放置和分类
文档通过上传、扫描仪输入、监控文件夹或REST-API传入。分类功能确定类型、方向和发件人，并建议存储路径。
归档流程
归档，一旦到达。 已锁定，直至期限结束。
文件保持可访问状态：已锁定，直至截止日期届满，之后可删除。
每种文档类型的截止日期，每个版本的校验和，以及关于变更和截止日期事件的日志。
无需信用卡 每种文档类型的期限 每份文档的蠕虫锁
简明指南：归档 下载 
信任、验证与合作伙伴关系
您可以证明的信任.
已在Claude和ChatGPT中验证，获得ISO/IEC 27001:2022认证，并且是QNAP和ASUSTOR唯一的官方DMS合作伙伴。
ISO/IEC 27001:2022
适用范围：
- Web、桌面和移动应用
- REST API和MCP接口
- AI、文档处理与工作流
- 数据中心与异地备份
- 支持、咨询与集成
- BYOS接口
已验证
Claude
已验证MCP连接器。
了解更多 已验证
ChatGPT
已验证MCP插件。
了解更多
自2019起
QNAP
唯一官方DMS合作伙伴。
了解更多
自2024起
ASUSTOR
唯一官方DMS合作伙伴。
了解更多- 欧盟数据中心位于欧盟境内
- 访问控制与多因素认证角色与租户隔离
- 审计追踪完全可追溯
- API + MCP开放集成
- BYOS您的AI。您的数据。您的掌控。
工作原理
从入口到截止日期。
归档不是文件夹，而是一条规则：什么可以进入、停留多久、谁有权查看以及何时删除。
设置并保存期限
每个类型均包含保存期限和法律依据，在固定文档时选择期限的起始日期。每个版本都会获得一个 SHA-256 校验和，新版本将作为新副本生成。已固定的文档受到 WORM（一次写入，多次读取）保护，该保护将持续至期限结束。
检查、证明、删除
期限届满后，系统将解除 WORM 锁定并记录该操作。如需审计，请导出包含原始文件的元数据。删除操作仅限手动执行；法律保留（Legal Hold）将同时阻止删除。
进入档案库的路径
- Workspace 自动化 Workspace 中的每个新文档都会经过 KI-DMS 检测以及 Workspaces 的 IDP Agent。
- 扫描仪输入 扫描仪通过SFTP将文件放置到入口，PaperOffice负责接收它们。
- Webhook 您的专业系统通过 Webhook 触发 Connector，从监控文件夹中获取新文件。
- Web应用 在浏览器中查看存量、版本、期限和日志。
- REST API 从您的应用程序归档文档并设置期限。
- MCP Claude、ChatGPT和Cursor直接查询档案库存量。
解决方案涵盖的内容
归档意味着可查找和可证明。
档案库在审计中才进行评估。PaperOffice为此涵盖以下要点。
- 规则而非手动操作
保管期限、法律依据和标准IDP代理取决于文档类型，而非当前提交的人员。
- 识别类型和期限
分类确定文档类型、发件人和方向，并建议合适的保存规则。
- 可使用自有存储
存档位于 PaperOffice，或通过 SFTP 存储在您的 NAS 或服务器上。您可以将 S3 和 WebDAV 配置为导入或索引的数据源。
- 法律保留
Legal Hold 会将文档锁定至期限届满之后。只要该措施处于激活状态，就不会删除任何内容。
- 审计导出
所选文档的元数据将以Excel、CSV、JSON或PDF格式导出，如有需要，还可包含原始文件及OCR文本。
- 版本与变更
每个版本均作为独立版本保留。对于具备防篡改特性的文档，所有变更及其发生时间和操作人员在审计日志中均有记录。
- 每个版本的校验和
