Problème conformité
Qui a vu, modifié, partagé ou supprimé quel document à quand ? Cela ne peut pas être construit a posteriori.
PaperOffice consigne de manière immuable, masque les données personnelles et conserve les délais par type de document.
La confiance des entreprises leaders dans le monde
PARTENARIAT OEM
Seul partenaire DMS officiel pour QNAP : app Classic, AI BYOS.
Plus
Seul partenaire DMS officiel pour ASUSTOR : app Classic, AI BYOS.
PlusComment cela fonctionne
La conformité échoue rarement à la volonté, mais à l'écart entre action et preuve. Ce processus comble cet écart.
Pour chaque espace de travail, choisissez niveau de sécurité, délai de conservation et emplacement. La protection WORM et le délai s'appliquent dès le premier document et ne peuvent pas être désactivés silencieusement après activation.
L'agent Redact trouve noms, adresses, IBANs et dates de naissance et les supprime du PDF au lieu de simplement les masquer. L'agent Trust vérifie les documents pour des contenus cachés ou masqués.
Le Centre d'audit consigne chaque action avec heure, utilisateur et contexte, évalue les anomalies par gravité et soumet les cas critiques à une personne pour examen.
Ce que couvre la solution
La conformité n'est pas une fonctionnalité, mais une chaîne de règle, de contrôle et de preuve. PaperOffice couvre ces maillons.
Délai de conservation en années par espace de travail, avec protection WORM qui persiste après activation.
Noms, adresses, IBAN, dates de naissance, e-mail et téléphone sélectionnables par catégorie, plus termes propres et liste blanche.
Approbation à deux personnes, tâches avec délai et escalade, chaque étape est enregistrée dans le journal.
Texte caché, zones recouvertes, fichiers intégrés et plusieurs versions sont rendus visibles.
Les résultats arrivent en tant que tâche : reprendre, approuver, rejeter ou escalader, avec commentaire dans la traçabilité.
De faible à critique, filtré par utilisateur, espace de travail et période, contrôles ouverts en un coup d'œil.
Standard, Business et Compliance avec WORM, mot de passe, liste IP et chiffrement matériel ; corbeille dans Business et Compliance, le standard supprime définitivement.
Envoi avec mot de passe PDF, révocation, journal d'événements et PDF de preuve après téléchargement.
Avec quoi PaperOffice résout cela
Les preuves ne sont pas générées dans un module de conformité, mais là où les documents sont créés, stockés et quittent l'entreprise.
Sécurité et conformité
Les certificats du fournisseur ne remplacent pas votre propre documentation. Ils fournissent la base sur laquelle vos preuves sont générées.
Questions sur les risques de conformité
Non. PaperOffice fournit les preuves techniques : journal, délais, versions et rapports. La description de vos processus reste votre responsabilité, le système fournit les preuves.
Les certificats s'appliquent à l'exploitation de PaperOffice, pas automatiquement à vos processus. Ils facilitent votre propre contrôle car le traitement, l'emplacement et la journalisation sont documentés.
Non. Les zones noircies sont supprimées du PDF et ne sont pas seulement recouvertes. Avant l'étape finale, vous voyez chaque résultat en aperçu et pouvez les approuver ou les retirer.
Dans Business et Compliance, il va dans la corbeille et peut être restauré. La suppression elle-même est une entrée dans la traçabilité, avec utilisateur et horodatage. Sous protection WORM, elle n'est pas possible avant l'expiration du délai.
L'agent Trust compare le contenu visible avec la couche de texte et signale le texte caché, les zones recouvertes, les fichiers intégrés et les versions multiples, avec un PDF de preuve marqué.
En tant que rapport d'audit par document en PDF, traçabilité en CSV ou JSON, avec étendue et période sélectionnables. Via l'API REST, les entrées peuvent également être transférées vers votre système GRC.
Oui. L'envoi depuis le DMS utilise si souhaité un mot de passe PDF et un lien sécurisé, enregistre chaque étape jusqu'au téléchargement et peut être révoqué. Le PDF de preuve documente l'événement.
