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Sous Knowledge Base AI › Sources opérationnelles, sélectionnez le connecteur: JTL-Wawi, Holded, Push, Pull REST, fichier JSON, enregistrements JSON ou liste de prix. Les identifiants sont stockés de manière chiffrée par PaperOffice.
Données commerciales pour les agents IA · Module du AI-DMS
PaperOffice reflète les commandes, envois et prix issus de l'ERP ou de la boutique pour le chat sur site web et l'agent téléphonique.
L'agent ne communique les données de commande qu'après vérification, les prix sont extraits directement du catalogue. Votre système reste inchangé.
La confiance des entreprises leaders dans le monde
Voici comment cela fonctionne
Dans l'application web, la fonction s'appelle Sources opérationnelles. Elle reflète les données de votre système sous forme d'enregistrements. Les données de commande, le chat du site Web et l'agent téléphonique ne sont lus qu'après preuve.
Sous Knowledge Base AI › Sources opérationnelles, sélectionnez le connecteur: JTL-Wawi, Holded, Push, Pull REST, fichier JSON, enregistrements JSON ou liste de prix. Les identifiants sont stockés de manière chiffrée par PaperOffice.
Dans l'interface universelle, définissez dans l'onglet Mapping les chemins JSON pour les clés, les statuts et les champs de recherche. Les recettes pour JTL-Wawi et Holded fournissent leur propre mappage. L'échantillon affiche jusqu'à 20 enregistrements avant la sauvegarde.
Dans l'onglet Vérification, vous définissez comment les clients s'identifient : numéro de commande plus code postal, optionnellement code SMS ou numéro d'appelant. Ensuite, le chat web et l'agent téléphonique indiquent le statut. Les prix de la liste de prix sont également disponibles sans vérification.
Compétences
Ce qui ne peut pas figurer dans un article de connaissance se trouve dans la commande. Les sources opérationnelles le rendent accessible à vos agents, protégé par une vérification.
Commandes, envois, commandes fournisseur, prix, devis, factures et retours, chacun avec une clé et un statut. Pas d'embeddings, pas de recherche dans toutes les commandes.
Numéro de commande ou de facture plus code postal, optionnellement code SMS ou numéro d'appelant. Une vérification est valable 15 minutes et uniquement pour cette opération.
Attribution prête à l'emploi pour les deux systèmes. Si une commande manque lors de la vérification ou est antérieure à 15 minutes, PaperOffice la récupère directement.
Push vers une URL d'ingestion secrète, pull d'un HTTPS-JSON-API, fichier JSON ou enregistrements JSON. Vous associez les champs avec des chemins ponctuels JSON.
Prix par SKU ou description sans justificatif, avec remise ou majoration, libellé de prix personnalisé et mots-clés de recherche. L'import depuis un PDF dans le DMS reprend après un aperçu les lignes avec EAN-13 ou GTIN.
L'agent crée des offres écrites avec un propre numéro de série, les dépose dans un Workspace et les envoie sur demande par e-mail.
Les sources pull et les recettes synchronisent toutes les 15 minutes jusqu'à 7 jours, la norme est de 180 minutes. Les données push sont reprises par PaperOffice à la réception.
Rien ne change dans le système source. Les identifiants de connexion sont stockés chiffrés, les requêtes vont uniquement vers des cibles HTTPS publiques.
Comparaison
Une question telle que « Où est ma commande ? » n'est pas répondue par un article de connaissances. C'est ainsi que les voies se distinguent.
| Comparaison | Chat uniquement avec FAQ | Demande par e-mail | PaperOffice avec des données commerciales |
|---|---|---|---|
| Où est ma commande ? | Réponse générale sans commande | Réponse dès que l'équipe aura du temps | Statut issu de la commande après justificatif |
| Prix d'un article | Uniquement si un article de connaissances le mentionne | Après vérification avec l'équipe | De votre liste de prix, sans justificatif |
| Offre écrite | Non prévu | Créé manuellement | PDF avec son propre numéro |
| Maintenir les données à jour | Gérer les articles manuellement | L'équipe consulte le système | Synchronisation par intervalle ou par push |
| Demandes spéciales | Aucune remise en main propre | Dépose dans la boîte de réception | Ticket à votre service commercial |
Sécurité et conformité
Les clients ne voient que les enregistrements de leur propre dossier, et uniquement après une vérification. Les identifiants sont stockés chiffrés, le miroir se trouve dans votre propre centre de données en UE.
