In der Bauindustrie arbeiten zahlreiche Personen aus verschiedenen Aufgabenbereichen, Abteilungen und manchmal sogar Unternehmen gemeinsam an einer Vielzahl von Daten, Dokumenten und Informationen.
Es ist von großer Bedeutung, dass alle Prozesse effizient und schnell ablaufen, insbesondere wenn es um die Organisation und Verwaltung unternehmenskritischer Inhalte wie Zeichnungen, Verträge, Projektpläne und Ähnliches geht.
Wenn die Verwaltung von Dokumenten und Informationen jedoch ineffizient ist, können sich einige Nachteile ergeben.
Zum Beispiel entsteht Verwirrung unter den Mitarbeitenden, wenn sie auf Grundlage veralteter Versionen arbeiten. Daraus resultieren Missverständnisse aufgrund des mangelnden Überblicks, und somit befinden wir uns in einem Teufelskreis steigender Betriebskosten durch doppelte und ineffiziente Arbeit - ganz zu schweigen von der Zeit, die für die Klärung der aufkommenden Verwirrungen aufgewendet werden muss.
Zusammenfassend lässt sich feststellen: Wenn Dokumente und Informationen nicht strukturiert und eindeutig verwaltet werden, ist niemand im Unternehmen in der Lage, alltägliche und intelligente Entscheidungen zu treffen, die wiederum den Unternehmenserfolg sichern.
In diesem Artikel betrachten wir nicht nur die Herausforderungen des Dokumentenmanagements in der Bauindustrie, sondern auch, wie eine effiziente und strukturierte Verwaltung von Daten, Dokumenten und Informationen mit PaperOffice AI möglich wird. Aufgrund unserer umfangreichen Expertise in Digitalisierung und papierlosem Arbeiten haben wir natürlich auch für jede Herausforderung eine mögliche Lösung parat.
Wir stellen Ihnen 7 praxisbezogene Herausforderungen vor und präsentieren die Lösungen
PaperOffice befragte im Jahr 2022 einige Bauunternehmen zu den größten Hürden bei der Verwaltung von Daten, Dokumenten und Informationen sowie berücksichtigte manche Unternehmensinformationen aus den erfolgten Fallstudien. Dabei wurden folgende Erkenntnisse gewonnen:
Herausforderung 1
Dokumente können in der bestehenden Ablagestruktur nur schwer gefunden werden
Ganze 82 Prozent der befragten Unternehmen gaben an, dass sie aufgrund verwirrender Dateinamen oder schlechter Kategorisierung Schwierigkeiten haben, ein Dokument in ihrer Ordnerstruktur zu finden.
Eine Kategorisierung ist wiederum aus Zeitmangel nicht möglich und käme nur infrage, wenn sie automatisch erfolgt.
Ob es sich um physische Ordner oder digitale Ordnerstrukturen auf Servern handelt - der Dateiname eines Dokuments sollte in der Regel Informationen über dessen Inhalt liefern.
Es kommt häufig vor, dass Personen in der Suchfunktion ihres Computers nach den wichtigsten Schlagwörtern suchen, in der Hoffnung, dass diese im Dateinamen des gesuchten Dokuments enthalten sind.
Bei solchen Suchen entsteht schnell Verwirrung, da eine fehlende einheitliche Struktur dazu führen kann, dass die Dateien nicht immer die gesuchten Schlagwörter enthalten.
Ähnlich wie bei einem physischen Ordner, der im falschen Regal steht, im anderen Raum oder falsch abgestellt wurde oder dessen Etikett unleserlich bzw. falsch beschriftet ist.
Dabei kennt bestimmt jeder den „hängenden Explorer“, der bei der Suche in 5000 Dateien komplett den Geist aufgibt und eine reguläre, einfache Suche mit einem PC-Neustart verbunden werden muss.
Mit einer Lösung wie PaperOffice AI, einem Dokumentenmanagement-System mit KI, gehören unübersichtliches Ablegen und zeitaufwändiges Suchen der Vergangenheit an.