Études de cas
Découvrez comment les entreprises ont transformé leurs processus avec PaperOffice AI.
Mines & Ressources Gestion documentaire d'entreprise pour toutes nos opérations minières. De classe mondiale.
Impression & Emballage Les étiquettes pharmaceutiques réglementées par la FDA exigent une documentation sans faille. PaperOffice a réduit notre processus d'approbation de plusieurs jours à quelques heures.
Industrie & Fabrication La documentation technique et le traitement des commandes fonctionnent désormais de manière entièrement automatique.
Administration publique La numérisation a révolutionné notre administration. Les demandes des citoyens sont désormais traitées en minutes au lieu de jours.
Santé & Médecine Les dossiers des patients, les rapports médicaux et les orientations sont automatiquement capturés et classés. Notre équipe médicale a enfin du temps pour ses patients.
Hôtellerie & Divertissement 8 000 employés et des milliers de documents de clients chaque jour. PaperOffice a entièrement numérisé nos processus de back-office.
Banque Régionale Les demandes de prêt et les documents de conformité sont désormais traités en quelques minutes au lieu de plusieurs heures. L'examen réglementaire est entièrement automatisé.
Construction & Immobilier La documentation des projets de construction et la conformité sont désormais numériques et traçables.
Hôtellerie & Tourisme Les formulaires d'enregistrement, les factures et les communications avec les clients sont entièrement numériques. Notre équipe de conciergerie se concentre désormais sur l'excellence du service.
Énergie & Stations-service La facturation des stations-service, les documents des fournisseurs et les dossiers de conformité de plus de 250 stations sont automatiquement traités et archivés.
Pharma & Étiquettes La documentation relevant des GMP pour les étiquettes fonctionnelles pharmaceutiques est désormais automatisée. Les pistes d'audit sont continues et accessibles instantanément.
Construction & Bois Les plans, les permis et les dossiers clients de nos maisons en bois sont désormais gérés de manière centralisée. Après six générations, nous sommes enfin sans papier.
E-Commerce & Commerce Les contrats des fournisseurs, les certificats et les documents douaniers de centaines de torréfactions dans le monde sont automatiquement capturés et affectés au bon produit.
Logistique & Transport Les journaux de température, les lettres de voiture CMR et les certificats alimentaires sont automatiquement scannés et affectés à la commande. Les erreurs d'affectation font partie du passé.
Logistique & Transport Les permis de transport lourd, les plans d'itinéraire et la documentation de projet sont désormais accessibles instantanément sous forme numérique. Fini les recherches dans les classeurs.
Logistique & Transport Les documents douaniers, les récépissés d'entrepôt et les ordres d'expédition de notre réseau en Europe de l'Est sont automatiquement classés. Quatre générations de logistique, enfin numériques.
Impression & Emballage Les spécifications d'impression, les approbations des clients et les certificats de matériaux sont désormais accessibles de manière centralisée. Le taux d'erreur de production est tombé à près de zéro.
Emballage & Étiquettes Les certificats de durabilité, les contrats de fournisseurs et les spécifications de clients sont traités automatiquement. La précision suisse, désormais aussi numérique.
Construction & Immobilier Les permis de construire, les contrats de sous-traitance et les protocoles de réception de nos biens immobiliers commerciaux sont désormais entièrement documentés numériquement.
Immobilier & Gestion Les contrats d'achat, les exposés et les dossiers clients de plus de 30 ans de leadership sur le marché sont désormais consultables numériquement. Chaque agent trouve tout en quelques secondes.
Logistique & Fret Les documents de fret maritime, les déclarations en douane et les connaissements sont automatiquement capturés. La logistique de la mer Baltique n'a jamais été aussi efficace.
E-Commerce & Emballage Des milliers de commandes d'emballages personnalisés par semaine, y compris les approbations de design, les données d'impression et les documents de livraison. PaperOffice gère tout.
Laboratoire & Technologie Médicale La documentation du laboratoire de pathologie et les certifications des appareils sont désormais entièrement automatisées. Une traçabilité sans faille pour chaque échantillon.
