Demander les documents
Le client reçoit un lien avec la liste des justificatifs requis. Ce qui manque est relancé automatiquement, ce qui arrive va dans le cas plutôt que dans la boîte de réception.
Processus d'intégration
Un nouveau client attend tant que les preuves manquent ou ne correspondent pas. PaperOffice les lit et les compare.
Identité lue, adresse prouvée, contrat signé, contact créé. Les doutes vont à un humain.
La confiance des entreprises leaders dans le monde
Comment cela fonctionne
L'intégration consiste à collecter, lire, comparer et décider. Seul la dernière étape nécessite vraiment un humain.
Le client reçoit un lien avec la liste des justificatifs requis. Ce qui manque est relancé automatiquement, ce qui arrive va dans le cas plutôt que dans la boîte de réception.
L'agent IDP lit la carte d'identité, le passeport, le permis de conduire, la preuve d'adresse et l'extrait du registre du commerce, et compare nom, adresse, date de naissance et validité avec les informations de la demande.
Tout est correct, le contrat part pour la signature électronique, le contact est créé et le dossier est archivé. Les écarts vont d'abord à la vérification.
Ce que couvre la solution
Pour l'intégration, il ne s'agit pas seulement d'avoir un document, mais que les informations correspondent.
Particulier, professionnel, fournisseur : chaque type a sa propre liste de justificatifs et d'étapes de vérification.
Nom, date de naissance, numéro et validité sont lus depuis la pièce d'identité, le passeport et le permis, y compris la zone lisible par machine.
Lien de téléchargement, boîte de réception e-mail, portail ou appareil mobile. Les justificatifs manquants sont relancés avec un délai.
Si l'adresse, le nom ou la validité ne correspondent pas, un humain décide, pas le modèle.
Les données de base vérifiées sont envoyées au CRM ou au système central sous forme d'enregistrement, via export, API ou workflow.
Quel document est arrivé à quel moment, qui l'a vérifié et qui l'a approuvé figurent dans le journal du dossier.
Les documents expirés, les adresses jetables et les traces de retouche d'image sont signalés plutôt que passés sous silence.
Les dossiers en attente ne passent pas inaperçus : relance, rappel et annulation font partie des règles.
Comment PaperOffice résout cela
Du lien de téléchargement au contact créé, les mêmes modules s'appliquent qui gèrent également le reste de votre archivage.
Sécurité et conformité
Lors de l'onboarding, des données d'identité sont collectées. Elles sont traitées à des fins spécifiques, avec une visibilité limitée et supprimées après le délai imparti.
Questions sur l'onboarding
Carte d'identité, passe avec zone de lecture mécanique, permis de conduire, preuves d'adresse comme les factures d'électricité ou de téléphone ainsi que les extraits du registre commercial et les procurations pour les clients professionnels. Des formulaires personnalisés peuvent également être décrits comme liste de champs.
Non. PaperOffice lit les documents, compare les informations et documente chaque étape. C'est votre service de conformité qui décide si cela satisfait vos obligations de diligence raisonnable et si une vidéo-identification ou une identification bancaire supplémentaire est nécessaire.
Les champs avec une faible confiance ne sont pas validés mais envoyés en vérification. Le client peut soumettre une meilleure capture via le même lien, le dossier reste ouvert au lieu d'échouer.
Via une demande de signature issue du dossier. Le signataire confirme par code, le PDF signé est joint au document avec le certificat et le dossier continue.
En tant qu'enregistrement via export, l'API REST ou un workflow qui transfère les données de base vérifiées à votre système. Relations Core crée alors l'entreprise, le contact et les données bancaires comme contacts liés.
Le dossier reste ouvert et demande des compléments : rappel au client, délai, escalade à la personne responsable. Vous voyez à tout moment quelle preuve manque pour quel client.
Aussi longtemps que votre règle de conservation l'exige. Le délai dépend du type de document, le système alerte avant l'expiration, et après la suppression, la preuve de la vérification reste dans le journal.
Études de cas
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Succès mesurables de nos clients
"Gestion documentaire d'entreprise pour toutes nos opérations minières. De classe mondiale."
"Les étiquettes pharmaceutiques réglementées par la FDA exigent une documentation sans faille. PaperOffice a réduit notre processus d'approbation de plusieurs jours à quelques heures."