In PaperOffice AI werden Dokumente nicht einfach willkürlich benannt und an beliebigen Orten gespeichert, sondern beim Eingang automatisch gelesen (OCR in über 120 Sprachen) und klassifiziert. Die wichtigsten Angaben daraus stehen als Felder bereit, und per Ordnervorschlag oder Workflow werden die Dokumente nach „Projekt“ oder „Unternehmen“ logisch abgelegt und mit den relevanten Informationen verknüpft. Die semantische Suche findet sie schnell und einfach, auch ohne exakten Suchbegriff. So kann die Suche, beispielsweise nach der Art des Projektes, dem Projekt selbst, dem Kunden oder einem Subunternehmen, dem Dokumentenersteller oder auch dem Dokumentenstatus erfolgen.
Tipp: Entdecken Sie unsere Fallstudie über die erfolgreiche Einführung von PaperOffice beim Bauunternehmen IDC Construccion S.L. in Las Palmas.
Lesen Sie jetzt mehr darüber und lassen Sie sich inspirieren.
Herausforderung 2
Unklarheit über die aktuelle und korrekte Version von Dokumenten
Die Unklarheit über die aktuelle und korrekte Version von Dokumenten stellt eine bedeutende Herausforderung für Unternehmen dar.
Bauunternehmen gaben an, dass sie keinen Überblick darüber haben, welche Version eines Dokuments oder einer Information die aktuelle bzw. korrekte ist.
In der heutigen Zeit, in der mehrere Personen orts- und zeitunabhängig an einem Dokument arbeiten können, ist eine klare Kommunikation entscheidend.
Um Missverständnisse zu vermeiden, ist es wichtig, jeden Zugriff, jede Änderung und Archivierung schriftlich zu dokumentieren. So ist auch später nachvollziehbar, wie das Dokument entstanden ist. Eine bloße Ergänzung des Dateinamens wie "_2“ oder „_neu 1.2“ FINAL", "FINAL 2", "ENTWURF 2.0" ist jedoch keine geeignete Lösung, da nicht klar erkennbar ist, welche Version das Dokument tatsächlich ist. Dies führt oft zu Verwirrung bei der Suche und erhöht die Anzahl von Duplikaten, die an verschiedenen Speicherorten zu finden sein können.
Lösung: Mit PaperOffice AI lösen Sie beide Probleme – Versionierung und Nachvollziehbarkeit von Änderungen – elegant. Neue Fassungen legen Sie als Version am selben Dokument ab, und der Audit-Trail hält jeden Zugriff und jede Änderung mit Person und Zeitpunkt fest. Alle Fassungen bleiben so an einem Dokument zusammen statt als verstreute Kopien, und frühere Versionen lassen sich nebeneinander vergleichen. So werden Missverständnisse vermieden, und die Dokumente lassen sich problemlos finden.
Über Freigaben legen Sie fest, wann eine neue Fassung verbindlich wird, und auf Wunsch verhindert der WORM-Schreibschutz, dass freigegebene Dokumente nachträglich verändert werden.
Herausforderung 3
Probleme beim orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf relevante Daten
Bauunternehmen arbeiten oft an verschiedenen Standorten und Baustellen, wodurch der Zugriff auf wichtige Dokumente und Informationen eine Herausforderung darstellt.
Traditionelle papierbasierte Systeme erschweren den Zugriff auf benötigte Daten, insbesondere wenn diese physisch an einem bestimmten Ort gelagert werden. Dies kann zu Verzögerungen bei der Entscheidungsfindung, ineffizienter Kommunikation und potenziellen Fehlern führen.
Lösung: Eine digitale Dokumentenverwaltung bietet die Möglichkeit, Dokumente zentral zu speichern und zugänglich zu machen. Dadurch haben Teammitglieder jederzeit und von jedem Ort aus die Möglichkeit, auf relevante Daten zuzugreifen.
Die Einführung von mobilen Anwendungen ermöglicht es den Mitarbeitern sogar, Dokumente und Informationen direkt von der Baustelle aus abzurufen. Dies erhöht die Effizienz, verbessert die Kommunikation und erleichtert die Zusammenarbeit in Echtzeit, unabhängig vom Standort.
PaperOffice AI bindet auch NAS-Geräte ein, zum Beispiel von QNAP und Synology. Mit Bring Your Own Storage (BYOS) liegen Ihre Dateien verschlüsselt auf Ihrem eigenen NAS oder Server (per SFTP); Index, Metadaten und KI-Ergebnisse hält PaperOffice im eigenen Rechenzentrum in der EU.
