Der Posteingang, der mitdenkt: PaperOffice AI in n8n, Schritt für Schritt

Hallo und willkommen bei der PaperOffice AI Academy. In dieser Folge bauen wir in n8n einen Posteingang, der mitdenkt. Ein Sammel-Scan kommt herein, und am Ende ist jeder Beleg erkannt, abgelegt, geprüft und mit seiner Bestellung abgeglichen. Wo etwas nicht stimmt, entscheidet ein Mensch.

Erst das Ergebnis: Ein echter Lauf, Menschen entscheiden

Bevor wir bauen, schauen wir uns zuerst das Ergebnis an. An einem echten Lauf. Danach bauen wir es Schritt für Schritt nach. Unser Beispiel ist ein Sammel-Scan mit sechs Seiten: eine Bestellung, ein Lieferschein und vier Rechnungen. Auf einer davon steht plötzlich eine neue Bankverbindung. Ich schicke den Sammel-Scan an den Webhook: sechs Seiten in einer PDF, so wie sie aus dem Scanner kommen. In der Liste der Ausführungen startet der Lauf. Split trennt die Belege, IDP liest die Felder, und jede auffällige Rechnung geht durch die Ultra-Prüfung. Das dauert ein paar Minuten, ich spule vor. Der Lauf hat sechs Belege erkannt, abgelegt und die Vorgänge abgeglichen. Für jeden Beleg mit einem Anlass liegt jetzt eine Aufgabe bereit. Und der Workflow schläft und wartet auf uns. In PaperOffice stehen die Aufgaben unter Human in the Loop, jede mit ihrem Anlass. Diese Rechnung kennt PaperOffice schon. Es ist das zweite Exemplar der Iberica-Rechnung, mit Eingangsstempel. Der Workflow meldet das Duplikat, und die Prüfansicht nennt das Original. Ich lehne ab, mit Begründung. Bei dieser Rechnung meldet die Prüfung ein hohes Betrugsrisiko: Der Lieferant nennt eine neue Bankverbindung. Ab sieben steht ein Beleg automatisch in Quarantäne. Auch hier lehne ich ab. Die Rechnung über siebenundvierzigtausendfünfhundert Euro ist unauffällig. Bevor ich sie freigebe, bestätige ich die ausgelesenen Felder. Dann: Genehmigen. Die übrigen drei Aufgaben entscheide ich genauso. Jede Entscheidung weckt den Lauf über den zweiten Webhook. Nach der letzten ist er fertig. Gut zwanzig Minuten, und die meiste Zeit davon hat er auf uns gewartet. Das Ergebnis in PaperOffice: Die freigegebenen Belege liegen in Northstar Belege, die Rechnungen sind revisionssicher bis Ende zweitausendsechsunddreißig. Und in der Akte steht die Notiz des Workflows. Das Duplikat liegt im Workspace Quarantäne, mit Legal Hold und ebenfalls einer Notiz. Löschen lässt es sich nicht mehr. Und genau diesen Posteingang bauen wir jetzt, Schritt für Schritt, mit ganz normalen HTTP-Knoten in n8n. Zehn Stufen.

Stufe 1 von 10: Eingang

Stufe eins ist der Eingang. Die Knoten jeder Stufe habe ich vorbereitet. Ich füge sie ein und schiebe sie an ihren Platz. Der Webhook nimmt die Datei per POST an. Geschützt ist er mit Header-Auth: Nur wer den richtigen Schlüssel im Header mitschickt, kommt durch. Geantwortet wird nicht automatisch, sondern über eigene Antwort-Knoten. Fehlt die Datei, geht es direkt zur Antwort, und der Absender bekommt sofort einen klaren Fehler zurück.

Stufe 2 von 10: Split Agent

Stufe zwei ist der Split Agent. Ich verbinde ihn mit dem Eingang, und zwar mit dem Zweig, in dem die Datei da ist. Ein einziger Aufruf an die PaperOffice API, ein POST an die Job-Schnittstelle. Die Zugangsdaten liegen als Header-Auth in n8n, nicht im Knoten selbst. Im Body stehen die Vorlage pdf_ai_split, das Modell ultra, die Verarbeitungsspur, eine Regel für die Dateinamen, die Sprache und natürlich die Datei. Der Auftrag läuft im Hintergrund. Deshalb fragt der Workflow den Job alle sechs Sekunden ab, bis er fertig ist. Ist der Stapel getrennt, antwortet der Workflow mit 202, angenommen. Den Rest erledigt er, ohne dass der Absender warten muss.