每个版本的SHA-256显示文件自存储以来是否被更改。
- 文档截止日期
每一份具备审计安全性的文档均会清晰展示保存期限、剩余天数及法律依据，避免其淹没于繁杂的表格之中。
位置
在自有欧盟数据中心进行处理和归档，不使用美国云服务。
加密
存储中 AES-256，传输中 TLS 1.3。
不可变性
每个版本 SHA-256，更改生成新版本而非覆盖。
可追溯性
在审计跟踪中，包含人员和时间点的变更、截止日期事件和法律保留。
关于归档的问题
在第一条规则之前需要澄清的事项。
这样归档符合 GoBD（德国税务审计标准）吗？
GoBD 要求可追溯性、不可变性和有序保存。PaperOffice 为此提供版本、校验和、日志和截止日期。您的整体流程是否足够，由您的税务顾问根据程序文档进行评估。
文档必须保留多久？
这取决于文件类型及您的法律框架：根据德国法律，记账凭证（如发票和银行对账单）的保存期限为八年，商业账簿、资产清单和年度财务报表为十年，商业信函为六年。您只需按文档类型设置一次期限，系统在固定时会自动计算截止日期。
截止日期结束时会发生什么？
期限届满后，系统将解除WORM锁定，文档可再次被删除。删除操作需手动执行，且期限届满将作为事件记录在文档的审计日志中。若存在有效的法律保留（Legal Hold），则锁定状态将持续有效。
我们可以接管现有的档案吗？
是的。现有的档案可以通过受监控文件夹、Storage Mounts、Data Importer（SFTP、S3、WebDAV、ZIP）或 REST-API 进行导入。在此过程中，分类将确定文档类型及其期限；如果 IDP 代理缺少必填字段，该文档将进入人工审核环节。
有人能修改已归档的文档吗？
符合审计要求的文档在截止日期前既不能删除也不能移动，其文件内容保持不变。如需创建新版本，请将其作为新副本添加，旧版本将予以保留，且每个版本均拥有独立的 SHA-256 校验和。
税务审计员能看到什么？
您按时间段和文档类型筛选文档列表，并导出包含原始文件的元数据。为进行审核，您需要创建一个仅允许读取 Workspace 的用户。
数据位于何处？
在欧盟境内的自有数据中心。如果您的数据需要保留在您本地，PaperOffice 将通过 SFTP 将文件存储到您的 NAS 或服务器上；索引和元数据则保存在数据中心。
成功案例
客户成功案例
了解企业如何通过PaperOffice AI转型业务流程。
矿业与资源 合规率
Kumul Minerals Holdings Limited
覆盖所有矿业运营的企业文档管理。世界一流。
印刷与包装 更快的印刷审批
The Challenge Printing Company Inc.
FDA 监管的制药标签需要无缝文档。PaperOffice 将我们的审批流程从几天缩短到几小时。
工业与制造 处理速度更快
K60-Gitterrostsysteme GmbH & Co. KG
技术文档和订单处理现已完全自动化。
公共管理 处理速度更快
Ayuntamiento de Carrión de los Condes
数字化彻底改变了我们的行政管理。市民查询现在只需几分钟而非几天即可处理。
健康与医学 减少行政工作
Kardiologie Waldstrasse
患者档案、诊断结果和转诊单被自动捕获和分类。我们的诊所团队终于有时间照顾患者了。
酒店与娱乐 更快的文档分配
Okada Manila
8,000 名员工，每天数千份客人文档。PaperOffice 将我们的后台流程完全数字化。
区域银行 更快的信贷审查
PT Bank BPD DIY
贷款申请和合规文件现在在几分钟内处理完毕，而不是几小时。监管审查完全自动化。
