Was ist PaperOffice AI? Der große Überblick

Warum ein klassisches DMS nicht mehr reicht

Ein Dokumentenmanagementsystem speichert Ihre Dokumente. Es kann sie durchsuchen. Und dann wartet es. Auf einen Menschen, der liest, entscheidet und alles ins nächste System abtippt. Wer KI will, schraubt einen Chatbot an die Seite oder steigt auf den Enterprise-Tarif um. Sie zahlen pro Arbeitsplatz, für jeden Kollegen, der die Arbeit trotzdem machen muss. Und Ihr Archiv liegt in der Cloud eines anderen. Pro Arbeitsplatz. Nur Enterprise. Deren Cloud. Stellen Sie sich jetzt ein System vor, das jedes Dokument versteht, entscheidet, was als Nächstes passiert, und es erledigt, egal ob ein Mensch fragt oder ein Agent. Keine Seat-Lizenzen. Kein Enterprise-Tarif für KI. Auf Ihrem eigenen Speicher, wenn Sie wollen. Das ist PaperOffice AI: eine Engine, jeder Zugang, Ihr Speicher.

Was ist PaperOffice AI?

PaperOffice AI ist eine Plattform für Document Operations. Ein Dokument zu verstehen reicht nicht. Was danach passiert, zählt. Deshalb macht die Engine mit jedem Dokument drei Dinge: sie liest es, entscheidet, was das Dokument braucht, und handelt. Sie legt ab, liest Felder aus, leitet weiter, holt Freigaben ein und übergibt an Ihr ERP. Und Menschen und KI-Agenten arbeiten mit denselben Dokumenten, denselben Regeln und denselben Rechten. Vier Zugänge, eine Plattform.

Eine Quelle der Wahrheit für Dokumente

Es gibt eine neue Art von Chaos, und sie sieht modern aus. Ihre KI-Assistenten lassen Sie Dokumente in Projekte laden. Also landet der Vertrag in einem Projekt, der Nachtrag in einem anderen, und ein Kollege lädt die Fassung vom letzten Monat in ein drittes. Drei Kopien, kein Verantwortlicher, und niemand weiß, welche aktuell ist. PaperOffice AI ist die eine Quelle der Wahrheit für Dokumente. Jede neue Version bekommt ihre eigene Nummer, und die alte bleibt erhalten. Jeder Assistent, jeder Agent, jede App liest dieselbe aktuelle Version, über die API oder MCP. Nichts wird herumkopiert. Ein Ort, eine Wahrheit, jeder Client.

Wie kommt ein Dokument hinein?

Fangen wir dort an, wo Dokumente ankommen. Der Kopierer im Flur scannt in einen Ordner oder direkt in einen PaperOffice-Scanner-Eingang. Ein Connector beobachtet den Ordner, alle paar Minuten, nach Dateimuster, und übergibt jede neue Datei an einen Workspace. Genauso bei einem Postfach, einer NAS-Freigabe, einem Cloud-Bucket. Niemand öffnet eine App. Niemand benennt eine Datei um. Schritt eins ist erledigt: Der Lieferschein liegt im Workspace, mit Vorschau, und jeder kann ihn von Hand verschlagworten. Noch keine KI. Die kommt als Nächstes.

Wie tief liest die Engine?

Schritt zwei: AI-DMS einschalten. Je Workspace wählen Sie, wie tief die Engine liest. Basic liest den Text mit AI-OCR und erkennt den Dokumenttyp. Der Typ bringt seine Regeln mit: wie lange aufbewahren, auf welcher Rechtsgrundlage und welcher IDP Agent dazugehört. Premium versteht die Felder und verknüpft das Dokument mit seinem Geschäftspartner. Ultra prüft es, untersucht es auf Betrug und verknüpft es mit allem, was vorher kam. Jedes neue Dokument läuft automatisch durch. Und jedes Dokument kann später noch tiefer gehen.

