Workspaces anlegen: Standard, Business, Compliance

Ein Workspace ist so etwas wie ein eigener Aktenschrank, zum Beispiel für eine Firma, ein Projekt oder einen Mandanten. In der Übersicht der Workspaces klicken Sie auf „Neuen Workspace anlegen“, vergeben einen Namen und wählen den Typ, im Film „Unternehmen“.

Die Verarbeitungssprache bestimmt, in welcher Sprache die KI später Zusammenfassungen, Namen und Felder schreibt.

Beim Speicherort wählen Sie zwischen dem PaperOffice EU-Rechenzentrum und eigenem Speicher (Bring Your Own Storage), zum Beispiel Ihrem eigenen Server oder NAS. Den richten Sie vorher unter Connectors ein. Wichtig: Der Speicherort lässt sich nach dem Anlegen nicht mehr ändern.

Im Reiter Workspace-Typ geht es um Schutz und Nachweise. Standard ist der Einstieg: ablegen und finden. Business ist für den Alltag: teilen, schützen, wiederherstellen. Das ist die Empfehlung, und nur Business-Workspaces können Sie nach außen freigeben. Compliance ist die höchste Stufe, für Nachweis und Revisionssicherheit, etwa bei strengen Aufbewahrungspflichten. Compliance kostet extra, unterstützt keinen eigenen Speicher und lässt sich nicht nach außen teilen. Hochstufen geht jederzeit, zurückstufen nicht.

Im Reiter AI-DMS legen Sie fest, wie gründlich die KI Ihre Dokumente versteht. „Nur Speicherung“ legt die Dateien ohne KI ab, verarbeiten lassen können Sie sie später immer noch. Basic macht Ihr Archiv durchsuchbar: Texterkennung, Klassifizierung und Schlagwörter. Premium ist die beste Standardeinstellung für Geschäftsdokumente, mit semantischer Suche, Geschäftsfeldern und Beziehungen. Ultra holt das Maximum heraus: Tabellen, Formulare und Bilder werden gelesen, die Dokumente untereinander verknüpft, und jedes Dokument bekommt eine Sicherheitsprüfung.

Unter Dokument-Typ stellen Sie „Automatisch erkennen“ ein. Dann ordnet die KI jedes Dokument selbst einem Typ zu, zum Beispiel Rechnung, Lieferschein oder Vertrag. Unter Zugriffsschutz sichern Sie einen Workspace zusätzlich ab, mit Passwort, SMS-Code oder Vier-Augen-Prinzip. Unter Freigabe teilen Sie den Workspace später nach außen: per E-Mail für den Zugriff im Browser oder per Telefon.

Zum Schluss speichern Sie, prüfen die Übersicht und erstellen den Workspace.