Înregistrarea documentelor
Documentele vin din cutia poștală HR, de la scanner, prin încărcare sau din software-ul de salarizare. Dosarele fizice pot fi citite în loturi.
Procesul dosarului personal
Documentele HR apar continuu: candidatura, contractul, adendumul, adeverința, certificatul. PaperOffice le atribuie.
Un dosar per persoană, drepturi conform rolului, termen conform documentului, jurnal pentru fiecare accesare.
Încrederea companiilor de top din întreaga lume
Cum funcționează
Dosarul personal are două cerințe: totul trebuie să fie localizabil și aproape nimic nu trebuie să fie vizibil pentru toți.
Documentele vin din cutia poștală HR, de la scanner, prin încărcare sau din software-ul de salarizare. Dosarele fizice pot fi citite în loturi.
Clasificarea recunoaște tipul documentului, compararea găsește persoana, iar regula determină zona dosarului, rolul și vizibilitatea. Informațiile sensibile pot fi mascate.
Fiecare document are termenul de conservare și data ștergerii, pentru contracte și certificate există și termene de expirare. Perioada de probă, limitarea în timp și sfârșitul certificatului se anunță automat.
Ce acoperă soluția
Un dosar de personal este bun doar dacă HR-ul găsește rapid informațiile, fără ca nimeni să vadă prea multe.
Toate documentele unui angajat se află într-un singur loc, structurate pe categorii de dosare, nu după data depunerii.
Contractul, anexa, certificatul de vechime, certificatul, adeverința și decontul sunt recunoscute și sortate corect.
Numele, fotografia, data nașterii și originea pot fi ascunse pentru faza de selecție; originalul rămâne neschimbat.
Dacă un document se potrivește cu mai mulți angajați, HR-ul decide, evitând depunerea greșită în dosarul incorect.
Adeverințele și modificările datelor de bază sunt trimise ca înregistrare către software-ul dvs. de salarizare, prin export, API sau flux de lucru.
Fiecare versiune, completare și accesare sunt verificabile cu persoana și momentul respectiv.
Drepturile depind de rol și categorie de dosar. Managerii văd evaluările, dar nu datele de sănătate.
Sfârșitul perioadei de probă, expirarea contractului cu durată determinată, expirarea certificatelor și termenul de ștergere apar la timp ca sarcini.
Cu ce rezolvă PaperOffice
Dosarul de personal nu necesită un sistem separat. Este un spațiu de lucru cu reguli mai stricte.
Siguranță și conformitate
În dosar se află date de sănătate, salariul și evaluările. Vizibilitatea, termenul și jurnalul fac parte integrantă din depunere.
Întrebări despre dosarul de personal
Prin scanare în lot sau import masiv. Clasificarea determină tipul documentului, alinierea atribuie persoana, iar cazurile fără atribuire clară ajung într-o listă de verificare, nu în dosarul greșit.
Drepturile depind de rol și categorie de dosar, nu de documentul individual. Un manager poate vedea evaluările fără acces la adeverințe sau deconturi, iar fiecare accesare este înregistrată.
Certificatul de incapacitate temporară și documentele similare se află într-o categorie de dosar separată cu acces restricționat. Datele care nu trebuie în dosar pot fi șterse înainte de depunere.
Da. Pentru faza de selecție se pune la dispoziție o versiune fără nume, fotografie, dată naștere și alte caracteristici. Originalul rămâne neschimbat și accesibil persoanelor responsabile.
După termenul stabilit pentru fiecare tip de document, de exemplu la ieșirea din companie plus un anumit număr de ani. Înainte de expirare apare o sarcină, ștergerea se face după aprobare, iar procesul este înregistrat.
Centrul de Audit arată cine, când și ce document a deschis, modificat sau exportat. Un drept de acces poate fi satisfăcut prin compilarea tuturor documentelor unei persoane.
Da. Contractul sau anexa este trimis ca cerere de semnătură către angajat, confirmarea se face prin cod, iar PDF-ul semnat cu certificatul stă direct în dosar.
Rezultate măsurabile ale clienților noștri
"Management enterprise al documentelor pentru toate operațiunile noastre miniere. Clasă mondială."
"Etichetele farmaceutice reglementate de FDA necesită o documentație impecabilă. PaperOffice ne-a redus procesul de aprobare de la zile la ore."
"Documentația tehnică și procesarea comenzilor funcționează acum complet automat."
