发送邮件 每份合同。 |
标记的原始文件 通过电子邮件审计安全 — 附带 PDF 密码、安全的下载链接和 完整的发送记录。可选单独通过短信发送密码。接收者无需门户且不需要额外代码。
收件人、主题和安全访问——一切都在一个对话框中。
链接和密码在一条消息中
邮件发送链接，密码单独通过短信发送
全球领先企业的信赖之选
唯一官方 DMS
电话中获取— 审计安全送达
电话代理在通话中找到文档，并向已存储的地址提供电子邮件发送选项——无需在电话中查询收件人邮箱。与 DMS 中的相同安全管道。
请把三月份的发票发给我好吗？
已找到。我将发送至您预留的邮箱——并设置密码保护。
电话发送流程
六个步骤——从呼叫到 DMS 中的完整记录。
来电者询问文件
代理查找并朗读内容
提供电子邮件发送选项
启动安全管道
接收方安全下载文件
文档管理系统中的协议
我们的独特之处
具备审计能力，而非盲目发送
记录每一步骤——从邀请到下载。存档与合规证明 PDF。
PDF 真正受保护
PDF 获得接收者密码保护，而不仅仅是无保护的链接。
双通道安全
可选：通过电子邮件链接，短信单独发送密码——无需门户即可实现更高安全性。
秒级撤销
随时撤销访问权限——此后链接将失效。
集成电话客服
电话无缝对接文档搜索——专为服务团队和热线设计。
来源可追溯
在接收方操作中：日志中包含位置、IP 地址和服务提供商，并附带地图视图。
欧盟数据中心
在欧盟数据中心处理数据。符合 GDPR 规定。
发货历史记录
按文档和跨账户——搜索、筛选并重新发送。
无接收者门户
接收者打开链接并下载——无需 PaperOffice 账户且无需额外代码。
您将获得什么
从发货到具有可审计性的证明——在一个平台上完成。
安全发送
每次操作最多可标记 10 个原始文件——带密码保护的 PDF。
- 收件人与主题
- 个性化消息
- 两种安全模式
PDF Password & Protection
Each PDF receives an individual recipient password — content stays protected even if the link is forwarded.
- Recipient password per PDF
- Applied automatically on send
- Documented in proof report
SMS Security Channel
Optional separate channel: link by email, access code by SMS — higher security for sensitive documents.
- Two-channel mode
- No password in the email
- Same audit protocol
发送协议
实时状态和详细视图，包含 KPI：总计、活跃、已下载、已撤销。
- 事件时间线
- 筛选与搜索
- 重新发送
地理与访问
链接在何处打开？文件在何处下载？地图及提供商信息。
- 位置地图
- IP & Anbieter
- VPN/Hosting-Hinweise
证明-PDF
下载后具有审计功能的运输报告——用于人事档案和合规性。
- 报告编号
- Ereignisprotokoll
- Transportpasswort dokumentiert
电话代理
直接从通话中发送——配置目标电子邮件和可选短信。
- 无需在电话中询问电子邮件
- Gleiche Sicherheit
- 35 Sprachen
控制与撤销
下载限制和有效期——以及需要时立即撤销。
- 撤销
- Status-Filter
- Konto-Versandhistorie
为什么审计安全的普通电子邮件附件发送方式更胜一筹
普通邮件附件
未受保护的 PDF 文件存储在邮箱中
- 无访问日志
- 转发不受控制
- 无法撤销
- 缺乏合规证明
仅下载链接
无 PDF 密码保护
- 无大附件
- PDF 未加密
- 无独立的短信验证码
- 审计薄弱
PaperOffice 审计发货
密码、协议、证明
- PDF 密码（电子邮件或短信）
- 完整事件日志
- 地理追踪与撤销
- 证明 PDF
- 电话代理
从DMS到 可追溯的发货流程
四步走——对发件人和合规性透明可见。
选择文档
在DMS中最多标记10个文件——原始档案保留存档。
安全模式
电子邮件中的密码或单独通过短信发送——视要求而定。
收件人下载
安全链接，PDF 密码，无需门户登录。
日志与证明
每个操作均会记录——下载后可获取证明 PDF。
发货凭证 供 HR 与审计使用
下载完成后，您将获得一份可审计的 PDF报告，包含报告 ID、事件日志、地理信息以及记录的传输密码。
无截图工作流
结构化报告——可归档、可转发、符合审计要求。适用于人事档案、税务顾问和法务部门。
证明 PDF 中的内容
- 发行方与报告 ID（PaperOffice，欧盟）
- 收件人，主题，安全模式
- PDF 传输密码已记录
- 按时间顺序排列的事件日志
- 接收方操作时的地理信息
- 发送的文件列表
在任何流程中安全发送
在所有需要证明的地方。
人力资源与人事
将合同和证明文件安全地审计传输给接收方——并附带记录。
税务顾问 & 律师事务所
安全交付客户文件——无需使用不安全的附件。
Rechtsabteilung
带密码的机密 PDF 文件及完整的审计追踪。
电话服务
电话中找到文档——通过电子邮件发送，无需中断媒体流程。
财务与应付账款
安全地向审核员或合作伙伴发送发票和凭证。
保险
向客户提供损失文件和保单证明。
公共部门
向市民送达决定和档案——附带证明与撤销功能。
公证人 & 房地产
向客户机密地交付文件和合同。
document_delivery API
REST-Handler document_delivery — Versand, Protokoll, Widerruf und Nachweis-PDF programmatisch.
