Erste Schritte mit PaperOffice AI: Workspace, Dokumente, Agent und Suche

Hallo und willkommen bei der PaperOffice AI Academy. Heute geht es um die ersten Schritte: Wir legen einen Workspace an, laden Dokumente hoch und schauen uns an, was die KI daraus macht. Danach finden wir Dokumente wieder, stellen dem Agenten Fragen, teilen den Workspace sogar per Telefon und verbinden PaperOffice mit Claude. Sie brauchen dafür nur einen Browser. Kurz vorweg: PaperOffice AI ist ein Dokumentenmanagement, das Ihre Dokumente versteht. Es läuft im Browser, als App auf dem Handy und über eine Schnittstelle. Ihre Dokumente liegen in Workspaces, zum Beispiel einer pro Firma, Projekt oder Mandant. Und die KI liest jedes Dokument: Sie erkennt den Typ, vergibt einen sprechenden Namen, Schlagwörter und eine Zusammenfassung. Dazu kommen ein Agent, dem Sie Fragen zu Ihren Dokumenten stellen, eine Suche, die Inhalte findet, Freigaben nach außen und die Verbindung zu Claude.

Erste Schritte: Der Rundgang

Nach der Anmeldung landen Sie auf Ihrer Übersicht: Aufgaben, Benachrichtigungen, ein paar Schnellwerkzeuge und der Weg zu Claude und ChatGPT. Links sehen Sie alle Bereiche der App. Für den Anfang brauchen Sie vor allem Document AI: Dort liegen Ihre Workspaces und Dokumente. Oben finden Sie den Agenten und die Suche. Beide erreichen Sie von jeder Seite aus. Und über Ihr Profil kommen Sie zu Hilfe und Lernen: zur Einführungstour, zum Problem Solver und zum Support. Ganz oben stehen außerdem Ihre Lerneinheiten.

Schritt 1: Workspace anlegen

Legen wir los. In der Übersicht der Workspaces klicke ich auf Neuen Workspace anlegen. Ein Workspace ist so etwas wie ein eigener Aktenschrank, zum Beispiel für eine Firma, ein Projekt oder einen Mandanten. Ich nenne ihn Northstar Industrial und wähle als Typ: Unternehmen. Die Verarbeitungssprache steht auf Deutsch. In dieser Sprache schreibt die KI später Zusammenfassungen, Namen und Felder. Beim Speicherort wählen Sie zwischen dem PaperOffice EU-Rechenzentrum und eigenem Speicher, auf Englisch Bring Your Own Storage. Dann liegen die Dateien zum Beispiel auf Ihrem eigenen Server oder NAS. Den richten Sie vorher unter Connectors ein. Wichtig: Der Speicherort lässt sich nach dem Anlegen nicht mehr ändern. Im Reiter Workspace-Typ geht es um Schutz und Nachweise. Es gibt drei Stufen. Standard ist der Einstieg: ablegen und finden. Business ist für den Alltag: teilen, schützen, wiederherstellen. Das ist unsere Empfehlung, und nur Business-Workspaces können Sie nach außen freigeben. Compliance ist die höchste Stufe, für Nachweis und Revisionssicherheit, etwa bei strengen Aufbewahrungspflichten. Compliance kostet extra, unterstützt keinen eigenen Speicher und lässt sich nicht nach außen teilen. Hochstufen geht jederzeit, zurückstufen nicht. Im Reiter AI-DMS legen Sie fest, wie gründlich die KI Ihre Dokumente versteht. Nur Speicherung legt die Dateien ohne KI ab, etwa für ein reines Archiv. Verarbeiten lassen können Sie sie später immer noch. Basic macht Ihr Archiv durchsuchbar: Texterkennung, Klassifizierung und Schlagwörter. Premium ist die beste Standardeinstellung für Geschäftsdokumente, mit semantischer Suche, Geschäftsfeldern und Beziehungen. Ultra holt das Maximum heraus: Tabellen, Formulare und Bilder werden gelesen, die Dokumente untereinander verknüpft, und jedes Dokument bekommt eine Sicherheitsprüfung. Für unsere Demo nehme ich Ultra. Unter Dokument-Typ stelle ich Automatisch erkennen ein. Dann ordnet die KI jedes Dokument selbst einem Typ zu, zum Beispiel Rechnung, Lieferschein oder Vertrag. Unter Zugriffsschutz können Sie einen Workspace zusätzlich absichern, mit Passwort, SMS-Code oder Vier-Augen-Prinzip. Für unsere Demo lassen wir das aus. Und unter Freigabe teilen Sie den Workspace später nach außen: per E-Mail für den Zugriff im Browser, oder per Telefon. Das zeige ich Ihnen gleich noch ausführlich. Ich speichere, prüfe die Übersicht und erstelle den Workspace.

Schritt 2: Dokumente hochladen

Der neue Workspace ist noch leer. Ich öffne ihn und klicke auf Dokument hinzufügen. Ich wähle die Dateien aus, hier die Unterlagen unserer Demo-Firma Northstar: Rechnungen, Lieferscheine, Verträge und Kontoauszüge, auch Scans und Handyfotos. Die Dateien werden hochgeladen, und die KI beginnt sofort zu lesen. Bei vielen Dokumenten dauert das eine Weile, ich spule vor. Hochladen ist übrigens nur ein Weg. Dokumente kommen auch vom Handy, direkt vom Scanner, per Screenshot oder von einer Website, und mit dem Massenimporter ganze Ordner auf einmal.