"Digitalizarea a revoluționat administrația noastră. Solicitările cetățenilor sunt acum procesate în minute în loc de zile."
"Dosarele pacienților, rapoartele medicale și trimiterile sunt capturate și clasificate automat. Echipa noastră de practică are în sfârșit timp pentru pacienți."
"8.000 de angajați și mii de documente de la oaspeți în fiecare zi. PaperOffice a digitalizat complet procesele noastre de back-office."
"Cererile de împrumut și documentele de conformitate sunt acum procesate în câteva minute în loc de ore. Analiza de conformitate este complet automatizată."
"Documentația proiectelor de construcții și conformitatea sunt acum digitale și trasabile."
"Formularele de check-in, facturile și comunicările cu oaspeții sunt complet digitale. Echipa noastră de concierge se concentrează acum pe oferirea de servicii excelente."
"Facturarea benzinăriilor, documentele furnizorilor și înregistrările de conformitate de la peste 250 de stații sunt procesate și arhivate automat."
"Documentația conformă cu GMP pentru etichetele funcționale farmaceutice este acum complet automatizată. Pistele de audit sunt impecabile și accesibile instantaneu."
"Planurile, autorizațiile și dosarele clienților pentru casele noastre din lemn sunt acum gestionate centralizat. După șase generații, suntem în sfârșit fără hârtie."
"Contractele furnizorilor, certificatele și actele vamale pentru sute de prăjitorii din întreaga lume sunt capturate automat și alocate produsului corect."
"Jurnalele de temperatură, scrisorile de trăsură CMR și certificatele alimentare sunt scanate automat și alocate comenzii. Alocările greșite sunt de domeniul trecutului."
"Autorizațiile pentru transporturi grele, planurile de rută și documentația de proiect sunt acum accesibile instantaneu digital. Gata cu căutarea prin dosare."
"Documentele vamale, chitanțele de depozit și comenzile de transport pentru rețeaua noastră din Europa de Est sunt clasificate automat. Patru generații de logistică, în sfârșit digitale."
"Specificațiile de imprimare, aprobările clienților și certificatele de materiale sunt acum accesibile centralizat. Rata de eroare în producție a scăzut aproape la zero."
"Certificatele de sustenabilitate, contractele furnizorilor și specificațiile clienților sunt procesate automat. Precizie elvețiană, acum și digitală."
"Autorizațiile de construcție, contractele cu subcontractanții și procesele-verbale de recepție pentru proprietățile noastre comerciale sunt acum documentate complet digital."
"Contractele de vânzare-cumpărare, expunerile și dosarele clienților din peste 30 de ani de leadership pe piață sunt acum căutabile digital. Fiecare agent găsește totul în câteva secunde."
"Documentele de transport maritim, declarațiile vamale și scrisorile de trăsură maritime sunt capturate automat. Logistica din Marea Baltică nu a fost niciodată atât de eficientă."
"Mii de comenzi de ambalaje personalizate pe săptămână, inclusiv aprobări de design, date de imprimare și documente de livrare. PaperOffice le menține pe toate împreună."
"Documentația laboratorului de patologie și certificările dispozitivelor sunt acum complet automatizate. Trasabilitate impecabilă pentru fiecare preparat."
"Documentele de împrumut, actele de garanție și corespondența cu clienții sunt procesate în câteva minute în loc de ore. Analiza de conformitate este impecabilă."
"Specificațiile tehnice, certificatele de calitate și protocoalele de reciclare pentru producția noastră de oțel sunt centralizate și accesibile instantaneu."
"Specificațiile etichetelor farmaceutice și cosmetice cu cerințe de reglementare sunt verificate și aprobate automat. Gata cu listele de verificare manuale."
"Documentele KYC, rapoartele de investiții și depunerile reglementate sunt clasificate în câteva secunde. Ca robo-advisor reglementat de MAS, conformitatea impecabilă este esențială."
"Fișele cu date de securitate, autorizațiile de transport și documentele ADR pentru loistica chimică sunt alocate automat. Toleranță zero pentru erori."
"Certificatele de autenticitate, înregistrările furnizorilor și garanțiile clienților pentru colecțiile noastre de perle sunt arhivate automat și accesibile instantaneu."
"Cererile de împrumut pentru IMM-uri, documentele de garanție și rapoartele reglementate sunt clasificate automat. Consilierii noștri au mai mult timp pentru consultanță."
"Dosarele clienților din peste 135 de ani de istorie bancară sunt digitalizate succesiv. 5.000 de angajați au acum acces instantaneu la toate documentele."
