Déterminer type et règle
La classification reconnaît le type, la direction, la langue et l'expéditeur, et propose dossier, délai de conservation et workflow. Vous créez vos propres types de documents avec leurs délais, sans formation ni modèle.
Risque de violation de conformité
Les violations ne sont rarement intentionnelles. Elles surviennent quand un document est mal placé et que personne ne voit le délai.
Type, délai et protection sont définis à la réception. Les écarts vont à une personne, pas au néant.
La confiance des entreprises leaders dans le monde
Comment cela fonctionne
La conformité n'est pas un projet de fin d'année. Chaque document reçoit son type, son délai et sa protection au moment où il arrive.
La classification reconnaît le type, la direction, la langue et l'expéditeur, et propose dossier, délai de conservation et workflow. Vous créez vos propres types de documents avec leurs délais, sans formation ni modèle.
L'espace de travail applique chiffrement, droits, protection WORM et délai. Le redact agent détecte les données personnelles et les masque avant qu'un document ne quitte l'entreprise.
Les délais expirés, approbations ouvertes et résultats du centre d'audit sont assignés comme tâches. Les approbations suivent une règle à deux personnes ou une signature, tout documenté dans le journal.
Ce que couvre la solution
Conservation, protection des données, validation et preuve sont liées. PaperOffice couvre ces points.
Chaque type de document porte son délai, y compris les types personnalisés comme les accords d'entreprise ou les rapports d'audit.
Le type, la direction, la langue et l'expéditeur sont détectés sans entraînement ni modèle spécifique par expéditeur.
Les noms, adresses, IBAN, dates de naissance et termes personnalisés sont trouvés et masqués sur demande.
Validation à deux personnes dans l'espace de travail, signatures via PaperOffice Sign sous forme de SES selon eIDAS avec certificat.
Les délais expirants apparaissent en avance comme des tâches, au lieu de s'écouler silencieusement.
Versions, protection WORM et un journal inaltérable.
Constats de faible à critique, notification et escalade à partir du niveau que vous définissez.
Traitement et archivage dans des datacenters en UE, stockage personnalisé possible via Storage Mount sur demande.
Avec quoi PaperOffice résout cela
Aucune de ces fonctions n'est une voie spéciale pour la conformité : elles interviennent là où vos documents passent déjà.
Sécurité et conformité
Les données de conformité sont elles-mêmes à protéger : dossiers du personnel, contrats, demandes de suppression. Le traitement et l'archivage restent traçables.
Questions sur les violations de conformité
PaperOffice fournit les briques : délais par type de document, protection WORM, journal inaltérable, détection des données personnelles et suppression documentée. Ce qui s'applique concrètement à votre entreprise est évalué par votre expert-comptable ou DPO. Le système fournit les preuves.
Vous définissez le délai une fois par type de document. Ensuite, la classification l'attribue automatiquement à chaque nouveau document. Vous pouvez ajouter des types personnalisés avec leurs propres délais à tout moment.
Via la recherche, vous regroupez tous les documents liés à une personne et voyez ce qui est encore soumis à une obligation de conservation. Le reste est supprimé, et la suppression elle-même figure dans le journal.
Oui. L'agent Redact détecte noms, adresses, IBAN, dates de naissance et termes personnalisés, affiche chaque occurrence en aperçu et supprime les zones du PDF au lieu de les recouvrir.
Les espaces de travail Business et Compliance connaissent la validation à deux personnes. Qui a validé, avec moment et commentaire, figure dans le journal. Pour les signatures, utilisez PaperOffice Sign avec certificat.
Les règles s'appliquent en arrière-plan à l'entrée. Visible uniquement là où une décision est nécessaire : un délai échu, une validation en attente ou un constat à examiner.
NAS, serveurs et cloud sont intégrés via Storage Mount. Les fichiers restent là où ils sont, tandis que classification, délais et journal continuent de fonctionner.
Études de cas
Découvrez comment les entreprises ont transformé leurs processus avec PaperOffice AI.
Succès mesurables de nos clients
"Gestion documentaire d'entreprise pour toutes nos opérations minières. De classe mondiale."
"Les étiquettes pharmaceutiques réglementées par la FDA exigent une documentation sans faille. PaperOffice a réduit notre processus d'approbation de plusieurs jours à quelques heures."
