Alles verbinden: Belege aus Postfach, Scanner und Speicher, dazu API und KI-Assistenten

Erst das Ergebnis: Die Belege kommen von selbst

Hallo und willkommen bei der PaperOffice AI Academy. In diesem Film verbinden wir PaperOffice mit der Außenwelt: mit Ihrem E-Mail-Postfach, Ihrem Scanner, Ihren Speichern und mit KI-Assistenten wie Claude und ChatGPT. Rechnungen kommen per E-Mail, Scans liegen am Kopierer, Verträge in einer Cloud. Alles einzeln herunterzuladen und hochzuladen, kostet jeden Tag Zeit. Zuerst das Ergebnis. Diese Rechnungen hat niemand hochgeladen. PaperOffice hat sie selbst aus dem E-Mail-Postfach geholt, und der letzte Beleg kam direkt vom Scanner. So richten Sie das ein: Zuerst verbinden Sie die Quelle, dann legt ein Connector fest, wohin die Belege kommen. Danach geht es um eigene Speicher, API-Schlüssel und KI-Assistenten.

Kapitel 1: Das Prinzip: Storage Mount und Connector

Jede Verbindung beginnt unter Document AI, Storage Mounts. Ein Storage Mount ist der Zugang zu einer Quelle, etwa zu einem Postfach, einem Ordner auf einem Server oder einem Cloud-Speicher. Beim Anlegen wählen Sie zuerst den Zweck. Als Importquelle holt PaperOffice Dateien ab. Als eigener Speicher legt PaperOffice Ihre Dokumente dort ab. Diese Wahl lässt sich später nicht mehr ändern.

Kapitel 2: Das E-Mail-Postfach

Fangen wir mit dem Postfach an, in das Ihre Lieferanten ihre Rechnungen schicken. Als Verbindungstyp wählen wir E-Mail. Dann die Zugangsdaten des Postfachs: Server, Benutzer und Passwort. Die verschlüsselte Verbindung ist schon eingeschaltet, gelesen wird der Posteingang. Mit Verbindung testen prüft PaperOffice sofort, ob alles stimmt, und zwar nur lesend. Im Postfach ändert sich dabei nichts. Der Connector macht daraus einen Ablauf. Er beobachtet die Quelle und schreibt jeden neuen Beleg in den Workspace, den Sie festlegen. Jetzt der Connector. Er bekommt einen Namen, die Quelle ist unser Postfach, und als Ziel wählen wir den Workspace Posteingang. Unter Aktion legen Sie fest, wie oft das Postfach geprüft wird, höchstens alle fünf Minuten. PaperOffice holt nur ungelesene E-Mails ab und markiert sie danach als gelesen. Die E-Mails selbst bleiben im Postfach. Mit Scan starten holen wir die Rechnungen sofort ab, statt auf die nächste Prüfung zu warten. Und da sind sie: drei Rechnungen, direkt aus dem Postfach. Die AI-DMS-Verarbeitung liest sie gleich aus.

Kapitel 3: Der Scanner

Für Ihren Scanner gibt es einen eigenen Weg, den Scanner Endpoint. PaperOffice stellt dafür einen geschützten Zugang bereit. Ein Klick auf Endpoint aktivieren, und PaperOffice zeigt die Zugangsdaten. Die tragen Sie im Scanner ein. Am besten nutzen Sie SFTP. Ältere Scanner, die nur FTP können, bekommen dafür einen eigenen FTP-Zugang. Auch hier bringt ein Connector die Scans in den Workspace Posteingang. Wichtig ist das zeitgesteuerte Polling. Ist es eingeschaltet, prüft PaperOffice den Scanner-Ordner im eingestellten Abstand und holt neue Scans von selbst ab. Für die Vorführung holen wir den Scan mit Scan starten sofort ab. Und da ist er, ohne Umweg über einen Computer.

Kapitel 4: Ordner und Cloud-Speicher

Ordner auf Servern und in der Cloud verbinden Sie genauso: per SFTP etwa ein NAS oder einen Linux-Server, dazu Amazon S3 und kompatible Speicher und WebDAV, zum Beispiel Nextcloud. Wir verbinden einen Ordner auf unserem eigenen Server per SFTP: Adresse, Benutzer, Passwort und den Ordner, aus dem PaperOffice liest. Verbindung testen prüft auch hier nur lesend. Auf dem Server ändert sich nichts. Ein Connector holt die Dateien in den Workspace Posteingang. Die Dateien selbst bleiben auf dem Server. Rechnung, Lieferschein und Frachtrechnung sind da, und AI-DMS liest sie gleich aus.

Kapitel 5: Eigener Speicher (BYOS)

Sollen Ihre Dokumente auf Ihrer eigenen Hardware liegen, nutzen Sie Ihren eigenen Speicher, kurz BYOS. Dafür verbinden wir einen zweiten Ordner auf unserem Server, diesmal als eigenen Speicher. PaperOffice verschlüsselt dann jede Datei mit Ihrem eigenen Passwort. Laden Sie es gleich als Datei herunter und bewahren Sie es sicher auf. Den Speicherort wählen Sie beim Anlegen eines Workspace, und diese Wahl ist endgültig.

Kapitel 6: API-Schlüssel

Für eigene Programme und Automatisierungen gibt es API-Schlüssel. Sie finden sie rechts unter API und Entwickler. Beim Anlegen wählen Sie den Typ: einen API-Key für Server und Dienste oder einen persönlichen Token, mit dem KI-Assistenten über MCP für Sie arbeiten. Kopieren können Sie den Schlüssel jederzeit in der Liste der API-Keys. Behandeln Sie ihn wie ein Passwort. Wie Sie damit zum Beispiel n8n anbinden, zeigt ein eigener Film.

Kapitel 7: Claude und ChatGPT

Am schnellsten verbinden Sie KI-Assistenten über PaperOffice einrichten, rechts unter Hilfe und Lernen. Für Claude kopieren Sie die Server-Adresse und erstellen einen persönlichen Token. Dann fügen Sie PaperOffice in Claude als Konnektor hinzu. In ChatGPT schalten Sie dafür den Entwicklermodus ein, das setzt in der Regel einen bezahlten ChatGPT-Plan voraus. Dann tragen Sie die Server-Adresse ein und bestätigen die Anmeldung. Für Cursor und andere MCP-Programme zeigt der Dialog die passenden Schritte gleich mit. Zusammengefasst: Ein Storage Mount verbindet die Quelle, ein Connector bringt die Belege in den richtigen Workspace. So kommen Rechnungen aus dem Postfach und Scans vom Scanner von selbst. Mit eigenem Speicher bleiben Ihre Dateien auf Ihrer Hardware, und über API-Schlüssel und MCP arbeiten Ihre Programme und KI-Assistenten direkt mit PaperOffice. Bis zum nächsten Mal in der PaperOffice AI Academy.