Questions fréquentes
C'est le nom de la fonction dans l'application web sous Knowledge Base AI. Elle reflète les données métier issues de l'ERP, de la boutique ou de la comptabilité sous forme d'enregistrements: commandes, expéditions, bons de commande fournisseurs, prix, devis, factures et retours. Le chat site web et l'agent téléphonique y répondent; les données de commande ne sont communiquées qu'après vérification.
Pour JTL-Wawi et Holded, des recettes prêtes à l'emploi existent. Pour d'autres systèmes, connectez-les via l'interface universelle: envoi (push) vers une URL Ingest, extraction (pull) d'un HTTPS-JSON-API, fichier JSON par HTTPS ou enregistrements JSON. Votre système doit envoyer ou fournir JSON via HTTPS. CSV, Excel, XML et accès aux bases de données via SQL ne sont pas pris en charge.
L'agent lit une commande uniquement après vérification : numéro de commande ou de facture plus code postal, un code SMS envoyé au numéro dans l'enregistrement ou, par téléphone, le numéro de l'appelant si vous l'autorisez à la source. La vérification est valable 15 minutes et uniquement pour ce dossier. Il n'existe pas de recherche sur toutes les commandes.
Les sources par extraction (pull) et les recettes se synchronisent à intervalles réguliers, entre 15 minutes et 7 jours, la valeur par défaut étant de 180 minutes. La synchronisation immédiate lance une exécution tout de suite. Les données en envoi (push) sont reprises par PaperOffice à leur réception. Pour JTL-Wawi et Holded, PaperOffice récupère directement la commande après vérification si elle manque ou est âgée de plus de 15 minutes.
Non. La source est uniquement lue, rien ne change dans ERP ou Shop. PaperOffice maintient un miroir des enregistrements, y compris avec les champs de contact pour la preuve. Push et Pull créent ou mettent à jour des enregistrements, mais ne suppriment aucun enregistrement individuel. Si vous supprimez la source, vous supprimez également ses enregistrements.
Le chat du site Web et l'agent téléphonique de votre compte. L'agent de chat dans l'application Web et l'application mobile, ainsi que les clients MCP, n'accèdent pas à ces enregistrements.
Oui, issus de votre liste de prix par SKU ou description, ce qui ne nécessite pas de preuve. Vous définissez la remise ou le majoration, la formulation du prix et les termes de recherche. L'agent génère des offres écrites en tant que PDF avec un propre numéro de série et les envoie par e-mail sur demande. Les mesures spéciales et les questions sont transmises sous forme de ticket à votre service commercial.
Au maximum 500 enregistrements par exécution ou appel. Pull lit une réponse par exécution, sans pagination. Push accepte jusqu'à 60 appels toutes les 10 minutes et la source. Pour des stocks plus importants, veuillez envoyer ceux-ci par Push en lots.
Vous créez des sources avec Knowledge Base AI à partir du plan Plus. Pour les informations dans le chat du site Web ou au téléphone, vous avez besoin de Conversation AI à partir du plan Professional.
Études de cas
Découvrez comment les entreprises ont transformé leurs processus avec PaperOffice AI.
Measurable customer success
"Gestion documentaire d'entreprise pour toutes nos opérations minières. De classe mondiale."
"Les étiquettes pharmaceutiques réglementées par la FDA exigent une documentation sans faille. PaperOffice a réduit notre processus d'approbation de plusieurs jours à quelques heures."
"La documentation technique et le traitement des commandes fonctionnent désormais de manière entièrement automatique."