Stufe 3 von 10: Beleg für Beleg

Stufe drei geht Beleg für Beleg. Die Schleife nimmt immer genau einen Beleg aus dem Ergebnis des Split Agents. Dann lädt der Workflow die Datei dieses Belegs über ihren Download-Link.

Stufe 4 von 10: IDP Agent

Stufe vier ist der IDP Agent. Wieder ein einziger Aufruf, diesmal mit der Vorlage document_idp. Für Rechnungen, Bestellungen und Lieferscheine kommen die Felder zurück: Lieferant, Nummer, Datum, Beträge und Positionen, und dazu die Fundstellen im Original.

Stufe 5 von 10: Ablage + Knowledge Graph

Stufe fünf: Ablage und Knowledge Graph. document-put legt den Beleg in den Workspace n8n Beschaffung. Dann bindet procurement_bind Rechnung und Lieferschein an ihre Bestellung, über die Bestellnummer, die der IDP Agent gefunden hat.

Stufe 6 von 10: AI-DMS Ultra

Stufe sechs ist AI-DMS Ultra. Nicht jeder Beleg braucht die volle Analyse, deshalb gibt es hier Regeln. Ein Betrag über tausend Euro, ein Widerspruch beim Belegtyp, ein fehlender Pflichtbetrag oder eine Abweichung im Abgleich. Trifft eine Regel zu, bestellt der Workflow Ultra für genau dieses Dokument.

Stufe 7 von 10: Audit + Prüfaufgabe

Stufe sieben: Audit und Prüfaufgabe. Der Workflow liest aus dem Dokument das Betrugsrisiko und die Begründung. Über die Aufgaben-Schnittstelle legt er dann eine Aufgabe für einen Menschen an: wer prüft, bis wann, wie dringend und zu welchem Dokument. Genau hier ist bei einem Parser Schluss. LlamaParse und Mistral OCR liefern Text und Struktur. Einen Prüfprozess mit Aufgabe, Zuweisung, Frist und Nachweis bringen sie nicht mit. Den müssten Sie selbst bauen.

Stufe 8 von 10: Drei-Wege-Abgleich

Stufe acht ist der Drei-Wege-Abgleich. Die Schleife hat zwei Ausgänge. Der erste meldet sich, wenn alle Belege durch sind. Den verbinde ich mit dem Abgleich. procurement_review prüft jeden Vorgang: Passen Bestellung, Lieferschein und Rechnung zusammen, beim Kopfbetrag und bei den Positionen? Weicht etwas ab, entsteht auch hier eine Aufgabe.

Stufe 9 von 10: Warten auf den Menschen

Stufe neun: Warten auf den Menschen. Der Workflow meldet sich mit seiner Aufwach-Adresse bei PaperOffice an und legt sich dann schlafen, ohne Zeitlimit. Wird in PaperOffice entschieden, meldet PaperOffice das an einen zweiten Webhook. Der schaut nach, welcher Lauf auf diese Aufgabe wartet, und weckt ihn auf.

Stufe 10 von 10: Entscheidung umsetzen

Stufe zehn setzt die Entscheidung um. Bei einer Freigabe hebt der Workflow eine Audit-Sperre auf, und zwar mit der genehmigten Aufgabe als Nachweis. Dann wandert der Beleg in den Workspace Northstar Belege, und Rechnungen werden revisionssicher gestellt, mit einer Frist ab Jahresende. Bei einer Ablehnung bleibt der Beleg gesperrt und bekommt einen Legal Hold. In beiden Fällen schreibt der Workflow eine Notiz in die Akte. Dann wartet er auf die nächste Entscheidung. Zehn Stufen, ein Workflow, und alles läuft über eine Plattform: ein Vertrag, Daten in der EU, keine Subprozessoren. Data-in, Data-out. Und wenn die Dokumente erst in PaperOffice liegen, geht noch mehr, ohne neuen Baustein: der Telefon-Agent, Fragen aus Claude oder ChatGPT über MCP, die Suche und Workflows in der App. In den nächsten Folgen schauen wir uns einzelne Agenten genauer an, zum Beispiel Split, IDP und Redact. Bis dahin: Viel Spaß beim Bauen.