Banque Régionale Les documents de prêt, les documents de garantie et la correspondance avec les clients sont traités en quelques minutes au lieu de plusieurs heures. L'examen réglementaire est continu.
Construction Métallique & Industrie Les spécifications techniques, les certificats de qualité et les protocoles de recyclage de notre production d'acier sont centralisés et accessibles instantanément.
Pharma & Étiquettes Les spécifications des étiquettes pharmaceutiques et cosmétiques avec les exigences réglementaires sont automatiquement vérifiées et approuvées. Plus de listes de contrôle manuelles.
Fintech & Gestion de Patrimoine Les documents KYC, les rapports d'investissement et les dépôts réglementaires sont classés en quelques secondes. En tant que robot-conseiller réglementé par la MAS, une conformité sans faille est essentielle.
Logistique & Transport Les fiches de données de sécurité, les permis de transport et les documents ADR pour la logistique chimique sont automatiquement affectés. Tolérance zéro pour les erreurs.
Luxe & Joaillerie Les certificats d'authenticité, les dossiers des fournisseurs et les garanties des clients pour nos collections de perles sont automatiquement archivés et accessibles instantanément.
Banque Commerciale Les demandes de prêt pour les PME, les documents de garantie et les rapports réglementaires sont automatiquement classés. Nos conseillers ont plus de temps pour le conseil client.
Banque Privée Les dossiers clients de plus de 135 ans d'histoire bancaire sont numérisés successivement. 5 000 employés ont désormais un accès instantané à tous les documents.
Banque de Développement Les demandes de microcrédit et les documents de conformité pour des millions de clients sont désormais traités en quelques minutes au lieu de plusieurs jours. Un changement majeur pour l'inclusion financière.
Logistique E-Commerce Des centaines de milliers de bons de livraison et de bons de retour par jour sont traités automatiquement. Le principal fournisseur de logistique de commerce électronique du Vietnam, désormais sans papier.
Métal de Précision & Fabrication Les protocoles de fabrication CNC, les certificats de matériaux et les spécifications de clients pour les projets pétroliers, gaziers et aérospatiaux sont désormais entièrement documentés numériquement.
GovTech & IT Vision 2030 exige une numérisation complète. PaperOffice traite les documents gouvernementaux pour la structure numérique de l'Arabie saoudite.
Acier Spécial & Industrie Les certificats de matériaux, les protocoles de durcissement et les spécifications de clients sont automatiquement affectés à la bonne commande. Le seul fabricant Q&T d'Australie, désormais sans papier.
Construction Métallique & Fabrication Les protocoles de soudure, les calculs de structure et les plans de projet sont gérés numériquement. Nos équipes d'atelier y ont accès en temps réel.
Pièces de Précision & Fabrication Les certificats aérospatiaux, les programmes CNC et les tolérances des clients sont automatiquement classés. Les justificatifs AS9100 n'ont jamais été aussi vite à portée de main.
Fintech & Paiements Les contrats de commerçants, les documents KYC et les reçus de transaction de centaines de milliers de PME sont traités en quelques secondes. La révolution des paiements au Mexique, sans papier.
Domaine Viticole Premium La documentation des récoltes, les certificats d'exportation et les protocoles de qualité de nos Malbecs de haute altitude sont automatiquement archivés. 120 ans de tradition viticole, désormais numériques.
Banque Numérique Des millions de vérifications d'utilisateurs et de documents réglementaires sont traités de manière entièrement automatique. Passer à l'échelle sans papier.
Fintech & Paiements Les documents d'intégration des commerçants et les dossiers de conformité du principal fournisseur de paiement d'Afrique sont traités en quelques minutes au lieu de plusieurs jours.
E-Commerce & Bio Les certificats biologiques, les audits de fournisseurs et les étiquettes de produits pour des milliers de produits naturels sont automatiquement vérifiés et archivés.
Fintech & Paiements Les documents réglementaires de 33 pays africains, les contrats de partenaires et les pistes d'audit sont gérés de manière entièrement automatique. Une GED d'entreprise pour une fintech de 3 milliards de dollars.