建筑与房地产 节省时间
IDC Construcción
建设项目文档和合规现已数字化且可追溯。
酒店与旅游 减少纸质流程
The Palms Beach Hotel & Spa
入住表格、发票和客人沟通完全数字化。我们的礼宾团队现在专注于卓越服务。
能源与加油站 更快的票据处理
Q1 Energie AG
来自 250 多个加油站的加油站结算、供应商文档和合规文件被自动处理和归档。
制药与标签 合规文档
Schreiner MediPharm GmbH & Co. KG
制药功能标签的 GMP 相关文档现在自动处理。审计追踪无缝且可立即检索。
建筑与木结构 减少规划工作
Baufritz GmbH & Co. KG
我们木屋的建筑图纸、许可证和客户档案现在集中管理。第六代终于实现无纸化。
电子商务与零售 更快的订单处理
Roastmarket GmbH
全球数百家烘焙厂的供应商合同、证书和海关文件被自动捕获并分配给正确的产品。
物流与运输 更快的货运文档
Streck Transport GmbH
温度证明、CMR 运单和食品证书被自动扫描并分配给订单。错误分配已成为历史。
物流与运输 减少搜索时间
Nosta Group GmbH
重型运输许可证、路线计划和项目文档现在可立即数字检索。不再需要搜索文件夹。
物流与运输 效率提升
Lagermax Lagerhaus und Speditions AG
我们东欧网络的海关文件、仓单和货运订单被自动分类。四代物流，终于数字化。
印刷与包装 数字化生产文档
Marzek Etiketten+Packaging GmbH
印刷规格、客户批准和材料证书现在可集中检索。生产错误率降至接近零。
包装与标签 减少行政工作
Permapack AG
可持续性证书、供应商合同和客户规格被自动处理。瑞士精度，现在也数字化了。
建筑与房地产 更快的项目执行
Nordlin Ehitus OÜ
我们商业地产的建筑许可证、分包商合同和验收记录现在无缝数字化记录。
房地产管理 更快的合同签订
Uus Maa Kinnisvarabüroo OÜ
30 多年市场领先地位的购买合同、曝光表和客户档案现在可数字搜索。每位经纪人都能在几秒钟内找到所有内容。
物流与货运 更快的清关
CF&S Estonia OÜ
海运文件、海关申报和提单被自动捕获。波罗的海物流从未如此高效。
电子商务与包装 效率提高
Packhelp Sp. z o.o.
每周数千个定制包装订单，包含设计批准、印刷数据和交付文件。PaperOffice 将所有内容整合在一起。
实验室与医疗技术 合规率
Sakura Finetek Japan Co., Ltd.
病理实验室文档和设备认证现在完全自动化。每个样本都有无缝的可追溯性。
区域银行 更快的贷款处理
Johnan Shinkin Bank
信贷文件、担保文件和客户通信在几分钟内处理完毕，而不是几小时。监管审查无缝。
钢结构与工业 效率提升
Yamato Kogyo Co., Ltd.
我们钢铁生产的技术规格、质量证书和回收协议可集中且立即检索。
制药与标签 更快的审批流程
IL Kwang Label Co., Ltd.
带有监管要求的制药和化妆品标签规格被自动检查和批准。不再需要手动检查清单。
金融科技与财富管理 自动化KYC验证
Endowus Pte. Ltd.
KYC 文件、投资报告和监管文件在几秒钟内分类。作为 MAS 监管的机器人顾问，无缝合规至关重要。
物流与运输 更快的危险品文档
Freight Links Express Holdings Ltd.
