Colectarea intrărilor
Facturile ajung prin căsuță e-mail, scanner, încărcare manuală, folder cloud sau dispozitiv mobil. Clasificarea recunoaște factura și o plasează în spațiul de lucru corect.
Tipul documentului: Factură
Facturile de intrare ajung sub formă de PDF, scanare, fotografie sau factură electronică. PaperOffice citește toate formatele în același flux de lucru.
Datele de antet, liniile de poziție, sumele și referințele ca câmpuri. Verificare matematică și cale auditabilă incluse.
Încrederea companiilor de top din întreaga lume
Cum funcționează
Calea este aceeași pentru toate formatele de factură: citire, verificare, predare. Facturile pe hârtie și cele electronice ajung în același set de date.
Facturile ajung prin căsuță e-mail, scanner, încărcare manuală, folder cloud sau dispozitiv mobil. Clasificarea recunoaște factura și o plasează în spațiul de lucru corect.
AI-OCR citește textul și layout-ul, agentul IDP extrage datele de antet, liniile de poziție, sumele și referințele. Pentru ZUGFeRD și XRechnung, XML-ul încorporat este citit împreună.
Verificare matematică pe poziții, cotele de impozitare și sumă, reconciliere cu comanda și avizul de livrare, aprobare în caz de discrepanțe. Apoi, proiectul de înregistrare contabilă și arhivarea cu perioada de conservare.
Ce acoperă soluția
Facturile diferă în funcție de furnizor, țară și format. Aceste aspecte sunt acoperite de PaperOffice.
PDF nativ, scanare, fotografie, ZUGFeRD, XRechnung, Factur-X și PEPPOL în același flux.
Furnizor, adresă, CUI, IBAN, numărul facturii și data facturii.
Cod articol, descriere, cantitate, preț unitar, preț total și cota de impozitare per linie.
Net, Impozit per linie, Brut, Discount, Termen de plată și valută.
Număr comandă, număr aviz livrare, număr client, centru de cost, proiect și contract.
Pozițiile, cotele de impozitare și suma finală sunt verificate reciproc; discrepanțele merg la aprobare.
Numărul de identificare pentru TVA poate fi verificat împotriva registrului UE.
Fiecare câmp cu sursa, nivelul de încredere, modelul și momentul în jurnalul audit.
Cu ce rezolvă PaperOffice
Procesarea facturilor nu este o insulă separată: utilizează aceleași produse și module ca restul arhivei dumneavoastră.
Siguranță și conformitate
Facturile conțin date bancare, condiții și date ale clienților. Procesarea și arhivarea rămân trasabile.
Întrebări privind procesarea facturilor
Nu. Extracția funcționează fără șablon per furnizor, deoarece citește layout-ul și contextul în loc de coordonate fixe. Descrieți o dată ce câmpuri aveți nevoie, inclusiv cele personalizate precum numărul proiectului sau termenul de scont.
PDF nativ, facturi scanate, fotografii, ZUGFeRD, XRechnung, Factur-X și PEPPOL. Pentru formatele hibride, XML-ul încorporat este citit și comparat cu documentul vizual.
Da. Fiecare linie include codul articolului, descrierea, cantitatea, prețul unitar, prețul total și cota de TVA. Astfel se poate face reconcilierea linie cu linie între comandă și recepția mărfii.
Fiecare câmp are nivelul de încredere și referința în document. Câmpurile sub pragul dvs. sunt trimise pentru verificare umană, în loc să continue silențios.
Prin export ca set de date, prin REST-API sau printr-un flux de lucru care preia factura verificată și o transmite către sistemul dvs. Calea este aceeași, indiferent dacă sunt una sau o mie de facturi.
Factura intră în procesul de aprobare în loc de contabilitate. Verificatorul vede factura, comanda și diferența aliniate și ia decizia.
Arhiva gestionează versiunile, termenul de păstrare per tip de document și un jurnal de audit pentru fiecare modificare. Astfel este trasabil cine a văzut și a aprobat ce și când.
Succesuri măsurabile ale clienților noștri
"Management enterprise al documentelor pentru toate operațiunile noastre miniere. Clasă mondială."
"Etichetele farmaceutice reglementate de FDA necesită o documentație impecabilă. PaperOffice ne-a redus procesul de aprobare de la zile la ore."
"Documentația tehnică și procesarea comenzilor funcționează acum complet automat."