Authentifiziert: create_and_send, list, detail, revoke, resend, download_proof_pdf
curl -X POST "https://api.paperoffice.ai/latest/document_delivery/create_and_send" \
-H "Authorization: Bearer YOUR_API_KEY" \
-H "Content-Type: application/json" \
-d '{"recipient_email":"...","security_mode":"link","pofids":["..."]}'{
"status": "success",
"dispatch_id": "dd_2026_0042",
"security_mode": "link",
"recipient_email": "[email protected]",
"documents_count": 1,
"protocol_logged": true,
"proof_pdf_available": false
}企业级安全。欧盟数据中心。
100% 欧盟数据
仅在欧盟数据中心进行处理。
符合 GDPR
AVV，应请求删除，受控处理。
PDF 加密
PDF 层面的接收者密码——而不仅仅是链接保护。
撤销与限制
下载限额并立即撤销访问权限。
审计追踪
事件日志及可选的证明文件 PDF。
高可用
配备监控的企业级基础设施。
常见问题
什么是审计安全的电子邮件发送？
收件人需要 PaperOffice 账户吗？
电子邮件与短信密码有什么区别？
何时可以获取证明 PDF？
这适用于电话代理吗？
我可以撤销发送吗？
如何在技术上集成它？
数据是否符合 GDPR 要求？
客户成功案例
了解企业如何通过PaperOffice AI转型业务流程。
The Challenge Printing Company Inc.
FDA 监管的制药标签需要无缝文档。PaperOffice 将我们的审批流程从几天缩短到几小时。
Kardiologie Waldstrasse
患者档案、诊断结果和转诊单被自动捕获和分类。我们的诊所团队终于有时间照顾患者了。
PT Bank BPD DIY
贷款申请和合规文件现在在几分钟内处理完毕，而不是几小时。监管审查完全自动化。
The Palms Beach Hotel & Spa
入住表格、发票和客人沟通完全数字化。我们的礼宾团队现在专注于卓越服务。
Schreiner MediPharm GmbH & Co. KG
制药功能标签的 GMP 合规文档现在完全自动化。审计追踪无缝且可立即检索。
Streck Transport GmbH
温度证明、CMR 运单和食品证书被自动扫描并分配给订单。错误分配已成为历史。
Nosta Group GmbH
重型运输许可证、路线计划和项目文档现在可立即数字检索。不再需要搜索文件夹。
Marzek Etiketten+Packaging GmbH
印刷规格、客户批准和材料证书现在可集中检索。生产错误率降至接近零。
Permapack AG
可持续性证书、供应商合同和客户规格被自动处理。瑞士精度，现在也数字化了。
Nordlin Ehitus OÜ
我们商业地产的建筑许可证、分包商合同和验收记录现在无缝数字化记录。
Uus Maa Kinnisvarabüroo OÜ
30 多年市场领先地位的购买合同、曝光表和客户档案现在可数字搜索。每位经纪人都能在几秒钟内找到所有内容。
CF&S Estonia OÜ
海运文件、海关申报和提单被自动捕获。波罗的海物流从未如此高效。
Johnan Shinkin Bank
信贷文件、担保文件和客户通信在几分钟内处理完毕，而不是几小时。监管审查无缝。
IL Kwang Label Co., Ltd.
带有监管要求的制药和化妆品标签规格被自动检查和批准。不再需要手动检查清单。
Freight Links Express Holdings Ltd.