化学物流的安全数据表、运输许可证和 ADR 文件被自动分配。对错误零容忍。
奢侈品与珠宝 效率提高
Selberan Sdn Bhd
我们珍珠系列的真品证书、供应商证明和客户保修被自动归档并可立即检索。
商业银行 减少处理时间
Kiatnakin Phatra Bank PCL
中小企业贷款申请、担保文件和监管报告被自动分类。我们的顾问有更多时间进行客户咨询。
私人银行 数字化客户档案
Hatton National Bank PLC
来自 135 多年银行历史的客户档案正在逐步数字化。5,000 名员工现在可立即访问所有文档。
发展银行 更快的小额金融审查
BRAC Bank PLC
数百万客户的微贷申请和合规文件现在在几分钟内处理完毕，而不是几天。这是金融包容性的游戏规则改变者。
电商物流 更快的包裹文档
Scommerce JSC (Giao Hàng Nhanh)
每天数十万份交货单和退货凭证被自动处理。越南领先的电子商务物流商，现在无纸化。
精密金属与制造 效率提升
Gulf Metal Industries LLC
石油、天然气和航空项目的 CNC 制造协议、材料证书和客户规格现在无缝数字化记录。
政府科技与IT 数字化政府文件
Elm Company
2030 愿景需要完全数字化。PaperOffice 处理沙特阿拉伯数字骨干网的政府文件。
特种钢与工业 更快的质量文档
Bisalloy Steels Pty Ltd
材料证书、硬化协议和客户规格被自动分配给正确的订单。澳大利亚唯一的 Q&T 制造商，现在无纸化。
钢结构与制造 减少管理开销
Pacific Steel Fabrications Ltd.
焊缝协议、静力计算和项目计划被数字化管理。我们的车间团队可实时访问。
精密零件与制造 效率提高
Maple Precision Metalworks Ltd.
航空航天证书、CNC 程序和客户公差被自动分类。AS9100 证明材料从未如此唾手可得。
金融科技与支付 自动化合同审查
Clip SA de CV
数十万中小企业的经销商合同、KYC 文件和交易凭证在几秒钟内处理。墨西哥的支付革命，无纸化。
高端酒庄 减少文档工作
Bodega Catena Zapata
我们高地马尔贝克葡萄酒的收获文档、出口证书和质量协议被自动归档。120 年酿酒传统，现在数字化。
数字银行 自动化KYC验证
Ualá
数百万用户验证和监管文件被完全自动处理。无纸化扩展。
金融科技与支付 更快的入职
Yoco Technologies (Pty) Ltd
非洲领先支付提供商的经销商入职文件和合规证明在几分钟内处理完毕，而不是几天。
电商与有机产品 效率提高
Faithful to Nature (Pty) Ltd
数千种天然产品的有机证书、供应商审计和产品标签被自动检查和归档。
金融科技与支付 自动化合规
Flutterwave Inc.
来自 33 个非洲国家的监管文件、合作伙伴合同和审计追踪被完全自动管理。面向 30 亿美元金融科技企业的企业 DMS。
制药与医疗 节省时间
HealthInLoc Apotheke Lissabon
处方和药物管理现已完全自动化。为患者腾出更多时间。
宗教机构 数字化档案
Patriarchat Lissabon
数百年历史的文件现在可以数字化搜索。这是我们历史档案的里程碑。
护理与健康 减少文档工作
Seniorenresidenz am Park
我们的护理人员终于有更多时间照顾居民，而非处理文书工作。
政府与行政 更快访问
Baldwin County Sheriff's Office
超过50万份档案已数字化。我们的工作人员现在能即时找到所有信息。
医学与健康 减少手动工作
Via Creative Leipzig
患者病历管理现在变得轻而易举。一切自动采集和归档。
遗产管理服务 更快处理
Naslednik Serbien
遗产和遗嘱文件现在高效且无差错。
房地产管理 效率提高
El Guijo Hausverwaltung Madrid