Schritt 3: Ergebnis, Agent und Suche

So sieht das Ergebnis aus. Die Dateien haben einen sprechenden Namen bekommen, dazu einen Titel und eine kurze Zusammenfassung. Daneben stehen Dokumenttyp und Schlagwörter. Das alles hat die KI erstellt. Jetzt frage ich den Agenten. Zum Beispiel: Was ist beim Projekt X zweihundert für Norvexa passiert? Der Agent durchsucht den Workspace, liest die passenden Dokumente und antwortet in ganzen Sätzen: Lieferung, Störung und Abnahme im September. Und er nennt seine Quellen, die ich direkt öffnen kann. Die Suche findet nicht nur Dateinamen, sondern Inhalte. Ich suche nach Kündigungsfrist. Treffer: der Nachtrag zum Rahmenvertrag mit Norvexa. Das Wort steht nicht im Dateinamen, sondern im Inhalt, und die Suche findet es trotzdem.

Schritt 4: Ein Dokument im Detail

Öffnen wir ein Dokument: die Gutschrift von Veldtmann über neunhundertfünfzig Euro. Links sehen Sie das Original, rechts alles, was PaperOffice AI daraus gemacht hat. Auf dem Deckblatt stehen Titel und Zusammenfassung, der Hinweis, dass Sie das Dokument revisionssicher machen können, und der Workspace, in dem es liegt. Unter Eigenschaften finden Sie Status, Namen, Dokumenttyp und die Schlagwörter. Die Datenfelder enthalten alles, was die KI ausgelesen hat, hier die Position mit Menge und Preis. Mit einem Klick kopieren Sie das nach Excel. Unter Aktivitäten legen Sie Notizen und Aufgaben zum Dokument an. Der Audit zeigt die Sicherheitsprüfung aus Ultra, mit zwölf Kontrollen, etwa zu Rechenwerten und Steuern. Hier ist alles in Ordnung. Revisionen protokolliert jede Änderung, sobald Sie das Dokument revisionssicher machen. Und Verbindungen zeigt, womit das Dokument zusammenhängt, zum Beispiel mit dem Geschäftspartner Veldtmann.

Freigabe per Telefon: Telefon-Agent anlegen

Jetzt zu meinem Lieblingsteil: Freigabe per Telefon. Stellen Sie sich vor, Ihr Steuerberater braucht schnell eine Auskunft aus Ihren Unterlagen. Er ruft einfach an und fragt. Ohne App und ohne Login. Dafür legen Sie einmal einen Telefon-Agenten an, unter Conversation AI. Ich nenne ihn Northstar Telefon-Freigabe und wähle die Rolle: Geschützter Agent. Das heißt, Anrufer müssen sich mit Handynummer und PIN ausweisen. Unter Telefonie aktiviere ich die Einwahl. PaperOffice stellt pro Land eine Einwahlnummer bereit, ich nehme Deutschland. Unter Agent legen Sie Sprache, Stimme und Begrüßung fest und beschreiben, wie sich der Agent verhalten soll. Und unter Wissen bestimmen Sie, auf welche Workspaces er zugreifen darf. Für das Beispiel nehme ich einen zweiten Workspace mit denselben Northstar-Dokumenten, gebe ihn frei und speichere.

Freigabe per Telefon: Freigabe einrichten

Jetzt die Freigabe selbst. Im Workspace unter Bearbeiten, Reiter Freigabe, Neue externe Freigabe. Als Kanal wähle ich Telefon. Der Agent ist schon eingetragen. Ich gebe die Handynummer meines Gesprächspartners ein und eine PIN. Beides ist im Film unkenntlich gemacht. Unter Versand hinterlege ich eine E-Mail-Adresse, falls sich der Anrufer Dokumente schicken lassen möchte. Unter Stimme stehen Sprache und Stimme. Unter Agent können Sie dem Telefon-Agenten für diese Freigabe zusätzliche Anweisungen mitgeben. Die Freigabe gilt dreißig Tage. Speichern und Freigabe aktivieren. Und so klingt das. Der Anrufer wählt die Einwahlnummer, gibt seine PIN ein und stellt seine Fragen. Hören wir zu.

(Den Anruf finden Sie in den Untertiteln des Films.)

Die Antworten kamen direkt aus den Dokumenten im Workspace, mit Beträgen, Daten und Fälligkeit, und den falsch verstandenen Namen hat der Agent selbst korrigiert. Er kennt nur das, was in diesem Workspace liegt.

Claude: PaperOffice einrichten

Zum Schluss noch ein Blick über den Tellerrand: PaperOffice AI lässt sich mit Claude verbinden. Unter Ihrem Profil finden Sie PaperOffice einrichten. In unserem Konto sind die Mobile App und Claude schon verbunden. In Claude fügen Sie PaperOffice in den Einstellungen unter Konnektoren hinzu und verbinden einmal Ihr Konto. Danach arbeitet Claude mit Ihren Dokumenten, immer nur mit Ihren Rechten. Fragen Sie Claude zum Beispiel, welche Rechnungen von Veldtmann im Workspace liegen. Claude sucht über PaperOffice und antwortet mit Rechnungsnummern, Datum und Beträgen. Fassen wir zusammen: Workspace anlegen, Dokumente hochladen, und die KI erledigt den Rest. Sie versteht jedes Dokument, der Agent beantwortet Ihre Fragen, die Suche findet Inhalte statt nur Dateinamen, und Freigaben gehen über den Browser oder per Telefon. In den nächsten Videos geht es um die Sicherheitsprüfung mit Quarantäne, ums Teilen per Browser und Telefon und ums Finden und Ordnen. Danke fürs Zuschauen, und bis zum nächsten Mal in der PaperOffice AI Academy.