Belege trennen mit dem Split Agent in n8n

Hallo und willkommen bei der PaperOffice AI Academy. In dieser Folge geht es um den Split Agent in n8n: Ein Sammel-Scan geht hinein, einzelne Belege kommen heraus.

Erst das Ergebnis: Sammel-Scan rein, Belege raus

Zuerst das Ergebnis. Unser Sammel-Scan aus der Poststelle hat sieben Seiten, mit einem Trennblatt dazwischen. Der Split Agent erkennt, wo ein Beleg endet und der nächste beginnt. Zurück kommen fünf Belege, jeder mit Typ, sprechendem Namen und seinen Seiten. So sieht das in n8n aus. Zum Testen starte ich den Workflow im Editor und schicke den Sammel-Scan an den Webhook. Jetzt läuft der Workflow Knoten für Knoten. Der Split-Auftrag geht an PaperOffice, und die Schleife fragt nach, bis er fertig ist. Nach knapp vierzig Sekunden ist alles durch. Im Knoten Stücke steht das Ergebnis: fünf Einträge, einer je Beleg. Das sind die fünf Belege: Bestellung, Lieferschein, Rechnung, ein technischer Bericht und eine Wareneingangsprüfung. Der technische Bericht ist ein Service-Bulletin mit zwei Seiten, und die bleiben zusammen. Das Trennblatt auf Seite drei hat der Split Agent erkannt und entfernt. Und jeder Beleg bekommt einen sprechenden Namen nach unserer Regel. Jedes Stück ist eine eigene PDF. Hier das Service-Bulletin: beide Seiten in einer Datei, mit dem Namen nach unserer Regel. Den Download-Link liefert das Ergebnis gleich mit, er gilt allerdings nur kurze Zeit. Noch ein zweiter Stapel, diesmal schwieriger: sechs Seiten in drei Sprachen. Eine englische Bestellung, ein spanischer Lieferschein und eine spanische Rechnung, eine Gutschrift, eine Frachtrechnung mit Kaffeefleck und das schiefe Handyfoto einer Rechnung. Der Split Agent trennt alle sechs und benennt sie einheitlich auf Deutsch. Und so bauen wir das, in vier Stufen: Eingang, Split-Auftrag, Warten und Stücke.

Stufe 1 von 4: Eingang

Stufe eins ist der Eingang: ein Webhook mit Header-Auth, der die Datei per POST annimmt. Fehlt die Datei, antwortet der Workflow sofort mit einem klaren Fehler. Und was passiert ohne Datei? Ich schicke eine Anfrage ohne Anhang. Der Workflow nimmt den kurzen Weg über den Knoten Datei fehlt und antwortet sofort mit Status vierhundert und einer klaren Meldung. Einen Split-Auftrag gibt es dann gar nicht, also auch keine Kosten.

Stufe 2 von 4: Split-Auftrag

Stufe zwei schickt den Stapel an den Split Agent, mit einem einzigen HTTP-Aufruf an die PaperOffice API. Dazu gehören die Vorlage für den Split, das Modell Ultra und eine Regel, wie die Teile heißen sollen: Dokumenttyp, Datum, Absender. Im Feld model wählen Sie den Prüfumfang. Basic erkennt die Grenzen und benennt die Teile. Premium liest dazu Dokumenttyp, Datum und Absender. Ultra begründet außerdem jeden Schnitt und liefert einen Audit-Trail. Abgerechnet wird je Seite. Den Preis bestimmen zwei Dinge: der Prüfumfang und die Verarbeitungsspur. Wir haben instant gewählt, also sofortigen Start. Ohne Startgarantie, mit no SLA, ist es günstiger. Die aktuellen Preise stehen auf unserer Website unter Preise.

Stufe 3 von 4: Warten

Der Auftrag läuft im Hintergrund. Die Schleife fragt alle sechs Sekunden nach dem Stand. Ist er fertig, geht es weiter. Bricht er ab, endet der Lauf mit einer Meldung.

Stufe 4 von 4: Stücke

In Stufe vier wird aus der Antwort eine Liste, ein Eintrag je Beleg. Kommt doch einmal ein Trennblatt als eigenes Stück zurück, filtert dieser Knoten es heraus. Zum Schluss antwortet der Webhook mit genau dieser Liste. Und wie geht es mit der Liste weiter? Im Hauptvideo zum Posteingang hängt genau hier die Schleife: Jeder Beleg geht einzeln zum IDP Agent, wird ausgelesen und im Workspace abgelegt. So wird der Split zum Anfang eines ganzen Workflows.

Zum Nachbauen: Zugänge und Aufruf von außen

Zum Nachbauen brauchen Sie zwei Zugänge, beide als Header-Auth in n8n. Den Schlüssel für den Webhook legen Sie selbst fest, mit einem eigenen Header-Namen. Für PaperOffice nehmen Sie einen API-Schlüssel aus Ihrem Konto, unter API und Entwickler. Den tragen Sie im Header Authorization ein. Von außen rufen Sie den Workflow mit einem POST an die Webhook-Adresse auf: die Datei im Feld file, den Schlüssel im Header. Das kann ein Skript sein, ein anderes Programm oder ein zweiter Workflow. Zurück kommt die Liste der Belege, bereit für den nächsten Schritt. Drei Tipps aus der Praxis. Erstens: Trennblätter brauchen Sie nicht, der Split Agent erkennt die Grenzen am Inhalt. Zweitens: Die Namensregel legen Sie im Feld naming instruction fest, zum Beispiel Datum, Absender, Dokumenttyp. Und drittens: Laden Sie die Stücke zeitnah herunter oder legen Sie sie gleich ab, denn die Links laufen nach kurzer Zeit ab. Das war der Split Agent in n8n: ein Webhook, ein Aufruf, eine Schleife und eine Liste. In PaperOffice starten Sie ihn auch direkt aus der Belegliste. Wie es mit den einzelnen Belegen weitergeht, zeigt das Hauptvideo zum Posteingang. Bis zum nächsten Mal in der PaperOffice AI Academy.