Anlegen und das Start-Ereignis

Workflow Agents im Überblick

Ein Workflow Agent ist ein KI-Agent, der Ihre Belege nach einer Anweisung bearbeitet. Die Anweisung schreiben Sie nicht als Programm, sondern in ganz normalen Sätzen. Ihre Workflow Agents finden Sie unter Workflow AI. Die Liste zeigt zu jedem Agenten, wann er startet, ob die Automatik an ist und welche Dokument-Intelligenz er voraussetzt.

Anlegen und das Start-Ereignis

Für den Test brauchen wir gleich die POFID einer kleinen Rechnung, also die Kennung des Belegs. Das ist ein Klick in der Liste: Rechnung markieren, Aktionen, POFID. Jetzt der neue Workflow Agent. Er bekommt einen Namen, Rechnungsfreigabe, und eine Beschreibung in ganz normalen Sätzen: Rechnungen über fünftausend Euro sollen auf eine Freigabe warten, kleinere werden als geprüft markiert. Unter Dokument-Intelligenz legen Sie fest, wie gründlich ein Beleg vorher ausgelesen sein muss. Premium ist vorgewählt und liest Betrag, Lieferant und Rechnungsnummer schon selbst aus. Welche Felder genau ausgelesen werden, legen Sie mit IDP Agents fest, dazu gibt es eine eigene Folge. Dann das Start-Ereignis. Davon gibt es sechs. Nur manuell heißt: Der Agent startet nur, wenn Sie ihn anstoßen. Nach der AI-DMS-Verarbeitung startet er bei jedem neuen Beleg, sobald der ausgelesen ist. Außerdem kann er starten, wenn sich ein Metafeld ändert, wenn jemand eine Aufgabe erledigt hat, wenn eine Genehmigung abgeschlossen ist oder sobald ein Dokument fertig unterschrieben ist. Wir nehmen nach der AI-DMS-Verarbeitung. Dann startet der Agent, sobald eine neue Rechnung fertig ausgelesen ist. Unter Filter grenzen wir ein, für welche Belege das gilt: nur im Workspace Workflow-Demo und nur für den Dokumenttyp Rechnung. Mehrfachauslösung vermeiden brauchen wir hier nicht. Die Option verhindert, dass derselbe Agent für denselben Beleg kurz hintereinander mehrmals startet. Speichern, und das Prompt-Studio öffnet sich.