Die PaperOffice E-Signatur führt vom Dokument bis zum Abschlusszertifikat (Prüfprotokoll) — mit SMS-Identitätsprüfung, forensischem Audit-Trail und einfacher elektronischer Signatur (SES) nach eIDAS. So läuft der erste Versand.
Dokument auswählen und Signatur starten
Öffnen Sie die Dokumentenübersicht, wählen Sie das Dokument (PDF, Word oder Excel) und starten Sie den Signatur-Versand. Der Dialog führt in wenigen Schritten durch Empfänger, Nachricht und Optionen.
Empfänger und Versandkanal festlegen
Fügen Sie einen oder mehrere Empfänger hinzu — Multi-Party-Anfragen mit Signatur-Reihenfolge sind möglich. Als Versandkanal stehen E-Mail, SMS, direkter Link oder QR-Code zur Wahl.
Vorlage, Gültigkeit und Erinnerungen
Wählen Sie eine der Nachrichtenvorlagen (z. B. Vertrag, Freigabe, Angebot, Dringend) und legen Sie den Gültigkeitszeitraum fest — Presets 7, 14 oder 30 Tage oder ein eigener Zeitraum. Optional aktivieren Sie automatische Erinnerungen.
Versand prüfen und absenden
Kontrollieren Sie Empfänger, Kanal und Laufzeit in der Zusammenfassung und senden Sie die Anfrage ab. Jeder Empfänger erhält seinen persönlichen, geschützten Signatur-Link.
Was der Empfänger durchläuft
Der Empfänger verifiziert sich zuerst per SMS-OTP (6-stelliger Code, 10 Minuten gültig) — ohne bewiesene Identität keine Signatur. Danach ist die vollständige Dokumentenansicht Pflicht, bestätigt per Checkbox. Unterschrieben wird per Touch, Maus oder Upload; dabei werden Device Fingerprint, IP-Adresse und optional der GPS-Standort erfasst.
Zertifikat und signiertes Dokument
Nach Abschluss generiert PaperOffice ein Zertifikat und führt es mit dem Original-PDF zusammen. Es enthält u. a. SMS-Verifizierung mit Zeitstempel, Geräte- und IP-Daten, GPS-Koordinaten mit Karten-Screenshot, den chronologischen Audit-Trail und den SHA-256-Integritäts-Hash — inklusive Angabe der Signaturstufe (SES nach eIDAS).