所有住宅小区的数字物业管理。租户和业主都非常满意。
工业与包装 发票处理时间节省
Ritter Verpackungen
使用 PaperOffice，我们的发票处理速度提高了 99%。AI 自动识别所有相关数据并正确分配。
手工业与商业 减少手工作业
Herrmann Handwerk
PaperOffice 已成为我们日常工作不可或缺的一部分。订单、报价和发票现在自动运行。
护理与健康 减少文档工作
Hartung Pflegedienst
我们的护理服务文档现在数字化且自动化。更多时间留给我们的患者。
机械工程与制造 更快的文档搜索
Doratec Maschinenbau
技术图纸、物料清单和质量协议可立即找到。以前需要 30 分钟的搜索，现在只需 30 秒。
税务咨询与法律 票据处理效率提升
Cebras Steuerberatung
客户凭证、税务通知和年度财务报表被自动排序并分配给正确的客户。凭证混乱已成为过去。
IT与咨询 效率提升
Butterfly IT Consulting
我们 IT 咨询项目的项目文档、SLA 和客户通信被自动分类和归档。
客户可衡量的成功
90%
合规率
Kumul Minerals Holdings Limited92%
更快的印刷审批
The Challenge Printing Company Inc.80%
处理速度更快
K60-Gitterrostsysteme GmbH & Co. KG80%
处理速度更快
Ayuntamiento de Carrión de los Condes"覆盖所有矿业运营的企业文档管理。世界一流。"
矿业与资源 "FDA 监管的制药标签需要无缝文档。PaperOffice 将我们的审批流程从几天缩短到几小时。"
印刷与包装 "技术文档和订单处理现已完全自动化。"
工业与制造 "数字化彻底改变了我们的行政管理。市民查询现在只需几分钟而非几天即可处理。"
公共管理 "患者档案、诊断结果和转诊单被自动捕获和分类。我们的诊所团队终于有时间照顾患者了。"
健康与医学 "8,000 名员工，每天数千份客人文档。PaperOffice 将我们的后台流程完全数字化。"
酒店与娱乐 "贷款申请和合规文件现在在几分钟内处理完毕，而不是几小时。监管审查完全自动化。"
区域银行 "建设项目文档和合规现已数字化且可追溯。"
建筑与房地产 "入住表格、发票和客人沟通完全数字化。我们的礼宾团队现在专注于卓越服务。"
酒店与旅游 "来自 250 多个加油站的加油站结算、供应商文档和合规文件被自动处理和归档。"
能源与加油站 "制药功能标签的 GMP 相关文档现在自动处理。审计追踪无缝且可立即检索。"
制药与标签 "我们木屋的建筑图纸、许可证和客户档案现在集中管理。第六代终于实现无纸化。"
建筑与木结构 "全球数百家烘焙厂的供应商合同、证书和海关文件被自动捕获并分配给正确的产品。"
电子商务与零售 "温度证明、CMR 运单和食品证书被自动扫描并分配给订单。错误分配已成为历史。"
物流与运输 "重型运输许可证、路线计划和项目文档现在可立即数字检索。不再需要搜索文件夹。"
物流与运输 "我们东欧网络的海关文件、仓单和货运订单被自动分类。四代物流，终于数字化。"
物流与运输 "印刷规格、客户批准和材料证书现在可集中检索。生产错误率降至接近零。"
印刷与包装 "可持续性证书、供应商合同和客户规格被自动处理。瑞士精度，现在也数字化了。"
包装与标签 "我们商业地产的建筑许可证、分包商合同和验收记录现在无缝数字化记录。"
建筑与房地产 "30 多年市场领先地位的购买合同、曝光表和客户档案现在可数字搜索。每位经纪人都能在几秒钟内找到所有内容。"
房地产管理 "海运文件、海关申报和提单被自动捕获。波罗的海物流从未如此高效。"
物流与货运 "每周数千个定制包装订单，包含设计批准、印刷数据和交付文件。PaperOffice 将所有内容整合在一起。"
电子商务与包装 "病理实验室文档和设备认证现在完全自动化。每个样本都有无缝的可追溯性。"
