案例研究
创意机构 | 营销
Via Creative 莱比锡
德国莱比锡
Via Creative 是莱比锡充满活力的创意机构，通过 AI 驱动的自动化简化了其项目管理和客户文档。
60%
节省的时间
50+
活跃项目
25
团队成员
零
丢失的文件
全球领先企业的信赖之选
独家 DMS 合作伙伴
唯一官方 DMS
情况
Via Creative 同时管理 50 多个活跃项目，涵盖品牌设计、数字营销和视频制作。每个项目都会产生合同、简报、修订、审批和最终交付物。
创意团队把宝贵时间花在查找素材、管理修订和处理行政任务上，而不是进行创作。设计文件的版本控制一团糟。
在三年内从 5 名员工增长到 25 名员工，使他们非正式的文件共享方式变得不可持续。
创意人员应该创作，而不是翻文件夹。我们每周仅查找文件最新版本就损失数小时。
挑战 & 解决方案
挑战
- 50+ 个并行项目，文件结构复杂
- 设计文件的版本控制噩梦
- 合同和审批分散在电子邮件中
- 团队成员分布在多个地点办公
- 每次请求查找素材耗时超过 15 分钟
使用 PaperOffice 的解决方案
- 集中式项目工作区，支持 AI 驱动搜索
- 所有创意素材的自动版本控制
- 带电子签名的数字合同管理
- 用于审批和反馈的客户门户
- 智能标签和素材分类
实施过程
第 1 周
机构审计
分析项目类型、文件工作流程和团队协作模式。
第 2 周
结构设计
为不同服务类型创建项目模板和文件夹结构。
第 3 周
迁移
迁移活跃项目和关键历史素材。
第 4 周
团队采用
培训课程以及在创意团队中的逐步推广。
可衡量的结果
60%
节省的时间
50+
管理的项目
25
团队成员
10s
素材搜索
之前 vs. 之后
指标
之前
之后
资源搜索时间
15分钟以上
不到10秒
版本冲突
每周5-10次
0
合同处理
3-5天
当天
客户反馈
电子邮件链
集成门户
新项目设置
2小时
5分钟
PaperOffice 让我们找回了创意时间。不再有版本混淆，不再有文件搜寻。我们的团队可以专注于他们最擅长的事情——创作。
为什么 PaperOffice?
创意工作流程
专为创意文件类型设计，支持可视化预览和版本比较。
客户协作
用于安全共享、审批和收集反馈的客户门户。
智能标签
基于AI的标签功能，能够理解创意资产和项目上下文。
释放您机构的潜力
了解 PaperOffice 如何帮助创意机构轻松管理项目。