AI-OCR ist keine normale OCR

Echte Dokumente sind keine sauberen PDFs. Eine Frachtrechnung mit Kaffeefleck. Ein Lieferschein vom Nadeldrucker. Ein Servicebericht, fotografiert auf einer Werkbank. AI-OCR liest alle drei: den Text, die Tabellen und für jede Zeile einen Rahmen, jeweils mit eigenem Konfidenzwert. Handschrift inklusive. Das ist der Unterschied zur klassischen OCR: sie rät keine Zeichen, sie versteht das Layout der Seite. AI-OCR läuft in jedem AI-DMS-Durchgang mit. Und Sie können sie auch einzeln aufrufen, über die API oder als MCP-Werkzeug.

IDP Agents: Felder als Daten

AI-DMS versteht das Dokument im Ganzen. Der IDP Agent geht rein wie ein Scharfschütze. Der Dokumenttyp löst ihn aus, und er holt genau das, was Sie festgelegt haben: Rechnungsnummer, Lieferant, Betrag, Bestellreferenz, Bankverbindung. Ein Feld, ein Prompt, dazu Prüfungen, die Sie festlegen, zum Beispiel: Ergeben die Positionen die Summe? Jedes Feld kommt als Daten zurück, mit seiner Position im Original. Dann sieht das nächste Dokument anders aus, eine spanische Rechnung, ein anderes Layout, und der Agent findet die Felder trotzdem, weil er Bedeutung liest, keine Koordinaten. Fehlt ein Pflichtfeld, landet das Dokument in einer Prüfwarteschlange für einen Menschen. Der Agent startet von Hand, im Stapel, in einem Workflow oder automatisch für jedes Dokument dieses Typs.

Passt das zusammen? Der Drei-Wege-Abgleich

Jetzt verbindet die Engine, was zusammengehört. Bestellt: einhundert Leistungsmodule. Bestätigt: einhundert. Geliefert: achtundneunzig. Berechnet: einhundert. Ein klassisches System würde vier Dokumente ablegen und weitermachen. PaperOffice folgt der Bestellnummer über alle vier, sieht die Lücke von zwei Stück, findet die Gutschrift, die neunhundertfünfzig Euro korrigiert, und verknüpft die Zahlung auf dem Kontoauszug: sechsundvierzigtausendfünfhundertfünfzig. Erledigt. Keine Tabelle nebenher.

Wann ein Mensch entscheidet

Manche Entscheidungen bleiben beim Menschen. Hier ist eine. Da kommt eine Rechnung mit einer neuen Bankverbindung. Am selben Tag bittet eine E-Mail, den Lieferantenstamm sofort zu ändern, und bitte nicht in der Zentrale anzurufen. Die Engine hat das neue Konto bereits neben das aus dem Rahmenvertrag gestellt, die E-Mail als klassisches Betrugsmuster bewertet und den Workflow vor der Zahlung angehalten. Jetzt braucht sie einen Menschen. Also bekommt die Finanzleiterin eine Push-Nachricht, am Strand, wenn sie gerade dort ist. Sie sieht das Original, die beiden Konten, die Warnung und entscheidet mit einem Tipp. Nicht bezahlt. Erst geprüft. Jede Entscheidung protokolliert.

Workflows in Alltagssprache

Und wer baut den Workflow? Sie selbst, in Alltagssprache. Kein Diagramm nötig. Der Dokumenttyp ist der Auslöser: Jede Rechnung startet diesen Workflow. Sie beschreiben die Regel: Wenn eine Rechnung zu ihrer Bestellung passt, freigeben und zur Buchung an unser ERP übergeben. Wenn nicht, mit Begründung an die Buchhaltung schicken. Die Engine macht aus diesem Satz einen Workflow-Agenten. Abgeglichen, freigegeben, übergeben. Jeder Schritt hinterlässt eine Zeile im Prüfpfad: was passiert ist, nach welcher Regel oder durch wen. Ihr ERP erhält die Buchung per Webhook in dem Moment, in dem sie passiert. Bis hierhin hat niemand die PaperOffice-App geöffnet. Genau darum geht es.