Pharma & Santé Les ordonnances et la gestion des médicaments fonctionnent désormais de manière entièrement automatique. Plus de temps pour nos patients.
Institution religieuse Des documents centenaires sont désormais consultables numériquement. Un jalon pour nos archives historiques.
Soins & Santé Nos soignants ont enfin plus de temps pour les résidents au lieu de la paperasse.
Autorités & Administration Plus de 500 000 dossiers numérisés. Nos agents trouvent désormais toutes les informations instantanément.
Médecine & Santé La gestion des dossiers patients est désormais un jeu d'enfant. Tout est capturé et archivé automatiquement.
Services successoraux La documentation successorale est désormais efficace et sans erreur.
Immobilier & Gestion Gestion immobilière numérique pour tous nos complexes résidentiels. Locataires et propriétaires sont ravis.
Industrie & Emballage Avec PaperOffice, nous avons accéléré le traitement de nos factures de 99 %. L'IA reconnaît automatiquement toutes les données pertinentes et les affecte correctement.
Artisanat & Métiers PaperOffice est devenu indispensable à notre travail quotidien. Les commandes, les devis et les factures sont désormais automatisés.
Soins & Santé La documentation de nos services de soins est désormais numérique et automatisée. Plus de temps pour nos patients.
Construction Mécanique & Fabrication Les dessins techniques, les listes de pièces et les protocoles de qualité sont consultables instantanément. Une recherche qui prenait autrefois 30 minutes ne prend plus que 30 secondes.
Conseil Fiscal & Juridique Les reçus des clients, les avis d'imposition et les états financiers annuels sont automatiquement triés et affectés au bon client. Le chaos des reçus appartient au passé.
IT & Conseil La documentation de projet, les SLA et la communication client pour nos projets de conseil informatique sont automatiquement classés et archivés.
Succès mesurables de nos clients
Kumul Minerals Holdings Limited
The Challenge Printing Company Inc.
K60-Gitterrostsysteme GmbH & Co. KG
Ayuntamiento de Carrión de los Condes"Gestion documentaire d'entreprise pour toutes nos opérations minières. De classe mondiale."
Mines & Ressources "Les étiquettes pharmaceutiques réglementées par la FDA exigent une documentation sans faille. PaperOffice a réduit notre processus d'approbation de plusieurs jours à quelques heures."
Impression & Emballage "La documentation technique et le traitement des commandes fonctionnent désormais de manière entièrement automatique."
Industrie & Fabrication "La numérisation a révolutionné notre administration. Les demandes des citoyens sont désormais traitées en minutes au lieu de jours."
Administration publique "Les dossiers des patients, les rapports médicaux et les orientations sont automatiquement capturés et classés. Notre équipe médicale a enfin du temps pour ses patients."
Santé & Médecine "8 000 employés et des milliers de documents de clients chaque jour. PaperOffice a entièrement numérisé nos processus de back-office."
Hôtellerie & Divertissement "Les demandes de prêt et les documents de conformité sont désormais traités en quelques minutes au lieu de plusieurs heures. L'examen réglementaire est entièrement automatisé."
Banque Régionale "La documentation des projets de construction et la conformité sont désormais numériques et traçables."
Construction & Immobilier "Les formulaires d'enregistrement, les factures et les communications avec les clients sont entièrement numériques. Notre équipe de conciergerie se concentre désormais sur l'excellence du service."
Hôtellerie & Tourisme "La facturation des stations-service, les documents des fournisseurs et les dossiers de conformité de plus de 250 stations sont automatiquement traités et archivés."
Énergie & Stations-service "La documentation relevant des GMP pour les étiquettes fonctionnelles pharmaceutiques est désormais automatisée. Les pistes d'audit sont continues et accessibles instantanément."
Pharma & Étiquettes "Les plans, les permis et les dossiers clients de nos maisons en bois sont désormais gérés de manière centralisée. Après six générations, nous sommes enfin sans papier."