"Digitalizarea a revoluționat administrația noastră. Solicitările cetățenilor sunt acum procesate în minute în loc de zile."
"Dosarele pacienților, rapoartele medicale și trimiterile sunt capturate și clasificate automat. Echipa noastră de practică are în sfârșit timp pentru pacienți."
"8.000 de angajați și mii de documente de la oaspeți în fiecare zi. PaperOffice a digitalizat complet procesele noastre de back-office."
"Cererile de împrumut și documentele de conformitate sunt acum procesate în câteva minute în loc de ore. Analiza de conformitate este complet automatizată."
"Documentația proiectelor de construcții și conformitatea sunt acum digitale și trasabile."
"Formularele de check-in, facturile și comunicările cu oaspeții sunt complet digitale. Echipa noastră de concierge se concentrează acum pe oferirea de servicii excelente."
"Facturarea benzinăriilor, documentele furnizorilor și înregistrările de conformitate de la peste 250 de stații sunt procesate și arhivate automat."
"Documentația conformă cu GMP pentru etichetele funcționale farmaceutice este acum complet automatizată. Pistele de audit sunt impecabile și accesibile instantaneu."
"Planurile, autorizațiile și dosarele clienților pentru casele noastre din lemn sunt acum gestionate centralizat. După șase generații, suntem în sfârșit fără hârtie."
"Contractele furnizorilor, certificatele și actele vamale pentru sute de prăjitorii din întreaga lume sunt capturate automat și alocate produsului corect."
"Jurnalele de temperatură, scrisorile de trăsură CMR și certificatele alimentare sunt scanate automat și alocate comenzii. Alocările greșite sunt de domeniul trecutului."
"Autorizațiile pentru transporturi grele, planurile de rută și documentația de proiect sunt acum accesibile instantaneu digital. Gata cu căutarea prin dosare."
"Documentele vamale, chitanțele de depozit și comenzile de transport pentru rețeaua noastră din Europa de Est sunt clasificate automat. Patru generații de logistică, în sfârșit digitale."
"Specificațiile de imprimare, aprobările clienților și certificatele de materiale sunt acum accesibile centralizat. Rata de eroare în producție a scăzut aproape la zero."
"Certificatele de sustenabilitate, contractele furnizorilor și specificațiile clienților sunt procesate automat. Precizie elvețiană, acum și digitală."
"Autorizațiile de construcție, contractele cu subcontractanții și procesele-verbale de recepție pentru proprietățile noastre comerciale sunt acum documentate complet digital."
"Contractele de vânzare-cumpărare, expunerile și dosarele clienților din peste 30 de ani de leadership pe piață sunt acum căutabile digital. Fiecare agent găsește totul în câteva secunde."
"Documentele de transport maritim, declarațiile vamale și scrisorile de trăsură maritime sunt capturate automat. Logistica din Marea Baltică nu a fost niciodată atât de eficientă."
"Mii de comenzi de ambalaje personalizate pe săptămână, inclusiv aprobări de design, date de imprimare și documente de livrare. PaperOffice le menține pe toate împreună."
"Documentația laboratorului de patologie și certificările dispozitivelor sunt acum complet automatizate. Trasabilitate impecabilă pentru fiecare preparat."
"Documentele de împrumut, actele de garanție și corespondența cu clienții sunt procesate în câteva minute în loc de ore. Analiza de conformitate este impecabilă."
"Specificațiile tehnice, certificatele de calitate și protocoalele de reciclare pentru producția noastră de oțel sunt centralizate și accesibile instantaneu."
"Specificațiile etichetelor farmaceutice și cosmetice cu cerințe de reglementare sunt verificate și aprobate automat. Gata cu listele de verificare manuale."
"Documentele KYC, rapoartele de investiții și depunerile reglementate sunt clasificate în câteva secunde. Ca robo-advisor reglementat de MAS, conformitatea impecabilă este esențială."
"Fișele cu date de securitate, autorizațiile de transport și documentele ADR pentru loistica chimică sunt alocate automat. Toleranță zero pentru erori."
"Certificatele de autenticitate, înregistrările furnizorilor și garanțiile clienților pentru colecțiile noastre de perle sunt arhivate automat și accesibile instantaneu."
"Cererile de împrumut pentru IMM-uri, documentele de garanție și rapoartele reglementate sunt clasificate automat. Consilierii noștri au mai mult timp pentru consultanță."
"Dosarele clienților din peste 135 de ani de istorie bancară sunt digitalizate succesiv. 5.000 de angajați au acum acces instantaneu la toate documentele."