Dokumente im KI-Assistenten fragen

Oder Sie fragen einfach. In ChatGPT, in Cursor, in dem KI-Assistenten, den Sie ohnehin nutzen. Welche Norvexa-Rechnungen sind noch offen? Ist die Controller-Bestellung vollständig geliefert? Ihr Assistent bekommt nicht ein einzelnes PDF. Er bekommt Ihren Workspace als Werkzeuge, mit Ihren Rechten: suchen, lesen, Referenzen folgen, vergleichen. Und er antwortet mit den Dokumenten, die er benutzt hat, Zeile für Zeile. Zwei Rechnungen, eine bezahlt, eine offen. Zwei Lieferungen, vollständig. Das ist kein Chat mit Ihren PDFs. Das ist das Gedächtnis Ihres Unternehmens, verfügbar für jedes Modell, dem Sie vertrauen.

Die Sprache spielt keine Rolle

Die Sprache spielt keine Rolle. Eine deutsche Rechnung, ein spanischer Lieferschein, ein englischer Vertrag: Die Engine führt alle in einen durchsuchbaren Wissensbestand zusammen. Sie fragen in Ihrer Sprache und bekommen die Antwort in Ihrer Sprache, mit den Quellen in deren Sprache. Kein Übersetzungsprojekt. Kein eigenes Archiv pro Land.

Eine Agenten-Routine jeden Morgen

Und weil die Werkzeuge dieselben sind, kann ein Agent das ohne Sie erledigen. Geben Sie Ihrem Assistenten eine Routine, oder planen Sie einen Workflow in PaperOffice: jeden Morgen um acht den Rechnungseingang sortieren, jede Rechnung ihrer Bestellung zuordnen, alles Verdächtige anhalten und eine Zusammenfassung hinterlassen. Es läuft. Über MCP arbeitet der Agent mit denselben Rechten, denselben Regeln und demselben Prüfpfad wie ein Mensch. Das Frontier-Modell lebt in Ihrem Client. Die Dokumente und die Werkzeuge bleiben hier.

Drei Wege, ein Kern

Wie nutzen Sie das also? Drei Wege, ein Kern. Nutzen Sie es, wie es ist: die Web-App und die Mobile App, startklar vom ersten Tag an. Erweitern Sie es: Add-ons auf der API und M C P, eigene Dashboards, eigene Automationen. Oder bauen Sie Ihr eigenes Produkt auf demselben Kern, headless, mit Ihrer eigenen Oberfläche. Alle drei arbeiten mit denselben Dokumenten, denselben Rechten, denselben Werkzeugen. Und wir bauen zuerst für uns selbst: Was wir jeden Tag nutzen, bekommen Sie auch, als API und als MCP-Werkzeuge. Es wächst so weit, wie Sie gehen wollen.

Ihr eigenes Add-on in drei Schritten

Wie einfach ist das? Drei Schritte. Eins: Geben Sie Ihrem Coding-Assistenten, zum Beispiel Cursor, die Adresse paperoffice punkt ai slash llms punkt txt. Er liest die Dokumentation der Plattform, die Endpunkte und die Werkzeuge. Zwei: Sagen Sie, was Sie wollen. Ein Dashboard für angehaltene Rechnungen, auf PaperOffice AI. Drei: Er baut es. Ihr Add-on läuft gegen Ihren Workspace, mit Ihren Rechten, noch am selben Abend. Kein SDK zu lernen. Die Plattform erklärt sich Ihrem Editor selbst.

Die Mobile App

Auf dem Handy ist PaperOffice AI eine installierbare Web-App. Kein App Store. Koppeln Sie die App per QR-Code vom Desktop, und von da an melden Sie sich mit Ihrem Fingerabdruck an. Richten Sie die Kamera auf ein Dokument: Kantenerkennung, Perspektivkorrektur, mehrere Seiten in einem Zug. Kein Netz? Der Scan wartet und lädt später hoch. Unterschreiben Sie unterwegs mit einem SMS-Code. Fragen Sie den Agenten per Sprache. Geben Sie mit dem Daumen frei. Alles, was Sie scannen, landet im Workspace wie jedes andere Dokument, mit derselben AI-DMS-Tiefe.

