Conectarea canalelor
Cutii de poștă, scanere de rețea, încărcare în aplicația web și foldere monitorizate pe NAS sau server sunt conectate. Scanările în lot sunt separate în documente individuale.
Procesul Cutie de Poștă Intrare
Email, scanner, încărcare, unitate de rețea: intrarea este distribuită. PaperOffice o centralizează într-un singur loc.
Tip recunoscut, expeditor atribuit, câmpuri citite, redirecționat către echipa responsabilă.
Încrederea companiilor de top din întreaga lume
Cum funcționează
Cutia de poștă intrare nu este o problemă de sortare, ci una de atribuire: cine trebuie să vadă, până când și aparține unui proces în curs?
Cutii de poștă, scanere de rețea, încărcare în aplicația web și foldere monitorizate pe NAS sau server sunt conectate. Scanările în lot sunt separate în documente individuale.
AI-OCR face scanările lizibile, clasificarea determină tipul documentului, limba și expeditorul, agentul IDP extrage data, sumele, termenele și referințele ca câmpuri.
Regulile decid care echipă este responsabilă, ce apare ca sarcină și cine este notificat. Apoi documentul stă în spațiul de lucru corect cu termen limită.
Ce acoperă soluția
Corespondența vine digital și pe hârtie, către adrese colective și către persoane individuale. PaperOffice acoperă aceste puncte.
Căsuțe poștale, scanere de rețea, încărcare, dispozitiv mobil, foldere monitorizate pe NAS sau server și API-ul converg într-o singură intrare.
Factura, somarea, contractul, rezilierea, comanda sau candidatura sunt recunoscute în funcție de conținut, nu după o mască pentru fiecare expeditor.
O stivă scanată sau un e-mail cu mai multe atașamente este separat în documente individuale și alocate individual.
Ceea ce modelul nu alocă cu siguranță ajunge într-o listă de verificare, în loc să ajungă la echipa greșită.
Intrările verificate își trimit câmpurile către ERP, CRM sau sistemul de tichete, prin export, API sau flux de lucru.
Sursa, momentul, clasificarea, redirecționarea și arhivarea sunt disponibile ca istoric pe document.
Companiile, locațiile sau clienții primesc spații de lucru proprii cu reguli și drepturi proprii.
Intrările urgente declanșează o notificare, iar termenele din document sunt preluate ca evenimente calendaristice.
Cu ce rezolvă PaperOffice
De la folderul monitorizat până la arhivare, aceleași module procesează facturile și contractele.
Securitate și conformitate
Totul trece prin cutia de intrare: contracte, plângeri, corespondență cu autoritățile, candidaturi. Accesul și traseul sunt verificabile.
Întrebări despre cutia de intrare
Căsuțe poștale e-mail monitorizate, scanere de rețea printr-un folder de scanare, încărcarea în aplicația web, dispozitive mobile, foldere și bucket-uri pe NAS, server sau în cloud, precum și API-ul REST. Toate canalele converg în aceeași intrare.
Nu. Clasificarea funcționează fără șablon per expeditor, deoarece citește conținutul și layout-ul. Exeditorii cunoscuți sunt asociați suplimentar unui contact și unui dosar activ prin adresă, număr de TVA sau referință.
Acestea ajung în lista de verificare în loc să fie alocate aleatoriu unei echipe. Aici le alocati o dată, iar regula valabilă pentru următoarele intrări de acest tip.
Prin conținut, expeditor și referință. Dacă același document vine prin e-mail și prin poștă, a doua intrare este marcată și asociată dosarului existent, în loc să se creeze unul nou.
Prin scannerul de rețea într-un folder monitorizat sau prin capturarea mobilă. O stivă este separată automat în documente individuale, astfel încât totul să nu ajungă ca un singur fișier.
Acesta îl stabiliți conform regulii: alocarea către o echipă, sarcină pentru o persoană, notificare pentru tipurile urgente. Pentru termenele din document se poate seta suplimentar un eveniment calendaristic.
Intrarea verificată își trimite câmpurile prin export, API REST sau flux de lucru către ERP, CRM sau sistemul de tichete. Documentul rămâne în spațiul de lucru, sistemul dvs. primește datele și referința.
Succesuri măsurabile ale clienților noștri
"Management enterprise al documentelor pentru toate operațiunile noastre miniere. Clasă mondială."
"Etichetele farmaceutice reglementate de FDA necesită o documentație impecabilă. PaperOffice ne-a redus procesul de aprobare de la zile la ore."