"Cererile de microcredit și documentele de conformitate pentru milioane de clienți sunt acum procesate în câteva minute în loc de zile. Un punct de cotitură pentru incluziunea financiară."
"Sute de mii de note de livrare și fișe de retur pe zi sunt procesate automat. Cel mai important furnizor de logistică e-commerce din Vietnam, acum fără hârtie."
"Protocoalele de fabricație CNC, certificatele de materiale și specificațiile clienților pentru proiecte din petrol, gaze și aerospațial sunt acum documentate complet digital."
"Vision 2030 necesită digitalizare completă. PaperOffice procesează documente guvernamentale pentru coloana vertebrală digitală a Arabiei Saudite."
"Certificatele de materiale, protocoalele de călire și specificațiile clienților sunt alocate automat comenzii corecte. Singurul producător Q&T din Australia, acum fără hârtie."
"Protocoalele de sudură, calculele structurale și planurile de proiect sunt gestionate digital. Echipele noastre din atelier au acces în timp real."
"Certificatele aerospațiale, programele CNC și toleranțele clienților sunt clasificate automat. Conformitatea AS9100 nu a fost niciodată mai simplă."
"Contractele comercianților, documentele KYC și chitanțele de tranzacție pentru sute de mii de IMM-uri sunt procesate în câteva secunde. Revoluția plăților din Mexic, fără hârtie."
"Documentația recoltei, certificatele de export și protocoalele de calitate pentru vinurile noastre Malbec de mare altitudine sunt arhivate automat. 120 de ani de tradiție viticolă, acum digitali."
"Milioane de verificări de utilizatori și documente de reglementare sunt procesate complet automat. Scalare fără hârtie."
"Documentele de înrolare a comercianților și înregistrările de conformitate pentru cel mai important furnizor de plăți din Africa sunt procesate în câteva minute în loc de zile."
"Certificatele organice, auditurile furnizorilor și etichetele produselor pentru mii de produse naturale sunt verificate și arhivate automat."
"Documentele de reglementare din 33 de țări africane, contractele cu partenerii și pistele de audit sunt gestionate complet automat. Un DMS de tip enterprise pentru un fintech de 3 miliarde de dolari."
"Rețetele și gestionarea medicamentelor funcționează acum complet automat. Mai mult timp pentru pacienții noștri."
"Documente vechi de secole sunt acum căutabile digital. O piatră de hotar pentru arhivele noastre istorice."
"Îngrijitorii noștri au în sfârșit mai mult timp pentru rezidenți în loc de birocrație."
"500.000+ dosare digitalizate. Angajații noștri găsesc acum toate informațiile instantaneu."
"Gestionarea fișelor medicale este acum o joacă de copii. Totul capturat și arhivat automat."
"Documentația de moștenire este acum eficientă și fără erori."
"Administrare digitală a proprietăților pentru toate complexele noastre rezidențiale. Chiriașii și proprietarii sunt încântați."
"Cu PaperOffice, ne-am accelerat procesarea facturilor cu 99%. IA recunoaște automat toate datele relevante și le alocă corect."
"PaperOffice a devenit indispensabil pentru munca noastră zilnică. Comenzile, ofertele și facturile sunt acum automatizate."
"Documentația serviciilor noastre de îngrijire este acum digitală și automatizată. Mai mult timp pentru pacienții noștri."
"Desenele tehnice, listele de materiale și protocoalele de calitate pot fi căutate instantaneu. O căutare care dura 30 de minute acum durează 30 de secunde."
"Chitanțele clienților, evaluările fiscale și situațiile financiare anuale sunt sortate și alocate automat clientului corect. Haosul chitanțelor este de domeniul trecutului."
"Documentația de proiect, SLA-urile și comunicarea cu clienții pentru proiectele noastre de consultanță IT sunt clasificate și arhivate automat."
Unde doriți să testați PaperOffice?
Versiunea dvs. de test este pregătită
Unde doriți să începeți?
Spațiul de lucru complet este optimizat pentru calculator. Versiunea mobilă este potrivită pentru capturarea, verificarea și aprobarea documentelor.
app.paperoffice.aiÎncepeți pe calculator
Vă vom trimite link-ul personal de acces la adresa dvs. de e-mail.
Deschideți PaperOffice Mobile
Capturați și editați documente direct cu smartphone-ul.
Deschideți versiunea mobilă