"La documentation technique et le traitement des commandes fonctionnent désormais de manière entièrement automatique."
"La numérisation a révolutionné notre administration. Les demandes des citoyens sont désormais traitées en minutes au lieu de jours."
"Les dossiers des patients, les rapports médicaux et les orientations sont automatiquement capturés et classés. Notre équipe médicale a enfin du temps pour ses patients."
"8 000 employés et des milliers de documents de clients chaque jour. PaperOffice a entièrement numérisé nos processus de back-office."
"Les demandes de prêt et les documents de conformité sont désormais traités en quelques minutes au lieu de plusieurs heures. L'examen réglementaire est entièrement automatisé."
"La documentation des projets de construction et la conformité sont désormais numériques et traçables."
"Les formulaires d'enregistrement, les factures et les communications avec les clients sont entièrement numériques. Notre équipe de conciergerie se concentre désormais sur l'excellence du service."
"La facturation des stations-service, les documents des fournisseurs et les dossiers de conformité de plus de 250 stations sont automatiquement traités et archivés."
"La documentation relevant des GMP pour les étiquettes fonctionnelles pharmaceutiques est désormais automatisée. Les pistes d'audit sont continues et accessibles instantanément."
"Les plans, les permis et les dossiers clients de nos maisons en bois sont désormais gérés de manière centralisée. Après six générations, nous sommes enfin sans papier."
"Les contrats des fournisseurs, les certificats et les documents douaniers de centaines de torréfactions dans le monde sont automatiquement capturés et affectés au bon produit."
"Les journaux de température, les lettres de voiture CMR et les certificats alimentaires sont automatiquement scannés et affectés à la commande. Les erreurs d'affectation font partie du passé."
"Les permis de transport lourd, les plans d'itinéraire et la documentation de projet sont désormais accessibles instantanément sous forme numérique. Fini les recherches dans les classeurs."
"Les documents douaniers, les récépissés d'entrepôt et les ordres d'expédition de notre réseau en Europe de l'Est sont automatiquement classés. Quatre générations de logistique, enfin numériques."
"Les spécifications d'impression, les approbations des clients et les certificats de matériaux sont désormais accessibles de manière centralisée. Le taux d'erreur de production est tombé à près de zéro."
"Les certificats de durabilité, les contrats de fournisseurs et les spécifications de clients sont traités automatiquement. La précision suisse, désormais aussi numérique."
"Les permis de construire, les contrats de sous-traitance et les protocoles de réception de nos biens immobiliers commerciaux sont désormais entièrement documentés numériquement."
"Les contrats d'achat, les exposés et les dossiers clients de plus de 30 ans de leadership sur le marché sont désormais consultables numériquement. Chaque agent trouve tout en quelques secondes."
"Les documents de fret maritime, les déclarations en douane et les connaissements sont automatiquement capturés. La logistique de la mer Baltique n'a jamais été aussi efficace."
"Des milliers de commandes d'emballages personnalisés par semaine, y compris les approbations de design, les données d'impression et les documents de livraison. PaperOffice gère tout."
"La documentation du laboratoire de pathologie et les certifications des appareils sont désormais entièrement automatisées. Une traçabilité sans faille pour chaque échantillon."
"Les documents de prêt, les documents de garantie et la correspondance avec les clients sont traités en quelques minutes au lieu de plusieurs heures. L'examen réglementaire est continu."
"Les spécifications techniques, les certificats de qualité et les protocoles de recyclage de notre production d'acier sont centralisés et accessibles instantanément."
"Les spécifications des étiquettes pharmaceutiques et cosmétiques avec les exigences réglementaires sont automatiquement vérifiées et approuvées. Plus de listes de contrôle manuelles."
"Les documents KYC, les rapports d'investissement et les dépôts réglementaires sont classés en quelques secondes. En tant que robot-conseiller réglementé par la MAS, une conformité sans faille est essentielle."
"Les fiches de données de sécurité, les permis de transport et les documents ADR pour la logistique chimique sont automatiquement affectés. Tolérance zéro pour les erreurs."
"Les certificats d'authenticité, les dossiers des fournisseurs et les garanties des clients pour nos collections de perles sont automatiquement archivés et accessibles instantanément."