"Documentația tehnică și procesarea comenzilor funcționează acum complet automat."
"Digitalizarea a revoluționat administrația noastră. Solicitările cetățenilor sunt acum procesate în minute în loc de zile."
"Dosarele pacienților, rapoartele medicale și trimiterile sunt capturate și clasificate automat. Echipa noastră de practică are în sfârșit timp pentru pacienți."
"8.000 de angajați și mii de documente de la oaspeți în fiecare zi. PaperOffice a digitalizat complet procesele noastre de back-office."
"Cererile de împrumut și documentele de conformitate sunt acum procesate în câteva minute în loc de ore. Analiza de conformitate este complet automatizată."
"Documentația proiectelor de construcții și conformitatea sunt acum digitale și trasabile."
"Formularele de check-in, facturile și comunicările cu oaspeții sunt complet digitale. Echipa noastră de concierge se concentrează acum pe oferirea de servicii excelente."
"Facturarea benzinăriilor, documentele furnizorilor și înregistrările de conformitate de la peste 250 de stații sunt procesate și arhivate automat."
"Documentația conformă cu GMP pentru etichetele funcționale farmaceutice este acum complet automatizată. Pistele de audit sunt impecabile și accesibile instantaneu."
"Planurile, autorizațiile și dosarele clienților pentru casele noastre din lemn sunt acum gestionate centralizat. După șase generații, suntem în sfârșit fără hârtie."
"Contractele furnizorilor, certificatele și actele vamale pentru sute de prăjitorii din întreaga lume sunt capturate automat și alocate produsului corect."
"Jurnalele de temperatură, scrisorile de trăsură CMR și certificatele alimentare sunt scanate automat și alocate comenzii. Alocările greșite sunt de domeniul trecutului."
"Autorizațiile pentru transporturi grele, planurile de rută și documentația de proiect sunt acum accesibile instantaneu digital. Gata cu căutarea prin dosare."
"Documentele vamale, chitanțele de depozit și comenzile de transport pentru rețeaua noastră din Europa de Est sunt clasificate automat. Patru generații de logistică, în sfârșit digitale."
"Specificațiile de imprimare, aprobările clienților și certificatele de materiale sunt acum accesibile centralizat. Rata de eroare în producție a scăzut aproape la zero."
"Certificatele de sustenabilitate, contractele furnizorilor și specificațiile clienților sunt procesate automat. Precizie elvețiană, acum și digitală."
"Autorizațiile de construcție, contractele cu subcontractanții și procesele-verbale de recepție pentru proprietățile noastre comerciale sunt acum documentate complet digital."
"Contractele de vânzare-cumpărare, expunerile și dosarele clienților din peste 30 de ani de leadership pe piață sunt acum căutabile digital. Fiecare agent găsește totul în câteva secunde."
"Documentele de transport maritim, declarațiile vamale și scrisorile de trăsură maritime sunt capturate automat. Logistica din Marea Baltică nu a fost niciodată atât de eficientă."
"Mii de comenzi de ambalaje personalizate pe săptămână, inclusiv aprobări de design, date de imprimare și documente de livrare. PaperOffice le menține pe toate împreună."
"Documentația laboratorului de patologie și certificările dispozitivelor sunt acum complet automatizate. Trasabilitate impecabilă pentru fiecare preparat."
"Documentele de împrumut, actele de garanție și corespondența cu clienții sunt procesate în câteva minute în loc de ore. Analiza de conformitate este impecabilă."
"Specificațiile tehnice, certificatele de calitate și protocoalele de reciclare pentru producția noastră de oțel sunt centralizate și accesibile instantaneu."
"Specificațiile etichetelor farmaceutice și cosmetice cu cerințe de reglementare sunt verificate și aprobate automat. Gata cu listele de verificare manuale."
"Documentele KYC, rapoartele de investiții și depunerile reglementate sunt clasificate în câteva secunde. Ca robo-advisor reglementat de MAS, conformitatea impecabilă este esențială."
"Fișele cu date de securitate, autorizațiile de transport și documentele ADR pentru loistica chimică sunt alocate automat. Toleranță zero pentru erori."
"Certificatele de autenticitate, înregistrările furnizorilor și garanțiile clienților pentru colecțiile noastre de perle sunt arhivate automat și accesibile instantaneu."
"Cererile de împrumut pentru IMM-uri, documentele de garanție și rapoartele reglementate sunt clasificate automat. Consilierii noștri au mai mult timp pentru consultanță."