Wie das funktioniert, lesen Sie auf unserer Seite zu Storage Mounts (BYOS).
PaperOffice ist seit 2019 offizieller DMS-Partner von QNAP. Ein QNAP-NAS binden Sie per BYOS als eigenen Speicher an PaperOffice AI an; Ihre Dateien bleiben so auf Ihrem Speicher im Haus.
Um mehr über die Partnerschaft von PaperOffice mit QNAP und die damit verbundenen Vorteile für Unternehmen zu erfahren, klicken Sie hier.
PaperOffice AI ist ein umfassendes Dokumentenmanagement-System im Browser, das Ihnen hilft, Dokumente zu organisieren, zu speichern und zu teilen, im Büro wie auf der Baustelle. Sie scannen Dokumente mit dem Smartphone oder dem Scanner, die KI liest und ordnet sie, Sie archivieren und finden sie wieder, und Aufgaben und Workflows verbessern die Zusammenarbeit zwischen den Benutzern.
Herausforderung 4
Unstrukturierte Dokumente und Informationen
Bauunternehmen verwalten eine Vielzahl von Dokumenten wie Pläne, Zeichnungen, Verträge, Genehmigungen und Berichte. Darüber hinaus enthalten auch E-Mails aus Outlook wertvolle Informationen, die für Bauunternehmen relevant sind.
Oftmals sind diese Dokumente unstrukturiert und liegen in verschiedenen Formaten und Dateitypen vor. Dies kann die Organisation und den Zugriff auf relevante Informationen erschweren, insbesondere wenn keine einheitliche Struktur oder Klassifizierung vorhanden ist.
Lösung: Eine effektive Dokumentenverwaltungslösung wie PaperOffice AI bietet Funktionen zur Strukturierung und Kategorisierung von Dokumenten. Die KI erkennt beim Eingang den Dokumenttyp und schlägt den Ordner vor; E-Mails und Anhänge kommen über den E-Mail-Eingang direkt in den Workspace. Mit Ordnern, eigenen Metadaten und Tags organisieren Sie Dokumente nach Projekten, Kategorien oder anderen relevanten Kriterien. Dadurch wird die Auffindbarkeit und Verwaltung von Dokumenten erheblich verbessert, da sie schnell und einfach identifiziert werden können.
Herausforderung 5
Zusammenarbeit und Kommunikation
Bauunternehmen arbeiten oft in Teams und müssen effektiv zusammenarbeiten, um Projekte erfolgreich abzuschließen. Eine Herausforderung besteht darin, dass mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten und Änderungen vornehmen müssen. Traditionelle Methoden wie das Versenden von E-Mails oder das manuelle Zusammenführen von Änderungen können zu Verzögerungen, Datenverlust und Ineffizienz führen.
Lösung: Eine Dokumentenverwaltungslösung mit integrierter Kollaborationsfunktion ermöglicht es mehreren Benutzern, gleichzeitig an einem Dokument zu arbeiten. Änderungen werden automatisch verfolgt und können nachverfolgt werden, wodurch Konflikte vermieden und die Zusammenarbeit erleichtert wird.
Echtzeit-Kommentare und Chat-Funktionen ermöglichen eine nahtlose Kommunikation zwischen den Teammitgliedern, um Fragen zu klären und Entscheidungen zu treffen.
Herausforderung 6
Einhaltung von Vorschriften und Sicherheit
Bauunternehmen müssen oft spezifische Vorschriften und Standards einhalten, insbesondere in Bezug auf den Datenschutz und die Sicherheit sensibler Informationen. Die Verwaltung und Sicherung von Dokumenten gemäß den gesetzlichen Anforderungen kann eine Herausforderung darstellen, insbesondere wenn sensible Informationen gefährdet sind oder verloren gehen.
Lösung: Eine zuverlässige Dokumentenverwaltungslösung bietet Funktionen zur Sicherung sensibler Daten und zur Einhaltung von Vorschriften. Dazu gehören verschlüsselte Speicherung, Zugriffskontrollen, Benutzerberechtigungen und Audit-Trail-Funktionen.
Durch die Implementierung von robusten Sicherheitsmaßnahmen können Bauunternehmen sicherstellen, dass ihre Dokumente geschützt sind und den geltenden Vorschriften entsprechen.