"Les demandes de prêt pour les PME, les documents de garantie et les rapports réglementaires sont automatiquement classés. Nos conseillers ont plus de temps pour le conseil client."
"Les dossiers clients de plus de 135 ans d'histoire bancaire sont numérisés successivement. 5 000 employés ont désormais un accès instantané à tous les documents."
"Les demandes de microcrédit et les documents de conformité pour des millions de clients sont désormais traités en quelques minutes au lieu de plusieurs jours. Un changement majeur pour l'inclusion financière."
"Des centaines de milliers de bons de livraison et de bons de retour par jour sont traités automatiquement. Le principal fournisseur de logistique de commerce électronique du Vietnam, désormais sans papier."
"Les protocoles de fabrication CNC, les certificats de matériaux et les spécifications de clients pour les projets pétroliers, gaziers et aérospatiaux sont désormais entièrement documentés numériquement."
"Vision 2030 exige une numérisation complète. PaperOffice traite les documents gouvernementaux pour la structure numérique de l'Arabie saoudite."
"Les certificats de matériaux, les protocoles de durcissement et les spécifications de clients sont automatiquement affectés à la bonne commande. Le seul fabricant Q&T d'Australie, désormais sans papier."
"Les protocoles de soudure, les calculs de structure et les plans de projet sont gérés numériquement. Nos équipes d'atelier y ont accès en temps réel."
"Les certificats aérospatiaux, les programmes CNC et les tolérances des clients sont automatiquement classés. Les justificatifs AS9100 n'ont jamais été aussi vite à portée de main."
"Les contrats de commerçants, les documents KYC et les reçus de transaction de centaines de milliers de PME sont traités en quelques secondes. La révolution des paiements au Mexique, sans papier."
"La documentation des récoltes, les certificats d'exportation et les protocoles de qualité de nos Malbecs de haute altitude sont automatiquement archivés. 120 ans de tradition viticole, désormais numériques."
"Des millions de vérifications d'utilisateurs et de documents réglementaires sont traités de manière entièrement automatique. Passer à l'échelle sans papier."
"Les documents d'intégration des commerçants et les dossiers de conformité du principal fournisseur de paiement d'Afrique sont traités en quelques minutes au lieu de plusieurs jours."
"Les certificats biologiques, les audits de fournisseurs et les étiquettes de produits pour des milliers de produits naturels sont automatiquement vérifiés et archivés."
"Les documents réglementaires de 33 pays africains, les contrats de partenaires et les pistes d'audit sont gérés de manière entièrement automatique. Une GED d'entreprise pour une fintech de 3 milliards de dollars."
"Les ordonnances et la gestion des médicaments fonctionnent désormais de manière entièrement automatique. Plus de temps pour nos patients."
"Des documents centenaires sont désormais consultables numériquement. Un jalon pour nos archives historiques."
"Nos soignants ont enfin plus de temps pour les résidents au lieu de la paperasse."
"Plus de 500 000 dossiers numérisés. Nos agents trouvent désormais toutes les informations instantanément."
"La gestion des dossiers patients est désormais un jeu d'enfant. Tout est capturé et archivé automatiquement."
"La documentation successorale est désormais efficace et sans erreur."
"Gestion immobilière numérique pour tous nos complexes résidentiels. Locataires et propriétaires sont ravis."
"Avec PaperOffice, nous avons accéléré le traitement de nos factures de 99 %. L'IA reconnaît automatiquement toutes les données pertinentes et les affecte correctement."
"PaperOffice est devenu indispensable à notre travail quotidien. Les commandes, les devis et les factures sont désormais automatisés."
"La documentation de nos services de soins est désormais numérique et automatisée. Plus de temps pour nos patients."
"Les dessins techniques, les listes de pièces et les protocoles de qualité sont consultables instantanément. Une recherche qui prenait autrefois 30 minutes ne prend plus que 30 secondes."
"Les reçus des clients, les avis d'imposition et les états financiers annuels sont automatiquement triés et affectés au bon client. Le chaos des reçus appartient au passé."
"La documentation de projet, les SLA et la communication client pour nos projets de conseil informatique sont automatiquement classés et archivés."
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