实验室与医疗技术 "信贷文件、担保文件和客户通信在几分钟内处理完毕，而不是几小时。监管审查无缝。"
区域银行 "我们钢铁生产的技术规格、质量证书和回收协议可集中且立即检索。"
钢结构与工业 "带有监管要求的制药和化妆品标签规格被自动检查和批准。不再需要手动检查清单。"
制药与标签 "KYC 文件、投资报告和监管文件在几秒钟内分类。作为 MAS 监管的机器人顾问，无缝合规至关重要。"
金融科技与财富管理 "化学物流的安全数据表、运输许可证和 ADR 文件被自动分配。对错误零容忍。"
物流与运输 "我们珍珠系列的真品证书、供应商证明和客户保修被自动归档并可立即检索。"
奢侈品与珠宝 "中小企业贷款申请、担保文件和监管报告被自动分类。我们的顾问有更多时间进行客户咨询。"
商业银行 "来自 135 多年银行历史的客户档案正在逐步数字化。5,000 名员工现在可立即访问所有文档。"
私人银行 "数百万客户的微贷申请和合规文件现在在几分钟内处理完毕，而不是几天。这是金融包容性的游戏规则改变者。"
发展银行 "每天数十万份交货单和退货凭证被自动处理。越南领先的电子商务物流商，现在无纸化。"
电商物流 "石油、天然气和航空项目的 CNC 制造协议、材料证书和客户规格现在无缝数字化记录。"
精密金属与制造 "2030 愿景需要完全数字化。PaperOffice 处理沙特阿拉伯数字骨干网的政府文件。"
政府科技与IT "材料证书、硬化协议和客户规格被自动分配给正确的订单。澳大利亚唯一的 Q&T 制造商，现在无纸化。"
特种钢与工业 "焊缝协议、静力计算和项目计划被数字化管理。我们的车间团队可实时访问。"
钢结构与制造 "航空航天证书、CNC 程序和客户公差被自动分类。AS9100 证明材料从未如此唾手可得。"
精密零件与制造 "数十万中小企业的经销商合同、KYC 文件和交易凭证在几秒钟内处理。墨西哥的支付革命，无纸化。"
金融科技与支付 "我们高地马尔贝克葡萄酒的收获文档、出口证书和质量协议被自动归档。120 年酿酒传统，现在数字化。"
高端酒庄 "数百万用户验证和监管文件被完全自动处理。无纸化扩展。"
数字银行 "非洲领先支付提供商的经销商入职文件和合规证明在几分钟内处理完毕，而不是几天。"
金融科技与支付 "数千种天然产品的有机证书、供应商审计和产品标签被自动检查和归档。"
电商与有机产品 "来自 33 个非洲国家的监管文件、合作伙伴合同和审计追踪被完全自动管理。面向 30 亿美元金融科技企业的企业 DMS。"
金融科技与支付 "处方和药物管理现已完全自动化。为患者腾出更多时间。"
制药与医疗 "数百年历史的文件现在可以数字化搜索。这是我们历史档案的里程碑。"
宗教机构 "我们的护理人员终于有更多时间照顾居民，而非处理文书工作。"
护理与健康 "超过50万份档案已数字化。我们的工作人员现在能即时找到所有信息。"
政府与行政 "患者病历管理现在变得轻而易举。一切自动采集和归档。"
医学与健康 "遗产和遗嘱文件现在高效且无差错。"
遗产管理服务 "所有住宅小区的数字物业管理。租户和业主都非常满意。"
房地产管理 "使用 PaperOffice，我们的发票处理速度提高了 99%。AI 自动识别所有相关数据并正确分配。"
工业与包装 "PaperOffice 已成为我们日常工作不可或缺的一部分。订单、报价和发票现在自动运行。"
手工业与商业 "我们的护理服务文档现在数字化且自动化。更多时间留给我们的患者。"
护理与健康 "技术图纸、物料清单和质量协议可立即找到。以前需要 30 分钟的搜索，现在只需 30 秒。"
机械工程与制造 "客户凭证、税务通知和年度财务报表被自动排序并分配给正确的客户。凭证混乱已成为过去。"
税务咨询与法律 "我们 IT 咨询项目的项目文档、SLA 和客户通信被自动分类和归档。"
IT与咨询 30sec
Ready to go
立即试用
立即在线试用。
四条清晰路径。
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