化学物流的安全数据表、运输许可证和 ADR 文件被自动分配。对错误零容忍。
Selberan Sdn Bhd
我们珍珠系列的真品证书、供应商证明和客户保修被自动归档并可立即检索。
Kiatnakin Phatra Bank PCL
中小企业贷款申请、担保文件和监管报告被自动分类。我们的顾问有更多时间进行客户咨询。
Hatton National Bank PLC
来自 135 多年银行历史的客户档案正在逐步数字化。5,000 名员工现在可立即访问所有文档。
BRAC Bank PLC
数百万客户的微贷申请和合规文件现在在几分钟内处理完毕，而不是几天。这是金融包容性的游戏规则改变者。
Scommerce JSC (Giao Hàng Nhanh)
每天数十万份交货单和退货凭证被自动处理。越南领先的电子商务物流商，现在无纸化。
Gulf Metal Industries LLC
石油、天然气和航空项目的 CNC 制造协议、材料证书和客户规格现在无缝数字化记录。
Pacific Steel Fabrications Ltd.
焊缝协议、静力计算和项目计划被数字化管理。我们的车间团队可实时访问。
Maple Precision Metalworks Ltd.
航空航天证书、CNC 程序和客户公差被自动分类。AS9100 合规从未如此简单。
Ualá
数百万用户验证和监管文件被完全自动处理。无纸化扩展。
Faithful to Nature (Pty) Ltd
数千种天然产品的有机证书、供应商审计和产品标签被自动检查和归档。
Hartung Pflegedienst
我们的护理服务文档现在数字化且自动化。更多时间留给我们的患者。
Doratec Maschinenbau
技术图纸、物料清单和质量协议可立即找到。以前需要 30 分钟的搜索，现在只需 30 秒。
Cebras Steuerberatung
客户凭证、税务通知和年度财务报表被自动排序并分配给正确的客户。凭证混乱已成为过去。
Butterfly IT Consulting
我们 IT 咨询项目的项目文档、SLA 和客户通信被自动分类和归档。
全球企业信赖 PaperOffice AI
Kumul Minerals Holdings Limited
The Challenge Printing Company Inc.
K60-Gitterrostsysteme GmbH & Co. KG
Ayuntamiento de Carrión de los Condes"覆盖所有矿业运营的企业文档管理。世界一流。"
矿业与资源 "FDA 监管的制药标签需要无缝文档。PaperOffice 将我们的审批流程从几天缩短到几小时。"
印刷与包装 "技术文档和订单处理现已完全自动化。"
工业与制造 "数字化彻底改变了我们的行政管理。市民查询现在只需几分钟而非几天即可处理。"
公共管理 "患者档案、诊断结果和转诊单被自动捕获和分类。我们的诊所团队终于有时间照顾患者了。"
健康与医学 "8,000 名员工，每天数千份客人文档。PaperOffice 将我们的后台流程完全数字化。"
酒店与娱乐 "贷款申请和合规文件现在在几分钟内处理完毕，而不是几小时。监管审查完全自动化。"
区域银行 "建设项目文档和合规现已数字化且可追溯。"
建筑与房地产 "入住表格、发票和客人沟通完全数字化。我们的礼宾团队现在专注于卓越服务。"
酒店与旅游 "来自 250 多个加油站的加油站结算、供应商文档和合规文件被自动处理和归档。"
能源与加油站 "制药功能标签的 GMP 合规文档现在完全自动化。审计追踪无缝且可立即检索。"
制药与标签 "我们木屋的建筑图纸、许可证和客户档案现在集中管理。第六代终于实现无纸化。"
建筑与木结构 "全球数百家烘焙厂的供应商合同、证书和海关文件被自动捕获并分配给正确的产品。"
电子商务与零售 "温度证明、CMR 运单和食品证书被自动扫描并分配给订单。错误分配已成为历史。"
物流与运输 "重型运输许可证、路线计划和项目文档现在可立即数字检索。不再需要搜索文件夹。"
物流与运输 "我们东欧网络的海关文件、仓单和货运订单被自动分类。四代物流，终于数字化。"
物流与运输 "印刷规格、客户批准和材料证书现在可集中检索。生产错误率降至接近零。"
印刷与包装 "可持续性证书、供应商合同和客户规格被自动处理。瑞士精度，现在也数字化了。"
包装与标签 "我们商业地产的建筑许可证、分包商合同和验收记录现在无缝数字化记录。"
