Depozitare și clasificare
Documentele ajung prin încărcare, căsuța scannerului, un dosar monitorizat sau REST API. Clasificarea determină tipul, direcția și expeditorul și sugerează locațiile de depozitare.
Procesul de arhivare
Documentele rămân disponibile și neschimbate: sigilate, blocate până la expirarea termenului, apoi eliberate pentru ștergere.
Termen pe tip de document, sumă de control pe versiune, jurnal al modificărilor și al evenimentelor de păstrare.
DescărcareGhiduriPDF · RO8 pagini
Cât timp trebuie să rămână cutia asta aici? De acum, data de păstrare stă pe document. Facturile, contractele și dosarele de personal trebuie păstrate ani de zile, adesea în cutii cu etichete scrise de mână.
Încredere, verificare și parteneriate
Verificat în Claude și ChatGPT, certificat conform ISO/IEC 27001:2022 și singurul partener oficial DMS al QNAP și ASUSTOR.

În sfera de aplicare:
Conector verificat MCP.
Aflați mai multePlugin MCP verificat.
Aflați mai multe
Singurul partener oficial DMS.
Aflați mai multe
Singurul partener oficial DMS.
Aflați mai multeCum funcționează
Arhivarea nu este un dosar, ci o regulă: ce poate intra, cât timp rămâne, cine a avut acces și când dispare.
Documentele ajung prin încărcare, căsuța scannerului, un dosar monitorizat sau REST API. Clasificarea determină tipul, direcția și expeditorul și sugerează locațiile de depozitare.
Fiecare tip are o perioadă de păstrare și un temei juridic, iar punctul de start îl alegeți când sigilați documentul. Fiecare versiune primește o sumă de control SHA-256, iar o nouă revizie devine o nouă versiune. Documentele sigilate sunt protejate prin WORM până la sfârșitul termenului.
După expirarea termenului, sistemul ridică blocarea WORM și o înregistrează în jurnal. Pentru o verificare exportați metadatele împreună cu fișierele originale. Ștergerea rămâne un pas manual, iar o reținere legală o blochează și ea.
Ce acoperă soluția
O arhivă este evaluată în timpul unei verificări. Aceste puncte sunt acoperite de PaperOffice pentru acel moment.
Perioada de păstrare, temeiul juridic și agentul IDP implicit urmează tipul documentului, nu persoana care îl depune.
Clasificarea determină tipul documentului, expeditorul și direcția și sugerează regula de păstrare potrivită.
Arhiva se află în PaperOffice sau pe NAS-ul ori serverul dumneavoastră, prin SFTP. S3 și WebDAV se conectează ca surse pentru import sau indexare.
O reținere legală blochează documentele dincolo de sfârșitul termenului. În timp ce este activă, nu se șterge nimic.
Metadatele documentelor selectate pot fi exportate ca Excel, CSV, JSON sau PDF, opțional împreună cu fișierele originale și textul OCR.
Fiecare revizie se păstrează ca versiune. Pentru documentele revision-secure, modificările se înregistrează în istoricul de audit cu data, ora și persoana.
SHA-256 pentru fiecare versiune arată dacă un fișier a fost modificat de la depozitare.
Fiecare document revision-secure afișează sfârșitul termenului, zilele rămase și temeiul juridic, în loc să se piardă într-o tabelă.
PaperOffice Tools
Instrumente gratuite pe această temă.
Securitate și conformitate
O arhivă se evaluează prin două întrebări: Este conținutul neschimbat și poate fi demonstrat acest lucru.
Întrebări despre arhivare
GoBD cere printre altele trasabilitate, inalterabilitate și păstrare ordonată. PaperOffice oferă pentru aceasta versiuni, sume de control, jurnal și termene. Dacă procedurile dumneavoastră sunt suficiente în ansamblu, o judecă consultanța fiscală pe baza documentației procedurilor.
Depinde de tip și de cadrul juridic. Conform dreptului german: opt ani pentru documentele contabile, precum facturile și extrasele de cont, zece ani pentru registre, inventare și situații financiare anuale, șase ani pentru scrisorile comerciale. Stabiliți termenul o singură dată pentru fiecare tip de document; când un document este sigilat, sistemul calculează singur sfârșitul termenului.
După expirarea termenului, sistemul ridică blocarea WORM, iar documentul poate fi șters din nou. Ștergerea rămâne un pas manual, iar sfârșitul termenului rămâne ca eveniment în istoricul documentului. O reținere legală activă menține blocarea.
Da. Stocul existent intră prin dosare monitorizate din montările de stocare, prin Data Importer (SFTP, S3, WebDAV, ZIP) sau prin REST API. Clasificarea stabilește tipul documentului și termenul; dacă lipsesc câmpurile obligatorii ale unui agent IDP, documentul ajunge la verificare.
Un document revision-secure nu poate fi șters sau mutat până la sfârșitul termenului, iar fișierul rămâne neschimbat. O nouă revizie se adaugă ca versiune nouă, cea anterioară rămâne, iar fiecare versiune are propria sumă de control SHA-256.