"La documentation technique et le traitement des commandes fonctionnent désormais de manière entièrement automatique."
"La numérisation a révolutionné notre administration. Les demandes des citoyens sont désormais traitées en minutes au lieu de jours."
"Les dossiers des patients, les rapports médicaux et les orientations sont automatiquement capturés et classés. Notre équipe médicale a enfin du temps pour ses patients."
"8 000 employés et des milliers de documents de clients chaque jour. PaperOffice a entièrement numérisé nos processus de back-office."
"Les demandes de prêt et les documents de conformité sont désormais traités en quelques minutes au lieu de plusieurs heures. L'examen réglementaire est entièrement automatisé."
"La documentation des projets de construction et la conformité sont désormais numériques et traçables."
"Les formulaires d'enregistrement, les factures et les communications avec les clients sont entièrement numériques. Notre équipe de conciergerie se concentre désormais sur l'excellence du service."
"La facturation des stations-service, les documents des fournisseurs et les dossiers de conformité de plus de 250 stations sont automatiquement traités et archivés."
"La documentation relevant des GMP pour les étiquettes fonctionnelles pharmaceutiques est désormais automatisée. Les pistes d'audit sont continues et accessibles instantanément."
"Les plans, les permis et les dossiers clients de nos maisons en bois sont désormais gérés de manière centralisée. Après six générations, nous sommes enfin sans papier."
"Les contrats des fournisseurs, les certificats et les documents douaniers de centaines de torréfactions dans le monde sont automatiquement capturés et affectés au bon produit."
"Les journaux de température, les lettres de voiture CMR et les certificats alimentaires sont automatiquement scannés et affectés à la commande. Les erreurs d'affectation font partie du passé."
"Les permis de transport lourd, les plans d'itinéraire et la documentation de projet sont désormais accessibles instantanément sous forme numérique. Fini les recherches dans les classeurs."
"Les documents douaniers, les récépissés d'entrepôt et les ordres d'expédition de notre réseau en Europe de l'Est sont automatiquement classés. Quatre générations de logistique, enfin numériques."
"Les spécifications d'impression, les approbations des clients et les certificats de matériaux sont désormais accessibles de manière centralisée. Le taux d'erreur de production est tombé à près de zéro."
"Les certificats de durabilité, les contrats de fournisseurs et les spécifications de clients sont traités automatiquement. La précision suisse, désormais aussi numérique."
"Les permis de construire, les contrats de sous-traitance et les protocoles de réception de nos biens immobiliers commerciaux sont désormais entièrement documentés numériquement."
"Les contrats d'achat, les exposés et les dossiers clients de plus de 30 ans de leadership sur le marché sont désormais consultables numériquement. Chaque agent trouve tout en quelques secondes."
"Les documents de fret maritime, les déclarations en douane et les connaissements sont automatiquement capturés. La logistique de la mer Baltique n'a jamais été aussi efficace."
"Des milliers de commandes d'emballages personnalisés par semaine, y compris les approbations de design, les données d'impression et les documents de livraison. PaperOffice gère tout."
"La documentation du laboratoire de pathologie et les certifications des appareils sont désormais entièrement automatisées. Une traçabilité sans faille pour chaque échantillon."
"Les documents de prêt, les documents de garantie et la correspondance avec les clients sont traités en quelques minutes au lieu de plusieurs heures. L'examen réglementaire est continu."
"Les spécifications techniques, les certificats de qualité et les protocoles de recyclage de notre production d'acier sont centralisés et accessibles instantanément."
"Les spécifications des étiquettes pharmaceutiques et cosmétiques avec les exigences réglementaires sont automatiquement vérifiées et approuvées. Plus de listes de contrôle manuelles."
"Les documents KYC, les rapports d'investissement et les dépôts réglementaires sont classés en quelques secondes. En tant que robot-conseiller réglementé par la MAS, une conformité sans faille est essentielle."
"Les fiches de données de sécurité, les permis de transport et les documents ADR pour la logistique chimique sont automatiquement affectés. Tolérance zéro pour les erreurs."
"Les certificats d'authenticité, les dossiers des fournisseurs et les garanties des clients pour nos collections de perles sont automatiquement archivés et accessibles instantanément."
