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Aufbewahrungsfristen berechnen
Wie lange müssen Rechnungen, Kontoauszüge und Geschäftsbriefe aufbewahrt werden? Der Rechner zeigt Fristende und Vernichtungsdatum nach AO und HGB.
Stand 2026 mit 8 Jahren für Belege Planung: Was darf weg?
Aufbewahrungsfristen-Rechner
Fristende und frühestes Vernichtungsdatum für Unterlagen in Deutschland.
Bei Büchern das Jahr der letzten Eintragung, bei Briefen das Jahr des Empfangs oder Versands.
Zeigt, welche Unterlagen ab diesem Tag vernichtet werden dürfen.
Die Berechnung läuft vollständig in Ihrem Browser. Ihre Eingaben werden nicht an uns übertragen.
So geht's
Aufbewahrungsfrist in drei Schritten berechnen
-
Unterlage wählen
Wählen Sie die Art der Unterlage, zum Beispiel Eingangsrechnung, Kontoauszug oder Geschäftsbrief.
-
Jahr eintragen
Geben Sie das Jahr an, in dem die Unterlage entstanden ist oder bei Büchern zuletzt etwas eingetragen wurde.
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Datum ablesen
Der Rechner zeigt Fristende und den Tag, ab dem Sie vernichten dürfen. Den Termin speichern Sie direkt im Kalender.
Aufbewahrungsfristen 2026 im Überblick
8, 6 oder 10 Jahre
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Buchungsbelege wie Rechnungen, Kontoauszüge und Quittungen nur noch 8 Jahre aufbewahrt werden. Bücher, Jahresabschlüsse, Inventare und Organisationsunterlagen bleiben bei 10 Jahren. Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen bewahren Sie 6 Jahre auf.
- 10 Jahre: Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz, Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen
- 8 Jahre: Buchungsbelege, also Rechnungen, Kontoauszüge, Quittungen, Gutschriften und Lohnbelege
- 6 Jahre: empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen mit Bedeutung für die Besteuerung
Wann die Frist beginnt
Die Frist beginnt nicht mit dem Datum der Unterlage, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahres. Eine Rechnung vom März 2026 bewahren Sie deshalb bis zum 31. Dezember 2034 auf und dürfen sie ab dem 1. Januar 2035 vernichten.
Ablaufhemmung beachten
Läuft eine Betriebsprüfung oder ist eine Steuerfestsetzung noch offen, endet die Aufbewahrungsfrist nicht, solange die Unterlagen dafür von Bedeutung sind. Prüfen Sie vor dem Vernichten, ob noch Verfahren laufen. Der Rechner ersetzt keine Steuerberatung.
Mehr mit PaperOffice AI
Fristen setzen, sperren, freigeben
Unterlagen bleiben unverändert erreichbar: festgeschrieben, gesperrt bis zum Fristende, danach zum Löschen frei. Die Frist setzt PaperOffice AI je Dokumenttyp.
- Aufbewahrungsfrist je Dokumenttyp, Fristbeginn zum Jahreswechsel
- Festschreiben gegen Änderungen bis zum Fristende
- Prüfsumme je Version und Protokoll über Änderungen
- Hinweis, sobald Unterlagen gelöscht werden dürfen
Häufige Fragen
Fragen zu Aufbewahrungsfristen
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Rechnungen sind Buchungsbelege. Seit dem 1. Januar 2025 gilt dafür eine Frist von 8 Jahren. Sie beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt oder empfangen wurde.
Gilt die Verkürzung auf 8 Jahre auch für alte Belege?
Ja. Die 8 Jahre gelten für alle Buchungsbelege, deren alte Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war. Belege aus 2016 und älter durften deshalb ab dem 1. Januar 2025 vernichtet werden. Für Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute gilt die Verkürzung ein Jahr später.
Was ist mit E-Mails?
E-Mails, die ein Geschäft vorbereiten, abschließen oder rückgängig machen, gelten als Handels- oder Geschäftsbriefe und werden 6 Jahre aufbewahrt. Enthält eine E-Mail eine Rechnung, gilt für die Rechnung die Frist für Buchungsbelege.
Darf ich Papierbelege nach dem Scannen vernichten?
Häufig ja, wenn das Scannen nach einem dokumentierten Verfahren erfolgt und die digitale Fassung vollständig, lesbar und unveränderbar aufbewahrt wird. Jahresabschlüsse, die Eröffnungsbilanz und bestimmte Zollunterlagen müssen jedoch im Original aufbewahrt werden. Klären Sie das Verfahren mit Ihrer Steuerberatung.
Was passiert bei einer laufenden Betriebsprüfung?
Solange Unterlagen für eine offene Steuerfestsetzung von Bedeutung sind, endet die Aufbewahrungsfrist nicht. Das gilt zum Beispiel während einer Betriebsprüfung oder eines Einspruchsverfahrens.
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