Filtrați lista documentelor după perioadă și tip de document și exportați metadatele împreună cu fișierele originale. Pentru verificare creați un utilizator care poate citi doar un Workspace.
În centrul de date propriu din UE. Dacă fișierele trebuie să rămână la dumneavoastră, PaperOffice le stochează pe NAS-ul sau serverul dumneavoastră prin SFTP; indexul și metadatele rămân în centrul de date.
Studii de caz
Descoperiți cum companiile și-au transformat procesele cu PaperOffice AI.
Succesuri măsurabile ale clienților noștri
"Management enterprise al documentelor pentru toate operațiunile noastre miniere. Clasă mondială."
"Etichetele farmaceutice reglementate de FDA necesită o documentație impecabilă. PaperOffice ne-a redus procesul de aprobare de la zile la ore."
"Documentația tehnică și procesarea comenzilor funcționează acum complet automat."
"Digitalizarea a revoluționat administrația noastră. Solicitările cetățenilor sunt acum procesate în minute în loc de zile."
"Dosarele pacienților, rapoartele medicale și trimiterile sunt capturate și clasificate automat. Echipa noastră de practică are în sfârșit timp pentru pacienți."
"8.000 de angajați și mii de documente de la oaspeți în fiecare zi. PaperOffice a digitalizat complet procesele noastre de back-office."
"Cererile de împrumut și documentele de conformitate sunt acum procesate în câteva minute în loc de ore. Analiza de conformitate este complet automatizată."
"Documentația proiectelor de construcții și conformitatea sunt acum digitale și trasabile."
"Formularele de check-in, facturile și comunicările cu oaspeții sunt complet digitale. Echipa noastră de concierge se concentrează acum pe oferirea de servicii excelente."
"Facturarea benzinăriilor, documentele furnizorilor și înregistrările de conformitate de la peste 250 de stații sunt procesate și arhivate automat."
"Documentația relevantă pentru GMP a etichetelor funcționale farmaceutice este acum automatizată. Pistele de audit sunt impecabile și accesibile instantaneu."
"Planurile, autorizațiile și dosarele clienților pentru casele noastre din lemn sunt acum gestionate centralizat. După șase generații, suntem în sfârșit fără hârtie."
"Contractele furnizorilor, certificatele și actele vamale pentru sute de prăjitorii din întreaga lume sunt capturate automat și alocate produsului corect."
"Jurnalele de temperatură, scrisorile de trăsură CMR și certificatele alimentare sunt scanate automat și alocate comenzii. Alocările greșite sunt de domeniul trecutului."
"Autorizațiile pentru transporturi grele, planurile de rută și documentația de proiect sunt acum accesibile instantaneu digital. Gata cu căutarea prin dosare."
"Documentele vamale, chitanțele de depozit și comenzile de transport pentru rețeaua noastră din Europa de Est sunt clasificate automat. Patru generații de logistică, în sfârșit digitale."
"Specificațiile de imprimare, aprobările clienților și certificatele de materiale sunt acum accesibile centralizat. Rata de eroare în producție a scăzut aproape la zero."
"Certificatele de sustenabilitate, contractele furnizorilor și specificațiile clienților sunt procesate automat. Precizie elvețiană, acum și digitală."
"Autorizațiile de construcție, contractele cu subcontractanții și procesele-verbale de recepție pentru proprietățile noastre comerciale sunt acum documentate complet digital."
"Contractele de vânzare-cumpărare, expunerile și dosarele clienților din peste 30 de ani de leadership pe piață sunt acum căutabile digital. Fiecare agent găsește totul în câteva secunde."
"Documentele de transport maritim, declarațiile vamale și scrisorile de trăsură maritime sunt capturate automat. Logistica din Marea Baltică nu a fost niciodată atât de eficientă."
"Mii de comenzi de ambalaje personalizate pe săptămână, inclusiv aprobări de design, date de imprimare și documente de livrare. PaperOffice le menține pe toate împreună."
"Documentația laboratorului de patologie și certificările dispozitivelor sunt acum complet automatizate. Trasabilitate impecabilă pentru fiecare preparat."
"Documentele de împrumut, actele de garanție și corespondența cu clienții sunt procesate în câteva minute în loc de ore. Analiza de conformitate este impecabilă."
"Specificațiile tehnice, certificatele de calitate și protocoalele de reciclare pentru producția noastră de oțel sunt centralizate și accesibile instantaneu."
"Specificațiile etichetelor farmaceutice și cosmetice cu cerințe de reglementare sunt verificate și aprobate automat. Gata cu listele de verificare manuale."
"Documentele KYC, rapoartele de investiții și depunerile reglementate sunt clasificate în câteva secunde. Ca robo-advisor reglementat de MAS, conformitatea impecabilă este esențială."
"Fișele cu date de securitate, autorizațiile de transport și documentele ADR pentru loistica chimică sunt alocate automat. Toleranță zero pentru erori."
"Certificatele de autenticitate, înregistrările furnizorilor și garanțiile clienților pentru colecțiile noastre de perle sunt arhivate automat și accesibile instantaneu."
"Cererile de împrumut pentru IMM-uri, documentele de garanție și rapoartele reglementate sunt clasificate automat. Consilierii noștri au mai mult timp pentru consultanță."