"La numérisation a révolutionné notre administration. Les demandes des citoyens sont désormais traitées en minutes au lieu de jours."
"Les dossiers des patients, les rapports médicaux et les orientations sont automatiquement capturés et classés. Notre équipe médicale a enfin du temps pour ses patients."
"8 000 employés et des milliers de documents de clients chaque jour. PaperOffice a entièrement numérisé nos processus de back-office."
"Les demandes de prêt et les documents de conformité sont désormais traités en quelques minutes au lieu de plusieurs heures. L'examen réglementaire est entièrement automatisé."
"La documentation des projets de construction et la conformité sont désormais numériques et traçables."
"Les formulaires d'enregistrement, les factures et les communications avec les clients sont entièrement numériques. Notre équipe de conciergerie se concentre désormais sur l'excellence du service."
"La facturation des stations-service, les documents des fournisseurs et les dossiers de conformité de plus de 250 stations sont automatiquement traités et archivés."
"La documentation relevant des GMP pour les étiquettes fonctionnelles pharmaceutiques est désormais automatisée. Les pistes d'audit sont continues et accessibles instantanément."
"Les plans, les permis et les dossiers clients de nos maisons en bois sont désormais gérés de manière centralisée. Après six générations, nous sommes enfin sans papier."
"Les contrats des fournisseurs, les certificats et les documents douaniers de centaines de torréfactions dans le monde sont automatiquement capturés et affectés au bon produit."
"Les journaux de température, les lettres de voiture CMR et les certificats alimentaires sont automatiquement scannés et affectés à la commande. Les erreurs d'affectation font partie du passé."
"Les permis de transport lourd, les plans d'itinéraire et la documentation de projet sont désormais accessibles instantanément sous forme numérique. Fini les recherches dans les classeurs."
"Les documents douaniers, les récépissés d'entrepôt et les ordres d'expédition de notre réseau en Europe de l'Est sont automatiquement classés. Quatre générations de logistique, enfin numériques."
"Les spécifications d'impression, les approbations des clients et les certificats de matériaux sont désormais accessibles de manière centralisée. Le taux d'erreur de production est tombé à près de zéro."
"Les certificats de durabilité, les contrats de fournisseurs et les spécifications de clients sont traités automatiquement. La précision suisse, désormais aussi numérique."
"Les permis de construire, les contrats de sous-traitance et les protocoles de réception de nos biens immobiliers commerciaux sont désormais entièrement documentés numériquement."
"Les contrats d'achat, les exposés et les dossiers clients de plus de 30 ans de leadership sur le marché sont désormais consultables numériquement. Chaque agent trouve tout en quelques secondes."
"Les documents de fret maritime, les déclarations en douane et les connaissements sont automatiquement capturés. La logistique de la mer Baltique n'a jamais été aussi efficace."
"Des milliers de commandes d'emballages personnalisés par semaine, y compris les approbations de design, les données d'impression et les documents de livraison. PaperOffice gère tout."
"La documentation du laboratoire de pathologie et les certifications des appareils sont désormais entièrement automatisées. Une traçabilité sans faille pour chaque échantillon."
"Les documents de prêt, les documents de garantie et la correspondance avec les clients sont traités en quelques minutes au lieu de plusieurs heures. L'examen réglementaire est continu."
"Les spécifications techniques, les certificats de qualité et les protocoles de recyclage de notre production d'acier sont centralisés et accessibles instantanément."
"Les spécifications des étiquettes pharmaceutiques et cosmétiques avec les exigences réglementaires sont automatiquement vérifiées et approuvées. Plus de listes de contrôle manuelles."
"Les documents KYC, les rapports d'investissement et les dépôts réglementaires sont classés en quelques secondes. En tant que robot-conseiller réglementé par la MAS, une conformité sans faille est essentielle."
"Les fiches de données de sécurité, les permis de transport et les documents ADR pour la logistique chimique sont automatiquement affectés. Tolérance zéro pour les erreurs."