Construction & Bois "Les contrats des fournisseurs, les certificats et les documents douaniers de centaines de torréfactions dans le monde sont automatiquement capturés et affectés au bon produit."
E-Commerce & Commerce "Les journaux de température, les lettres de voiture CMR et les certificats alimentaires sont automatiquement scannés et affectés à la commande. Les erreurs d'affectation font partie du passé."
Logistique & Transport "Les permis de transport lourd, les plans d'itinéraire et la documentation de projet sont désormais accessibles instantanément sous forme numérique. Fini les recherches dans les classeurs."
Logistique & Transport "Les documents douaniers, les récépissés d'entrepôt et les ordres d'expédition de notre réseau en Europe de l'Est sont automatiquement classés. Quatre générations de logistique, enfin numériques."
Logistique & Transport "Les spécifications d'impression, les approbations des clients et les certificats de matériaux sont désormais accessibles de manière centralisée. Le taux d'erreur de production est tombé à près de zéro."
Impression & Emballage "Les certificats de durabilité, les contrats de fournisseurs et les spécifications de clients sont traités automatiquement. La précision suisse, désormais aussi numérique."
Emballage & Étiquettes "Les permis de construire, les contrats de sous-traitance et les protocoles de réception de nos biens immobiliers commerciaux sont désormais entièrement documentés numériquement."
Construction & Immobilier "Les contrats d'achat, les exposés et les dossiers clients de plus de 30 ans de leadership sur le marché sont désormais consultables numériquement. Chaque agent trouve tout en quelques secondes."
Immobilier & Gestion "Les documents de fret maritime, les déclarations en douane et les connaissements sont automatiquement capturés. La logistique de la mer Baltique n'a jamais été aussi efficace."
Logistique & Fret "Des milliers de commandes d'emballages personnalisés par semaine, y compris les approbations de design, les données d'impression et les documents de livraison. PaperOffice gère tout."
E-Commerce & Emballage "La documentation du laboratoire de pathologie et les certifications des appareils sont désormais entièrement automatisées. Une traçabilité sans faille pour chaque échantillon."
Laboratoire & Technologie Médicale "Les documents de prêt, les documents de garantie et la correspondance avec les clients sont traités en quelques minutes au lieu de plusieurs heures. L'examen réglementaire est continu."
Banque Régionale "Les spécifications techniques, les certificats de qualité et les protocoles de recyclage de notre production d'acier sont centralisés et accessibles instantanément."
Construction Métallique & Industrie "Les spécifications des étiquettes pharmaceutiques et cosmétiques avec les exigences réglementaires sont automatiquement vérifiées et approuvées. Plus de listes de contrôle manuelles."
Pharma & Étiquettes "Les documents KYC, les rapports d'investissement et les dépôts réglementaires sont classés en quelques secondes. En tant que robot-conseiller réglementé par la MAS, une conformité sans faille est essentielle."
Fintech & Gestion de Patrimoine "Les fiches de données de sécurité, les permis de transport et les documents ADR pour la logistique chimique sont automatiquement affectés. Tolérance zéro pour les erreurs."
Logistique & Transport "Les certificats d'authenticité, les dossiers des fournisseurs et les garanties des clients pour nos collections de perles sont automatiquement archivés et accessibles instantanément."
Luxe & Joaillerie "Les demandes de prêt pour les PME, les documents de garantie et les rapports réglementaires sont automatiquement classés. Nos conseillers ont plus de temps pour le conseil client."
Banque Commerciale "Les dossiers clients de plus de 135 ans d'histoire bancaire sont numérisés successivement. 5 000 employés ont désormais un accès instantané à tous les documents."
Banque Privée "Les demandes de microcrédit et les documents de conformité pour des millions de clients sont désormais traités en quelques minutes au lieu de plusieurs jours. Un changement majeur pour l'inclusion financière."
Banque de Développement "Des centaines de milliers de bons de livraison et de bons de retour par jour sont traités automatiquement. Le principal fournisseur de logistique de commerce électronique du Vietnam, désormais sans papier."
