Das E-Mail-Postfach

Das Prinzip: Storage Mount und Connector

Jede Verbindung beginnt unter Document AI, Storage Mounts. Ein Storage Mount ist der Zugang zu einer Quelle, etwa zu einem Postfach, einem Ordner auf einem Server oder einem Cloud-Speicher. Beim Anlegen wählen Sie zuerst den Zweck. Als Importquelle holt PaperOffice Dateien ab. Als eigener Speicher legt PaperOffice Ihre Dokumente dort ab. Diese Wahl lässt sich später nicht mehr ändern.

Das E-Mail-Postfach

Fangen wir mit dem Postfach an, in das Ihre Lieferanten ihre Rechnungen schicken. Als Verbindungstyp wählen wir E-Mail. Dann die Zugangsdaten des Postfachs: Server, Benutzer und Passwort. Die verschlüsselte Verbindung ist schon eingeschaltet, gelesen wird der Posteingang. Mit Verbindung testen prüft PaperOffice sofort, ob alles stimmt, und zwar nur lesend. Im Postfach ändert sich dabei nichts. Der Connector macht daraus einen Ablauf. Er beobachtet die Quelle und schreibt jeden neuen Beleg in den Workspace, den Sie festlegen. Jetzt der Connector. Er bekommt einen Namen, die Quelle ist unser Postfach, und als Ziel wählen wir den Workspace Posteingang. Unter Aktion legen Sie fest, wie oft das Postfach geprüft wird, höchstens alle fünf Minuten. PaperOffice holt nur ungelesene E-Mails ab und markiert sie danach als gelesen. Die E-Mails selbst bleiben im Postfach. Mit Scan starten holen wir die Rechnungen sofort ab, statt auf die nächste Prüfung zu warten. Und da sind sie: drei Rechnungen, direkt aus dem Postfach. Die AI-DMS-Verarbeitung liest sie gleich aus.