STUDIU DE CAZ

Ospitalitate | Restaurant

Restaurant El Guijo

Madrid, Spania

El Guijo, un restaurant popular din Madrid, și-a optimizat managementul furnizorilor și conformitatea privind siguranța alimentară cu ajutorul automatizării documentelor bazate pe AI.

55%

Timp economisit

40+

Furnizori

100%

Conformitate

Zero

Abateri

Încrederea companiilor de top din întreaga lume

SUPER TRUST

The world’s exclusive sole DMS partner for QNAP and ASUSTOR.

Dedicated landing pages, direct integration, data stays on your NAS.

Since 2019

QNAP

Sole official DMS partner for QNAP NAS — documents stay on your device, AI runs through PaperOffice.

Since 2024

ASUSTOR

Sole official DMS partner for ASUSTOR NAS — BYOS, on-premises and full control over where data lives.

ISO 27001

SOC 2 Type 2

Situația

El Guijo gestionează relații cu peste 40 de furnizori, fiecare necesitând contracte, facturi, note de livrare și certificări de siguranță alimentară. Reglementările spaniole privind siguranța alimentară impun o păstrare meticuloasă a evidențelor.

Echipa de management petrecea ore întregi săptămânal organizând documentele furnizorilor și pregătindu-se pentru inspecțiile sanitare. Găsirea certificărilor specifice sau a notelor de livrare era consumatoare de timp.

În timpul orelor de vârf de servire, nu exista timp pentru activități administrative, ceea ce ducea la acumulări de documente și riscuri de conformitate.

În afacerea restaurantelor, un control sanitar eșuat vă poate închide ușile. Aveam nevoie de documentație impecabilă fără a consuma timp din serviciu.

Provocare & Soluție

Provocări

Peste 40 de relații cu furnizori cu documentație variată
Cerințe de conformitate spaniolă privind siguranța alimentară
Timp administrativ limitat în timpul orelor de servire
Stresul pregătirii pentru inspecțiile sanitare
Urmărirea certificărilor furnizorilor și a expirărilor

Soluții cu PaperOffice

Captură automată a documentelor furnizorilor prin e-mail/fotografie
Extragerea datelor din livrări și facturi prin AI
Urmărirea certificărilor cu alerte de expirare
Pachete instantanee de documente gata pentru inspecție
Captură mobilă pentru livrări în timpul servirii

Procesul de implementare

Săptămâna 1

Audit de Conformitate

Revizuirea cerințelor spaniole de siguranță alimentară și a practicilor actuale de documentare.

Săptămâna 2

Configurare Furnizori

Configurarea profilurilor furnizorilor și a fluxurilor de colectare a documentelor.

Săptămâna 3

Instruirea Echipei

Instruirea personalului din bucătărie și de servire privind captura mobilă a documentelor.

Săptămâna 4

Lansare

Operare completă cu migrarea continuă a documentelor furnizorilor.

Rezultate măsurabile

55%

timp economisit

40+

furnizori

100%

conform

Zero

abateri

Înainte vs. După

Metrică

Înainte

După

Timp administrativ/săptămână

8+ ore

< 3 ore

Pregătire inspecție

O zi întreagă

< 1 oră

Procesare livrări

Introducere manuală

Captură foto

Urmărire certificate

Foaie de calcul

Alerte automate

Inspecții sanitare

Stresant

Încrezător

PaperOffice a transformat coșmarul nostru de documentare într

De ce PaperOffice?

Pregătit pentru Ospitalitate

Conceput pentru fluxurile de lucru din restaurante, cu captură de documente mobile-first.

Alerte de Expirare

Urmărire automată a certificărilor furnizorilor cu alerte de reînnoire în avans.

Gata pentru Inspecții

Generare cu un singur clic a pachetelor de documente de conformitate pentru inspecții.

Simplificați Managementul Restaurantului

Descoperiți cum PaperOffice ajută restaurantele să se concentreze pe mâncare, nu pe acte.

Contactați-ne Toate studiile de caz

AI-DMS — UI · Chat Agent · API

Web · Desktop · Mobile

Claude · ChatGPT · Cursor

REST · MCP · one API key