Zugriff von außen

Und die Menschen außerhalb Ihres Unternehmens? Die kommen auch hinein, ohne Kopien. Geben Sie einen Workspace im Browser frei: Ihr Kunde bekommt einen Link, registriert sich kostenlos, und der geteilte Workspace erscheint direkt neben seinen eigenen. Er sieht, was Sie erlauben: lesen oder auch hochladen. Und für alle, die lieber reden als klicken, gibt es Conversation Agents: im Chat auf Ihrer Website und am Telefon.

Wer antwortet, wenn Ihre Kunden anrufen?

Wer antwortet, wenn Ihre Kunden anrufen? Nehmen wir einen Hersteller von Industriesteuerungen. Jeden Tag kommen dieselben Fragen, am Telefon und im Website-Chat. Jetzt beantwortet sie ein Conversation Agent, aus der Wissensbasis des Unternehmens: seinen Artikeln und seiner ganzen Website. Wie lange gilt die Garantie auf die Steuerung? Sechsunddreißig Monate ab Lieferung. Und im Chat mit einem Link zur Quelle. Am Telefon wird ein Betrag ohne Quelle nie ausgesprochen. Kann der Agent nicht helfen, schickt er dem Anrufer einen Link per SMS. Der Anrufer beschreibt sein Anliegen, und ein Ticket landet beim Team. Und wenn der Anrufer lieber Spanisch spricht, sagt er es einfach. Ihr Wissen geht ans Telefon.

Kann man sein Archiv anrufen?

Kann man sein Archiv anrufen? Ja, mit einer PIN. Geben Sie einen Workspace für eine Telefonnummer frei: die eines Kunden, eines Mandanten oder Ihre eigene, für die Tage unterwegs. Der Anrufer ruft von einer hinterlegten Nummer an und tippt die PIN, dann die Rautetaste. Drei Fehlversuche, und der Telefonzugang ist für eine Weile gesperrt. Der Agent nennt den Workspace und fragt, was er nachschlagen soll. Welche unserer Rechnungen sind noch offen? Er durchsucht die Dokumente und antwortet: eine ist bezahlt, eine ist offen. Auf Wunsch schickt er die offene Rechnung per E-Mail, als Link auf ein passwortgeschütztes PDF, und nur an die Adresse, die für diesen Workspace hinterlegt ist. Je Workspace legen Sie die Stimme, die Sprache und zusätzliche Anweisungen fest. Die Sterntaste führt zum Empfang. Ideal für Praxen, Hausverwaltungen und Kanzleien.

Welche Werkzeuge stecken drin?

All das ist eine Engine, und die Engine hat viele Werkzeuge. Document AI: OCR, IDP Agents, ein Split Agent, der einen gescannten Stapel zerlegt, ein Redact Agent, der persönliche Daten schwärzt, bevor eine Lohnabrechnung das Haus verlässt, und ein Trust Agent, der jede Datei auf versteckten Text und Manipulation prüft. Workflow AI in Alltagssprache, mit Vorlagen und Human-in-the-Loop. Conversation AI: ein Chat-Agent, der seine Quelle nennt, und ein Telefon-Agent. Media AI: Sprachausgabe in mehr als dreißig Sprachen, sogar mit Ihrer eigenen Stimme, und Transkription. Knowledge Base AI für Ihre Artikel und Ihre Website. Relations AI: jeder Beteiligte aus jedem Dokument, und ein Graph, wer mit wem zusammenhängt. Analytics AI: Ihre Finanzen, berechnet aus den Feldern, die IDP gelesen hat. PaperOffice Sign und ein ganzes Regal an Datendiensten. Mehr als vierzig Fähigkeiten, ein Konto. Nutzbar über die API, und viele davon auch als MCP-Werkzeuge.

Kann die Engine auch Dokumente schreiben?