"Les certificats d'authenticité, les dossiers des fournisseurs et les garanties des clients pour nos collections de perles sont automatiquement archivés et accessibles instantanément."
"Les demandes de prêt pour les PME, les documents de garantie et les rapports réglementaires sont automatiquement classés. Nos conseillers ont plus de temps pour le conseil client."
"Les dossiers clients de plus de 135 ans d'histoire bancaire sont numérisés successivement. 5 000 employés ont désormais un accès instantané à tous les documents."
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"Des centaines de milliers de bons de livraison et de bons de retour par jour sont traités automatiquement. Le principal fournisseur de logistique de commerce électronique du Vietnam, désormais sans papier."
"Les protocoles de fabrication CNC, les certificats de matériaux et les spécifications de clients pour les projets pétroliers, gaziers et aérospatiaux sont désormais entièrement documentés numériquement."
"Vision 2030 exige une numérisation complète. PaperOffice traite les documents gouvernementaux pour la structure numérique de l'Arabie saoudite."
"Les certificats de matériaux, les protocoles de durcissement et les spécifications de clients sont automatiquement affectés à la bonne commande. Le seul fabricant Q&T d'Australie, désormais sans papier."
"Les protocoles de soudure, les calculs de structure et les plans de projet sont gérés numériquement. Nos équipes d'atelier y ont accès en temps réel."
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"Les contrats de commerçants, les documents KYC et les reçus de transaction de centaines de milliers de PME sont traités en quelques secondes. La révolution des paiements au Mexique, sans papier."
"La documentation des récoltes, les certificats d'exportation et les protocoles de qualité de nos Malbecs de haute altitude sont automatiquement archivés. 120 ans de tradition viticole, désormais numériques."
"Des millions de vérifications d'utilisateurs et de documents réglementaires sont traités de manière entièrement automatique. Passer à l'échelle sans papier."
"Les documents d'intégration des commerçants et les dossiers de conformité du principal fournisseur de paiement d'Afrique sont traités en quelques minutes au lieu de plusieurs jours."
"Les certificats biologiques, les audits de fournisseurs et les étiquettes de produits pour des milliers de produits naturels sont automatiquement vérifiés et archivés."
"Les documents réglementaires de 33 pays africains, les contrats de partenaires et les pistes d'audit sont gérés de manière entièrement automatique. Une GED d'entreprise pour une fintech de 3 milliards de dollars."
"Les ordonnances et la gestion des médicaments fonctionnent désormais de manière entièrement automatique. Plus de temps pour nos patients."
"Des documents centenaires sont désormais consultables numériquement. Un jalon pour nos archives historiques."
"Nos soignants ont enfin plus de temps pour les résidents au lieu de la paperasse."
"Plus de 500 000 dossiers numérisés. Nos agents trouvent désormais toutes les informations instantanément."
"La gestion des dossiers patients est désormais un jeu d'enfant. Tout est capturé et archivé automatiquement."
"La documentation successorale est désormais efficace et sans erreur."
"Gestion immobilière numérique pour tous nos complexes résidentiels. Locataires et propriétaires sont ravis."
"Avec PaperOffice, nous avons accéléré le traitement de nos factures de 99 %. L'IA reconnaît automatiquement toutes les données pertinentes et les affecte correctement."
"PaperOffice est devenu indispensable à notre travail quotidien. Les commandes, les devis et les factures sont désormais automatisés."
"La documentation de nos services de soins est désormais numérique et automatisée. Plus de temps pour nos patients."
"Les dessins techniques, les listes de pièces et les protocoles de qualité sont consultables instantanément. Une recherche qui prenait autrefois 30 minutes ne prend plus que 30 secondes."
"Les reçus des clients, les avis d'imposition et les états financiers annuels sont automatiquement triés et affectés au bon client. Le chaos des reçus appartient au passé."
"La documentation de projet, les SLA et la communication client pour nos projets de conseil informatique sont automatiquement classés et archivés."
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