建筑与房地产 "30 多年市场领先地位的购买合同、曝光表和客户档案现在可数字搜索。每位经纪人都能在几秒钟内找到所有内容。"
房地产管理 "海运文件、海关申报和提单被自动捕获。波罗的海物流从未如此高效。"
物流与货运 "每周数千个定制包装订单，包含设计批准、印刷数据和交付文件。PaperOffice 将所有内容整合在一起。"
电子商务与包装 "病理实验室文档和设备认证现在完全自动化。每个样本都有无缝的可追溯性。"
实验室与医疗技术 "信贷文件、担保文件和客户通信在几分钟内处理完毕，而不是几小时。监管审查无缝。"
区域银行 "我们钢铁生产的技术规格、质量证书和回收协议可集中且立即检索。"
钢结构与工业 "带有监管要求的制药和化妆品标签规格被自动检查和批准。不再需要手动检查清单。"
制药与标签 "KYC 文件、投资报告和监管文件在几秒钟内分类。作为 MAS 监管的机器人顾问，无缝合规至关重要。"
金融科技与财富管理 "化学物流的安全数据表、运输许可证和 ADR 文件被自动分配。对错误零容忍。"
物流与运输 "我们珍珠系列的真品证书、供应商证明和客户保修被自动归档并可立即检索。"
奢侈品与珠宝 "中小企业贷款申请、担保文件和监管报告被自动分类。我们的顾问有更多时间进行客户咨询。"
商业银行 "来自 135 多年银行历史的客户档案正在逐步数字化。5,000 名员工现在可立即访问所有文档。"
私人银行 "数百万客户的微贷申请和合规文件现在在几分钟内处理完毕，而不是几天。这是金融包容性的游戏规则改变者。"
发展银行 "每天数十万份交货单和退货凭证被自动处理。越南领先的电子商务物流商，现在无纸化。"
电商物流 "石油、天然气和航空项目的 CNC 制造协议、材料证书和客户规格现在无缝数字化记录。"
精密金属与制造 "2030 愿景需要完全数字化。PaperOffice 处理沙特阿拉伯数字骨干网的政府文件。"
政府科技与IT "材料证书、硬化协议和客户规格被自动分配给正确的订单。澳大利亚唯一的 Q&T 制造商，现在无纸化。"
特种钢与工业 "焊缝协议、静力计算和项目计划被数字化管理。我们的车间团队可实时访问。"
钢结构与制造 "航空航天证书、CNC 程序和客户公差被自动分类。AS9100 合规从未如此简单。"
精密零件与制造 "数十万中小企业的经销商合同、KYC 文件和交易凭证在几秒钟内处理。墨西哥的支付革命，无纸化。"
金融科技与支付 "我们高地马尔贝克葡萄酒的收获文档、出口证书和质量协议被自动归档。120 年酿酒传统，现在数字化。"
高端酒庄 "数百万用户验证和监管文件被完全自动处理。无纸化扩展。"
数字银行 "非洲领先支付提供商的经销商入职文件和合规证明在几分钟内处理完毕，而不是几天。"
金融科技与支付 "数千种天然产品的有机证书、供应商审计和产品标签被自动检查和归档。"
电商与有机产品 "来自 33 个非洲国家的监管文件、合作伙伴合同和审计追踪被完全自动管理。面向 30 亿美元金融科技企业的企业 DMS。"
金融科技与支付 "处方和药物管理现已完全自动化。为患者腾出更多时间。"
制药与医疗 "数百年历史的文件现在可以数字化搜索。这是我们历史档案的里程碑。"
宗教机构 "我们的护理人员终于有更多时间照顾居民，而非处理文书工作。"
护理与健康 "超过50万份档案已数字化。我们的工作人员现在能即时找到所有信息。"
政府与行政 "患者病历管理现在变得轻而易举。一切自动采集和归档。"
医学与健康 "遗产和遗嘱文件现在高效且无差错。"
遗产管理服务 "所有住宅小区的数字物业管理。租户和业主都非常满意。"
房地产管理 "使用 PaperOffice，我们的发票处理速度提高了 99%。AI 自动识别所有相关数据并正确分配。"
工业与包装 "PaperOffice 已成为我们日常工作不可或缺的一部分。订单、报价和发票现在自动运行。"
手工业与商业 "我们的护理服务文档现在数字化且自动化。更多时间留给我们的患者。"
护理与健康 "技术图纸、物料清单和质量协议可立即找到。以前需要 30 分钟的搜索，现在只需 30 秒。"
机械工程与制造 "客户凭证、税务通知和年度财务报表被自动排序并分配给正确的客户。凭证混乱已成为过去。"
税务咨询与法律 "我们 IT 咨询项目的项目文档、SLA 和客户通信被自动分类和归档。"
IT与咨询 准备好可追溯的投递了吗？
DMS、电话坐席或 API——附带协议和证明 PDF。欧盟托管。