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E-Rechnung erstellen
Füllen Sie das Formular aus und laden Sie Ihre E-Rechnung als ZUGFeRD-PDF oder XRechnung herunter. Summen und Steuer rechnet das Werkzeug, die fertige Datei wird vor dem Download gegen die Regeln der EN 16931 und der XRechnung geprüft.
ZUGFeRD-PDF und XRechnung 3.0 Entsteht in Ihrem Browser Prüfung vor dem Download
E-Rechnung erstellen
ZUGFeRD-PDF oder XRechnung ausfüllen, prüfen und herunterladen.
Die Rechnung entsteht vollständig in Ihrem Browser und wird nicht an PaperOffice übertragen. Ihr Entwurf wird nur lokal in diesem Browser gespeichert.
So geht's
E-Rechnung in drei Schritten
-
Format wählen
ZUGFeRD-PDF für Geschäftskunden, XRechnung für Behörden oder wenn Ihr Kunde sie verlangt.
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Formular ausfüllen
Ihre Daten, Kunde, Positionen und Besteuerung. Netto, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag rechnet das Werkzeug.
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Prüfen und herunterladen
Die Datei wird vor dem Download geprüft. Fehlt etwas, sehen Sie genau, welches Feld.
Welche E-Rechnung brauche ich?
E-Rechnungspflicht im B2B-Geschäft
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Beim Versand gelten Übergangsfristen: Papierrechnungen und – mit Zustimmung des Empfängers – einfache PDF-Rechnungen sind bis Ende 2026 erlaubt. Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz dürfen sie bis Ende 2027 nutzen. Ab 2028 stellen alle Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen aus.
Ausgenommen von der Ausstellungspflicht sind Kleinunternehmer nach § 19 UStG sowie Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro. Empfangen können müssen auch sie E-Rechnungen.
ZUGFeRD oder XRechnung?
ZUGFeRD ist ein PDF, das die Rechnungsdaten zusätzlich als XML enthält. Menschen lesen das PDF, Buchhaltungsprogramme die XML. Für die meisten Geschäftskunden ist das die einfachste Wahl.
XRechnung ist eine reine XML-Datei nach dem deutschen Standard für öffentliche Auftraggeber. Behörden verlangen sie fast immer, zusammen mit einer Leitweg-ID als Käuferreferenz. Zulässig sind die Syntax UBL und CII; die meisten Portale nehmen UBL entgegen. Beide Formate erfüllen die europäische Norm EN 16931.
Was gehört in eine E-Rechnung?
Es gelten die üblichen Pflichtangaben: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., fortlaufende Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsdatum oder Leistungszeitraum, Menge und Art der Leistung, Entgelt nach Steuersätzen, Steuerbetrag oder der Hinweis auf eine Steuerbefreiung.
XRechnung verlangt zusätzlich Ansprechpartner, Telefon und E-Mail des Rechnungsstellers, die E-Mail-Adresse des Empfängers und eine Käuferreferenz. Das Formular zeigt Ihnen für das gewählte Format, was noch fehlt.
Prüfung vor dem Versand
Bevor Sie die Datei herunterladen, prüft das Werkzeug sie gegen die Geschäftsregeln der EN 16931 und der XRechnung: Summen, Steuerkategorien, Pflichtfelder, IBAN und Leitweg-ID. Jede Datei können Sie zusätzlich im E-Rechnungs-Validator öffnen. Fragen zur steuerlichen Behandlung klärt Ihre Steuerberatung.
Mehr mit PaperOffice AI
Eingangsrechnungen nicht mehr abtippen
Rechnungen schreiben ist die eine Hälfte. Mit PaperOffice AI kommen Ihre Eingangsrechnungen automatisch an – als E-Rechnung, PDF, Scan oder Foto – und werden ausgelesen, geprüft und geordnet abgelegt.
- XRechnung und ZUGFeRD im selben Ablauf wie PDF und Scan
- Kopfdaten, Positionen, Summen und Referenzen als Felder
- Rechenprobe und Prüfpfad für jede Rechnung
- Ablage mit Aufbewahrungsfrist je Dokumenttyp
Häufige Fragen
Fragen zum E-Rechnungs-Generator
Welches Format soll ich wählen?
Für Geschäftskunden meist ZUGFeRD-PDF: lesbar wie jede PDF-Rechnung und zugleich maschinenlesbar. Für Behörden XRechnung, in der Regel als UBL. Im Zweifel fragen Sie Ihren Kunden, welches Format er empfangen kann.
Was ist eine Leitweg-ID?
Die Leitweg-ID ist die Adresse einer Behörde für E-Rechnungen, zum Beispiel 04011000-12345-03. Sie steht in der Bestellung oder im Auftrag. Bei XRechnungen an Firmen tragen Sie stattdessen die Referenz ein, die Ihr Kunde vorgibt.
Werden meine Rechnungsdaten gespeichert?
Die Rechnung entsteht vollständig in Ihrem Browser und wird nicht an PaperOffice übertragen. Ihr Entwurf wird nur lokal in diesem Browser gespeichert, damit nichts verloren geht. Mit „Formular leeren“ löschen Sie ihn.
Kann ich als Kleinunternehmer eine E-Rechnung erstellen?
Ja. Wählen Sie bei der Besteuerung „Kleinunternehmer (§ 19 UStG)“. Die Rechnung enthält dann keinen Steuerbetrag, sondern den passenden Hinweis. Ohne USt-IdNr. trägt das Werkzeug Ihre Steuernummer zusätzlich als Verkäuferkennung ein, damit die Rechnung die Prüfregeln besteht.
Wie versende ich die E-Rechnung?
Per E-Mail als Anhang oder über das Portal Ihres Kunden. Behörden des Bundes nutzen zum Beispiel die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) oder OZG-RE, viele Länder eigene Portale.
Kann ich Gutschriften und Rechnungskorrekturen erstellen?
Ja. Wählen Sie oben die Art des Dokuments: Rechnung, Teilrechnung, Rechnungskorrektur oder Gutschrift. Bei Korrekturen und Gutschriften geben Sie die Nummer der ursprünglichen Rechnung an.
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