STUDIU DE CAZ

Ambalaje și Producție

Ritter Verpackungen GmbH

Germania

Ritter Verpackungen, un furnizor de soluții de ambalare de top, și-a revoluționat procesul de la comandă la încasare prin procesarea complet automată a documentelor.

70%

Timp economisit

500+

Comenzi/zi

99.5%

Acuratețe

2 FTE

Economisiți

Încrederea companiilor de top din întreaga lume

SUPER TRUST

The world’s exclusive sole DMS partner for QNAP and ASUSTOR.

Dedicated landing pages, direct integration, data stays on your NAS.

Since 2019

QNAP

Sole official DMS partner for QNAP NAS — documents stay on your device, AI runs through PaperOffice.

Since 2024

ASUSTOR

Sole official DMS partner for ASUSTOR NAS — BYOS, on-premises and full control over where data lives.

ISO 27001

SOC 2 Type 2

Situația

Ritter Verpackungen procesează peste 500 de comenzi zilnic, fiecare generând multiple documente: confirmări de comandă, comenzi de producție, note de livrare și facturi. Manipularea manuală a acestui volum de documente consuma resurse administrative semnificative.

Cu termene de livrare stricte și clienți exigenți din industriile auto și alimentare, orice întârziere în procesarea documentelor a afectat direct satisfacția clienților și fluxul de numerar.

Echipa de contabilitate petrecea peste 3 ore zilnic introducând manual date din notele de livrare în facturi, lucrând adesea peste program pentru a respecta termenele de sfârșit de lună.

Angajam personal suplimentar doar pentru a gestiona documentele. Angajații noștri calificați efectuau introducere repetitivă de date în loc de muncă cu valoare adăugată.

Provocare & Soluție

Provocări

Peste 500 de comenzi zilnice generând mii de documente săptămânal
Peste 3 ore zilnic de introducere manuală a datelor din notele de livrare în facturi
Erori frecvente în crearea manuală a facturilor (rată de eroare de 2-3%)
Facturare întârziată, afectând fluxul de numerar
Dificultate în potrivirea livrărilor cu comenzile în timpul disputelor

Soluții cu PaperOffice

Extragerea datelor din notele de livrare și comenzile prin AI
Generarea automată a facturilor pe baza confirmărilor de livrare
Potrivire inteligentă a comenzilor, livrărilor și facturilor
Urmărirea documentelor în timp real pe parcursul ciclului de viață al comenzii
Arhivare automată cu un istoric complet de audit pentru conformitate

Procesul de implementare

Săptămâna 1-2

Cartografierea procesului

Analiza fluxului de lucru de la comandă la încasare, tipurile de documente și cerințele de integrare ERP.

Săptămâna 3-4

Antrenarea AI

Antrenarea modelelor AI pe note de livrare, facturi și formate de comenzi specifice companiei.

Săptămâna 5-6

Integrare ERP

Integrare bidirecțională cu sistemul ERP existent pentru un flux de date fără probleme.

Săptămâna 7-8

Lansare și Optimizare

Lansare fazată cu monitorizare continuă a acurateței și rafinarea modelului.

Rezultate măsurabile

70%

timp economisit

500+

comenzi zilnic

99.5%

acuratețe

2 FTE

redirecționați

Înainte vs. După

Metrică

Înainte

După

Timp de procesare a facturilor

3+ ore/zi

< 30 min/zi

Erori de introducere a datelor

2-3%

< 0.5%

Timp de ciclu al facturilor

3-5 zile

Aceeași zi

Căutare documente

10-15 minute

Instantaneu

Personal pentru procesare

3 angajați

1 angajat (supraveghere)

PaperOffice a eliminat backlog

De ce PaperOffice?

Extragere date AI

Extragere cu o acuratețe de 99,5% din notele de livrare și facturi - indiferent de format sau aspect.

Integrare ERP

Integrare perfectă cu SAP, Microsoft Dynamics și alte sisteme ERP majore.

Analiză procese

Vizibilitate în timp real asupra stării procesării documentelor și identificarea blocajelor.

Automatizați procesarea documentelor

Descoperiți cum PaperOffice ajută companiile de producție să elimine manipularea manuală a documentelor.

Contactați-ne Toate studiile de caz

AI-DMS — UI · Chat Agent · API

Web · Desktop · Mobile

Claude · ChatGPT · Cursor

REST · MCP · one API key