Logistique E-Commerce "Les protocoles de fabrication CNC, les certificats de matériaux et les spécifications de clients pour les projets pétroliers, gaziers et aérospatiaux sont désormais entièrement documentés numériquement."
Métal de Précision & Fabrication "Vision 2030 exige une numérisation complète. PaperOffice traite les documents gouvernementaux pour la structure numérique de l'Arabie saoudite."
GovTech & IT "Les certificats de matériaux, les protocoles de durcissement et les spécifications de clients sont automatiquement affectés à la bonne commande. Le seul fabricant Q&T d'Australie, désormais sans papier."
Acier Spécial & Industrie "Les protocoles de soudure, les calculs de structure et les plans de projet sont gérés numériquement. Nos équipes d'atelier y ont accès en temps réel."
Construction Métallique & Fabrication "Les certificats aérospatiaux, les programmes CNC et les tolérances des clients sont automatiquement classés. Les justificatifs AS9100 n'ont jamais été aussi vite à portée de main."
Pièces de Précision & Fabrication "Les contrats de commerçants, les documents KYC et les reçus de transaction de centaines de milliers de PME sont traités en quelques secondes. La révolution des paiements au Mexique, sans papier."
Fintech & Paiements "La documentation des récoltes, les certificats d'exportation et les protocoles de qualité de nos Malbecs de haute altitude sont automatiquement archivés. 120 ans de tradition viticole, désormais numériques."
Domaine Viticole Premium "Des millions de vérifications d'utilisateurs et de documents réglementaires sont traités de manière entièrement automatique. Passer à l'échelle sans papier."
Banque Numérique "Les documents d'intégration des commerçants et les dossiers de conformité du principal fournisseur de paiement d'Afrique sont traités en quelques minutes au lieu de plusieurs jours."
Fintech & Paiements "Les certificats biologiques, les audits de fournisseurs et les étiquettes de produits pour des milliers de produits naturels sont automatiquement vérifiés et archivés."
E-Commerce & Bio "Les documents réglementaires de 33 pays africains, les contrats de partenaires et les pistes d'audit sont gérés de manière entièrement automatique. Une GED d'entreprise pour une fintech de 3 milliards de dollars."
Fintech & Paiements "Les ordonnances et la gestion des médicaments fonctionnent désormais de manière entièrement automatique. Plus de temps pour nos patients."
Pharma & Santé "Des documents centenaires sont désormais consultables numériquement. Un jalon pour nos archives historiques."
Institution religieuse "Nos soignants ont enfin plus de temps pour les résidents au lieu de la paperasse."
Soins & Santé "Plus de 500 000 dossiers numérisés. Nos agents trouvent désormais toutes les informations instantanément."
Autorités & Administration "La gestion des dossiers patients est désormais un jeu d'enfant. Tout est capturé et archivé automatiquement."
Médecine & Santé "La documentation successorale est désormais efficace et sans erreur."
Services successoraux "Gestion immobilière numérique pour tous nos complexes résidentiels. Locataires et propriétaires sont ravis."
Immobilier & Gestion "Avec PaperOffice, nous avons accéléré le traitement de nos factures de 99 %. L'IA reconnaît automatiquement toutes les données pertinentes et les affecte correctement."
Industrie & Emballage "PaperOffice est devenu indispensable à notre travail quotidien. Les commandes, les devis et les factures sont désormais automatisés."
Artisanat & Métiers "La documentation de nos services de soins est désormais numérique et automatisée. Plus de temps pour nos patients."
Soins & Santé "Les dessins techniques, les listes de pièces et les protocoles de qualité sont consultables instantanément. Une recherche qui prenait autrefois 30 minutes ne prend plus que 30 secondes."
Construction Mécanique & Fabrication "Les reçus des clients, les avis d'imposition et les états financiers annuels sont automatiquement triés et affectés au bon client. Le chaos des reçus appartient au passé."
Conseil Fiscal & Juridique "La documentation de projet, les SLA et la communication client pour nos projets de conseil informatique sont automatiquement classés et archivés."
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