Herausforderung 7
Dokumentenintegration und Datenmigration
Bauunternehmen arbeiten oft mit verschiedenen Systemen und Tools, die für spezifische Aufgaben oder Phasen eines Bauprojekts entwickelt wurden.
Die Herausforderung besteht darin, diese verschiedenen Systeme nahtlos miteinander zu integrieren und sicherzustellen, dass alle relevanten Dokumente und Informationen an einem zentralen Ort zugänglich sind.
Darüber hinaus kann es schwierig sein, vorhandene physische Dokumente oder Daten aus anderen Systemen in eine neue Dokumentenverwaltungs- Lösung zu migrieren.
Lösung: PaperOffice AI bietet Integrationsmöglichkeiten, um sich in bestehende Systeme und Tools einzufügen: eine REST-API, Webhooks und einen MCP-Server, Connectors für Ordner und Postfächer sowie den Import von Beständen als ZIP, per Storage Mount oder aus einem ELO-Export. Durch die Integration verschiedener Systeme können Bauunternehmen ihre vorhandenen Daten und Dokumente effizient nutzen und gleichzeitig den Zugriff und die Verwaltung zentralisieren.
Bei der Datenmigration können spezielle Dienstleistungen oder Tools helfen, physische Dokumente zu digitalisieren und Daten aus anderen Systemen in das neue Dokumentenverwaltungssystem zu übertragen.
Fazit
Die Dokumentenverwaltung für Bauunternehmen stellt eine Reihe von Herausforderungen dar, die bewältigt werden müssen, um effiziente und reibungslose Geschäftsprozesse zu gewährleisten.
Durch den Einsatz einer robusten und umfassenden Dokumentenmanagementlösung können diese Herausforderungen erfolgreich bewältigt werden. PaperOffice AI bietet strukturierte Dokumentenorganisation, schnellen Zugriff im Browser und mobil, Zusammenarbeit über Aufgaben, Freigaben und Workflows, Sicherheit mit AES-256-Verschlüsselung, Versionskontrolle und Änderungsverfolgung im Audit-Trail sowie Integration mit verschiedenen Systemen. Die Informationssicherheit von PaperOffice ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert (Zertifikat unter NDA).
Indem Bauunternehmen diese Herausforderungen angehen, können sie ihre Produktivität steigern, die Effizienz verbessern und die Basis für erfolgreiches Projektmanagement schaffen.
Für wen ist ein papierloses Büro geeignet?
Die schnelle und einfache Antwort auf die Frage ist: für jedes Unternehmen. Von einem papierlosen Büro profitieren alle Unternehmensbranchen und -größen, von KMUs über Start-ups bis hin zu großen Unternehmen. Besonders wertvoll ist die Umstellung aber für kleine und mittelständische Unternehmen: Durch die Reduzierung von Bearbeitungsaufwänden und Kosten wird benötigtes Budget für weitere Wachstums-Booster frei.
Kann ich für mein papierloses Büro in der Firma einen Cloud-basierten DMS Provider verwenden?
Ja – wenn der Anbieter Ihre Dokumente in der EU verarbeitet und mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO schließt. Denn spätestens seit die DSGVO 2018 wirksam wurde, ist Datenschutz in aller Munde: DMS-Lösungen verarbeiten, verwalten und speichern Dokumente, die oft sensible, personenbezogene Daten enthalten, und bei Verstößen gegen die DSGVO sieht der Gesetzgeber hohe Bußgelder vor. PaperOffice AI verarbeitet Ihre Dokumente im eigenen Rechenzentrum in Navarra (Spanien, EU); Ihre Dateien können dabei auf Ihrem eigenen Speicher bleiben (Bring Your Own Storage). Wer ganz lokal arbeiten will, nutzt PaperOffice Classic.
Insgesamt bieten NAS-Lösungen in Kombination mit einer effektiven Dokumentenverwaltung wie PaperOffice AI eine sichere, effiziente und skalierbare Lösung für Unternehmen und Organisationen: Die Dateien bleiben auf Ihrem NAS; Texterkennung, Klassifizierung und Suche übernimmt PaperOffice AI in seinem eigenen Rechenzentrum in der EU.
Durch den Einsatz von NAS-Geräten und PaperOffice AI können Unternehmen die Effizienz steigern, die Sicherheit ihrer Daten verbessern und die Dokumentenverwaltung optimieren.