Die Engine liest Dokumente. Kann sie auch welche schreiben? Das ist der Creator Agent. Ihr Briefkopf wird zur Vorlage, direkt aus einem bestehenden Dokument. Dann fragen Sie in Alltagssprache: ein Angebot für Norvexa, einhundert Controller, mit Inbetriebnahme vor Ort. Der Agent holt die Fakten aus Ihrer Wissensbasis, Ihren Kundendaten und Ihrem Firmenprofil. Jede Zahl braucht eine Quelle. Fehlt ein Preis oder passen mehrere Kunden, fragt er nach, statt zu raten. Sie prüfen die Vorschau und bestätigen. Erst dann wird das PDF erstellt, nummeriert und im Workspace abgelegt, wie jedes andere Dokument. Und derselbe Agent läuft auch über die A P I und als MCP-Werkzeug.

Unterschreiben und prüfen

Unterschrieben wird dort, wo das Dokument schon liegt. Senden Sie den Nachtrag direkt aus dem Archiv. Der Unterzeichner bekommt einen Link, bestätigt mit einem SMS-Code und unterschreibt im Browser oder am Handy. Das unterschriebene PDF landet mit seinem Signaturzertifikat neben dem Original. Und jeder kann die Unterschrift später unabhängig prüfen, auf einer öffentlichen Prüfseite.

Müssen Ihre Dateien umziehen?

Müssen Ihre Dateien umziehen? Nur, wenn Sie es wollen. Ein Storage Mount verbindet Ihr NAS, Ihren Server oder Ihren Cloud-Bucket, und Sie wählen je Verbindung. Index: Die Dateien bleiben auf Ihrem Speicher und werden nie verändert. PaperOffice macht sie durchsuchbar, lässt dieselbe KI darauf laufen und folgt jeder Änderung. Als Speicher, über SFTP: Jedes neue Dokument wird direkt auf Ihr eigenes Gerät geschrieben, verschlüsselt mit Ihrem eigenen Passwort. Ein zweiter Mount kann den ersten spiegeln, und fällt der erste aus, liest PaperOffice vom Spiegel. Oder Import: Die Dateien ziehen in unser eigenes Rechenzentrum in der Europäischen Union. So oder so behält PaperOffice den Index, die Metadaten und die KI-Ergebnisse. Bring your own storage, und behalten Sie jede KI-Fähigkeit. Kein Vendor-Lock.

Wo liegen meine Dokumente? Wer kommt heran?

Wo liegen Ihre Dokumente, und wer kommt heran? Lesen, Auslesen, Suche und Einbettungen: im Arbeitsspeicher, auf unseren eigenen GPUs, in unserem eigenen Rechenzentrum in der Europäischen Union, in Spanien. Data in, data out: Das Modell behält nichts. Den Speicher wählen Sie: unseren oder jedes NAS und jeden Server, der S F T P spricht. Ihr KI-Assistent bekommt Werkzeuge, nie das Archiv, im Rahmen Ihrer Rechte.

Für wen ist das?

Für ein Team, das Rechnungen, Verträge und Post ohne Entwicklerprojekt erledigt haben will. Für einen Integrator, der PaperOffice in seine eigene Software einbaut. Für ein Entwicklerteam, das Document AI als A P I und als MCP-Werkzeuge will. Für einen Partner, der es auf eigene Rechnung weiterverkauft. Dasselbe Konto, derselbe Einstieg, dieselbe Engine. Keine Seat-Lizenzen: Nutzer sind in jedem Plan enthalten, und die Nutzung wird in Credits abgerechnet. Und dahinter steht ein Unternehmen, gegründet zweitausendzwei.

Kurz gesagt

Ein Dokumentenmanagementsystem speichert und wartet. PaperOffice AI liest, entscheidet und handelt. Für den Menschen, der fragt, und für den Agenten, der in seinem Namen fragt. Eine Engine. Jeder Zugang. Ihr Speicher. Gebaut für Menschen. Bereit für Agenten.