verlässt jemand das Team Ihres Kunden, rotieren Sie den Token. Die App erzeugt sofort einen neuen, der alte ist dann ungültig. Den neuen setzt Ihr Kunde einmal in Claude ein.

Kapitel 4: Die Dokumente kommen von selbst

Jetzt kommen die Dokumente von selbst. Am einfachsten über das Rechnungspostfach des Kunden: Unter Storage Mounts verbinden Sie das Postfach per IMAP, mit Benutzername und App-Passwort. Ein Connector im Import-Modus holt neue Mails in festen Abständen ab und legt sie in den Workspace Kranvik Precision. Dort liest PaperOffice die Belege aus wie jedes andere Dokument. Hat Ihr Kunde ein NAS oder einen Scanner, binden Sie es auf demselben Weg an, zum Beispiel per SFTP. Dafür gibt es eigene Filme in der Academy.

Kapitel 5: Eigene Abläufe mit n8n

Und für eigene Abläufe nutzen Sie die API, zum Beispiel mit n8n: Neue Rechnungen werden ausgelesen, geprüft und weitergegeben. Wie Sie so einen Posteingang Schritt für Schritt bauen, zeigt unser Film „Der Posteingang, der mitdenkt“ in der Academy.

Kapitel 6: Wo die Nutzung landet

Alle Aufrufe laufen über Ihr Konto. Ihren Integrator-Vorteil sehen Sie am Partner-Abzeichen auf Ihrer Plan-Karte und an jeder Zeile unter API-Nutzung. Was Sie Ihrem Kunden dafür berechnen, legen Sie selbst fest. Zusammengefasst: ein Workspace je Kunde, eine Gruppe mit genau diesem Workspace, ein Gruppen-Token für Claude, und die Dokumente kommen per Postfach oder NAS von selbst. Alles läuft über Ihr Konto. In der nächsten und letzten Folge geht es um die Praxis als Reseller: wie Ihr Kunde selbstständig startet. Bis zum nächsten Mal in der PaperOffice AI Academy.