"Cererile de microcredit și documentele de conformitate pentru milioane de clienți sunt acum procesate în câteva minute în loc de zile. Un punct de cotitură pentru incluziunea financiară."
"Sute de mii de note de livrare și fișe de retur pe zi sunt procesate automat. Cel mai important furnizor de logistică e-commerce din Vietnam, acum fără hârtie."
"Protocoalele de fabricație CNC, certificatele de materiale și specificațiile clienților pentru proiecte din petrol, gaze și aerospațial sunt acum documentate complet digital."
"Vision 2030 necesită digitalizare completă. PaperOffice procesează documente guvernamentale pentru coloana vertebrală digitală a Arabiei Saudite."
"Certificatele de materiale, protocoalele de călire și specificațiile clienților sunt alocate automat comenzii corecte. Singurul producător Q&T din Australia, acum fără hârtie."
"Protocoalele de sudură, calculele structurale și planurile de proiect sunt gestionate digital. Echipele noastre din atelier au acces în timp real."
"Certificatele aerospațiale, programele CNC și toleranțele clienților sunt clasificate automat. Conformitatea AS9100 nu a fost niciodată mai simplă."
"Contractele comercianților, documentele KYC și chitanțele de tranzacție pentru sute de mii de IMM-uri sunt procesate în câteva secunde. Revoluția plăților din Mexic, fără hârtie."
"Documentația recoltei, certificatele de export și protocoalele de calitate pentru vinurile noastre Malbec de mare altitudine sunt arhivate automat. 120 de ani de tradiție viticolă, acum digitali."
"Milioane de verificări de utilizatori și documente de reglementare sunt procesate complet automat. Scalare fără hârtie."
"Documentele de înrolare a comercianților și înregistrările de conformitate pentru cel mai important furnizor de plăți din Africa sunt procesate în câteva minute în loc de zile."
"Certificatele organice, auditurile furnizorilor și etichetele produselor pentru mii de produse naturale sunt verificate și arhivate automat."
"Documentele de reglementare din 33 de țări africane, contractele cu partenerii și pistele de audit sunt gestionate complet automat. Un DMS de tip enterprise pentru un fintech de 3 miliarde de dolari."
"Rețetele și gestionarea medicamentelor funcționează acum complet automat. Mai mult timp pentru pacienții noștri."
"Documente vechi de secole sunt acum căutabile digital. O piatră de hotar pentru arhivele noastre istorice."
"Îngrijitorii noștri au în sfârșit mai mult timp pentru rezidenți în loc de birocrație."
"500.000+ dosare digitalizate. Angajații noștri găsesc acum toate informațiile instantaneu."
"Gestionarea fișelor medicale este acum o joacă de copii. Totul capturat și arhivat automat."
"Documentația de moștenire este acum eficientă și fără erori."
"Administrare digitală a proprietăților pentru toate complexele noastre rezidențiale. Chiriașii și proprietarii sunt încântați."
"Cu PaperOffice, ne-am accelerat procesarea facturilor cu 99%. IA recunoaște automat toate datele relevante și le alocă corect."
"PaperOffice a devenit indispensabil pentru munca noastră zilnică. Comenzile, ofertele și facturile sunt acum automatizate."
"Documentația serviciilor noastre de îngrijire este acum digitală și automatizată. Mai mult timp pentru pacienții noștri."
"Desenele tehnice, listele de materiale și protocoalele de calitate pot fi căutate instantaneu. O căutare care dura 30 de minute acum durează 30 de secunde."
"Chitanțele clienților, evaluările fiscale și situațiile financiare anuale sunt sortate și alocate automat clientului corect. Haosul chitanțelor este de domeniul trecutului."
"Documentația de proiect, SLA-urile și comunicarea cu clienții pentru proiectele noastre de consultanță IT sunt clasificate și arhivate automat."
Unde doriți să testați PaperOffice?
Versiunea dvs. de test este pregătită
Unde doriți să începeți?
Spațiul de lucru complet este optimizat pentru calculator. Versiunea mobilă este potrivită pentru capturarea, verificarea și aprobarea documentelor.
app.paperoffice.aiÎncepeți pe calculator
Vă vom trimite link-ul personal de acces la adresa dvs. de e-mail.
Deschideți PaperOffice Mobile
Capturați și editați documente direct cu smartphone-ul.
Deschideți versiunea mobilă