"Les demandes de prêt pour les PME, les documents de garantie et les rapports réglementaires sont automatiquement classés. Nos conseillers ont plus de temps pour le conseil client."
"Les dossiers clients de plus de 135 ans d'histoire bancaire sont numérisés successivement. 5 000 employés ont désormais un accès instantané à tous les documents."
"Les demandes de microcrédit et les documents de conformité pour des millions de clients sont désormais traités en quelques minutes au lieu de plusieurs jours. Un changement majeur pour l'inclusion financière."
"Des centaines de milliers de bons de livraison et de bons de retour par jour sont traités automatiquement. Le principal fournisseur de logistique de commerce électronique du Vietnam, désormais sans papier."
"Les protocoles de fabrication CNC, les certificats de matériaux et les spécifications de clients pour les projets pétroliers, gaziers et aérospatiaux sont désormais entièrement documentés numériquement."
"Vision 2030 exige une numérisation complète. PaperOffice traite les documents gouvernementaux pour la structure numérique de l'Arabie saoudite."
"Les certificats de matériaux, les protocoles de durcissement et les spécifications de clients sont automatiquement affectés à la bonne commande. Le seul fabricant Q&T d'Australie, désormais sans papier."
"Les protocoles de soudure, les calculs de structure et les plans de projet sont gérés numériquement. Nos équipes d'atelier y ont accès en temps réel."
"Les certificats aérospatiaux, les programmes CNC et les tolérances des clients sont automatiquement classés. Les justificatifs AS9100 n'ont jamais été aussi vite à portée de main."
"Les contrats de commerçants, les documents KYC et les reçus de transaction de centaines de milliers de PME sont traités en quelques secondes. La révolution des paiements au Mexique, sans papier."
"La documentation des récoltes, les certificats d'exportation et les protocoles de qualité de nos Malbecs de haute altitude sont automatiquement archivés. 120 ans de tradition viticole, désormais numériques."
"Des millions de vérifications d'utilisateurs et de documents réglementaires sont traités de manière entièrement automatique. Passer à l'échelle sans papier."
"Les documents d'intégration des commerçants et les dossiers de conformité du principal fournisseur de paiement d'Afrique sont traités en quelques minutes au lieu de plusieurs jours."
"Les certificats biologiques, les audits de fournisseurs et les étiquettes de produits pour des milliers de produits naturels sont automatiquement vérifiés et archivés."
"Les documents réglementaires de 33 pays africains, les contrats de partenaires et les pistes d'audit sont gérés de manière entièrement automatique. Une GED d'entreprise pour une fintech de 3 milliards de dollars."
"Les ordonnances et la gestion des médicaments fonctionnent désormais de manière entièrement automatique. Plus de temps pour nos patients."
"Des documents centenaires sont désormais consultables numériquement. Un jalon pour nos archives historiques."
"Nos soignants ont enfin plus de temps pour les résidents au lieu de la paperasse."
"Plus de 500 000 dossiers numérisés. Nos agents trouvent désormais toutes les informations instantanément."
"La gestion des dossiers patients est désormais un jeu d'enfant. Tout est capturé et archivé automatiquement."
"La documentation successorale est désormais efficace et sans erreur."
"Gestion immobilière numérique pour tous nos complexes résidentiels. Locataires et propriétaires sont ravis."
"Avec PaperOffice, nous avons accéléré le traitement de nos factures de 99 %. L'IA reconnaît automatiquement toutes les données pertinentes et les affecte correctement."
"PaperOffice est devenu indispensable à notre travail quotidien. Les commandes, les devis et les factures sont désormais automatisés."
"La documentation de nos services de soins est désormais numérique et automatisée. Plus de temps pour nos patients."
"Les dessins techniques, les listes de pièces et les protocoles de qualité sont consultables instantanément. Une recherche qui prenait autrefois 30 minutes ne prend plus que 30 secondes."
"Les reçus des clients, les avis d'imposition et les états financiers annuels sont automatiquement triés et affectés au bon client. Le chaos des reçus appartient au passé."
"La documentation de projet, les SLA et la communication client pour nos projets de conseil informatique sont automatiquement classés et archivés."
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