"Dosarele clienților din peste 135 de ani de istorie bancară sunt digitalizate succesiv. 5.000 de angajați au acum acces instantaneu la toate documentele."
"Cererile de microcredit și documentele de conformitate pentru milioane de clienți sunt acum procesate în câteva minute în loc de zile. Un punct de cotitură pentru incluziunea financiară."
"Sute de mii de note de livrare și fișe de retur pe zi sunt procesate automat. Cel mai important furnizor de logistică e-commerce din Vietnam, acum fără hârtie."
"Protocoalele de fabricație CNC, certificatele de materiale și specificațiile clienților pentru proiecte din petrol, gaze și aerospațial sunt acum documentate complet digital."
"Vision 2030 necesită digitalizare completă. PaperOffice procesează documente guvernamentale pentru coloana vertebrală digitală a Arabiei Saudite."
"Certificatele de materiale, protocoalele de călire și specificațiile clienților sunt alocate automat comenzii corecte. Singurul producător Q&T din Australia, acum fără hârtie."
"Protocoalele de sudură, calculele structurale și planurile de proiect sunt gestionate digital. Echipele noastre din atelier au acces în timp real."
"Certificatele aerospațiale, programele CNC și toleranțele clienților sunt clasificate automat. Dovezile AS9100 nu au fost niciodată atât de rapid la îndemână."
"Contractele comercianților, documentele KYC și chitanțele de tranzacție pentru sute de mii de IMM-uri sunt procesate în câteva secunde. Revoluția plăților din Mexic, fără hârtie."
"Documentația recoltei, certificatele de export și protocoalele de calitate pentru vinurile noastre Malbec de mare altitudine sunt arhivate automat. 120 de ani de tradiție viticolă, acum digitali."
"Milioane de verificări de utilizatori și documente de reglementare sunt procesate complet automat. Scalare fără hârtie."
"Documentele de înrolare a comercianților și înregistrările de conformitate pentru cel mai important furnizor de plăți din Africa sunt procesate în câteva minute în loc de zile."
"Certificatele organice, auditurile furnizorilor și etichetele produselor pentru mii de produse naturale sunt verificate și arhivate automat."
"Documentele de reglementare din 33 de țări africane, contractele cu partenerii și pistele de audit sunt gestionate complet automat. Un DMS de tip enterprise pentru un fintech de 3 miliarde de dolari."
"Rețetele și gestionarea medicamentelor funcționează acum complet automat. Mai mult timp pentru pacienții noștri."
"Documente vechi de secole sunt acum căutabile digital. O piatră de hotar pentru arhivele noastre istorice."
"Îngrijitorii noștri au în sfârșit mai mult timp pentru rezidenți în loc de birocrație."
"500.000+ dosare digitalizate. Angajații noștri găsesc acum toate informațiile instantaneu."
"Gestionarea fișelor medicale este acum o joacă de copii. Totul capturat și arhivat automat."
"Documentația de moștenire este acum eficientă și fără erori."
"Administrare digitală a proprietăților pentru toate complexele noastre rezidențiale. Chiriașii și proprietarii sunt încântați."
"Cu PaperOffice, ne-am accelerat procesarea facturilor cu 99%. IA recunoaște automat toate datele relevante și le alocă corect."
"PaperOffice a devenit indispensabil pentru munca noastră zilnică. Comenzile, ofertele și facturile sunt acum automatizate."
"Documentația serviciilor noastre de îngrijire este acum digitală și automatizată. Mai mult timp pentru pacienții noștri."
"Desenele tehnice, listele de materiale și protocoalele de calitate pot fi căutate instantaneu. O căutare care dura 30 de minute acum durează 30 de secunde."
"Chitanțele clienților, evaluările fiscale și situațiile financiare anuale sunt sortate și alocate automat clientului corect. Haosul chitanțelor este de domeniul trecutului."
"Documentația de proiect, SLA-urile și comunicarea cu clienții pentru proiectele noastre de consultanță IT sunt clasificate și arhivate automat."
Unde doriți să testați PaperOffice?
Versiunea dvs. de test este pregătită
Unde doriți să începeți?
Spațiul de lucru complet este optimizat pentru calculator. Versiunea mobilă este potrivită pentru capturarea, verificarea și aprobarea documentelor.
Înregistrare gratuită Deja client? Autentificare app.paperoffice.aiÎncepeți pe calculator
Vă vom trimite link-ul personal de acces la adresa dvs. de e-mail.
Deschideți PaperOffice Mobile
Capturați și editați documente direct cu smartphone-ul.
Deschideți versiunea mobilăAI-DMS
Documente. Inteligență. Impact real.
PaperOffice AI este AI-DMS-ul. Patru arii funcționale pe același fundament DMS, disponibile prin trei căi de acces.
Caracteristici, module și beneficii pe scurt.
Captură, organizare, căutare și editare colaborativă a documentelor.
Conectați-vă la sistemele dumneavoastră și la fluxurile de lucru cu AI.
Fără instalare, gata în câteva secunde.
Căutarea tuturor instrumentelor