"Dosarele clienților din peste 135 de ani de istorie bancară sunt digitalizate succesiv. 5.000 de angajați au acum acces instantaneu la toate documentele."
"Cererile de microcredit și documentele de conformitate pentru milioane de clienți sunt acum procesate în câteva minute în loc de zile. Un punct de cotitură pentru incluziunea financiară."
"Sute de mii de note de livrare și fișe de retur pe zi sunt procesate automat. Cel mai important furnizor de logistică e-commerce din Vietnam, acum fără hârtie."
"Protocoalele de fabricație CNC, certificatele de materiale și specificațiile clienților pentru proiecte din petrol, gaze și aerospațial sunt acum documentate complet digital."
"Vision 2030 necesită digitalizare completă. PaperOffice procesează documente guvernamentale pentru coloana vertebrală digitală a Arabiei Saudite."
"Certificatele de materiale, protocoalele de călire și specificațiile clienților sunt alocate automat comenzii corecte. Singurul producător Q&T din Australia, acum fără hârtie."
"Protocoalele de sudură, calculele structurale și planurile de proiect sunt gestionate digital. Echipele noastre din atelier au acces în timp real."
"Certificatele aerospațiale, programele CNC și toleranțele clienților sunt clasificate automat. Conformitatea AS9100 nu a fost niciodată mai simplă."
"Contractele comercianților, documentele KYC și chitanțele de tranzacție pentru sute de mii de IMM-uri sunt procesate în câteva secunde. Revoluția plăților din Mexic, fără hârtie."
"Documentația recoltei, certificatele de export și protocoalele de calitate pentru vinurile noastre Malbec de mare altitudine sunt arhivate automat. 120 de ani de tradiție viticolă, acum digitali."
"Milioane de verificări de utilizatori și documente de reglementare sunt procesate complet automat. Scalare fără hârtie."
"Documentele de înrolare a comercianților și înregistrările de conformitate pentru cel mai important furnizor de plăți din Africa sunt procesate în câteva minute în loc de zile."
"Certificatele organice, auditurile furnizorilor și etichetele produselor pentru mii de produse naturale sunt verificate și arhivate automat."
"Documentele de reglementare din 33 de țări africane, contractele cu partenerii și pistele de audit sunt gestionate complet automat. Un DMS de tip enterprise pentru un fintech de 3 miliarde de dolari."
"Rețetele și gestionarea medicamentelor funcționează acum complet automat. Mai mult timp pentru pacienții noștri."
"Documente vechi de secole sunt acum căutabile digital. O piatră de hotar pentru arhivele noastre istorice."
"Îngrijitorii noștri au în sfârșit mai mult timp pentru rezidenți în loc de birocrație."
"500.000+ dosare digitalizate. Angajații noștri găsesc acum toate informațiile instantaneu."
"Gestionarea fișelor medicale este acum o joacă de copii. Totul capturat și arhivat automat."
"Documentația de moștenire este acum eficientă și fără erori."
"Administrare digitală a proprietăților pentru toate complexele noastre rezidențiale. Chiriașii și proprietarii sunt încântați."
"Cu PaperOffice, ne-am accelerat procesarea facturilor cu 99%. IA recunoaște automat toate datele relevante și le alocă corect."
"PaperOffice a devenit indispensabil pentru munca noastră zilnică. Comenzile, ofertele și facturile sunt acum automatizate."
"Documentația serviciilor noastre de îngrijire este acum digitală și automatizată. Mai mult timp pentru pacienții noștri."
"Desenele tehnice, listele de materiale și protocoalele de calitate pot fi căutate instantaneu. O căutare care dura 30 de minute acum durează 30 de secunde."
"Chitanțele clienților, evaluările fiscale și situațiile financiare anuale sunt sortate și alocate automat clientului corect. Haosul chitanțelor este de domeniul trecutului."
"Documentația de proiect, SLA-urile și comunicarea cu clienții pentru proiectele noastre de consultanță IT sunt clasificate și arhivate automat."
Unde doriți să testați PaperOffice?
Versiunea dvs. de test este pregătită
Unde doriți să începeți?
Spațiul de lucru complet este optimizat pentru calculator. Versiunea mobilă este potrivită pentru capturarea, verificarea și aprobarea documentelor.
app.paperoffice.aiÎncepeți pe calculator
Vă vom trimite link-ul personal de acces la adresa dvs. de e-mail.
Deschideți PaperOffice Mobile
Capturați și editați documente direct cu smartphone-ul.
Deschideți versiunea mobilă